ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

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1 Página 1 de 6 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1 REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES PRESELECCIÓN Criterios 5.2 Número mínimo de contratistas a invitar 5.3 Uso del REGIC 5.4 Exclusiones 6 PRECALIFICACIÓN Recepción de antecedentes de precalificación 6.2 Evaluación de antecedentes de precalificación 6.3 Resultados del proceso de precalificación 7 FORMALIDADES Formalidades propias de proceso de preselección 7.2 Formalidades propias del proceso de precalificación 8 GESTIÓN DOCUMENTAL

2 Página 2 de 6 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación 2 OBJETIVO Establecer las normas que se deben aplicar para seleccionar a las empresas que serán invitadas a participar de un proceso de licitación privada convocado por CODELCO, y las normas que regulan la pre-calificación de proponentes de un proceso de licitación pública o privada. 3 ALCANCE Toda la Corporación. 4 DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento. 5 PRESELECCIÓN Es la instancia de determinación de los contratistas que serán invitados a participar a un proceso de licitación privada para la contratación de servicios. En toda preselección deberán tenerse presente las siguientes consideraciones: 5.1 Criterios Los siguientes son los criterios que se deben tener presente al momento de invitar a un contratista a un proceso de licitación privada: Antecedentes técnicos y económicos: Las empresas seleccionadas para participar en un proceso de licitación privada deberán ser de probada solvencia técnica y financiera, acorde con la magnitud de los servicios solicitados. Lista sugerida por área usuaria: Se deberá invitar a todos los oferentes propuestos por el usuario, además del actual prestador del servicio, salvo que éstos se encuentren en alguna condición que determina su exclusión - ver punto 5.4. Análisis de Segmentación: Al momento de preseleccionar las empresas se deberá tener presente su rubro y nivel de especialización en relación con el impacto de los servicios sobre el negocio y la complejidad de su administración. 5.2 Número mínimo de contratistas a invitar Se requiere al menos 3 ofertas para asegurar competencia en el proceso. Excepcionalmente, por causa debidamente justificada se podrán invitar menos de

3 Página 3 de 6 tres oferentes. El área de Abastecimiento responsable del proceso debe obtener la autorización del nivel facultado. 5.3 Uso del REGIC El Registro de Contratistas y Proveedores de la Corporación (REGIC) deberá ser la base preferente para conformar el grupo de empresas contratistas a invitar a una licitación. Se procurará dar la oportunidad de participar a todas las empresas inscritas, revisando el Registro en cada proceso de contratación, entendiendo que las empresas inscritas en el REGIC dentro de la misma especialidad y calificadas en un mismo tramo determinado, tienen la capacidad para prestar los servicios requeridos y están en igualdad de condiciones para formular ofertas en un proceso de contratación competitivo. Si la cantidad de contratistas inscritos en el Registro bajo una misma categoría y especialidad fuera insuficiente, se deberá invitar a los contratistas inscritos en la categoría inmediatamente superior del Registro. También, se podrá invitar a aquellos de la categoría inmediatamente inferior, que reúnan los requisitos técnicos y la capacidad económica que le permita financiar el flujo máximo de caja, considerando los contratos que tienen en ejecución. Sin perjuicio de lo anterior, si la magnitud, tipo y especialidad de la obra o servicio lo ameritan, se podrá completar la nómina de invitados con otros participantes no inscritos en el Registro, que cumplan los mismos criterios que fueron considerados para conformar el REGIC, a fin de mantener condiciones de equidad para todos los invitados a la licitación. 5.4 Exclusiones No podrá invitarse a participar a ningún proceso de licitación a contratistas que, según información en REGIC, estén sancionados o tengan un registro de desempeño deficiente (estos criterios de exclusión aplicarán también al actual prestador del servicio, si hubiera). En caso que se curse una invitación a licitar a una empresa que no tenga sus antecedentes actualizados o no esté inscrita en el REGIC, no obstante, dicha inscripción y/o actualización no será requisito para presentar Ofertas y participar en las actividades del Proceso de Licitación previas a la adjudicación del contrato. 6 PRECALIFICACIÓN La instancia de precalificación tiene por finalidad identificar contratistas que satisfagan las características y condiciones necesarias para la prestación de un servicio determinado. Se podrá considerar una instancia de precalificación de contratistas cuando, en atención a la complejidad o presupuesto del servicio, cambios tecnológicos disponibles en el mercado, intereses del negocio, u otras consideraciones determinantes, no sea recomendable utilizar exclusivamente el registro de contratistas.

4 Página 4 de 6 Adicionalmente, se podrá considerar un proceso de precalificación en aquellos casos en que CODELCO no disponga de suficientes antecedentes financieros, de seguridad y/o del ámbito del medio ambiente, entre otros, de las empresas participantes en una licitación. Será responsabilidad del área de abastecimiento preparar las bases de precalificación, y en particular determinar los antecedentes legales, comerciales y financieros que serán requeridos. Sin perjuicio de ello, le corresponderá al área usuaria definir el método de evaluación de los antecedentes de precalificación de carácter técnico que sean requeridos. El proceso de precalificación de empresas se realizará por invitación pública o privada, en el cual se calificarán los antecedentes requeridos de los contratistas, de acuerdo a las bases y pautas de evaluación preestablecidas. En principio, el proceso de precalificación deberá realizarse en forma previa al llamado a licitación. En los casos en que el plazo con el que se cuente para el inicio de los servicios que se desea contratar, no permita el normal desarrollo de los procesos de pre-calificación y licitación, se podrá iniciar un proceso de licitación que contenga una instancia paralela de precalificación. En tal caso, se deberá informar a las empresas invitadas que su participación definitiva en la licitación estará condicionada a la aprobación de los antecedentes de precalificación. Los resultados de la evaluación de antecedentes de precalificación, sólo serán considerados para determinar las empresas contratistas que pueden participar en un proceso de licitación, o presentar ofertas en aquellos casos en que el proceso se ha iniciado paralelamente. Dichos resultados, no podrán considerarse como antecedente para la evaluación de propuestas de los contratistas en un proceso de licitación. En la contratación de servicios cuyo monto neto total, independiente del plazo del contrato, sea mayor a US$ y que consideren trabajos de personal del Contratista en recintos industriales de la Corporación y/o en faenas externas de responsabilidad de la Corporación, será obligatorio precalificar a los contratistas en materia de Riesgos Profesionales, Ambiente y Calidad, conforme a lo dispuesto en el instructivo GCAB-I Recepción de antecedentes de precalificación Los antecedentes requeridos para la precalificación deberán ser entregados en las condiciones, día, hora y lugar establecidos en las bases, o en algún documento aclaratorio posterior, y serán recibidos con las formalidades establecidas para tal efecto. En el caso que se opte por la recepción de antecedentes de precalificación a través de un acto formal, éste debe ser realizado por una comisión presidida por un representante del área de Abastecimiento responsable del proceso de contratación, quién levantará un acta a ser firmada por todos los asistentes del acto, tanto proponentes como integrantes de la comisión, según corresponda. En esta acta, se debe indicar fecha y hora de inicio y término del acto, nombre del proceso, área y

5 Página 5 de 6 nombre de encargado del mismo, y se dejará constancia de todos los documentos recibidos por parte de los proponentes y las observaciones que hayan sido formuladas en dicho acto. Las observaciones deben ser aclaradas dentro del plazo máximo que la comisión defina, entendiéndose que la oferta con observaciones se mantendrá en forma condicional. 6.2 Evaluación de antecedentes de precalificación La evaluación será realizada por una comisión evaluadora, constituida en la forma determinada en la elaboración de la estrategia de contratación, la que estará integrada por al menos tres personas, uno de los cuales actuará como presidente de dicha comisión. La estructura de la comisión evaluadora será definida por el usuario y el área de Abastecimiento correspondiente y aprobada por el nivel facultado, siendo recomendable que se encuentre integrada por al menos un representante del usuario, un representante de Abastecimiento y por personal perteneciente a otras áreas con competencias específicas en las materias objeto de la evaluación. Esta comisión, basándose en el método de precalificación preparado y aprobado de acuerdo a lo indicado en la normativa vigente, debe verificar si los antecedentes cumplen los requisitos definidos, y será responsable de preparar, posteriormente, un informe, en el cual se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluación. Si la comisión evaluadora tiene dudas sobre algún documento o si necesita aclaraciones adicionales, será el área de Abastecimiento la responsable de canalizar al proponente las preguntas respectivas y la posterior recepción de información aclaratoria. Las aclaraciones solicitadas a los proponentes deben formularse de modo tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en una licitación. 6.3 Resultados del proceso de precalificación El informe de la comisión evaluadora con el resumen de los resultados de la evaluación de los antecedentes de precalificación, es la base para recomendar la continuidad en el proceso de licitación de un determinado proponente. Esta recomendación de continuidad debe ser aprobada por el nivel que corresponda, según el monto estimado del contrato, conforme a lo definido en el MAF. El nivel de aprobación correspondiente puede aceptar, rechazar, condicionar o solicitar a la comisión evaluadora, que complemente y/o modifique los términos de la recomendación de continuidad. La aprobación o rechazo por parte del nivel facultado y el resultado del proceso de evaluación de antecedentes de precalificación, deben ser informados oficialmente a los proponentes por el área de Abastecimiento. 7 FORMALIDADES Los antecedentes eventualmente requeridos para precalificación y los criterios de análisis respectivo, como asimismo la lista de invitados a participar a una licitación, son parte de la estrategia de contratación y deberán contar con la revisión y

6 Página 6 de 6 aprobación del nivel facultado correspondiente de acuerdo al MAF, según el monto estimado del contrato, siendo responsabilidad del área de Abastecimiento correspondiente, presentar dichos antecedentes y obtener su aprobación. Para todo elemento de la estrategia de contratación, el área usuaria podrá indicar sus especificaciones respecto de precalificación y/o preselección de invitados. Sin embargo, éstas serán evaluadas y ratificadas por el área de Abastecimiento antes de dar inicio a la gestión de contratación y solicitar las autorizaciones necesarias. 7.1 Formalidades propias de proceso de preselección Será responsabilidad de las áreas de Abastecimiento mantener un registro de los criterios empleados para preseleccionar a los contratistas invitados a una licitación. La preselección de contratistas para contrataciones de servicios superiores a US$ deberá realizarse conforme a lo dispuesto en Instructivo Selección invitados en REGIC para los procesos de licitación, publicada en la Biblioteca de Abastecimiento ubicada en intranet / Sección Instructivos aplicaciones externas. 7.2 Formalidades propias del proceso de precalificación Las condiciones de evaluación, parámetros e índices de cumplimiento para los antecedentes de precalificación deberán ser pre-definidos para cada proceso, teniendo en consideración el tipo de servicio, monto y plazo. 8 GESTIÓN DOCUMENTAL La documentación asociada a la etapa de emisión de requerimiento de contratación de servicios deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: procedimiento GCAB-P-006).