TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO DE MONITOREO EXTERNO DE LOS PROYECTOS DE FONDOEMPLEO

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO DE MONITOREO EXTERNO DE LOS PROYECTOS DE FONDOEMPLEO I. ANTECEDENTES El Fondo Nacional de Capacitación Laboral y de Promoción del Empleo - FONDOEMPLEO, fue creado por el Decreto Legislativo Nº 892, modificado por las Leyes Nº 27564, Nº y Nº 28756, reglamentada por el Decreto Supremo Nº TR, modificado por los Decretos Supremos TR y TR; tiene como misión institucional: Promover la capacitación laboral y formación profesional, con énfasis en la población vulnerable. Promover el empleo digno y productivo. Promover proyectos que permitan la mejora o incremento de ingresos o remuneraciones. Fortalecer y desarrollar de manera permanente las capacidades de los trabajadores. Para contribuir al cumplimiento de dicho mandato institucional, desde 1998, FONDOEMPLEO selecciona y financia los mejores proyectos en cuanto a calidad en su formulación y viabilidad en la consecución de mejoras apreciables en empleabilidad, productividad y empleo. FONDOEMPLEO, como parte de sus procesos regulares de monitoreo y evaluación, ha previsto la contratación de profesionales especializados en la supervisión y monitoreo de proyectos productivos, con la finalidad de conocer los avances en la implementación de los proyectos y contar con información oportuna y veraz, que facilite la toma de decisiones respecto a la gestión de los mismos, prevenir la existencia de factores o situaciones que pongan en riesgo el cumplimiento de metas, obligaciones y la consecución de los objetivos del proyecto, comparando lo planificado y lo realmente alcanzado, así como documentar procesos y contribuir a la mejora del desempeño y la administración de los proyectos. Por tanto, FONDOEMPLEO, ha previsto encomendar el monitoreo y la supervisión de estos proyectos a profesionales especializados, que garanticen un seguimiento riguroso de los mismos a través del control y supervisión adecuado, haciéndolo de manera imparcial y transparente. II. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA Realizar el seguimiento, control y la supervisión de las actividades programadas y medir los logros obtenidos en la gestión de los proyectos, que permitan tomar decisiones y optimizar procesos. Identificar diferencias existentes respecto a los avances del proyecto y lo programado, y proponer acciones que faciliten el accionar de las Instituciones Ejecutoras para el cumplimiento de las metas previstas en el proyecto. 1

2 III. ROLES DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO Los servicios prestados por los profesionales integrarán acciones de monitoreo y supervisión, en un trabajo articulado de los siguientes actores: FONDOEMPLEO (FE): Institución convocante que, por encargo de su Consejo Directivo, seleccionará y contratará los servicios de profesionales de trayectoria y experiencia reconocida, los cuales se encargarán del monitoreo y supervisión de los proyectos. A través de su área de Monitoreo y de su área de Evaluación y Sistematización de Proyectos (EVASIS), proporcionará la información necesaria y velará por el cumplimiento de los objetivos de la presente convocatoria y sus respectivos Términos de Referencia (TDR). Durante la realización del monitoreo y supervisión, revisará los informes que emitan los Supervisores y emitirá opinión para su aprobación. Institución Ejecutora (IE): Es la institución responsable de la implementación del proyecto, facilitará la información necesaria para un adecuado y oportuno monitoreo y supervisión, siendo el nexo entre el supervisor y los beneficiarios. Monitores Internos (MI): Profesionales pertenecientes a FONDOEMPLEO, a cargo del monitoreo de un grupo de proyectos en ejecución. Serán los responsables de planificar, coordinar, controlar y supervisar las acciones desarrolladas por el Monitor Externo (ME), brindando las orientaciones y facilidades de programación necesarias para un trabajo ordenado. Monitores Externos (ME): Profesionales que serán contratados por FONDOEMPLEO para apoyar a los Monitores Internos en la supervisión técnica y financiera de los proyectos que le sean asignados, quienes prestarán los servicios en base a los lineamientos, procedimientos y alcances establecidos y aprobados por FONDOEMPLEO. IV. PRINCIPALES ACTIVIDADES Verificar la información proporcionada por las IE en relación a los proyectos asignados. Proponer ajustes, según sea necesario, a la estrategia de Monitoreo y Seguimiento de proyectos establecida por FONDOEMPLEO. Elaborar el Plan de Supervisión de los proyectos asignados Asesorar y brindar asistencia técnica a las IE, en la formulación de los Planes Operativos Anuales (POA), la reformulación de los indicadores de impacto y efecto de los proyectos asignados, en cualquier etapa de ejecución de los mismos, de acuerdo a los lineamientos establecidos por FONDOEMPLEO. Llevar a cabo el seguimiento, control y supervisión de la ejecución técnico administrativa de los proyectos asignados, según lo establecido por FONDOEMPLEO, a través de visitas periódicas (cuando menos, 2 veces al año) al ámbito de ejecución del proyecto, poniendo especial énfasis en el nivel de cumplimiento de los resultados intermedios y su concordancia con la ejecución de las partidas presupuestales. Verificar y asesorar a las IE en el cumplimiento de los convenios suscritos con FONDOEMPLEO. Proponer, de ser necesario, recomendaciones de carácter técnico y de gestión de recursos para mejorar la ejecución de las iniciativas a cargo de las IE y los aliados del proyecto. 2

3 Participar en reuniones de trabajo con las IE, beneficiarios y demás actores de importancia involucrados en el proyecto. Elaborar los informes de monitoreo y supervisión, según las características y exigencias establecidas por FONDOEMPLEO, absolviendo adecuadamente las consultas y observaciones que se deriven de la revisión de los MI. Apoyar en la evaluación de la calidad de los servicios de capacitación, asistencia técnica y asesoría brindados por las IE a favor de los beneficiarios. Participar en las reuniones que sean convocadas por FONDOEMPLEO. V. PRODUCTOS O ENTREGABLES Plan de Trabajo para las visitas de Monitoreo y Supervisión de los proyectos asignados. Informes de Monitoreo y supervisión periódicas de acuerdo a las visitas efectuadas, según formato aprobado por FONDOEMPLEO, conteniendo: avances técnicos y presupuestales logrados por las IE, factores limitantes y facilitadores presentes y el nivel de influencia en los avances logrados, recomendaciones útiles para mejorar la gestión de los proyectos, calificación de la ejecución de los proyectos durante el periodo de monitoreo y supervisión, acervo fotográfico, entre otros. Informes de Absolución de las observaciones e implementación de recomendaciones emitidas por los MI, según sea el caso. Informes de Monitoreo en versión final impresa y digital (en CD Rom). Reporte de Evaluaciones de la calidad de los servicios de capacitación y asistencia técnica brindados a los beneficiarios. Informe Final del Proyecto, según formato aprobado por FONDOEMPLEO, conteniendo: balance de los resultados obtenidos por el proyecto, principales factores limitantes y facilitadores, y lecciones aprendidas del proceso. VI. INSTRUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO De consulta Documento de proyecto. POA de los proyectos, aprobados por FONDOEMPLEO. Informes periódicos de avance de los proyectos, presentados por las IE. Informes finales de los proyectos, presentados por las IE. Estudios de Evaluación relativas al proyecto Operativas Convocatoria para las acciones de monitoreo de proyectos. Términos de Referencia (TDR) para la contratación de ME. Propuesta técnica de Monitoreo y Supervisión, aprobada por FONDOEMPLEO. Contrato: conteniendo actividades, productos, plazos, montos, penalidades y obligaciones de las partes. VII. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DEL MONITOR EXTERNO Generales: Persona natural. 3

4 Experiencia demostrable en Monitoreo y/o Supervisión de proyectos productivos (al menos en 4 proyectos). No tener asignadosmás de dos (02) monitoreos o estudios de línea de base o evaluación vigentes con FONDOEMPLEO, en total (considerando acumulativamente cualquier servicio), que se encuentren vigentes a la fecha de postulación. No haber sido observado o inhabilitado por FONDOEMPLEO. Contar con RUC activo y con la condición de hallado. Contar con seguro para los viajes que cubra los accidentes y problemas de salud que pudiera sufrir durante la prestación del servicio (cobertura de salud y muerte). Se deberá presentar copia de la póliza vigente, antes de suscripción del contrato. No tener vinculación directa, ni indirecta con las IE de los proyectos a los cuales postule como ME, sea como asociado, socio, accionista, directivo o como prestador de cualquier tipo de servicios. No tener vínculo familiar, hasta el tercer grado de consanguinidad y/o segundo grado de afinidad, con personal de las IE de los proyectos a los cuales postule como ME. No haber mantenido compromisos laborales, civiles o comerciales con las IE de los proyectos a los cuales postule como ME, en los últimos 3 años previos al año de la presente convocatoria. En caso resulte seleccionado, el ME no podrá asumir compromisos laborales, civiles o comerciales con las IE de los proyectos que le sean asignados. De presentarse algunas de dichas situaciones, FONDOEMPLEO se reservará el derecho de tomar todas las acciones necesarias para evitar situaciones de conflictos de interés, lo cual incluye la conclusión anticipada del contrato. A los profesionales que resulten seleccionados se les asignará un máximo de tres (03) proyectos relacionados con su especialidad o experiencia. VIII. PROCEDIMIENTOS DEL MONITOREO EXTERNO Las visitas de monitoreo y supervisión serán 2 (dos) por año, como mínimo. Cada visita tendrá una duración mínima de 6 (seis) días calendario, contabilizándose a partir del día en que se realiza el viaje a la zona de ejecución del proyecto (oficina del proyecto). El tiempo de permanencia mínima en la zona debe ser de 4 días, debiendo destinarse 3 días para visitas de campo y uno para reuniones con el equipo técnico del proyecto, los beneficiarios y/o representantes de los grupos organizados y demás actores involucrados. Las visitas de monitoreo y supervisión serán programadas por el MI en coordinación con el ME, según la naturaleza del proyecto y los hitos o resultados intermedios fijados con la IE y eventualmente en otras circunstancias que FONDOEMPLEO determine. Luego de realizada la visita, el ME tendrá un máximo de 07 (siete) días hábiles para la presentación del informe respectivo. La revisión de dicha versión preliminar y emisión de observaciones y recomendaciones (o eventual conformidad) por parte del MI, tendrá un plazo no mayor a 07 días hábiles. El informe de levantamiento de observaciones e implementación de recomendaciones será presentado por el ME en un plazo no mayor a 03 días hábiles, luego de recibir el informe de revisión por parte del MI. La revisión de dicho informe y emisión de observaciones y recomendaciones adicionales o eventual conformidad por parte de FONDOEMPLEO, tendrá un plazo no mayor a 05 días hábiles. IX. PERSONAS DE INTERACCIÓN 4

5 Coordinador del área de Monitoreo de FONDOEMPLEO. Monitores Internos Equipo técnico de IE del proyecto. X. DURACIÓN DE LA CONVOCATORIA 24 (veinticuatro) días calendario, según lo indicado en el siguiente cronograma: Cronograma del Proceso de Selección de Monitores Externos Monitoreo Actividad Duración (días) Fecha inicio Fecha término Convocatoria, Difusión y Selección de la IF Convocatoria y difusión 13 Enero 20 Enero 8 Presentación de CV 14 Enero 20 Enero Evaluación y preselección de Monitores Externos Notificación de los preseleccionados y programación de entrevistas 5 21 Enero 28Enero 4 29 Enero 1 Febrero Entrevistas 3 5 Febrero 7 Febrero Publicación de resultados 1 8 Febrero 8 febrero Total 24 XI. MONTO Y MODALIDAD DE PAGO Los honorarios profesionales por el monitoreo y supervisión, por las 02 visitas previstas al año, incluyendo los productos o entregables indicados en los presentes términos de referencias ascenderá a S/. 7, anuales. Los gastos relativos a viáticos y pasajes serán asignados por FONDOEMPLEO según la escala correspondiente y serán incorporados al monto anual a pagar. Los desembolsos serán efectuados en 2 momentos, por cada visita: A la autorización de la visita y la aprobación del plan de trabajo: 50% A la aprobación del informe de monitoreo y supervisión: 50% 5

6 XII. DOCUMENTACION REQUERIDA El Curriculum Vitae (según el formato establecido por FONDOEMPLEO, Anexo 1 del TDR) debidamente documentado, así como la declaración jurada (Anexo 2), deberán ser presentados en sobre cerrado, en la oficina de FONDOEMPLEO, con el siguiente rótulo: FONDO NACIONAL DE CAPACITACIÓN LABORAL Y DE PROMOCIÓN DEL EMPLEO Av. Tejada 173 Miraflores, Lima. Convocatoria para Monitoreo Externo de Proyectos Nombre del postulante XIII. EVALUACIÓN DE POSTULANTES Estará a cargo de un Comité Interno de FONDOEMPLEO y constará de la evaluación curricular y la entrevista personal. La evaluación curricular tendrá un peso máximo de 70 puntos y la entrevista personal de 30 puntos. Serán seleccionados los candidatos que obtengan los mayores puntajes y logren asignación de la cartera de proyectos que FONDOEMPLEO destine para supervisar. Los resultados finales serán publicados en la página web institucional (www.fondoempleo.com.pe) y comunicados formalmente a los profesionales seleccionados. XIV. PROPIEDAD INTELECTUAL Y DIFUSIÓN DE RESULTADOS Y PRODUCTOS La propiedad intelectual de los productos generados durante la prestación del servicio, sin perjuicio del reconocimiento de autoría, corresponderá a FONDOEMPLEO. Por tanto, la difusión de los resultados y productos generados deberán regirse y respetar las políticas y directrices establecidas por FONDOEMPLEO. XV. ANEXOS Anexo 1.Curriculum Vitae Anexo 2.Declaraciòn Jurada 6

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