Copia no controlada REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. ACTA DE REUNIÓN Hoja 1 de 6. UNIDAD: Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación - FIEC

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1 ACTA DE REUNIÓN Hoja 1 de 6 UNIDAD: Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación - FIEC X CONVOCATORIA ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA: Jueves, 26 de Enero del 2006 HORA DE INICIO / FINALIZACIÓN REUNIÓN: 14h30/17h30 Ing. Carlos Monsalve Arteaga, Ing. Alberto Hanze Bello, Ing. Carmen Vaca, ASISTENTES Decano. Coordinador de la carrera de Ingeniería en Electricidad especialización Potencia. Coordinadora de la carrera de Ingeniería en Computación especialización Sistemas de Información. Ing. Gustavo Bermúdez Flores, Director de la Maestría en Sistemas de Potencia. Ing. Holger Cevallos Ulloa, Coordinador de Ingeniería en Electricidad especialización Electrónica y Automatización Industrial. FIRMA Dra. Katherine Chiluiza, Coordinador de Ingeniería en Computación Especialización Sistemas Tecnológicos. Ing. Guido Caicedo R., Coordinador de Ingeniería en Computación Especialización Sistemas Multimedia. Sr. Pablo Gaviño, Representante Estudiantil

2 ACTA DE REUNIÓN Hoja 2 de 6 ORDEN DEL DÍA: 1. Resultados de auditorias 2. Información recibida de clientes 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio. 4. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la dirección 7. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad 8. Recomendaciones para la Mejora ACUERDOS ADOPTADOS/COMENTARIOS: 1. Resultados de las auditorías No existen nuevas auditorías. 2. Información recibida de los clientes En el buzón de sugerencias se encuentra lo siguiente: Observación sobre la puntualidad de asistencia a clases por parte de la Ingeniera Sara Ríos o Se resuelve encomendar al Subdecano que converse con la Ingeniera Sara Ríos sobre este particular. Sugerencia de abrir un bar en la FIEC. o Se resuelve solicitar que el Decano de la FIEC, junto con la Unidad de Planificación y el Vicerrector de Asuntos Estudiantiles y Bienestar Politécnico, analicen la posibilidad de crear un bar en la FIEC, durante el I Término 2006/2007. Observación sobre la atención recibida por el concesionario de la fotocopiadora que está cerca del Laboratorio de Redes Eléctricas. o El Decano conversará con el concesionario de la fotocopiadora sobre este particular. En el Consejo Directivo el Sr. Pablo Gaviño manifestó que los estudiantes de Gráficos por Computador I y Gráficos por Computador II tienen muchas preocupaciones por la forma como se imparten estas materias. Se comenta que en el Consejo Directivo se le pidió a la Dra. Chiluiza que revisara el estado de estos cursos, por lo que la Dra. Chiluiza describe las acciones tomadas hasta el momento: Elaboró un cuestionario especial para evaluar los cursos y el desempeño del profesor. Aplicó el cuestionario a los estudiantes de Gráficos por Computador I, aún no han sido procesados los resultados. Aplicó el cuestionario a los estudiantes de Gráficos por Computador II, solo se encuentra un ligero malestar por no poner horas exactas para atender consultas de manera virtual. Ha asistido a una de las clases virtuales, y ha constatado que es una clase normal,

3 ACTA DE REUNIÓN Hoja 3 de 6 interesante, e interactiva. Que los estudiantes si han participado en el curso. Ha constatado que no todos los estudiantes están asistiendo a las actividades programadas por el Dr. García. Por lo cual ha consultado por la inasistencia a clases. Los estudiantes han manifestado que esta obedece a que están trabajando en proyectos de Bases de Datos I. En conclusión: hay evidencias que ambos cursos (Gráficos por Computador I, Gráficos por Computador II) se están desarrollando de manera normal, por lo que la Dra. Chiluiza recomienda que se le informe al Dr. García sobre las mejoras que podría introducir en el manejo de sus cursos, en relación a tener horarios predefinidos para consultas de estudiantes. o Se resuelve acoger la recomendación de la Dra. Chiluiza, de informar al Dr. García sobre las mejoras que debe de introducir en el manejo de sus cursos. 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio Comenta el Decano que en la reunión anterior, se propuso que para el indicador número 2 del Proceso de Diseño y Desarrollo Curricular, se modifique la forma en que se consultará al estudiante practicante si la formación recibida ha servido o no para realizar su práctica vacacional, de tal forma que no sea la respuesta simplemente un si ó no, sino niveles de aceptación ponderados. Se encargó a la Dra. Chiluiza el preparar la propuesta de cómo ponderar las respuestas de los estudiantes. Además, se resolvió añadir a la evaluación de este indicador una justificación del estudiante sobre la respuesta dada. La Dra. Chiluiza presenta la propuesta que ha elaborado basada en los criterios emitidos en la anterior revisión por la Dirección. Se acepta dicha propuesta con la única observación de invertir las escalas de evaluación. Se conoce que se realizó un nuevo taller con fecha 16 de Diciembre de 2005 entre los directivos y coordinadores de calidad de la institución, donde nuevamente se produjo un cambio a la propuesta de indicadores del proceso académico de la ESPOL. Por lo tanto, aún no existen resultados finales sobre los diferentes indicadores. Se mantuvo una reunión entre el Decano de la FIEC, el Sr. Carlos Palma, el Ing. Mario Patiño y la Ing. Lourdes Benitez, en la que se acordó que en la FIEC se utilizará esta nueva versión de los indicadores. Explica el Decano que en dicha reunión se definieron los indicadores sobre los cuales la FIEC tiene la responsabilidad de medir, y aquellos en que la medición será responsabilidad de otras unidades. Así mismo, explica que hay indicadores que por el momento se acordó no incluirlos en este año en la FIEC, debido a que no se cuenta con información histórica para establecer las metas de estos indicadores. Sin embargo, existe el compromiso de medirlos para establecer metas para el año Se resuelve solicitar al Decano que oficie al Vicerrector General, con copia al Grupo Asesor de Calidad y al Rector, recordando el alcance y riesgo de no contar con un conjunto de indicadores probados y factibles de medir con toda seguridad, exhortando a establecer una reunión a la brevedad posible con las autoridades y el grupo asesor de calidad, para evaluar la posibilidad de que la FIEC sea considerada como un caso de excepción en cuanto a los indicadores del proceso de Docencia de Pregrado de la ESPOL.

4 ACTA DE REUNIÓN Hoja 4 de 6 4. Planificación del sistema de gestión de calidad El Decano expuso el estado de los objetivos de la FIEC para el año Se conocen cambios que se introdujeron al Plan Operativo de la ESPOL en el seno del Consejo Politécnico. Se conoce el primer seguimiento anual de los Objetivos Estratégicos del 2006 de la FIEC. 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas La No Conformidad detectada en la auditoria interna del día 17 de octubre del 2005 en la LSI respecto a Información de los Proveedores, está siendo tratada por la Ing. Mónica Villavicencio (Coordinadora de la LSI) con la asesoría del Ing. Lenín Freire. La Ing. Villavicencio ha informado del estado de esta no conformidad, y propone como acción correctora que al interior de la Licenciatura en Sistemas de Información se mantenga un procedimiento similar al seguido por la Oficina de Suministros de la ESPOL para realizar las adquisiciones. Se acepta la acción correctora propuesta, y se resuelve mantener hasta Mayo de 2006 el seguimiento de la misma. En relación a la no conformidad INC-FIE/ detectada durante la auditoría de vigilancia, se registran los avances relacionados a las mejoras en los baños (Incluir remodelación de tres baterías sanitarias en el plan operativo 2006, solicitar la contratación de jabón, papel higiénico y desodorantes para los baños, solicitar que cuadrillas de mantenimiento periódicamente colaboren con la limpieza de los baños). Así mismo, se registra los avances relacionados a los servicios de mantenimiento eléctrico y electrónico de la FIEC (se ha acatado la resolución de no planificar clases para el Ing. Walter Quinde, se han contratado ayudantes de actividades varias tanto para el taller eléctrico como para el taller electrónico). Se resuelve a mas de registrar las acciones tomadas, solicitar al Decano constate si los ingenieros Quinde y Mera ya están registrando adecuadamente los servicios de mantenimiento brindados a la facultad. Se registran en los informes de no conformidad los seguimientos correspondientes. Considerando que las evidencias demuestran que metodológicamente existe la costumbre de registrar los seguimientos en los informes de no conformidad de la FIEC, ser resuelve cerrar la no conformidad INC-FIE/ Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la Dirección Que se publiquen las resoluciones del consejo directivo de manera electrónica. Realizado, se constata que se están publicando en la Intranet de la ESPOL Adoptar como oportunidades de mejora las propuestas por la Srta. Cristina Guerrero en cuanto a poner de manera electrónica ciertos documentos y formularios que se requieren presentar para mejorar el proceso de graduación. Realizado, se presenta un nuevo sistema orientado al web que ha sido desarrollado

5 ACTA DE REUNIÓN Hoja 5 de 6 para este propósito. Que el Sr. Gaviño con la Ing. Mónica Villavicencio se comprometen a comunicarse por correo electrónico cuando la situación lo amerite. Pendiente, el Sr. Gaviño y la Ing. Mónica Villavicencio deberán informar sobre esta situación. Se encarga a la Dra. Chiluiza el preparar la propuesta de cómo ponderar las respuestas de los estudiantes. Además, se resuelve añadir a la evaluación de este indicador una justificación del estudiante sobre la respuesta dada Realizado, la propuesta fue aceptada en esta sesión. Queda pendiente hasta que se contrate a la secretaria nueva el alternar los horarios de almuerzo del personal de secretaría. Pendiente Capacitar sobre atención al cliente y calidad de servicio al personal de secretaría. Consta en el plan de formación El Sr. Gaviño se compromete a colaborar en la organización de un nuevo taller dirigido a los estudiantes de la FIEC. Pendiente, se deberá insistir en el tema con el Sr. Gaviño. Que todas las carreras y áreas imiten las iniciativas de tener un documento de preguntas frecuentes y una guía de la carrera, y que se ponga a conocimiento del Personal de Secretaría estos documentos. Pendiente, se recordará por escrito a todos los coordinadores de carrera sobre esta necesidad. 7. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de calidad Los cambios introducidos en los indicadores del proceso académico. Se coordinará una reunión con las autoridades de ESPOL y el Grupo Asesor de Calidad para evaluar la situación y llegar a un acuerdo final. 8. Recomendaciones para la mejora Se resuelve encomendar al Subdecano que converse con la Ing. Sarita Ríos sobre su cumplimiento de horarios de clase. Se resuelve solicitar que durante el I Término 2005/2006 el Decano de la FIEC, junto con la Unidad de Planificación y el Vicerrector de Asuntos Estudiantiles y Bienestar Politécnico, analicen la posibilidad de crear un nuevo bar en la FIEC. El Decano conversará con el concesionario de la fotocopiadora sobre la atención brindada a los estudiantes de la FIEC. Se resuelve acoger la recomendación de la Dra. Chiluiza, de informar al Dr. García sobre las mejoras que debe de introducir en el manejo de sus cursos Gráficos por Computador I y Gráficos por Computador II. Solicitar al Decano que oficie al Vicerrector General, con copia al Grupo Asesor de Calidad y al Rector, recordando el alcance y riesgo de contar con un conjunto de indicadores probados y factibles de medir con toda seguridad, exhortando a establecer una reunión a la brevedad posible con las autoridades y el grupo asesor de calidad. Se deberá hacer seguimiento hasta el mes de Mayo de 2006 de la acción correctora que se aplicará al interior de la Licenciatura en Sistemas de Información en cuanto a

6 ACTA DE REUNIÓN Hoja 6 de 6 mantener un procedimiento similar al seguido por la Oficina de Suministros de la ESPOL para realizar las adquisiciones. El Decano constatará si los ingenieros Quinde y Mera están registrando adecuadamente los servicios de mantenimiento brindados a la facultad. El Sr. Gaviño y la Ing. Mónica Villavicencio deben informar sobre los resultados del uso de correo electrónico entre los dos para tratar problemas relacionados a alumnos de la Licenciatura en Sistemas de Información. Queda pendiente hasta que se contrate a la secretaria nueva el alternar los horarios de almuerzo del personal de secretaría. El Sr. Gaviño se compromete a colaborar en la organización de un nuevo taller dirigido a los estudiantes de la FIEC. Que todas las carreras y áreas imiten las iniciativas de tener un documento de preguntas frecuentes y una guía de la carrera, y que se ponga a conocimiento del Personal de Secretaría estos documentos.