El Estándar Global para la Gestión de Transacciones Digitales

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1 El Estándar Global para la Gestión de Transacciones Digitales Legislación en Europa de firma electrónica V

2 The Global Standard for Digital Transaction Management TM

3 Índice Lo que debería saber sobre la legislación en materia de firma electrónica 04 Definiciones sobre la firma electrónica 04 La misma validez legal que la firma manuscrita 07 Entender las definiciones 07 DocuSign apoya la firma electrónica avanzada 08 Garantía de que la firma electrónica está bajo el exclusivo control del firmante 11 Bloqueo de los documentos firmados para que puedan detectarse los cambios posteriores en los datos 12 Mejoras prácticas de la firma electrónica 12 Propósito de firma 15 Dispositivos de firma 15 Exención de responsabilidad 15

4 The Global Standard for Digital Transaction Management TM Lo que debería saber sobre la legislación en materia de firma electrónica. La Directiva 1999/93/CE, de 13 de diciembre 1999, de la Unión Europea, establece el marco europeo de referencia para el uso de la firma electrónica en los contratos electrónicos suscritos en la Unión Europea. Veintinueve países europeos (Los 27 Estados miembros, Turquía y Liechtenstein) ya han aplicado la Directiva 1999/93/CE. Resumen de la Directiva 1999/93/CE de la Unión Europea. -4- Definiciones sobre la firma electrónica: La Directiva define las firmas electrónicas mediante tres definiciones, cada una más detallada que la anterior. la firma electrónica, que son los datos en forma electrónica anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos, utilizados como medio de autenticación. la firma electrónica avanzada, que define un proceso que no describe una tecnología específica, sino un proceso que crea una firma electrónica ejecutable si la firma: está vinculada al firmante de manera única; permite la identificación del firmante; ha sido creada utilizando medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control; está vinculada a los datos a que se refiere de modo que cualquier cambio ulterior de los mismos sea detectable. el certificado reconocido, define un proceso que debe incluir de forma específica tecnología concreta: la indicación de que el certificado se expide como certificado reconocido; la identificación del proveedor de servicios de certificación; el nombre y los apellidos del firmante; un atributo específico del firmante, en caso de que fuera significativo en función de finalidad del certificado; los datos de verificación de firma que correspondan a los datos de creación de firma bajo control del firmante; una indicación relativa al comienzo y fin del período de validez del certificado; el código identificativo la firma electrónica avanzada del proveedor de servicios de certificación que expide el certificado.

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7 La misma validez legal que la firma manuscrita La Directiva establece los criterios que constituyen la base para que el reconocimiento legal de las firmas electrónicas tenga el mismo efecto y validez legal que un documento en papel con una firma manuscrita, y para garantizar que, independientemente de la forma de firma electrónica utilizada, la firma electrónica será válida, siempre que se siga un proceso reconocido. Una firma electrónica no puede rechazarse legalmente solo porque: se presente en forma electrónica, no se base en un certificado reconocido, no se base en un certificado expedido por un proveedor de servicios de certificación acreditado, no esté creada por un dispositivo seguro de creación de firma. Entender las definiciones En general, se considera la firma avanzada como un subconjunto de la firma electrónica. El objetivo principal de la firma electrónica avanzada es la autenticación, es decir, ofrecer una mayor garantía de que la persona que firma el mensaje es realmente la persona que afirma ser. De forma ostensible, cualquier mecanismo de firma electrónica que captura el propósito del firmante de adoptar la firma, y la inclusión de esa firma en un registro cumpliría este requisito si el registro cuenta con un sello de garantía. -7- Un certificado reconocido no es en sí mismo una firma electrónica, sino un mecanismo técnico para establecer el origen de un mensaje electrónico. Cuando se añade o asocia de algún modo a una firma electrónica avanzada, se atribuye a la combinación de ambos una mayor validez (el equivalente funcional de firma manuscrita). Esto ha causado mucha confusión, porque en muchas jurisdicciones (sobre todo en los países con derecho consuetudinario) no hay distinción legal entre diferentes niveles de firma.

8 The Global Standard for Digital Transaction Management TM De hecho, según el artículo 5, apartado 2, los Estados miembros velarán por que no se niegue eficacia jurídica, ni la admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales, a la firma electrónica por el mero hecho de que: ésta se presente en forma electrónica, o no se base en un certificado reconocido, o no se base en un certificado expedido por un proveedor de servicios de certificación acreditado, o no esté creada por un dispositivo seguro de creación de firma. Las causas judiciales ilustran que el uso de la comunicación electrónica, incluidas las firmas electrónicas, se aceptará en los tribunales como prueba, y que puede constituir la base de contratos vinculantes. -8- Por tanto, es importante entender que la Directiva reconoce incluso una sencilla firma electrónica como válida y aplicable. Este aspecto de la normativa, que guarda un gran parecido con la ley federal de Estados Unidos E-SIGN, relativa a la firma electrónica, es el principio por el que se regulan la amplia mayoría de los contratos electrónicos que se suscriben actualmente en Europa. Depende en gran medida de las partes de un acuerdo establecer hasta qué punto quieren mejorar la transacción con medidas de seguridad adicionales. DocuSign apoya la firma electrónica avanzada DocuSign ha decidido secundar el modelo de firma avanzada; principalmente porque cubre un abanico considerable de los procesos de identificación y autenticación de las partes sin los gastos e inconvenientes añadidos de obtener un certificado reconocido. DocuSign admite las firmas electrónicas avanzadas: Identificando de manera única al firmante DocuSign proporciona el proceso auditable y seguro para que el firmante adopte su propia firma electrónica. Mediante la autenticación a través del correo electrónico, las direcciones IP y otros métodos de autenticación, el servicio DocuSign puede vincular al firmante con la firma electrónica de manera única.

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11 Identificando al firmante DocuSign ofrece varios niveles de autenticación para identificar al firmante. Entre ellos se incluyen las direcciones de correo electrónico, direcciones IP y otros niveles de autenticación, como: 1. Código de acceso: una palabra o frase compartida que el remitente transmite al firmante por teléfono y que es necesaria para desbloquear el sobre antes de que el firmante pueda firmar. El Servicio DocuSign la almacenará en el seguimiento de auditoría de la transacción. También se conoce como autenticación fuera de banda 2. Autenticación telefónica: se muestra al firmante un código en la pantalla con un botón que marcará su número de teléfono. Se le pedirá teclear o decir el número, así como su nombre. El Servicio DocuSign la almacenará en el seguimiento de auditoría de la transacción. Este modelo se conoce como autenticación Factor 2, Biométrico Autenticación mediante portal: muchos de nuestros clientes tienen un portal en el que el firmante debe iniciar sesión antes de firmar los documentos. DocuSign aceptará esta autenticación y la almacenará en el seguimiento de auditoría de la transacción. Garantía de que la firma electrónica está bajo el exclusivo control del firmante El Servicio DocuSign permite al firmante crear su firma electrónica de forma segura y auditable. Tras el proceso de firma, el firmante puede mantener de forma segura su firma electrónica protegiéndola con una contraseña que creará y mantendrá bajo su exclusivo control.

12 The Global Standard for Digital Transaction Management TM Bloqueo de los documentos firmados para que puedan detectarse los cambios posteriores en los datos Tras la firma electrónica de los documentos, el Servicio DocuSign mantiene los documentos a prueba de manipulación (mediante fragmentación y cifrado) para que las partes lo recuperen posteriormente. Cada acceso a los documentos queda registrado en el seguimiento de auditoría. Cuando alguna de las partes de la transacción descarga los documentos, el Servicio DocuSign aplicará un certificado digital global a los documentos que creará un sello de garantía en los documentos Mejores prácticas de la firma electrónica En caso de desacuerdo por un contrato ejecutado de forma electrónica, no es suficiente con el cumplimiento de la Directiva de la Unión Europea. El cumplimiento de la Directiva europea es un paso importante a la hora de escoger una plataforma para la firma electrónica. No obstante, igual que con los contratos en papel, pueden surgir desacuerdos por los documentos firmados electrónicamente. El proceso de firma debe proporcionar la seguridad necesaria para mantener la transacción. Nuestro enfoque integral incluye: El seguimiento de auditoría cuña con fecha y hora todas las acciones del firmante. Cifrado de seguridad para que solo los usuarios designados puedan leerlo y firmarlo. Firmas únicas creadas por cada usuario, accesibles solo para ese usuario y almacenadas en línea de forma segura. Zonas de firma (Stick-eTabs) obligatorias para que los firmantes puedan escribir sus iniciales y firmar en partes específicas del documento. Método de autenticación a elección del usuario para adaptarse a los requisitos de seguridad de la transacción.

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15 Propósito de firma Una convención básica en los contratos en papel, la colocación precisa de la firma es un criterio importante para establecer el propósito de firma. Deben realizarse consideraciones similares al adoptar una plataforma de firma electrónica. Dispositivos de firma Los contratos firmados mediante una plataforma de firma electrónica empresarial como DocuSign son totalmente seguros y proporcionan un seguimiento de auditoría preciso de las personas que firmaron y cuándo lo hicieron, que denominamos Certificado de Finalización. El Certificado de Finalización y los documentos firmados y sellados digitalmente son fundamentales para ejecutar y defender correctamente un contrato. Exención de responsabilidad Esta hoja técnica es solo para fines informativos. DocuSign no se manifiesta ni ofrece garantías implícitas, reglamentarias o de otra índole al respecto de la información incluida en este documento DocuSign, Inc. Reservados todos los derechos. DocuSign puede tener patentes, solicitudes de patentes, marcas comerciales, marcas registradas u otros derechos de propiedad intelectual sobre el asunto tratado en este documento. A menos que se indique expresamente en algún acuerdo de licencia escrito de DocuSign, la posesión del presente documento no otorga al usuario licencia alguna ni otros derechos sobre dichas patentes, marcas comerciales, marcas registradas u otra propiedad intelectual.

16 411 Lafayette Street. Suite New York, NY Tel: Parque Empresarial La Finca Paseo Club Deportivo 1, Edificio 15A, Planta Pozuelo de Alarcón, Madrid. Spain Tel:

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