INDICE. Consideraciones Generales Donde funciona el CONSOLIDADOR? Características principales del CONSOLIDADOR... 5

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1 2013 CONSOLIDADOR DEL SOAPS GUIA PARA EL USUARIO DE LA HERRAMIENTA INFORMATICA CONSOLIDADOR SOAPS En esta Guía se detalla sobre los aspectos más relevantes para el buen manejo del Software de Consolidación SOAPS, desde la configuración, consolidación, reportes y transferencias de información. Versión Autores: Ing. Mauricio Bustillos Paz Lic. Luis Villanueva Cabrera hcameo SNIS-VE 08/07/2013

2 Manual de usuario del Software de Consolidación del SOAPS Versión INDICE Consideraciones Generales... 4 Donde funciona el CONSOLIDADOR?... 4 Características principales del CONSOLIDADOR... 5 Flujo de la Información... 5 Instalación del CONSOLIDADOR Requerimientos para la instalación del CONSOLIDADOR... 8 Archivo de Instalación Consideraciones especiales para la instalación del SOAPS en Windows seven y vista Proceso de instalación de la Aplicación Instalación de otros componentes...12 Instalación del Framework Instalación del Motor de Base de Datos SQL Server Ejecución del CONSOLIDADOR...15 Administración y configuración del CONSOLIDADOR...20 Personal del Establecimiento...20 Usuarios...21 Compactación de Base de Datos...23 Consolidación de Información...25 Consolidación...25 Transferencias / Recepción...30 Transferencia...30 Recepción...30 Copias de Seguridad...32 Copia de Seguridad...32 Restaurar Copia de Seguridad...32 Reportes de Informacion de Cuadernos...34 Información de Cuadernos...34 Reportes de Cobertura...36 Cobertura...36 Registro de Establecimiento...37 Población...37 Morbilidad

3 Manual de usuario del Software de Consolidación del SOAPS Versión CONSIDERACIONES GENERALES 3

4 Manual de usuario del Software de Consolidación del SOAPS Versión Consideraciones Generales Donde funciona el CONSOLIDADOR? El Consolidador del Software de Atención primaria en salud, permite consolidar la información total que genera el SOAPS en forma desagregada: Consultas externas, Controles prenatales, de crecimiento y desarrollo, Micronutrientes entregados, Anticoncepción, odontología, recibos recetarios, personal de salud que realizo la atención, actividades del establecimiento con la comunidad, vacunas y otros. El consolidador permite realizar el control de calidad de información que genera el SOAPS, ya que contiene toda la información por cada cuaderno de esta manera en los niveles de control de calidad tendrán la posibilidad de analizar registro por registro como si tuviera el cuaderno del establecimiento en sus manos. 4

5 Manual de usuario del Software de Consolidación del SOAPS Versión Características principales del CONSOLIDADOR El Consolidador está diseñado para que funciones en los Sedes, Coordinaciones de Red y Centros cabecera de Municipio, es una herramienta pensada para agilizar el trabajo del personal de salud además de realizar el control de calidad de la información generada en el establecimiento de salud, generando reportes especializados y generando información consolidada para los niveles. Este software, permite en gran manera utilizar la información para la toma de decisiones ya que cuenta con reportes dinámicos que permiten realizar cruces de variables de cada uno de los servicios en los que cuenta un establecimiento de salud de primer nivel. El software funciona en plataforma Windows XP, SEVEN y VISTA. Flujo de la Información Los datos generados de la producción de servicios de los establecimientos de primer nivel de atención con el SOAPS, siguen una ruta que pasa por diferentes niveles en lapsos determinados de tiempo, traduciendo el proceso de transformación de datos en información. En este ámbito, la aplicación de los instrumentos digitales de sistematización (SOAPS) y consolidación (software de consolidación del SOAPS) de la información de producción de servicios elaborada en los establecimientos de primer nivel de atención es enviada hasta el quinto día del mes posterior al periodo consignado de información a la coordinación de la red de servicios de salud para su acopio en el Software de consolidación del SOAPS, su consolidación y posterior envió mediante archivo de transferencia al SNIS-VE departamental entre los días séptimo y decimo de cada mes. Una vez consolidada la información departamental se efectúa la transferencia final al SNIS-VE Nacional entre los días decimo sexto a decimo octavo para la respectiva consolidación nacional. Cabe destacar que cada uno de los niveles por los que transcurre la información se constituye en un filtro de control de calidad del dato que debe traducir la confiabilidad de la información generada que es enviada de nivel a nivel. 5

6 Manual de usuario del Software de Consolidación del SOAPS Versión

7 CAPITULO I INSTALACION DEL SOFTWARE 7

8 Instalación del CONSOLIDADOR. En este capítulo se explica paso a paso como instalar, desinstalar e iniciar el CONSOLIDADOR. Requerimientos para la instalación del CONSOLIDADOR Para usar correctamente el CONSOLIDADOR se requiere como mínimo: DISPOSITIVOS REQUERIMIENTOS MINIMOS CPU Pentium III o superior Sistema operativo Windows XP o superior Memoria 256 MB Espacio en Disco Duro 1Gb Adaptador de Video SVGA con resolución de 1024 x 700 Otros Microsoft Office Archivo de Instalación. Si dispone del archivo de instalación setup_consolidador_xxx.exe Haga doble clic en el archivo de instalación Siga las instrucciones de la pantalla Consideraciones especiales para la instalación del SOAPS en Windows seven y vista. Deberá seguir los siguientes pasos: 1. Con el botón Derecho del Mouse hacer clic sobre el Archivo y se mostrara el siguiente menú contextual, hacer clic en Propiedades para poder ejecutar el instalador con compatibilidad de Windows XP. 2. En la Ventana elegir la pestaña Compatibilidad y habilitar la selección Ejecutar este programa en Modo Compatible para Windows XP(Service Pack 3) luego Aceptar. 8

9 3. Repetir el paso 1 y hacer clic sobre Ejecutar como Administrador Proceso de instalación de la Aplicación. Luego de Ejecutar el archivo de instalación prosiga con lo siguiente: 1. Le aparecerá una pantalla de información, en la cual tendrá que aceptar si está seguro de iniciar la instalación del CONSOLIDADOR. Si ya se tiene instalado el CONSOLIDADOR con otra versión anterior es mejor utilizar el actualizador de la versión correspondiente, para que no se borren los datos ingresados anteriormente. 2. En la pantalla de Bienvenida hacer clic en Siguiente para comenzar con la instalación de la aplicación. 9

10 3. Por defecto el sistema se instala en la ruta c:\consoaps. Usted puede cambiar esta ruta (no recomendable) con el botón Cambiar. Luego Hacer clic en Siguiente. 4. Pantalla de confirmación de los parámetros de instalación: hacer clic en siguiente 10

11 5. El proceso de instalación empezara la configuración y la instalación del software. 6. Si su sistema operativo es Windows 7 es posible que salgan los siguientes avisos, solo haga clic en Aceptar para continuar la instalación. 11

12 7. Una vez que haya concluido el proceso de instalación de la aplicación se mostrara la pantalla de instalación completa haga clic en Finalizar Instalación de otros componentes Para que el software funcione correctamente, es necesario instalar otros componentes los cuales vienen incorporados en el archivo de instalación. Y que se ejecutan en forma automática. Instalación del Framework 2. La Plataforma de desarrollo Framework es necesaria para la instalación del Motor de Base de datos SQLExpress 2005 en Windows Vista y Windows 7 el Framework 2 ya viene instalado. 1. Se inicia el proceso de instalación.net Framework 2.0 hacer clic en el botón Acepto 12

13 2. Se inicia el proceso de instalación de.net Framework 2.0, la ventana se cerrará automáticamente. 3. Para confirmar la instalación del Framework saldrá una pantalla de instalación completa, hacer clic en Cerrar Instalación del Motor de Base de Datos SQL Server 2005 El Motor de Base de Datos es el servicio principal para el almacenamiento, procesamiento y protección datos. El Motor de Base de Datos proporciona acceso controlado y procesamiento de transacciones rápido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos. El proceso de instalación del Motor de Base de Datos SQL Server se deberá realizar siguiendo los pasos que a continuación se detallan: 1. Una vez que terminó el proceso de instalación de la aplicación, del Framework 2.0, se continúa con la instalación del Motor de Base de Datos, para lo cual haga clic en Inicio Todos los Programas Buscar el ítem CONSOLIDADOR, o se puede encontrar un acceso directo que se crea en el escritorio al instalar el software. 13

14 2. El proceso de instalación empezará con una ventana donde se puede observar un icono que indica que el Motor de Base de Datos no fue instalado como se ve en la imagen, en la Barra de Aplicaciones. Al Hacer clic en esa aplicación se maximizara la extracción de archivos. Se debe observar en la barra de estado de la ventana donde se muestra la instalación del motor de base de datos. 3. En Windows 7 aparecerá una pantalla en la cual se pide la confirmación. Haga clic en Ejecutar Programa. 14

15 4. El sistema automáticamente instalará todos los componentes y se cerrara cuando termine el proceso pudiendo observar el progreso del mismo en la barra señalada. 5. Una vez que se instaló el motor de base de datos la imagen de la ventana ubicada en la barra de estado cambiará como se muestra en la imagen, lo cual indica que se instaló con éxito el Motor, al mismo tiempo se muestra la opción para la instalación de las Bases de Datos donde se almacenarán los datos y se debe hacer clic para continuar con el proceso de instalación de las bases de datos, seguidamente se mostrará un mensaje indicando que las bases fueron instaladas correctamente y solo hacer clic en Aceptar. Ejecución del CONSOLIDADOR Una vez terminada la instalación del Motor de Base de Datos, la instalación de las Bases de Datos y la aplicación, debemos entrar a la aplicación del sistema el cual se lo puede ubicar en el escritorio como acceso directo o en la barra de tareas, donde se visualizará una ventana para realizar la validación de usuarios. 15

16 Debemos hacer doble clic para poder ingresar al sistema, donde nos aparecerá la bienvenida al CONSOLIDADOR. En la ventana donde se solicitan el nombre de usuario para poder realizar las distintas configuraciones se debe introducir: Usuario SNIS Contraseña SNIS Usuario que le permite realizar todas las configuraciones ya sea tanto de Recursos Humanos, creación de usuarios, habilitación y deshabilitación de los cuadernos y otros. Con este usuario se puede hacer la creación de los usuarios con ciertos permisos. Una vez introducidos el nombre de usuario y la contraseña, se debe hacer clic en la opción Aceptar, luego se debe realizar la configuración según la región donde se realice la instalación, en la cual se visualizará una ventana en la cual se listarán todos 16

17 los Departamentos, Redes de Salud y Municipios, donde se deberá seleccionar el ámbito en cual funcionara el software, para luego reiniciar el programa, como se muestra en las imágenes. En ambos casos una vez que presione la opción Aceptar se desplegará un mensaje de aceptación de la configuración y seguidamente solicitará el reinicio del programa. Esta última opción hará que el programa termine y se debe volver a ejecutar el CONSOLIDADOR para comenzar a usar con la configuración que se eligió. Cuando se reinicie el programa, se deberá ingresar con las mismas contraseñas como ya se explicó, el usuario SNIS es el usuario Administrador con el cual se realizaron las diferentes configuraciones, nes, a continuación se detallan los elementos que se presentan en esta ventana. 17

18 Donde 1. Ficha activa, como se muestra en la figura anterior el menú administrador se encuentra activo al hacer un clic sobre este. 2. Ficha inactiva, el menú activo se puede activar haciendo un clic con el mouse sobre este, en el cual se observaran otras opciones. 3. Grupo de opciones, actualmente el CONSOLIDADOR tiene un solo grupo por cada ficha 4. Opciones, permiten ejecutar alguna acción dentro del CONSOLIDADOR. 5. Barra de información, en esta barra se muestra el nombre del usuario con el cual se ingreso al sistema. 6. Barra del Titulo, en la cual se muestra información del municipio donde esta instalado en software, el establecimiento, la versión del software, la fecha y hora actual. 7. Enlace del CONSOLIDADOR en Facebook, donde se puede encontrar instaladores, actualizadores, comentarios y fotos de talleres. 18

19 CAPITULO II ADMINISTRACION DEL CONSOLIDADOR 19

20 Administración y configuración del CONSOLIDADOR El CONSOLIDADOR cuenta con roles de administrativos para su configuración, cuando se ingresa con el usuario SNIS, se habilitan las fichas configuración y salir, se activan tres opciones en la ficha de configuración. Configuración Personal del establecimiento Usuarios Compactar BD Salir Acerca de.. Salir Con estas opciones habilitadas se puede comenzar con la configuración inicial del software. A continuación se detalla con más detalle cada uno de las opciones: Personal del Establecimiento La opción Personal de salud permite al administrador del Sistema realizar el registro de todo el personal que trabaja en el establecimiento ya sea que trabaje con el sistema o no. Es necesario que se registren todos los trabajadores en este formulario. Al hacer clic sobre esta opción se abrirá un formulario en el cual se deben registrar todas las variables

21 1. Nuevo,, cuando se hace clic sobre este botón el formulario se habilita para poder ingresar un nuevo personal que trabaja en el establecimiento. 2. Modificar, esta opción permite modificar algún registro que ya fue introducido con anterioridad. 3. Imprimir, permite mostrar un listado en pantalla de los registros del personal como se ve a continuación: 4. Salir,, sale de la pantalla actual 5. Vigencia, Esta opción permite poner en vigencia al personal lo que quiere decir que ese personal aun trabaja en el establecimiento. Se de poner no vigente cuando el personal dejo el establecimiento por cualquier motivo. Usuarios Esta opción permite crear a los usuarios que utilizaran el CONSOLIDADOR, esto quiere decir que solo los registrados con en usuarios podrán usar el sistema. Al hacer clic sobre esta opción se habilitara el siguiente formulario: 21

22 Nuevo, al hacer clic sobre este botón se visualizara un formulario de registro como se muestra en la siguiente figura: El formulario permite registrar a un nuevo usuario donde al hacer clic en el botón persona se podrá seleccionar de un listado al personal para poder crearle un acceso con un nombre de usuario, contraseña y su rol. Los roles de los usuarios en el CONSOLIDADOR son dos el de administrador y el operador que se detallaran más adelante en esta guía. Una vez llenado el formulario se debe hacer clic en el botón Grabar para registrarlo en la base de datos. 2. Modificar, una vez que se haya registrado al usuario es posible modificar a éste con esta opción, en el cual se puede hacer vigente o no vigente al personal seleccionado. 3. Salir, sale de la pantalla actual 4. Personal, muestra la lista de usuarios registrados 22

23 Compactación de Base de Datos Con esta opción se realiza la compactación de base de datos, esto para agilizar los procesos del sistema. NOTA IMPORTANTE: Realizar esta acción después de cada actualización, copias de seguridad y restauración de una copia de seguridad. 23

24 CAPITULO III CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN 24

25 Consolidación de Información En esta pestaña se encuentran la opción más importante del sistema el cual nos permite consolidador la información generada por el SOAPS. Consolidación En la pantalla inicial se listan los Registros Clínicos que ya fueron registrados, pero al mismo tiempo se pueden adicionar los nuevos registros Esta pantalla presenta los siguientes elementos: 1. Buscar Archivo.- Esta opción nos permite accionar la búsqueda del archivo *.wak para su respectiva consolidación. 2. Restaurar.- Esta opción nos permite restaurar la información en el consolidador. 3. Salir.- Esta opción permite al usuario salir del modulo de consolidación 25

26 Para comenzar a consolidar la información, primeramente se debe realizar la búsqueda del archivo *.wak de un determinado establecimiento. Una vez seleccionado el archivo proceder a restaurar. El sistema le dará el mensaje de restauración satisfactoria, caso contrario dará mensajes donde le dirá que archivo no pertenece al municipio, red o sedes. 26

27 Para consolidar la información después de haber restaurado el archivo *.wak, procedemos a seleccionar la gestión, mes inicial/mes final y hacer clic en iniciar recepción El consolidador le dará un mensaje de satisfacción al consolidar la información, para que luego se emita un certificado de recepción para que quede registrado cuando se consolido la información del establecimiento seleccionado. 27

28 28

29 CAPITULO IV TRANSFERENCIAS / Recepción 29

30 Transferencias / Recepción Transferencia Esta opción como su nombre lo indica le permite generar archivos de transferencia (*.mbp) de la información consolidada y el procedimiento es sencillo ya que solo se debe seleccionar la gestión, mes inicial/mes final y hacer clic en la opción de guardar, esto le generara un archivo para su envío al nivel superior. Recepción Con esta opción se puede realizar la recepción de archivos consolidados (*.mbp), para empezar se procede a buscar el archivo de consolidación y hacer sus respectiva restauración, con este el sistema consolidara archivos consolidados. 30

31 CAPITULO V COPIAS DE SEGURIDAD 31

32 Copias de Seguridad Copia de Seguridad Con esta opción se pueden generar Respaldos de las bases de datos en caso de que sucediera algún problema con el equipo computacional, es recomendable sacar respaldos periódicamente. Restaurar Copia de Seguridad Con esta opción se pueden restaurar las bases de datos que se generan con la anterior opción recuperando todos los datos que se hayan introducido, solo se debe localizar el archivo de extensión bak el cual contiene los datos y aceptar. 32

33 CAPITULO VI INFORMACIÓN DE CUADERNOS 33

34 Reportes de Información de Cuadernos En este capítulo se explica paso a paso como poder generar reportes de los cuadernos del SNIS con la información consolidada. Información de Cuadernos Los reportes de información de los cuadernos consolidados nos permite visualizar en detalle toda la información consolidada, para generar el reporte se debe seleccionar la gestión, mes inicial/mes final e imprimir. El Consolidador genera un reporte dinámico donde al usuario le permite cruzar variables. 34

35 CAPITULO VII REPORTE DE COBERTURA 35

36 Reportes de Cobertura En este capítulo se explica paso a paso como poder generar reportes de los cuadernos del SNIS con la información consolidada. Cobertura El reporte de cobertura no permite generar un reporte dinámico del porcentaje de implementación del SOAPS. 36

37 Registro de Establecimiento El reporte de Registro no permite visualizar la cantidad de registros por mes y por cuaderno de cada establecimiento consolidado. Población El reporte de Población no permite visualizar la poblacion atendida en los establecimientos consolidados. 37

38 Morbilidad El reporte de morbilidad permite obtener información sobre la cantidad de atenciones realizadas por cada uno de los registros que se manejan dentro del SOAPS, clasificadas según el diagnostico CIE-10 que se codifican a partir de los diagnósticos registrados en los cuadernos del SNIS. 38

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