FAMASE FACILITY MANAGEMENT & SERVICES

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1 Evolución del Facility Management en Europa La actividad del Facility Manager La disciplina de Facility Management traducida, según la recientemente aprobada norma europea EU 15221/1, como gestión de inmuebles se define como la integración de los procesos dentro de una organización con el fin de mantener y desarrollar los servicios acordados que proporcionan apoyo y mejoran la eficacia de sus actividades principales. Los expertos en esta materia diseñan, construyen y gestionan oficinas y otros inmuebles para optimizar el espacio y los recursos en función de la actividad específica que se va a desarrollar. Esta labor se materializa en multitud de acciones cotidianas de las que se responsabiliza el Facility Manager y que son comunes a muchas organizaciones, tales como el abastecimiento del material de papelería, el mantenimiento de los equipos tecnológicos, el servicio de limpieza, el aprovisionamiento de productos de catering, el control y la regulación del parking, etc... Todos estos ámbitos se someten de esta forma a un estricto control, en el que se prima la consecución de la máxima calidad al mínimo coste, y evita que las empresas tengan que dedicar recursos propios para llevar a cabo estas tareas. Según IFMA España, el incremento de la productividad, si se gestionan adecuadamente los espacios, puede llegar al 20%. Un mercado en pleno crecimiento Aunque esta actividad surge en Estados Unidos a principios de la década de los 70, no desembarca en España como una disciplina profesional hasta finales de los 90. En la actualidad, en nuestro país, un alto porcentaje de las grandes empresas cuenta con una figura en su estructura que se encarga de las labores de Facility Management, ya sea de forma interna o recurriendo al asesoramiento externo. Sin embargo, esta actividad no está todavía muy extendida como tal entre las pequeñas y medianas empresas. Los sectores que más demandan los servicios de Facility Management son, entre otros, el de las Telecomunicaciones y la Banca, fundamentalmente porque cuentan con muchos metros cuadrados de áreas de trabajo. En sentido contrario, es el ámbito industrial, el que registra una penetración más incipi ente de esta actividad, aunque se prevé que sea una de sus principales líneas de desarrollo en el futuro. El Facility Management es la disciplina profesional que más rápido ha crecido en Europa en los últimos quince años. De acuerdo con IFMA España, estudios internacionales han definido que su mercado potencial en España puede superar los millones de euros en cinco años. Fuente: IFEMA

2 MADRID 31/08/2009 Fuente: euroinmo.com Facility Management, una disciplina clave en tiempos de crisis Cómo reducir costes, mejorar la gestión y seleccionar adecuadamente los proveedores para nuestra empresa? Es la pregunta que nos hacemos a diario todos los que tenemos la responsabilidad de sacar adelante una organización en tiempos de crisis. El Facility Management, disciplina empresarial que estudia el modelo de gestión de los inmuebles y sus servicios asociados, ofrece la oportunidad de conseguir un mayor control de los recursos y reducir los costes de operación, consiguiendo ahorros de hasta un 20% en modelos globales. Se articula en modelos organizativos, herramientas y técnicas con el objetivo, entre otros, de mejorar el servicio de apoyo que se presta a las organizaciones. Los expertos en esta materia facility managers - diseñan, construyen y gestionan inmuebles que optimizan la relación entre las necesidades de sus organizaciones y los recursos con que cuentan, en función de la actividad específica que se va a desarrollar. El Facility Management permite gestionar los servicios de una compañía, en sintonía con la estrategia y necesidades de la misma, a todos los niveles: desde el alquiler, el mantenimiento de las instalaciones, la limpieza, la documentación, la gestión de flota de vehículos, el catering, hasta procesos de reorganización, traslados, obras, gestión energética, etc. Estos servicios, o Facility Services, pueden ser contratados a proveedores, internos o externos, a través de un tipo de acuerdo que establece los niveles de servicio (SLA s) que serán medidos y monitorizados a través de indicadores de desempeño (KPI s). Aunque el origen de esta disciplina - en Estados Unidos a principios de los 70 - está vinculado a su parte más operativa, enfocada en la reducción de los costes mediante un cambio en el modelo de contratación de servicios, actualmente el Facility Management no se limita a esta única competencia. El área más estratégica del FM incluye aspectos como la gestión del portafolio inmobiliario, planes de contingencia y planes de continuidad; mientras que la parte táctica, está relacionada con la gestión de los espacios de trabajo, entendiendo el espacio como factor que incide tanto en los gastos generales, como en la productividad del empleado y en la retención del talento. Un buen diseño del espacio, con la intervención de las técnicas y metodología del FM, puede generar un ahorro directo en los costes (m² contratados, energía, insumos), pero además contribuye a la introducción de modelos de trabajo flexibles que promueven nuevos usos del espacio y mejoran el confort, la calidad ambiental y la aplicación de criterios de sostenibilidad en las empresas. La clave del FM consiste en crear sinergias y una estructura organizativa distinta que mejora los procesos, introduciendo un diseño de gestión de servicios e instalaciones con capacidad de dar respuesta a las necesidades concretas de las compañías. Por último y nos menos importante permite optimizar el espacio accediendo a nuevas tipologías y nuevas formas de trabajo - que implican no solo la reducción de espacio contratado sino una mejoría en su funcionalidad y flexibilidad de uso. Implantar una estrategia controlada de gestión, aspecto no alcanzable con una gestión tradicional, es la ventaja que nos ofrece esta disciplina que cuenta ya en España con cursos de formación en la mayoría de las provincias del país. Estos cursos abarcan de

3 forma integral desde la Gestión y evaluación de los proveedores, los niveles de acuerdo de servicio, los modelos de retribución variable y la gestión de procesos, hasta el diseño y gestión de los espacios trabajo y las herramientas informáticas de apoyo al FM. El Facility Management es la disciplina profesional que ha experimentado un mayor crecimiento en Europa. Según la Asociación Internacional de Facility Management (IFMA) su mercado potencial interno y externo en España puede superar los millones de euros en los próximos años. Historia del Facility Management Hacia los años 70, el término Facility Management era desconocido para la mayoría de profesionales y quienes a ello se dedicaban no eran capaces de identificar correctamente su profesión. En 1978 un grupo de Facility Managers se proponen darle un mayor reconocimiento y credibilidad a esta disciplina. En la primera reunión que organizaron este grupo de profesionales, George Graves se convertiría en el primer presidente de IFMA y Dave Amstrong tomaba las riendas del Instituto FMI, cuya función sería reunir a los profesionales del sector. A mediados de 1980, se habían establecido las bases para la formación de una organización que se llamaría Nacional Facility Management Association. Ambos organismos trabajarían para dar a conocer esta disciplina en toda América. El Instituto FMI celebró su primera reunión anual en Un año después la cifra de personas que acudieron a ésta reunión, se duplicó. Tras el enorme interés que despertó en Canadá, la actividad del Instituto, se produce el cambio de nombre definitivo y nace a finales de 1980 la Internacional Facility Management Assotiation (IFMA) como una asociación sin ánimo de lucro La profesión conocida actualmente como Facility Management nació en EEUU y llegó a Europa a través de Inglaterra, pasando por Noruega y el Norte de Europa para llegar luego hasta Asia, América del sur y Africa. El capítulo Español de la asociación Internacional de Facility Management, nace en nuestro país en Noviembre de 2001 gracias al esfuerzo y dedicación de una serie de profesionales de los más diversos sectores de la economía, que veían en la promoción de esta disciplina, un valor añadido para la correcta gestión de los inmuebles y sus servicios asociados y que esto pudiese repercutir positivamente en el correcto funcionamiento y productividad de los empleados y las empresas. Desde sus comienzos, IFMA España, ha identificado nuevas tendencias de mercado, realiza trabajos de investigación, ofrece programas de formación continua, práctica y especializada y ayuda a las empresas y a los responsables de esta área en el desarrollo de estrategias para la correcta gestión de los inmuebles y sus servicios. Fuente: IFEMA

4 El Facility Management es un modelo de gestión de los recursos inmobiliarios de las empresas que tiene como objetivo la adecuación permanente de estos a la organización y equipo humano de las compañías al menor coste posible, mediante la integración de todas las responsabilidades de gestión sobre dichos recursos en la figura del Facility Manager. El Facility Manager tiene como funciones, entre otras, las siguientes: El desarrollo de la estrategia corporativa respecto a los activos tangibles (infraestructuras) que proporcionan apoyo a la organización. El establecimiento de la política de planificación de espacios. La coordinación de los proyectos de construcción, renovación y reubicación. La contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones, conservación y mantenimiento de instalaciones e ingeniería de las mismas. La provisión de los servicios necesarios a los clientes internos con la debida calidad y precio fuente SEFM

5 Definiciones Una definición facilitada por la Asociación Internacional de Mantenimiento (IFMA) es:[1] Una profesión que abarca muchas disciplinas para asegurarse de la funcionalidad y el funcionamiento del entorno del edificio a través de la integración de personas, lugar, proceso y tecnología. Otra definición más amplia proveniente de IFMA es La coordinación del lugar de trabajo con la gente y el trabajo mismo de la organización (empresa); integra los principios de la administración empresarial, la arquitectura, la ciencia comportamental y la ingeniería. En el Reino Unido y otros países europeos, el mantenimiento tiene una definición más amplia que la simple gestión de edificios y servicios. La definición de FM que da el Comité Europeo de Normalización (CEN) y ratificada por la BSI 'British Standards' es: FM es la integración de procesos dentro de una organización (empresa) para mantener y desarrollar los servicios acordados que mejoren y respalden (mantengan) la efectividad de sus actividades primarias. En España, la SEFM (Sociedad Española de Facility Management) define esta disciplina como:[2] Facility Management es un modelo de gestión de los recursos inmobiliarios de las empresas que tiene como objetivo la adecuación permanente de éstos a la organización y equipo humano de las compañías al menor coste posible, mediante la integración de todas las responsabilidades de gestión sobre dichos recursos en la figura del Facility Manager. La GEFMA (German Facility Management Association) define el Facility Management de la siguiente manera:[3] El FM es una disciplina de gestión que cumple los requisitos básicos de las personas en su puesto de trabajo, da soporte a los procesos primarios de las organizaciones y aumenta el retorno de capital mediante el uso económico de servicios e infraestructura dentro del marco de procesos planificados, gestionados y controlados. El FM profesional incluye el análisis permanente y la optimización de los procesos de alto coste, relacionados con los bienes inmuebles, los servicios y la infraestructura ofrecidos por las organizaciones, excepto el núcleo de negocio. En Australia, el término Servicios Comerciales ha reemplazado al de mantenimiento en algunas organizaciones. Servicios comerciales se refiere a otro tipo de servicios además de los de cuidado de las instalaciones, tales como la seguridad, el aparcamiento, servicios de instalación y planes estratégicos. [] La evolución de las aplicaciones de Facility ManagementLa necesidad de mejorar el control sobre los activos y espacios y de gestionar cada vez más información ha hecho necesario que las aplicaciones informáticas utilizadas en el Facility Management hayan ido evolucionando a la par que el concepto y las tareas que forman parte de la disciplina. Inicialmente el Facility Management se centraba casi exclusivamente en la gestión del mantenimiento. Por este motivo no es extraño que los primeros softwares relacionados con la gestión de edificios (Gestión de mantenimiento asistido por computadora) respondieran únicamente a estas necesidades.

6 A medida que el Facility Management ha evolucionado y se ha expandido hacia otros conceptos como la explotación de los edificios, la gestión del sustitutivo o el control del ciclo de vida de los activos entre otros, el software destinado a estas tareas, para responder a estas demandas, también evolucionó, dando paso a las aplicaciones de Gestión de infraestructuras asistida por computadora; programas más completos y complejos que además de la gestión del mantenimiento permiten manejar otros elementos como la gestión del ciclo de vida de los activos o la gestión del sustitutivo. Las tendencias actuales llevan el concepto del Facility Management más allá, desligándolo del edificio y alcanzando lo que recibe el nombre de gestión de infraestructuras, donde no solo se gestiona el edificio si no todo aquello que está dentro de él, incluso infraestructuras que no forman parte de ningún edificio. Los distintos conceptos de aplicación en el mundo del Facility Management pueden trasladarse a múltiples entornos sin que necesariamente se ubiquen en un complejo o edificio. Así encontramos infraestructuras como parques, carreteras, áreas abiertas y un gran número de espacios que pueden requerir una buena gestión de mantenimiento preventivo, operativo, control de la capacidad y todas aquellas unidades susceptibles de ofrecer un servicio. La evolución de los sistemas de Facility Management (FM) es la evolución hacia los denominados sistemas de Infrastructure Managemet (IM), abriendo así la capacidad de gestión a toda la variedad de elementos y activos que se puedan disponer. Ligado al concepto de infraestructura se encuentra el concepto de servicios. Al analizar la tipología de los distintos servicios, se detectan en primer lugar aquellos que nacen de la necesidad propia del activo y su estado. A este respecto, el objetivo es que cada activo se encuentre en su mejor estado con el fin de que el mismo pueda estar en funcionamiento y disponible en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. En segundo término, encontramos los servicios vinculados a los usuarios basados en las necesidades que pueden tener las personas que usan una infraestructura. De este modo, un mantenimiento preventivo está originado por la necesidad del activo a ser mantenido mientras que la gestión de incidentes pretende responder a un mal funcionamiento de un activo que en la mayoría de los casos está afectando al usuario. Esta relación de usuario y servicio es lo que se denomina servicios de usuario, donde el impulsor del mismo no es la infraestructura si no la persona que las usa. En la actualidad, la nueva generación de los sistemas de gestión ya tienen en cuenta los tres conceptos, el de gestión, el de infraestructura y el de servicio, de aquí nacen los ISM (Infrastructure and Services Management), sistemas de información que se preocupan tanto por la gestión de las infraestructuras como de los servicios que en ellas se pueden o deben dar. [] La localización geoespacial en el Facility ManagementLa proliferación de los sistemas de información provoca que las tareas de gestión sean más numerosas tanto a nivel de calidad como cantidad, ya que aparecen soluciones capaces de adaptarse cada vez más a diferentes entornos y realidades.

7 Cada organización gestiona sus infraestructuras dependiendo de las herramientas disponibles, pero una de las necesidades básicas de los sistemas de Facility Management e Infrastructure management es el conocimiento detallado de las superficies que están siendo gestionadas. Para suplir esta necesidad existen un gran número de aplicaciones y plataformas que permiten diseñar los diferentes espacios dependiendo de su superficie y ubicar los activos y localizaciones técnicas que se encuentran en cada uno de ellos. En el ámbito del Facility Management o Infraestructure Management, el uso de un sistema de planimetría resulta muy necesario para una correcta gestión. Dependiendo del tipo de infraestructura gestionado puede seleccionarse una amplia variedad de sistemas CAD o GIS. Un sistema CAD es adecuado cuando sean necesarios planos de edificación y elementos estructurales, mientras que GIS es la mejor opción en cuánto a gestión de superficies georeferenciadas. Por ello, los sistemas de información de gestión de infraestructuras o servicios deben tener la capacidad para tratar ambas problemáticas, además de compatibilidad con las distintas soluciones y estándares para cada uno de los dos sistemas: CAD y GIS. Aún así, una solución compatible con los sistemas CAD y GIS no es la única respuesta para una gestión sobresaliente. Existen otros métodos, que aunque no son tan precisos según el nivel de gestión requerido, son suficientes para la gestión de las infraestructuras. En ocasiones las superficies e infraestructuras no se encuentran trazadas sobre un sistema de planimetría, y el modelo de gestión utilizado tampoco requiere de ello. A veces únicamente con una imagen es posible dar respuesta a unas necesidades concretas. Fuente WIKIPEDIA

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