MONITOREO Y EVALUACIÓN

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1 Monitoreo y Evaluación de Proyectos Sociales Profesor: Héctor Fuentes C. El monitoreo y evaluación de proyectos es una herramienta de gestión usada para mejorar el desempeño de los proyectos, proveyéndole técnicas de trabajo para mejorar la calidad del proyecto en su diseño, supervisión y resultados, especialmente a nivel de componentes (productos) y propósitos (efectos directos) Las condiciones apropiadas para la evaluación de proyectos se deben establecer en la etapa de diseño, para mejorar la situación se establecen dos herramientas en la dicha etapa: La MML debe ser incorporada en los diseños de proyectos, a fin de establecer claramente los fines, propósitos y componentes del proyecto, sus indicadores y supuestos. La valoración de la evaluabilidad puede ser utilizada para determinar si los proyectos tienen los elementos necesarios para permitir el monitoreo y las evaluaciones formativas y sumativas, requeridas durante y después de la ejecución Los buenos sistemas de MyE de proyectos generan productos para: Mejorar el desempeño de proyectos nuevos y en ejecución. Obtener información sobre lecciones aprendidas y mejores practicas en un campo determinado. Mejorar la sostenibilidad y efectividad en el desarrollo de los proyectos. 1

2 Características de un buen MyE. Imparcial Creíble Útil Participativo Retroalimentador Beneficio, justifica costo Qué es MyE? Monitoreo: proceso sistemático empleado para comprobar la eficiencia y efectividad del proceso de ejecución del proyecto, para identificar logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados. Sistemático: Tiene que ver con el establecimiento de un sistema cuidadosamente planificado y ejecutado, que permita: Determinar el progreso en la ejecución del proyecto. Dar retroalimentación a los involucrados del proyecto. Recomendar acciones correctivas para abordar problemas que afectan al proyecto. Eficiencia: Es la medida en que los insumos del proyecto han sido suministrados y administrados y las actividades han sido organizadas de la manera más apropiada, al menor costo, para producir los componentes necesarios Efectividad: Se refiere a la medida en que el proyecto produce los componentes planeados, se esta logrando el propósito y contribuyendo significativamente al logro del fin. Evaluación: Apreciación y valoración sistemática y objetiva sobre el diseño, ejecución, eficiencia, efectividad, procesos y resultados de un proyecto en ejecución o completado. Se realiza durante todo el ciclo del proyecto, incluyendo varios años después de terminada su ejecución. 2

3 Las evaluaciones involucran la participación de profesionales especializados no asignados al proyecto, algunos ejemplos de evaluación de proyecto son: Evaluaciones anuales Evaluaciones de termino medio Evaluaciones ex-post Se tienen dos tipos de evaluaciones: Formativas: Establece medios para generar el aprendizaje y realizar modificaciones en las etapas de evaluación y ejecución. Se lleva a cabo para mejorar el desempeño de un proyecto en ejecución. El énfasis está en la retroalimentación para mejorar el producto final. Se tienen dos tipos de evaluaciones: Sumativas: Se lleva a cabo al concluir la etapa de ejecución o mucho después, se lleva a cabo para determinar hasta que puntos los resultados planificados fueron producidos o logrados, así para mejorar otros proyectos o programas en ejecución a futuro. Objetivo del monitoreo: Aumentar la probabilidad de que el proyecto producirá los componentes (productos) y logrará el propósito (efecto directo). Es decir análisis y prescripción. Ejemplo monitoreo o evaluación formativa: El gerente del proyecto debe ser sustituido, porque no ha demostrado liderazgo y el proyecto está retrasado El mantenimiento de los vehículos debe hacerse con mayor frecuencia, porque tres camionetas han presentado un deterioro prematuro 3

4 Ejemplo: NO es monitoreo o evaluación formativa: La construcción de la escuela está retrasada tres meses en relación con el calendario de ejecución. Los primeros pasos de MyE se realizan en la etapa de preparación de proyectos, donde el equipo de diseño utiliza la MML para definir los parámetros de desempeño del proyecto, así como la línea de base, puntos de referencia e indicadores. Sin la preparación de un buen plan de MyE en la etapa de preparación, el gerente del proyecto no tendrá un elemento fundamental de gestión de proyecto en sus manos. El gerente esta colocado en una posición de reacción y no de acción proactiva a la hora de ejecutar el proyecto Las evaluaciones formativas realizadas en la etapa de ejecución, constituyen parte integral del proceso de monitoreo, porque su objetivo básico es mejorar el desempeño del proyecto. Los informes de progreso constituyen parte integral del plan de MyE y su sistema de información y deberían estar vinculados a la MML 4

5 Las evaluaciones ex-post se realizan varios años después de completada la ejecución, un tema importante es la fuente de financiamiento y quién debería realizar esta evaluación. Las evaluaciones de impacto son un ejemplo de las evaluaciones sumativas, analizan el impacto del proyecto después de su ejecución, examinado el diseño original, ajustado por las actividades de MyE durante la ejecución, así como la medida en que el proyecto ha logrado sus resultados anticipados, a nivel de propósito y de fin. Responsabilidad del gerente del proyecto: Si no existe un plan de MyE al principio de la ejecución del proyecto, el gerente, debe preparar uno y solicitar la transferencia de recursos para financiar dicho plan y asegurar la ejecución del MyE. ELEMENTOS DE UN BUEN MYE Asegurar un plan de MyE con recursos suficientes para su implementación. Monitorear continuamente el proyecto Asegurar evaluaciones formativas Preparar el informe final del proyecto Sistemático Participativo Centrado en el desempeño Dirigido al aprendizaje Orientado hacia la toma de desiciones 5

6 PARTICIPATIVO PARTICIPATIVO El MyE debe ser participativo y con buen trabajo en equipo, se logra lo siguiente: Los involucrados pueden llegar a acuerdos en cuanto a los parámetros de los resultados, así como en la forma de reconocer un desempeño apropiado. Aumenta el sentido de pertenencia del proyecto por parte de los involucrados. Fomenta el compromiso por parte de los involucrados en los objetivos del proyecto. La preparación para el MyE, comienza mucho antes que el proyecto sea aprobado o ejecutado en esta etapa nos dedicaremos a encontrar el cuando y el como Las etapas previas a la ejecución del proyecto, aunque relativamente cortas, son esenciales porque definen la situación actual (insatisfactoria), así como la situación futura (deseada). También se identifica a los involucrados y se escogen las mejores alternativas para alcanzar la situación futura. La identificación de la idea del proyecto incluye varias tareas: Identificación del problema Identificación de los involucrados Análisis de problemas, objetivos, alternativas Análisis sectorial Perfil I 6

7 Definición de objetivos; en esta etapa de preparación, se define la situación futura deseada por medio del análisis de objetivos y el análisis de alternativas y se selecciona el fin y propósito del proyecto así como los componentes (productos) asociados. Esta etapa concluye con la definición del objetivo del proyecto, y los productos básicos del mismo, junto con sus costos preliminares, además se prepara un plan de financiamiento y se identifican los RR.HH. y financieros que podrían requerirse para preparar el proyecto. Esta etapa, para el BID, recibe el nombre de Perfil II, y además se identifican posibles problemas que podrían presentarse en cuanto a políticas del BID o a negociaciones con las autoridades del país. En la etapa de diseño, el equipo le da mayor especificidad a la MML, por un proceso iterativo y se realizan los estudios necesarios de factibilidad técnica, ambiental, financiera, institucional y económica En el diseño, además se realizan las siguientes actividades principales: Preparar un calendario preliminar de ejecución física y financiera del proyecto en base a los productos y actividades definidas en la MML El plan de MyE, debe ser desarrollado en este momento, indicando actividades especificas de recolección de información, frecuencias y otros detalles. Se debe recoger información respecto al año base y las correspondientes series históricas. 7

8 En la etapa de análisis y aprobación, el prestario y el banco (o alguna otra fuente de financiamiento) deben asegurar que existe un plan adecuado de MyE y se comprueba si el proyecto es evaluable. Evaluabilidad: Se define como el grado de definición que tiene un proyecto o programa, que permita evaluarlo de manera fiable y creíble, se pregunta si el proyecto es medible. Un aspecto importante de la evaluabilidad, se refiere a la lógica causal del proyecto, si producimos estos componentes y ocurren ciertos supuestos, entonces se logra el propósito, efecto directo. DONDE LOCALIZAR MyE Otro aspecto de la evaluabilidad es la capacidad de medir los resultados en forma cuantitativa y cualitativa, la incorporación de medidas cuantitativas tiende a elevar la credibilidad de la evaluación, mientras que las medidas cualitativas tienden a fomentar la participación de los involucrados. Asignarla en la etapa de diseño, dado que es una función principal de la gestión del proyecto, se requiere localizar estas funciones en algún lugar de la estructura organizacional para la gerencia del proyecto. Además MyE, no se puede realizar de manera efectiva y eficiente sin RR.HH. Capacitados. 8

9 DONDE LOCALIZAR MyE DONDE LOCALIZAR MyE La capacitación del personal puede requerir que el proyecto tenga recursos para el entrenamiento. La asignación de responsabilidades de MyE tiene que ser clara y aceptada por todos los involucrados importantes. Considerar los intereses de los involucrados de manera individual y considerarlos en la etapa de diseño del plan de MyE. Los siguientes factores deben ser considerados al definir la localización de la función de MyE. Confianza Objetividad Conocimiento del proyecto Uso potencial de la información Autonomía QUE INCLUIR EN UN PLAN DE MyE Beneficios de MyE Parámetros del proyecto; MML, con objeto de facilitar la preparación de un buen plan de MyE se debe expandir la columna de medios de verificación. Arreglos para el MyE. Derivar oportunidades de aprendizaje Promover el sentido de pertenencia del proyecto Establecer transparencia a lo largo del proyecto Fomentar la corresponsabilidad Generar reconocimiento OBSTACULOS de MyE COMO MEDIR RESULTADOS Mal diseño del proyecto Recursos limitados Cultura de status quo Sesgo Problemas de información Efecto directo y efectividad en el desarrollo Indicadores inteligentes Monitoreo de supuestos 9

10 EFECTOS DIRECTOS Y EFECTIVIDAD EN EL DESARROLLO Los efectos directos (propósitos) e impactos (fin), definen la contribución de una intervención a la sociedad En el caso de la MML, los efectos directos e impactos corresponden respectivamente al propósito y fin del proyecto, es decir objetivos fuera de control del gerente del proyecto. EFECTOS DIRECTOS Y EFECTIVIDAD EN EL DESARROLLO Efectividad en el desarrollo; Se refleja en la medida en que la intervención ha resultado en un cambio planeado y sostenible, en apoyo de las metas prioritarias de desarrollo de un país. Los resultados de una intervención pueden tener efectividad en el desarrollo a nivel de componentes/productos, a nivel de propósito/efecto directo y a nivel de fin/impacto EFECTOS DIRECTOS Y EFECTIVIDAD EN EL DESARROLLO EFECTOS DIRECTOS Y EFECTIVIDAD EN EL DESARROLLO Efectos directos: o efectos próximos son determinados durante la ejecución del proyecto o muy poco tiempo después de acabado el proyecto. Impactos: o efectos distantes solamente se logran determinar a través de evaluaciones ex-post varios años después de terminada la ejecución del proyecto EFECTOS DIRECTOS Y EFECTIVIDAD EN EL DESARROLLO Consideraciones al trabajar con efectos directos e impactos: Atribución: Mayor la escala de intervención, mayor dificultad al atribuir la causalidad Contrafactual: Qué hubiera ocurrido sin la intervención? EFECTOS DIRECTOS Y EFECTIVIDAD EN EL DESARROLLO Elementos para mejorar la efectividad en el desarrollo: Relacionar los proyectos/programas a los desafíos o prioridades de desarrollo que enfrenta el país (continuidad de la justificación). Promover corresponsabilidad y cultura de gestión por resultados. Desarrollar indicadores y supuestos de proyectos/programas que sean inteligentes. 10

11 INDICADORES INDICADORES Papel del indicador: Los indicadores definen operacionalmente lo escrito en la columna de resumen y describen como se ha llegado al fin, propósito o componente esperado. Definición: Especificación cuantitativa y cualitativa utilizada para medir el logro de los objetivos, los indicadores especifican los resultados esperados en términos de calidad, cantidad, tiempo o plazo. Indicadores Intermedios: Son útiles y permite un monitoreo más exacto de cómo un proyecto o componente esta avanzando hacia la meta o indicador final. Mínimo número de indicadores Acuerdo en los indicadores INDICADORES INDICADORES Los buenos indicadores proveen recursos concretos y un proceso efectivo para llevar a cabo el monitoreo y las evaluaciones formativas y sumativas. INDICADORES La relación componentes-propósitos representa un cambio importante en el tipo de indicadores que deben ser utilizados: Indicadores componentes: representan los productos o servicios Indicadores propósito: representan los beneficios del proyecto para los beneficiarios, cuando utilizan los componentes INDICADORES Características Específico Medible Realizable Pertinente Enmarcado en el tiempo 11

12 INDICADORES MONITOREO DE SUPUESTOS Los atributos de inteligentes de los indicadores son importantes para el monitoreo efectivo, los siguientes elementos ayudan a preparar y especificar metas en los indicadores: Establecer datos de línea base Incorporar series históricas Utilizar puntos o normas de referencias Utilizar indicadores proxy o sustitutos Utilizar indicadores de avanzada Los supuestos representan las condiciones suficientes requeridas para producir o lograr los resultados MONITOREO DE SUPUESTOS MONITOREO DE SUPUESTOS Fuentes para identificar supuestos: Análisis de involucrados Análisis FODA Lecciones aprendidas Los supuestos son factores críticos, que están fuera del control del proyecto y es necesario que ocurran, para que el proyecto logre sus objetivos, problemas de los supuestos No son pertinentes No son medibles MONITOREO DE SUPUESTOS MONITOREO DE SUPUESTOS 3 elementos importantes que se deben considerar en la formulación de supuestos: Representan riesgo Específicos y enmarcados en el tiempo Redactados en forma positiva Ejemplo: Los bancos formales aceptan dedicar un minimo de 10% de sus carteras de prestamos al financiamiento de microempresas, a partir del 4º año de ejecución del proyecto Los precios de bienes agrícolas mantienen sus niveles (dentro de una banda de 10%) en términos reales La ley de mantenimiento vial, que crea un fondo vial con los parámetros propuestos en el proyecto, es aprobado por el congreso para el final del segundo año de ejecución del proyecto 12

13 MONITOREO DE SUPUESTOS MONITOREO DE SUPUESTOS Con el monitoreo de supuestos se logra aumentar la probabilidad de que el proyecto logre su propósito, efecto directo, supuestos críticos deben ser monitoreados para que el proyecto Si el supuesto tiene una baja probabilidad de ocurrencia, se puede reformular el proyecto o incrementar esfuerzos para que la probabilidad de ocurrencia aumente FIN 13

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