GUIA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN

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1 ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL UNIDAD TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN GUIA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO Y PLANES OPERATIVOS ANUALES Abril 2007

2 CONTENIDO CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS DEL MONITOREO Y EVALUACIÓN BASE LEGAL QUE ES EL MONITOREO? PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS PLANES CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ELABORACIÓN DEL PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN (PME) LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DIFUSIÓN DEL PAM ELABORACIÓN DE INFORMES DE MONITOREO SOCIALIZACIÓN CRÍTICA DE RESULTADOS QUE ES LA EVALUACIÓN? ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIÓN ANEXOS 14 2

3 1. INTRODUCCIÓN Evaluar periódica y sistemáticamente los progresos tanto del Plan Estratégico de Desarrollo (PED) institucional como de los Planes Operativos Anuales (POAS) son tareas que garantizarán que las autoridades y comunidad politécnica, puedan disponer de las informaciones y tomar las decisiones pertinentes y oportunas. La evaluación y el monitoreo de los Planes estará bajo la responsabilidad de la Unidad Técnica de Planificación (UTP) con la participación de las Comisiones de Planificación de las Facultades y los directores y jefes administrativos quienes utilizando los instrumentos diseñados para tales propósitos y conforme al cronograma establecido verificarán los avances o desviaciones de lo planificado para que tomen las decisiones pertinentes y oportunas correspondientes a su nivel de competencia. La Unidad Técnica de Planificación, a partir de los indicadores pre-establecidos en cada programa, proyecto y actividad, incorporada en los planes producirá dos informes; uno semestral y otro anual cuyo propósito es analizar los progresos o desviaciones de los planes y recomendará las acciones de mejora pertinentes. A continuación se presenta una Guía de Evaluación y Monitoreo (GEM) que contribuirá a comprender mejor los avances, el cumplimiento de los objetivos, determinar los éxitos o fracasos, adoptar las medidas oportunas para enmendar las desviaciones injustificadas o la sustitución de acciones y decisiones por otras debidamente justificadas, con respecto a las líneas estratégicas establecidas inicialmente; está basada en los instructivos metodológicos emitidos por el SENPLADES para las entidades del sector público. 3

4 2. OBJETIVOS DEL MONITOREO Y EVALUACIÓN Conocer si las metas propuestas en los planes se cumplen en cantidad y calidad con oportunidad de acuerdo a lo programado. Consolidar una cultura de evaluación en las distintas unidades académicas administrativas, en base a una planificación. Transparentar los resultados de la gestión de las diferentes unidades a las autoridades y comunidad politécnica. Monitorear la labor de las unidades académicas y administrativas para determinar la aproximación y alejamiento de los objetivos estratégicos y operativos institucionales. Estimular el proceso de retroalimentación con la información recopilada y permitir la aplicación de ajustes en los planes. 3. BASE LEGAL La base legal de planificación para los organismos de educación superior surgen atendiendo a: Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal: Artículo 3.- Los planes de las entidades y organismos del sector público no financiero evidenciarán las relaciones costo beneficio de los gastos mediante indicadores que relacionen la valorización de productos, resultados, metas o beneficios esperados de la ejecución de programas y proyectos, con el monto de recursos que se emplearán para lograrlos o con sus costos. Estas relaciones deberán estar de acuerdo con la metodología que establezca SENPLADES, lo cual se verificará en los respectivos procesos de evaluación. Artículo 5.- Cada institución hará el seguimiento y la evaluación del cumplimiento de sus planes plurianuales y planes operativos anuales e informará sobre el particular, 4

5 hasta 15 días después de finalizado cada trimestre al Organismo Técnico de Planificación dependiente de la Presidencia de la República y al Ministerio de Economía y Finanzas. Estos de ser del caso, emitirán sus observaciones y recomendaciones en el plazo de 15 días. El Organismo Técnico de Planificación dependiente de la Presidencia de la República presentará el informe de evaluación de los planes al Presidente de la República y al Congreso Nacional, en el plazo de 30 días después de finalizado cada trimestre. Ley Orgánica de Educación Superior Todos los centros de educación superior elaborarán planes operativos cada año y un plan estratégico de desarrollo institucional concebido a mediano y largo plazo, según su propia orientación, que contengan los siguientes aspectos: visión, misión, estrategia, objetivos, resultados esperados y líneas de acción. Cada institución deberá realizar una evaluación de estos planes y elaborar el correspondiente informe, que deberá ser presentado al CONESUP y al Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación. 4. QUE ES EL MONITOREO? El monitoreo es el acompañamiento sistemático y periódico de la ejecución de una actividad o proyecto para verificar el avance en la ejecución de una meta, la adecuada utilización de recursos para lograr dicho avance y la consecución de los objetivos planteados durante el proceso de ejecución, con el fin de detectar, oportunamente, deficiencias, obstáculos o necesidades de ajuste. El monitoreo no es seguimiento porque este concepto implica ir tras de algo. En cambio, el acompañamiento significa ir junto a algo ; en este caso las acciones que se ejecutan para alcanzar los objetivos del PED o los POAs. La categoría de acompañamiento técnicamente es más dinámica que el simple seguimiento que connota pasividad. 5

6 El monitoreo se debe constituir no sólo como un instrumento de control administrativo (control de actividades, metas), sino como una herramienta de gestión que permita tomar decisiones estratégicas sobre la base de una análisis del entorno y observación del avance y cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes. El monitoreo emite juicios de valor, basados sobre todas las actividades programadas en los planes, especialmente, aquellas que se consideran esenciales, según la prioridad de cada instancia. 5. PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS PLANES Conformar un equipo de trabajo para el acompañamiento de los planes Elaborar el Plan Anual de Monitoreo (PAM). Difusión del PAM Procesamiento y análisis de información: el equipo deberá recopilar, revisar, sistematizar y analizar la información recogida. Elaborar el informe de monitoreo correspondiente, el cual debe incluir los avances y logros, problemas encontrados y medidas correctivas sugeridas a cada unidad de análisis (PED o POAs). Socialización crítica de resultados. 5.1 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO Para realizar el monitoreo y la evaluación de los planes, el equipo de trabajo deberá estar involucrado en todas las fases de la planificación estratégica y operativa de sus respectivas unidades académicas o administrativas, bajo la coordinación de la UTP En el caso de las facultades, el monitoreo y evaluación se realizará conjuntamente con los decanos y sus respectivas comisiones de planificación y evaluación. 6

7 Para las unidades administrativas y académicas de apoyo, el mencionado proceso se realizará conjuntamente con los directores y jefes de cada una de ellas. 5.2 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN (PME) El PME es un instrumento que permitirá organizar sistemáticamente las acciones de monitoreo para medir el avance y logros de los Planes. En él, se describen las técnicas, metodologías, instrumentos y recursos que se van a emplear para monitorear y evaluar las actividades y proyectos de los planes Componentes del PME Definición clara y coherente de los objetivos que se esperan lograr, estableciendo indicadores (deben ser los mismos de los planes). Selección de un conjunto de indicadores de insumo, proceso, producto y efecto o resultado estructurados en función de la jerarquía de objetivos del plan. Establecer mecanismos de retroalimentación de las conclusiones obtenidas mediante el monitoreo y evaluación que sirvan para la adopción de decisiones que permitan realizar oportunamente los ajustes y enmiendas que sean necesarias. 5.3 LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Existe una gran variedad de técnicas e instrumentos de recopilación de información. Su elección depende del objeto del estudio y de las posibilidades de obtener información confiable. A continuación, se señala las técnicas de recopilación de información más utilizadas: Revisión de registros y fuentes secundarias 7

8 Consiste en la revisión de todo elemento que consigne información respecto a una actividad programada en los planes, por ejemplo, bases de datos, resoluciones, estadísticas, registro de actividades, documentos elaborados, informe, etc. Observación Consiste en elaborar una guía de observación que permita la recolección y sistematización objetiva de ciertas actividades prioritarias y/o críticas, para la identificación de problemas. Encuestas y entrevistas estructuradas Son instrumentos de rápida aplicación y centrados en puntos específicos. Generalmente se encuentran estructuradas en función de opciones o respuestas cerradas. La información se obtiene de fuentes primarias o secundarias, haciendo uso de las diferentes técnicas de recopilación de información. Una vez levantada la información, previo al análisis de la misma, se procede a validar los datos, con el fin de determinar si son relevantes y confiables. Esta información, sistematizada, facilita la integración de los datos en la matriz de monitoreo y evaluación con información de las metas logradas. 5.4 DIFUSIÓN DEL PAM Al menos la primera vez, el PAM debe ser ampliamente difundido a los responsables de las unidades de análisis (facultades, unidades de apoyo o directivos institucionales), mediante talleres que contribuyan a generar una cultura sustentable de apoyo e involucramiento directo en el proceso constante de monitoreo y evaluación 5.5 ELABORACIÓN DE INFORMES DE MONITOREO El informe de monitoreo y evaluación se construirá sobre la base de una matriz de monitoreo que se diseñará para el efecto. La información de monitoreo consignada en 8

9 esta matriz servirá como uno de los insumos fundamentales para elaborar los informes de evaluación de los planes. Inicialmente se propone que dicha matriz avalúe cualitativa y cuantitativamente los planes en base a escalas combinadas que midan indicadores como: nivel de cumplimiento de cada proyecto, grado de dificultad en su realización y resultados alcanzados; a través de una valoración pre establecida acompañada de la recolección de criterios, percepciones y razonamientos que justifiquen la plena realización o la dificultad de logro de dichos proyectos, con el fin de aplicar una evaluación integral e integrada (Ver anexo de matriz de evaluación de los POAS). 5.6 SOCIALIZACIÓN CRÍTICA DE RESULTADOS Esta última fase consiste en la socialización de los productos obtenidos mediante la aplicación del PAM a través de la UTP hacia los actores directamente involucrados. Esta socialización debe ser permanente y se realizará a través de talleres por niveles (directivos u operativos; o conjuntos), que propicien el debate crítico de los resultados con la finalidad de fortalecer los niveles de concienciación de la conflictividad institucional en la gestión y el encuentro de respuestas colectivas a las dificultades persisten que nos permitan elevar la calidad de la gestión en función de la excelencia educativa y el cumplimiento óptimo de la nuestra misión. 6. QUE ES LA EVALUACIÓN? La evaluación operativa es el proceso sistémico y objetivo que verifica la eficacia, eficiencia y efectividad de los planes; a la luz de sus objetivos, en cada una de las dimensiones de ejecución y obtención de resultados, debiendo tomar en cuenta los avances en el cumplimiento de los compromisos establecidos, en relación con los acuerdos, planes locales, nacionales y referentes internacionales ineludibles (planes de 9

10 desarrollo local y provincial, agenda nacional de desarrollo, objetivos del milenio, acuerdos internacionales, etc.). La evaluación es la última fase del proceso de planificación, la cual consiste en la comparación de los resultados con los objetivos y metas propuestas. En este sentido, la evaluación constituye una herramienta de gestión que permite tomar decisiones al proveer información acerca del grado de cumplimiento de los objetivos del Plan, los desvíos en el cumplimiento de los objetivos y sus causas, así como lo principales problemas y cuellos de botella que requieren atención. Los productos de este proceso son los informes de evaluación de los planes, los cuales se deben elaborar semestral y anualmente a partir de los informes de monitoreo. 6.1 ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIÓN El contenido mínimo del informe de evaluación de los planes, es el siguiente: Presentación Resumen ejecutivo Breve diagnóstico estadístico de la unidad de análisis. Período de evaluación del ejercicio fiscal de la unidad de análisis. Análisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos Determinación de medidas correctivas Anexos Presentación Como recomiendan las normas técnicas, todo documento oficial de la UTP debe iniciar con una breve nota de presentación de no más de una página. Este escrito preliminar 10

11 debe ser conciso y ofrecerá una visión panorámica sintética de los contenidos de todo el documento que se ha elaborado. Resumen ejecutivo El resumen ejecutivo es también un escrito preliminar del documento de evaluación del plan, pero el último en elaborar. Su desarrollo es esencial ya que debe lograr captar la atención de aquellos que revisan la evaluación, exponiendo clara y sintéticamente los principales logros, dificultades, medidas correctivas planteadas y resultados alcanzados, en un par de páginas como máximo. Breve diagnóstico estadístico de la institución En función de la unidad de análisis que se monitorea o evalúa (PED o POAS), se debe recoger sintéticamente la información estadística más útil que sirva como herramienta de encuadre o caracterización de dicha unidad para realizar la correspondiente comparación de logros respecto de otras unidades o de la misma unidad respecto a años anteriores. Se trata de ir midiendo, mediante la información estadística que genera la propia unidad de análisis, su historia, dinámica y evolución. Esta información también contribuye a determinación de correctivos y la toma oportuna de decisiones. Las estadísticas pueden ser: - Estadísticas básicas por función - Estadísticas por facultad (para el caso de los POAS) - Estadísticas por unidad (para el caso de los POAS) - Estadísticas generales - Estadísticas locales o nacionales (opcional). Análisis del periodo de evaluación del ejercicio fiscal de la unidad de análisis Cada instancia deberá realizar un breve un análisis cualitativo y cuantitativo al inicio y otro al final del periodo de evaluación, el mismo que se describirá de acuerdo a las modificaciones y cambios durante el proceso de ejecución, compatible con el término 11

12 de los calendarios de compromisos y de acuerdo a los avances logrados para el cumplimiento de los objetivos planteados en las actividades y proyectos programados. Análisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos Cada instancia deberá consignar los principales logros obtenidos a nivel de Metas, determinando la vinculación y avance en relación a los objetivos estratégicos y operativos institucionales (de acuerdo al tipo de pan), dando cuenta del desempeño del objeto de evaluación, así como de la efectividad de cumplimiento y avance en dichas metas. Los logros obtenidos deberán reflejar los avances concretos que se han realizado o están por alcanzar para el cumplimiento de los objetivos institucionales o de unidad específica, a través de los tres indicadores propuestos en la matriz de evaluación de los POAS: nivel de cumplimiento, grado de dificultad y resultados alcanzados. Se pueden ampliar los indicadores si el nivel de complejidad del plan así lo amerita. Cada obstáculo o limitación presentada durante el proceso de ejecución, deberá ser analizada en su vinculación con los objetivos institucionales, identificando el grado de dificultad o impedimento para su cumplimiento. Se recomienda proyectar o reflejar tales dificultades a nivel de unidad e institucionalmente. Igual procedimiento se establecerá para estimar los logros alcanzados a plenitud, medianamente o en ninguna medida; apoyándose en criterios, razonamientos y percepciones que expliquen tal situación. Los indicadores son un medio sencillo y fiable para medir logros. Por tanto deben ser: Pertinentes; es decir que permitan medir la meta deseada, conforme a los objetivos propuestos; Cuantificables; es decir, deben poder ser expresados en términos numéricos y; 12

13 Cualificables; es decir explicados mediante criterios, razonamientos y percepciones sobre las tareas o proyectos programados. Viables: es decir que cuenten con información disponible para su cálculo cuanticualitativo. Determinación de medidas correctivas Forma parte del análisis cualitativo y consiste en determinar las causas de las variaciones observadas en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Se deberá consignar en detalle, los puntos críticos y problemas presentados durante el proceso de ejecución de actividades y proyectos, suscitados en el periodo de evaluación semestral y anual. Además, incluye el detalle de las soluciones adoptadas o sugerencias planteadas frente a los problemas detectados, evaluar la capacidad de gestión de la entidad en cuanto a su calidad para superar los inconvenientes presentados y tomar las decisiones oportunas necesarias. También se debe incluir un acápite de conclusiones que deberán precisar de manera resumida y clara los logros alcanzados, indicando el objetivo general que se encuentra directamente relacionado o la meta específica. En cuanto a las recomendaciones, se debe sugerir acciones que permitan mejorar la situación que se determinó a partir de los resultados de la evaluación, proponer los mecanismos necesarios que pueden ser factibles en los procesos de gestión administrativa, institucional o académica. Anexos El registro de la información, se trabajará en versión electrónica, en los formatos que constan en los Anexos No. 1, 2 y 3 El informe deberá incluir un modelo de la matriz de evaluación aplicada y documentos de soporte que opcionalmente las unidades de análisis entreguen a los encargados del monitoreo y la evaluación. 13

14 ANEXOS 14

15 ANEXO No. 1 FICHA DE COMPLEMENTACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA:. PERIODO DE EVALUACIÓN: DESDE HASTA. CÓDIGO CRITERIOS, RAZONAMIENTOS Y PERCEPCIONES

16 ANEXO No. 2 MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA:. PERIODO DE EVALUACIÓN: DESDE HASTA. COD PROYECTOS NIVEL CUMPLIMIENTO GRADO DIFICULTAD RESULTADOS ALCANZADOS FUENTES DE VERIFICACIÓN 16

17 ANEXO No. 3 MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES CALCULO DE INDICADORES UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA:. PERIODO DE EVALUACIÓN: DESDE HASTA. METAS TIEMPO GASTO INDICADORES COD. PROYECTOS/ACTIVIDADES Programadas Ejecutadas Programadas Ejecutadas Programadas Ejecutadas Efectividad Eficacia Eficiencia % % % OBSERVACIONES a b c d e f g = b/a * 100 h = g * e/d i = h * e/f Total: Total: Promedio: Promedio: Promedio:

18 CONTENIDO DE LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION PLANES OPERATIVOS DE La Matriz de Seguimiento y Evaluación y Cálculo de indicadores; presenta la siguiente estructura: Código de Actividad/ Proyecto.- Identificación de la actividad o proyecto Metas Programadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos que se consideró alcanzar con determinados recursos y período de tiempo. Estas deben tener correspondencia con la información de la columna de cronograma de ejecución establecida en los Planes operativos. Metas Ejecutadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos alcanzados en relación a la meta programada, pudiendo expresarse en unidades físicas o porcentajes de avance. Tiempo Planeado.- Hace referencia al tiempo para llevar a efecto un plan, programa, proyecto o actividad. Tiempo Ejecutado.- Expresa el tiempo efectivamente utilizado en la ejecución del plan, programa, proyecto o actividad. Los informes trimestrales en cuanto al tiempo registrarán el efectivamente utilizado. Gasto Programado.- Corresponde a los recursos provenientes de fuentes, sean éstas fiscales, de autogestión, créditos externos, créditos internos, recursos preasignados, asistencia técnica y donaciones, destinados a financiar las acciones, productos, programas, proyecto o planes de la institución. Gasto Utilizado.- Registra los recursos efectivamente utilizados en el cumplimiento de acciones, productos programas, proyectos y planes. CÁLCULO DE INDICADORES El seguimiento y evaluación se efectuará sobre la base de indicadores identificados en el POA. Estos permitirán conocer los niveles de efectividad, eficacia y eficiencia logrados por cada unidad, de acuerdo a la aplicación de las siguientes relaciones:

19 Indicador de Efectividad.- Expresa la relación entre lo logrado y lo programado, en cuanto a metas. Meta lograda / Meta Programada x 100 Indicador de Eficacia.- Es la relación entre las metas logradas y programadas, teniendo en cuenta el tiempo real de ejecución de la actividad o proyecto. (Meta lograda) (Tiempo planeado) x 100 (Meta programada) (Tiempo real) La eficacia, además, puede expresarse en la relación de efectividad por el tiempo planeado sobre el tiempo realmente utilizado para el cumplimiento de la meta. Indicador de Efectividad x Tiempo planeado / Tiempo Real Indicador de Eficiencia.- Entendido como la relación entre el tiempo, los recursos invertidos y los logros obtenidos. Alcanza su mayor nivel al hacerse un uso óptimo de los recursos disponibles, alcanzado los logros esperados. (Meta lograda) (Tiempo planeado) (Gasto programado) x 100 (Meta programada) (Tiempo real) (Gasto utilizado) De igual forma, la eficiencia relaciona la eficacia con los gastos programados sobre los gastos realmente empleados en el logro efectivo de la meta. Indicador de Eficacia x Gasto programado / Gasto utilizado NOTA. En caso de que los tiempos de ejecución y los recursos utilizados sean cero, no se deberá calcular los indicadores de eficacia y eficiencia, debiendo explicar en la columna de observaciones las causas o motivos de tal situación. Para el cálculo de estos indicadores la institución deberá aplicar las fórmulas de acuerdo a las letras por columna que identifica la matriz. 19

20 Promedio.- Se refiere al promedio de las columnas de los indicadores. Este promedio debe incluir a todas las actividades incluidas las que por cualquier razón no se cumplió. Observaciones.- En esta columna las instituciones deberán apoyarse para registrar los comentarios, novedades o situaciones inherentes al nivel de cumplimiento de las acciones, productos, planes, programas y proyectos. 20

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