CAPÍTULO Nº I CONDICIONES GENERALES

Transcripción

1 Página 1 de 13 La Sección de Proveeduría del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), ubicada en edificio IFAM. avenida 6, calle 39 a, número 80, San José Moravia, San Vicente, en el cuarto piso de las oficinas centrales, recibirá ofertas hasta las 10:00 horas del 05 de marzo de 2015, COMPRA DE AIRE ACONDICIONADO, conforme con las siguientes condiciones: 1. OBJETO DE LA LICITACIÓN CAPÍTULO Nº I CONDICIONES GENERALES La Dirección de Desarrollo Municipal requiere de la adquisición e instalación, para la Oficina Regional del IFAM ubicada en la Ciudad de Cañas, Guanacaste, el siguiente equipo. Cantidad Hasta 1 Descripción Equipo de aire acondicionado tipo Piso Cielo 2. COPIAS Cada oferta deberá presentarse en un original debidamente firmado por quien tenga capacidad legal para obligarse o para obligar a su representada. Adicionalmente se deberán entregar una copia impresa idéntica en su contenido al original y en dispositivo electrónico (CD, DVD) en formato de word o excel, según corresponda, quedando claramente establecido que la validez jurídica recaerá siempre sobre la oferta escrita. 3. IDIOMA La oferta debe ser presentada en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta. 4. PRECIO 4.1..

2 Página 2 de En caso de que la propuesta sea en moneda distinta al colón, la orden de compra, para el adjudicatario, se confeccionará al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo N 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, presumiéndose en consecuencia que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago del Impuesto Sobre las Ventas El precio cotizado debe incluir transporte e instalación El IFAM se reserva el derecho de consultar en otras fuentes, la razonabilidad del precio cuando lo considere conveniente El presupuesto con que cuenta la Institución para esta contratación es de (Dos millones de colones exactos). 5. FORMA DE PAGO Un único pago del monto total contratado, el cual se efectuará después de recibido de conformidad el bien contratado, el cual deberá de cumplir a cabalidad todos los extremos establecidos en la presente contratación. El pago se hará efectivo contra factura revisada por la persona titular de la Dirección de Desarrollo Municipal en coordinación con la Comisión de Seguimiento y la Unidad Técnica encargada de verificar las especificaciones del bien. En el caso de cotizaciones en moneda extranjera, el pago se hará en colones costarricenses, de acuerdo al tipo de cambio previsto en el artículo 48 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica. El IFAM retendrá el 2% de cada pago para efectos de la cancelación del Impuesto sobre la Renta según Ley número El IFAM cuenta con una plataforma tecnológica de pagos electrónicos por lo que los pagos que por diferentes conceptos realiza el IFAM se hacen por medio del depósito automático en la cuenta corriente o de ahorros (en colones) que tenga el adjudicatario con cualquier entidad del Sistema Bancario Nacional. Por lo anterior, junto con los documentos de incorporación al Registro de Proveedores, el proveedor deberá presentar la certificación del Banco que indique el número de cuenta cliente, donde desea se le realicen los pagos, en caso de resultar adjudicatario.

3 Página 3 de 13 Antes de tramitar cualquier pago el IFAM verificará que el adjudicatario se encuentre al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.) y con FODESAF. Importante: El IFAM no tramitará pago alguno sobre facturas que no estén debidamente autorizadas, según lo dispuesto por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda. 6. PLAZO DE ENTREGA 6.1. Este plazo iniciará a partir de que el IFAM notifique al adjudicatario que está a su disposición la Orden de Compra que será confeccionada cuando el proceso cuente con la debida Aprobación Interna El plazo de entrega máximo aceptado por el IFAM de los productos requeridos no debe ser mayor a quince (15) días hábiles, a partir de la entrega de la Orden de Compra El objeto de la presente contratación deberá de ser entregado a satisfacción del IFAM dentro de los plazos legales que existen para el efecto contratado (máximo 15 días hábiles), el cual iniciará a partir del momento en que el adjudicatario retire la orden de compra y la documentación respectiva El adjudicatario deberá de retirar la orden de compra y documentación respectiva dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes a la comunicación por parte de la Sección de Proveeduría del IFAM. El no retiro de la orden de compra o el contrato no impide que corran los tiempos de entrega El producto y la instalación deberá ser entregado en días hábiles de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. en las oficinas de IFAM ubicadas en Moravia, 200 metros al oeste, 100 metros sur y 200 metros oeste del Colegio Lincoln. 7. VIGENCIA DE LA OFERTA En la oferta se debe indicar el plazo de vigencia de la misma, el cual no podrá ser menor de 30 (treinta) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas. 10. ELEGIBILIDAD La elegibilidad de las ofertas está condicionada a su ajuste a las condiciones y especificaciones del cartel y a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa y su

4 Página 4 de 13 respectivo Reglamento, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta. Una vez que se haya determinado que las ofertas cumplen con los aspectos legales generales y las condiciones específicas y que se determine cuáles son admisibles para una eventual adjudicación, se procederá con su calificación según el sistema de valoración y comparación de las ofertas y de acuerdo con el método establecido en el capítulo II del presente cartel. Serán elegibles aquellas ofertas que alcancen un total de 75 puntos o más. 11. PLAZO PARA ADJUDICAR El IFAM contará con un plazo máximo para adjudicar, que de acuerdo con el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, será el doble del plazo máximo otorgado para la presentación de las ofertas. El IFAM se reserva el derecho de prorrogar tal plazo, en cuyo caso los oferentes estarán obligados a prorrogar la vigencia de sus ofertas y de sus garantías de participación. Para lo anterior se enviará la comunicación respectiva por los medios señalados por los oferentes para notificar. 12. CLÁUSULA PENAL 13.1 Para los efectos de este aparte, únicamente se considerará atraso justificado lo siguiente: circunstancias no imputables al contratista originadas por caso fortuito, fuerza mayor o hechos imputables al IFAM, debidamente demostrados por escrito ante la Proveeduría del IFAM. Lo anterior deberá realizarse dentro del impostergable plazo de un (01) día hábil posterior a la fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados En caso de incumplimiento de las fechas de ejecución del servicio contratado se impondrá una multa de tres colones ( 3.00) por cada mil adjudicado por día natural de atraso, hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual..

5 Página 5 de El control y trámite atinente a lo aquí dispuesto, estará a cargo de la Sección de Sistemas de Información del IFAM Las multas se aplicarán directamente a las facturas tramitadas para el pago de los respectivos bienes o del depósito de la Garantía de Cumplimiento, si no es aceptado el atraso, por la Sección de Sistemas de Información del IFAM Se advierte que para efectos de ejecutar esta cláusula, no es necesario que la Administración constituya en mora al adjudicatario, por lo tanto puede aplicarla siguiendo el debido proceso El IFAM se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios no derivados del atraso en la entrega de los bienes, además de iniciar el respectivo proceso de cobro, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del adjudicatario, si el incumplimiento se da fuera del plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento. El oferente deberá hacer manifestación expresa en su propuesta de que acepta esta condición. 13. NATURALEZA DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS La presente contratación es sin relación de subordinación jurídico-laboral, en consecuencia no existirá responsabilidad alguna del IFAM respecto del pago del seguro contra riegos del trabajo ante el Instituto Nacional de Seguros, así como tampoco con los regímenes de enfermedad y maternidad e invalidez, vejez y muerte ante la Caja Costarricense de Seguro Social, ni cualquier otra carga social. Es deber ineludible de los adjudicatarios cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. 14. DERECHOS Y PRERROGATIVAS DEL IFAM Queda a criterio del IFAM durante el plazo de estudio de las ofertas, requerir a los participantes, las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias. El IFAM se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad. En la aplicación del principio de eficiencia, el IFAM pedirá subsanar en cualquier momento los errores de tipo material o aritmético que se detecten, de conformidad con lo establecido en el artículo 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 15. ACEPTACION

6 Página 6 de 13 El solo hecho de presentar la oferta implica plena aceptación de todas las cláusulas, condiciones e instrucciones indicadas en el cartel, así como de las normas que al efecto establece la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, no obstante en aquellos puntos en que se indica que el proveedor debe hacer manifestación expresa que indique que acepta la condición deben indicarlo puntualmente. 16. LUGAR PARA NOTIFICACIONES Todo participante deberá consignar en su oferta, el lugar donde recibir notificaciones, su dirección postal, domicilio exacto, teléfono y fax, para los efectos del artículo 4 de la Ley de Notificaciones, citaciones, otras comunicaciones judiciales y el artículo 174 Bis del Código Procesal. Queda expresamente autorizado el uso del fax para hacer o recibir notificaciones. Las notificaciones para el IFAM, pueden ser enviadas al fax número El oferente debe suministrar una cuenta de correo electrónico oficial, donde se le pueda solicitar aclaraciones oficialmente con el fin de agilizar el proceso, o para notificaciones sobre requerimientos o resultados del concurso, que no impliquen modificación de la oferta, así como verificar cualquier información suministrada. 17. OTRAS DISPOSICIONES Cualquier condición no prevista en el cartel se regirá por las disposiciones pertinentes de la normativa interna del IFAM, la Ley de Administración Financiera, Ley de la Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento. La Sección de Proveeduría del IFAM será quien tramitará el procedimiento de contratación y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con la unidad técnica responsable: Aspectos técnicos Dirección o Sección Funcionario a Cargo Teléfono Oficina regional en Cañas Sr. Leonel Martínez Moreira Dirección Desarrollo Municipal Ing. Alexander Piedra Díaz Aspectos Administrativos del cartel Sección de Proveeduría Licda. Inés Vázquez Sánchez

7 Página 7 de 13 CAPÍTULO Nº II EVALUACIÓN DE OFERTAS 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Serán valoradas las ofertas que guarden un ajuste total a las especificaciones de este concurso e incorporen o brinden la información atinente. Las ofertas que incumplan con lo anteriormente establecido resultarán declaradas inadmisibles. 1.2 Respecto a la información, es claro que el IFAM se reserva el derecho de verificar, en cualquier momento sin previo aviso, y confirmar los datos que a su juicio, se considere necesario investigar. La falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso. 1.3 Es obligación del oferente, velar porque su propuesta, de acuerdo con el objeto de la contratación y los requerimientos cartelarios, reúna todos los elementos informativos que inciden en la evaluación. 1.4 Todos los datos y descripciones solicitados en las especificaciones técnicas que no contemplen puntaje para evaluación cuantitativa, deberán entregarse por corresponder a la descripción del bien por adquirir y convertirse en requisitos de admisibilidad. 1.5 La calificación se realiza con base cien, lo cual implica que la máxima que puede obtener un oferente es cien por ciento. Para los cálculos correspondientes, que indiquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales sin efectuar redondeos. 1.6 La adjudicación se hará por ítem a favor de la oferta que obtenga el mayor puntaje entre todas las elegibles. 2. FACTORES A CALIFICAR La calificación se realiza con base cien, lo cual implica que la máxima que puede obtener un oferente es cien por ciento. Para los cálculos correspondientes, que indiquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales. Se utilizará un sistema de evaluación ponderado de la siguiente manera:

8 Página 8 de 13 CARACTERISTICAS A EVALUAR PUNTAJE PRECIO 60 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA 20 GARANTIA DEL EQUIPO PUNTAJE TOTAL 2.1. EVALUACIÓN DE PRECIO (60 puntos) La evaluación del precio se hará en forma inversamente proporcional. Al menor dato ofrecido se le dará el mayor puntaje definido para esa característica; los cálculos se realizarán usando la siguiente fórmula: PUNTAJE A OBTENER: Menor dato * 60 Dato a evaluar Menor dato = menor dato ofrecido por el grupo de oferentes, constituirá el dato base o de referencia. Puntaje de la característica = puntos máximos asignados a cada característica según el cuadro. Dato a evaluar = dato ofrecido por cada empresa Se debe incluir un detalle de los costos del equipo, instalación y mantenimiento y su totalización para la evaluación GARANTIA DEL EQUIPO (20 puntos) La garantía de fábrica de los equipos deberá ser de 12 meses mínimo, contados a partir del recibido conforme y por escrito por parte del IFAM. El adjudicatario debe entregar el certificado de garantía original o copia autenticada por la autoridad competente del fabricante, dicha certificación deberá ser firmada por el representante legal autorizado para tal acción. No se aceptan firmas de vendedores o encargados de cuenta Garantía del equipo (10 puntos) El oferente debe indicar una garantía del equipo por defecto de fábrica de al menos 12 meses. Ofertas que indiquen una garantía inferior quedarán descalificadas.

9 Página 9 de 13 Para las ofertas que ofrezcan al menos 12 meses de garantía por defecto de fábrica el porcentaje de calificación decrecerá en forma directamente proporcional, conforme a la siguiente ecuación: Porcentaje obtenido = Meses ofrecidos x 10 Mayor garantía ofrecida por equipo Garantía de instalación (10 puntos) El oferente debe indicar una garantía de instalación del equipo de al menos 12 meses. Ofertas que indiquen una garantía inferior quedarán descalificadas. Para las ofertas que ofrezcan al menos 12 meses de garantía por la instalación, calificación decrecerá en forma directamente proporcional, conforme a la siguiente ecuación: Porcentaje obtenido = Meses ofrecidos x 10 Mayor garantía ofrecida por equipo Los equipos en garantía, que se reporten con algún problema de funcionamiento deberán ser evaluados por el adjudicatario en la oficina donde fue instalado, sin ningún costo adicional para el IFAM. El oferente debe indicar en su oferta la aceptación de esta condición. El IFAM se reserva el derecho de verificar los certificados de garantía con el fabricante. Durante el período de garantía los costos de mano de obra, repuestos, transporte, entre otros correrán por cuenta de la empresa. El oferente deberá especificar los beneficios de la garantía técnica de los equipos, como por ejemplo mantenimiento preventivo, y deberá especificar también las exclusiones. Las exclusiones que no queden explícitas en la oferta no serán válidas. El oferente deberá indicar horario, atención personal o telefónica, taller de mantenimiento, el tiempo de respuesta del Soporte técnico ofrecido deberá ser máximo 16 horas hábiles. El recibido a satisfacción se hará efectivo una vez que los equipos hayan sido entregados y revisados por la Sección de Sistemas de Información en condiciones normales de operación.

10 Página 10 de 13 El oferente deberá indicar expresamente en su oferta la aceptación de esta condición EVALUACIÓN DEL OFERENTE (20 PUNTOS) El oferente debe constatar que posee vasta experiencia en la instalación de equipos de aire acondicionado similar al requerido conforme el equipo y marca ofrecido. El Oferente deberá proporcionar una lista de los equipos instalados en los últimos dos años (similares al requerido), indicando al menos lo siguiente: a. El nombre del ente en la que se le instaló el equipo b. Los números de teléfonos y fax del ente en la que se le instaló el equipo c. Nombre de la persona que responsable del ente en la que se le instaló el equipo. Por cada instalación realizada igual o similar a la requerida y que sea satisfactoria por la empresa que lo recibe o recibió, se acreditaran 5 puntos, hasta un máximo de 20 puntos CRITERIOS DE DESEMPATE De conformidad con el artículo 20 de la Ley 8262 Ley de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas, se establece como primer mecanismo de desempate para la adjudicación de la oferta el siguiente: a. Se preferirá a la PYME de Producción Nacional. b. Cuando existan dos o más PYMES nacionales participando en un mismo procedimiento de contratación administrativa, la Administración preferirá a aquella que tenga mayor valor agregado nacional calculado con la fórmula establecida en el Decreto Ejecutivo número MEIC-H, denominado Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en la Compras de Bienes y Servicios de la Administración De persistir el empate entre dos o más oferentes, se tomarán en cuenta de manera independiente, los criterios de desempate que se aplicaran de acuerdo al siguiente orden: a. Menor precio. b. Mayor garantía del equipo c. Mayor Evaluación del Oferente. De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar

11 Página 11 de 13 una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Sección de Proveeduría del IFAM. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra adjudicatario, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada, será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente.

12 Página 12 de 13 CAPÍTULO Nº III CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 1. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN La Dirección de Desarrollo Municipal requiere adquirir un equipo de aire acondicionado para ser instalado en la Oficina Regional en Cañas, Guanacaste, las condiciones climáticas de la Región Chorotega son bastante extremas, lo que dificulta un adecuado ambiente laboral. El equipo técnico profesional adscrito a la Oficina tuvo un aire acondicionado, más sin embargo el mismo se descompuso hace 5 años y no se logró sustituir por limitaciones presupuestarias, además el costo de reparación del equipo descompuesto supera el costo de un equipo nuevo. 2. PRODUCTOS A OBTENER CON LA CONTRATACIÓN Compra e instalación de un aire acondicionado para la Oficina Regional en Cañas, con las siguientes características: a. Capacidad: btu/h o mayor b. Tipo: Piso Cielo c. Con consola decorativa de descarga directa color blanco d. Control remoto inalámbrico e. Condensador de descarga exterior f. Timer para encender y apagar en 24 horas g. Tres velocidades del ventilador h. Función de des humidificación i. Filtros de aire durables y de fácil Operación: j. Conexión 220 voltios k. Refrigerante ecológico R410a. l. Con eficiencia energética de SEER 13 m. Con 1 año de garantía en todas sus partes, 5 años en compresor. Instalación n. Instalación mecánica y eléctrica en la oficina regional de ORIFAM o. Tubería, cables y disyuntores eléctrica de acuerdo a código eléctrico para instalación p. Tubería y accesorios mecánicos para instalación de conductos de refrigeración mínimo 5 m. q. Soporte para condensador. r. Soporte de evaporador s. Drenaje para condensados t. Bomba para extracción de condensados

13 Página 13 de 13 Se debe desinstalar la máquina de aire acondicionado actual evaporador, condensador, y tuberías, los refrigerantes se deben drenar y almacenar en un lugar adecuado para su desecho. Las tuberías, máquinas y cables eléctricos se deben entregar a la encargada de la oficina regional. El equipo a instalar debe tener protecciones contra alta y baja presión del refrigerante, protección eléctrica tipo monitor de fase, además de la protección principal (disyuntor) en el equipo. El voltaje de control debe ser el mismo de la unidad evaporadora y condensadora, o tener los requerimientos o dispositivos eléctricos de transformación respectiva. Es necesario que los proveedores coordinen una reunión para conocer el lugar en donde será instalado el equipo y de esa forma puedan calcular el precios de los materiales requeridos para la instalación. Esto por cuanto dentro del precio debe incluirse el costo de la instalación mecánica y eléctrica y el costo de los materiales que se requieran para la instalación. 3. Mantenimiento preventivo Como parte de la garantía se debe hacer un programa de mantenimiento para la revisión y limpieza del equipo por 6 meses mínimo, después de puesto en operación y recibido conformo por parte de la coordinadora de la oficina regional, se debe detallar los trabajos. El mantenimiento debe incluir, inspección del equipo unidad evaporadora y condensadora, limpieza de unidades condensadora y evaporadora, cambio de piezas defectuosas, revisión de carga de refrigerante, arreglo de fugas, revisión y corrección de defectos eléctricos, revisión y corrección de defectos mecánicos. Se debe suplir las herramientas, limpiadores, refrigerante y repuestos (siempre que sean por defecto de instalación o del equipo), mano de obra y viáticos, por parte de la empresa que suple e instala el equipo. Se deben efectuar mínimo 2 visitas cada 3 meses. Las visitas se deben coordinar con la coordinadora de la oficina regional con una semana de antelación, se debe de entregar un reporte del equipos completo, donde se indiquen las mediciones de refrigerante, eléctricos, los trabajos efectuados, las condiciones en que se encontró y se entrega el equipo y demás detalles relevantes.