Desarrollo de la Administración Judicial (interna) y Comunicaciones telemáticas

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1 CONVOCATORIA DE PREMIOS ADMINISTRACIÓN JUDICIAL ELECTRÓNICA 2014 Categoría Desarrollo de la Administración Judicial (interna) y Comunicaciones telemáticas SISTEMA DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES TELEMÁTICAS LexNET: Presentación de escritos de trámite e iniciadores de procedimiento (Piloto en La Rioja) Candidatura presentada por:

2 Índice de Contenidos 1. INTRODUCCIÓN 2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES TELEMÁTICAS LEXNET PROYECTO LexNET MINISTERIO DE JUSTICIA C.A.R. 3. REPERCUSIÓN PARA EL CIUDADANO Y LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS REPERCUSIÓN PARA LOS CIUDADANOS Y OPERADORES JURÍDICOS MINISTERIO DE JUSTICIA C.A.R REPERCUSIÓN PARA LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS MINISTERIO DE JUSTICIA C.A.R. 4. EQUIPO DE DESARROLLO Y PROVEEDORES MINISTERIOR DE JUSTICIA C.A.R. 5. VALORACIÓN ECONÓMICA Y MEDIOAMBIENTAL 6. PLAZOS DE CUMPLIMIENTO MINISTERIO DE JUSTICIA C.A.R. 7. ESTADÍSTICA PROYECTO MINISTERIO DE JUSTICIA PROYECTO PILOTO EN LA RIOJA 8. AGRADECIMIENTOS POR PARTE DE LA CAR 2

3 1.- INTRODUCCIÓN La Subdirección General de Nuevas Tecnologías de Justicia (SGNTJ), dependiente de la Secretaría General de la Administración de Justicia, ejerce las funciones de planificación estratégica, dirección y ejecución de la modernización tecnológica de los juzgados y tribunales, del Ministerio Fiscal y de los registros administrativos de apoyo a la actividad judicial, así como la coordinación de las actuaciones en esta materia con otras administraciones, órganos del Estado, corporaciones profesionales e instituciones públicas. La Dirección General de Justicia e Interior, dependiente de la Consejería de Presidencia y Justicia del Gobierno de La Rioja, asume y gestiona todas las competencias que en materia de Administración de Justicia se han transferido a la Comunidad Autónoma de la Rioja, entre otras, la planificación, programación, control administrativo y provisión de los medios materiales previstos para la actuación de los Tribunales de Justicia y Fiscalías en esta Comunidad Autónoma. Para la candidatura de los Premios Administración Judicial Electrónica 2014, en la categoría Desarrollo de la Administración Judicial (interna) y Comunicaciones telemáticas, la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia y la Consejería de Presidencia y Justicia, a través de la Dirección General de Justicia e Interior de la Comunidad Autónoma de la Rioja, proponen el Sistema de Gestión de Comunicaciones Telemáticas LexNET y la funcionalidad: presentación de escritos de trámite e iniciadores de procedimiento (Piloto en La Rioja.) La plena incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación a las actividades sociales y económicas constituye un factor estratégico esencial para garantizar el desarrollo de nuestro país, en el contexto internacional de un acelerado progreso de la tecnología en la sociedad de la información. En ese contexto, la Administración de Justicia viene siendo objeto de un proceso de modernización de su estructura y sus medios, aplicando los métodos de organización e instrumentos procesales más avanzados. Pieza fundamental en este proceso son los sistemas informáticos y su tratamiento de la información judicial. Desde ese punto de vista se ha abordado el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para conseguir un servicio público más ágil, eficiente y eficaz. El desarrollo e implantación del sistema LexNET, como parte del referido proceso, contribuye a una Administración de Justicia más accesible a todos los actores judiciales, con una prestación de los servicios que optimiza el gasto público y proporciona una atención de calidad a los ciudadanos. 3

4 2.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN COMUNICACIONES TELEMÁTICAS LexNET Qué es LexNET? Según establece el Real Decreto 84/2007, el sistema LexNET es una plataforma de intercambio seguro de información, basada en correo electrónico y firma electrónica reconocida, que satisface los requisitos de autenticación, integridad, confidencialidad, sellado de tiempo y no repudio exigidos por las leyes procesales. Hace posible, en un marco de interoperabilidad, la comunicación bidireccional entre las Oficinas Judiciales, las Administraciones y una gran diversidad de operadores jurídicos, facilitando en su trabajo diario la transmisión de documentos judiciales (notificaciones, escritos y demandas). El uso de LexNET normaliza la comunicación entre los diferentes actores en el ámbito de la Administración de Justicia, garantizando los requisitos de seguridad en el proceso de envío y recepción de mensajes, posibilitando su trazabilidad y auditoría. El sistema también permite la interconexión e integración con otros sistemas, mediante soluciones de interoperabilidad basadas en estándares. Ello proporciona la capacidad para realizar intercambios telemáticos con aplicaciones de terceros y otras Administraciones de Justicia nacionales e internacionales. El Sistema LexNET aporta las siguientes funcionalidades: La presentación de escritos procesales y documentos anexos, su distribución y remisión a la Oficina Judicial encargada de la tramitación. La gestión del traslado de copias, de modo que quede acreditado en éstas su fecha y hora, y se constate su transmisión a los restantes procuradores personados, de conformidad con lo previsto en las leyes procesales. La realización de actos de comunicación procesal, según los requisitos establecidos en las leyes procesales. La expedición de resguardos electrónicos, integrables en las aplicaciones de gestión procesal, acreditativos de la correcta realización de la presentación de escritos y documentos anexos, de los traslados de copias y de la correcta remisión y recepción de los actos de comunicación procesal. La grabación de un asiento de cada transacción telemática realizada a través del sistema. 4

5 La siguiente figura muestra esquemáticamente el proceso de envío. Fig.1. Esquema conceptual del envío a través de LexNET Los usuarios de LexNET LexNET es utilizado por diferentes colectivos de profesionales: Órganos Judiciales y Oficinas de Registro y Reparto, Procuradores y Colegio de Procuradores, Abogados y Abogacía del Estado, Abogacías dependientes de la Abogacía del Estado, Abogacía de las Comunidades Autónomas y Letrados de las Comunidades Autónomas, Servicios Jurídicos unificados de la Seguridad Social, Fiscalías, Graduados Sociales y Comisiones de Asistencia Jurídica Gratuita. El sistema cuenta en la actualidad con más de usuarios que pueden utilizar varias vías de acceso al sistema. Vías de acceso a LexNET Interfaz web de LexNET. Este modo está disponible para todos los usuarios del sistema de manera gratuita y ofrece funcionalidades dependientes del perfil: Profesionales: recepción de notificaciones, envío de escritos, funcionalidades de gestión. Colegios de profesionales: recepción de notificaciones, reparto/asunción, funcionalidades de gestión. 5

6 Aplicaciones homologadas interconectadas con LexNET mediante servicios web. Es posible realizar desarrollos de aplicaciones integradas con LexNET a través de tecnologías de interoperabilidad (servicios web). Estas aplicaciones son homologadas en la SGNTJ en un proceso en el que se verifica el cumplimiento de los requisitos legales y de seguridad. Tras superar el proceso de homologación, los organismos pueden ofrecer sus aplicativos como método de acceso a LexNET. En su mayoría, las referidas aplicaciones son utilizadas por despachos de profesionales, e incluyen funcionalidades adicionales de gestión y administración. Se hace posible, de este modo, la realización de intercambios con sistemas de información de terceros y con otras Administraciones de Justicia. Tecnología de LexNET El Sistema LexNET está desarrollado con tecnología Java Enterprise Edition (Java EE). Para su uso se necesita ordenador con acceso a Internet, lector de tarjetas, un dispositivo seguro de creación de firma y un certificado digital expedido por una autoridad de certificación reconocida (CERES/FNMT, DNI electrónico, ACA, ANF, IZENPE, etc). LexNET es un sistema multiplataforma, compatible con diferentes Sistemas Operativos y navegadores. En la figura número 3 se muestra la perspectiva de alto nivel de sus componentes. Interoperabilidad de LexNET Fig.2. Arquitectura Técnica LexNET se enmarca en la Plataforma Integrada de Actos de Comunicación (PIAC), que agrupa un conjunto de actuaciones tecnológicas necesarias para la interoperabilidad de los sistemas y constituye uno de los factores críticos de una Administración de Justicia tecnológicamente avanzada que facilite la interacción con otros sistemas en el marco de la cooperación nacional e internacional. Integra los nuevos Servicios centralizados de interoperabilidad de la Subdirección General 6

7 de Nuevas Tecnologías de Justicia y hace posible la extensión de los actuales servicios de comunicación ofrecidos por LexNET a través de interfaces estándares, en un entorno único de intercomunicación judicial. LexNET es interoperable con otros sistemas: Gestión Procesal (Minerva, Cicerone, Adriano, Temis, Atlante), Fiscalías (Fortuny), y aplicaciones de Integración de diferentes colectivos de profesionales: Consejo General de Procuradores, Consejo General de Abogados, Asistencia Jurídica Gratuita, Portales Web (Red Abogacía), Tribunal Constitucional (en proceso), Instituto de Medicina Legal (en proceso), Instituciones Penitenciarias (en proceso), así como aplicaciones de terceros a través de servicios Web. La siguiente figura muestra el mapa conceptual de la interoperabilidad. Interoperabilidad con SGPs SGP Órgano Judicial Interfaz WEB de Lexnet Portal Red Abogacía Abogado OJ Secr. Judicial Oficial MINERVA TEMIS (Cataluña) Cicerone (Valencia) Interfaz propietaria Notificaciones Itineraciones Escritos Recibi Acuses Servicios weblexnet firma antivirus Servidor Correos Base Datos Servicios Web Cuadros de Mando Fortuny Usuario CM Fiscalías Atlante SGP Canarias JUSTIZIA.BAT (SGP País Vasco) SGP Aplicaciones Escritorio de Profesionales (integradores) Procurador, Abogado, etc. Fig.3. Interoperabilidad con los Sistemas de Gestión Procesal Contexto normativo de LexNET LexNET cumple con lo dispuesto en: La Ley 1/2000, de 7 de enero, Ley de Enjuiciamiento Civil en lo que respecta a los tiempos de comunicación y efectos jurídicos derivados de la presentación telemática de escritos y actos de comunicación. La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. El RD 84/2007, de 26 de enero, en lo relativo a su implantación, requisitos de acceso, funcionalidades y características técnicas. El RD regula la implantación del sistema telemático denominado LexNET en la Administración de Justicia, para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal, así como establecer las condiciones generales para su utilización y funcionamiento. 7

8 La Ley 25/2009, de 19 de diciembre (Ley Omnibus), promulgada para adaptar la legislación española a la Directiva Bolkestein, que persigue eliminar trabas burocráticas del sector servicios. En este aspecto LexNET ofrece la posibilidad de que cualquier procurador pueda tramitar un procedimiento o atender un proceso judicial, etc. en cualquier Juzgado de España. La Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso y de nuevas tecnologías en la Administración de Justicia. (obligatorio, plazo 5 años) Anteproyecto de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil PROYECTO LexNET A continuación se expone el proyecto el Sistema de Gestión de Comunicaciones Telemáticas LexNET y su funcionalidad: Presentación de escritos de trámite e iniciadores de procedimiento (Piloto en La Rioja), con la perspectiva conjunta del Ministerio de Justicia y de la Comunidad Autónoma de La Rioja, territorio de implantación del piloto MINISTERIO DE JUSTICIA El proyecto LexNET nace como un conjunto coordinado de actividades para el diseño, implantación y evolución de plataforma de intercambio de documentos entre la Administración de Justicia (Órganos Judiciales) y los Agentes Judiciales. El proyecto, en sus inicios, tuvo como principales objetivos el respetar los flujos tradicionales de intercambio, cumplir con los requisitos de seguridad exigidos en las leyes procesales y desarrollarse en un marco de interoperabilidad. La evolución del servicio LexNET surgió en torno a su despliegue en las Comunidades Autónomas en el territorio del Ministerio de Justicia, y en las que tenían competencias transferidas en materia de Justicia. En la actualidad se está dando impulso a importantes actuaciones con el objetivo de potenciar el sistema para que sea capaz de absorber sin dificultades las cargas de usuarios futuras, y tenga capacidad para crecer en funcionalidades, incorporando los últimos estándares tecnológicos. Dimensión organizativa del proyecto La organización del proyecto se orientó por las siguientes premisas: (a) creación de un equipo de proyecto y de unos canales de comunicación entre el Ministerio de Justicia y los distintos agentes participantes que hicieran posible la interlocución, coordinación y compromisos con respecto a las líneas estratégicas, (b) consideración de las diferencias tecnológicas existentes en las CCAA y de las velocidades de su marco de actuación tecnológica, (c) diseño de la integración con otros sistemas, y (d) adecuación a estándares y restricciones económicas, políticas y legales. 8

9 Dimensión técnica del proyecto Las principales líneas tecnológicas seguidas por el proyecto han sido las siguientes: (a) desarrollo de las diferentes interfaces con las aplicaciones que operan con LexNET, (b) reutilización de infraestructuras existentes en la SGNTJ y servicios disponibles (plataformas de validación, firma, servicios Web, gestión de identidades, etc.), (c) implantación de las medidas de seguridad necesarias para proporcionar la garantía en el servicio, de forma complementaria a las establecidas en el RD 84/2007, y (d) simplificación y estandarización de la infraestructura software y hardware. Líneas de actuación del proyecto Las directrices de evolución y expansión del sistema se enmarcan en una estrategia, con ámbito temporal de largo plazo, cuyos ejes son los siguientes: Dar continuidad al sistema, expandiendo su funcionalidad según una constante actualización de requisitos que emanan de los usuarios, del conocimiento de los horizontes de las tecnologías de la Justicia, de la estrategia en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, y de las actuaciones consideradas en los Planes de Acción de la Administración de Justicia. Ello conlleva: (a) una contínua reingeniería del sistema para incorporar optimizaciones en su diseño y (b) una evolución tecnológica de las infraestructuras. Expandir el sistema territorialmente, de forma que se constituya en una norma de intercambio de documentación judicial. Proporcionar un adecuado servicio de atención y soporte a los usuarios del sistema, con objeto de garantizar una respuesta inmediata a las necesidades que se planteen en el trabajo diario. Expansión a colectivos de usuarios. Factores de éxito del proyecto El éxito del proyecto se ha conseguido mediante un esfuerzo compartido y coordinado de los equipos, que ha sido coadyuvado por una serie de factores decisivos: Correcta definición de las métricas de rendimiento. Certera definición de indicadores de excelencia tecnológica. Análisis minucioso para el diseño del modelo de interoperabilidad de LexNET, que ha resultado en la facilidad de integración de nuevos agentes judiciales y organismos. Cumplimiento de la normativa vigente. Liderazgo del proyecto por el MJU (SGNTJ). Establecimiento de eficaces interfaces y canales de comunicación entre los diferentes actores que intervienen en el intercambio de documentación procesal. 9

10 Evolución del proyecto En el período el proyecto tuvo que superar problemas de resistencia al cambio, falta de integración con los sistemas de gestión procesal, poca extensión en el uso de certificados digitales y una intensiva utilización del formato papel en el intercambio de comunicaciones. La publicación del RD 84/2007 de 26 de enero que regula el uso e implantación del sistema, y las posteriores modificaciones de la Ley de Enjuiciamiento Civil publicadas en diciembre del mismo año, supusieron una modificación relevante en el ritmo de evolución e implantación del sistema. Cabe destacar, como actuaciones importantes en la evolución funcional de LexNET, la modernización de la firma a formato CadES, la eliminación de restricciones en tamaño máximo de envío, el incremento de la seguridad en acceso por servicios web y la homologación con el portal del Consejo General de Procuradores de España (CGPE). Se han desarrollado, asimismo, nuevos servicios web que permiten la modernización y ampliación de la interoperabilidad con los portales del Consejo General de Procuradores de España y el Consejo General de Abogacía Española. También es posible ahora la integración de nuevos colectivos de forma sencilla, la gestión de la recepción de escritos a nivel de órgano judicial y el tratamiento de la subsanación y piezas separadas. La funcionalidad de envío de notificaciones judiciales alcanzó en 2008 una implantación generalizada, con lo que el sistema ya forma parte de la actividad judicial cotidiana. Esta funcionalidad presenta un incremento exponencial, en cuanto a utilización y uso. Actualmente está implantada en todas las Comunidades Autónomas del territorio del Ministerio y en la mayoría de las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Justicia (Cataluña, Canarias, La Rioja, Galicia, Andalucía, Valencia, Asturias y Aragón). Ofrece cobertura en los órdenes jurisdiccionales Social, Contencioso- Administrativo, Civil y Penal a los siguientes operadores jurídicos: Abogacía del Estado y sustitutos, Servicios Jurídicos Unificados de la Seguridad Social, Letrados de la Comunidad Autónoma, Procuradores, Graduados Sociales y Abogados. Hasta la fecha se han practicado de forma efectiva más de 113 millones de notificaciones, de las cuales corresponden al año El proceso de Implantación de la funcionalidad de presentación de escritos se está realizando de forma progresiva. Actualmente, se encuentra implantada en las Comunidades Autónomas de Extremadura, Islas Baleares, Castilla y León, Castilla la Mancha, Murcia, Galicia, La Rioja y las ciudades autónomas Ceuta y Melilla. Los operadores jurídicos que están presentando escritos son: Abogacía del Estado y Sustitutos, Servicios Jurídicos Unificados de la Seguridad Social, Letrados de las Comunidades Autónomas (CCAA) y Graduados Sociales, en las Jurisdicciones de lo Social y de lo Contencioso Administrativo. Hasta la fecha se han presentado un total de escritos por los operadores jurídicos, de los cuales corresponden a

11 En lo que respecta a las itineraciones de asuntos, cabe señalar que en 2013 se remitieron un total de itineraciones, y itineraciones a las Fiscalías. Los datos anteriores indican la gran madurez de un sistema consolidado y plenamente integrado, que atiende a las singularidades del mundo Judicial y a la idiosincrasia de las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Justicia, las cuales cuentan con la permanente colaboración del Ministerio de Justicia a efectos de recibir el necesario soporte. Dimensión internacional del proyecto LexNET será la plataforma de intercambio telemático que se conectará con e-codex para contribuir a una gestión más eficiente de los procesos judiciales transfronterizos, dando soporte a los casos de uso que se implementaran como experiencias piloto. España participa en el desarrollo y en los pilotos funcionales. Se amplía así la red de comunicación de los juzgados españoles con el restos de estados miembros que forman parte de este proyecto (Alemania, Austria, Bélgica, Chipre y República Checa, Eslovaquia, Estonia, Francia, Grecia, Hungría, Italia, Malta, Portugal, Irlanda, Rumanía, Suecia y Países Bajos, además de Turquía y dos asociaciones de abogados y Notarios de la Unión Europea: CCBE [Council of Bars and Law Societies of Europe], CNUE [Council of the Notariats of the European Union], con previsiones de una próxima incorporación de otros participantes). El proyecto LexNET en el marco del CTEAJE El 7 de junio de 2013 se aprueba el Real Decreto 396/2013, por el que se regula el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica, que tiene entre sus objetivos el favorecer la compatibilidad y asegurar la interoperabilidad de los sistemas y aplicaciones de la Administración de Justicia. Para el cumplimiento de sus líneas de actuación y el emprendimiento de las necesarias acciones, uno de los Grupos de Trabajo constituidos es el denominado Comunicaciones Telemáticas. Liderado por el Ministerio de Justicia, con la participación de las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Justicia, está trabajando en las siguientes actividades: Extender LexNET al resto del territorio e interconectarlo con otros sistemas de notificaciones y presentación de escritos existentes en algunas Comunidades Autónomas. Introducir mejoras en las notificaciones en el ámbito del Ministerio Fiscal. Impulsar con los colegios de profesionales el uso de LexNET y colaborar en los planes de implantación y formación. El calendario de implantación de LexNET queda fijado por los respectivos Grupos Técnicos de Implantación de Comunicaciones Telemáticas, creados por las Secretarías de Gobierno, que se están constituyendo en cada Comunidad Autónoma del territorio Ministerio. Su objetivo es la coordinación y el apoyo de 11

12 las actuaciones del MJU en la implantación efectiva de las comunicaciones telemáticas del sistema LexNET, responsabilizándose de la planificación, seguimiento directivo, identificación y evaluación de los riesgos, comunicación y visibilidad externa. De este modo se establecen la organización y cauces idóneos para informar sobre el avance del proyecto y apoyar en la toma de decisiones estratégicas COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA Tal como se ha indicado, el sistema Lexnet se caracteriza por ser un medio de transporte de información seguro, ya que cuenta con el uso de firma electrónica por parte de todos los usuarios del sistema, autenticando a los mismos y manteniendo la integridad de los datos en su transporte, además de soportar el no repudio y contar con un sellado de tiempo y mantener la confidencialidad. Basta un ejemplo para poder ver el uso del sistema en La Rioja: en el año 2013 el número de notificaciones generadas ascendía a cerca de medio millón. En cuanto a los 4 primeros meses del año 2014 el total de mensajes enviados por la plataforma roza los La implantación del sistema LexNET se ha llevado a cabo en 2 fases. La primera fase supuso el uso del sistema de comunicaciones telemáticas para realizar las notificaciones desde los Tribunales de La Rioja hacia los distintos operadores jurídicos: Procuradores, Letrados de la Comunidad Autónoma de La Rioja, Abogacía del Estado, Letrados de la Seguridad Social y Fogasa. En la segunda fase lo que se pretendía era abrir el camino en sentido inverso, es decir, son los profesionales los que presentan sus escritos y documentos ante los Tribunales. Con esto se consigue completar el círculo de trasiego de información entre ambas partes. La novedad ha sido la implementación de una nueva funcionalidad, la presentación de escritos iniciadores de procedimiento (demandas) y escritos de trámite. De esta manera el profesional inicia los expedientes en los Órganos judiciales sin necesidad de personarse en las dependencias judiciales. El Gobierno de La Rioja ha sido pionero en la implantación, a nivel nacional, de esta nueva funcionalidad (presentación de escritos iniciadores de procedimiento), sirviendo de ejemplo para el resto del territorio. Dentro del territorio de la Comunidad Autónoma de La Rioja se da servicio a 3 partidos judiciales y a más de 300 usuarios. Se detalla en la siguiente figura. 12

13 LOCALIDAD PARTIDO JUDICIAL ÓRGANOS JUDICIALES Nº USUARIOS JDO. 1ª INSTANCIA Y FAMILIA Nº 1 JDO. 1ª INSTANCIA Nº 2 JDO. 1ª INSTANCIA Nº 3 JDO. 1ª INSTANCIA Nº 4 JDO. 1ª INSTANCIA Nº 5 JDO. 1ª INSTANCIA Y MERCANTIL Nº6 JDO. 1ª INSTANCIA Nº 7 JDO. PENAL Nº 1 JDO. PENAL Nº 2 JDO. INSTRUCCIÓN Nº 1 JDO. INSTRUCCIÓN Nº 2 JDO. INSTRUCCIÓN Y VIGILANCIA PENITENCIARIA Nº 3 LOGROÑO LOGROÑO JDO. VIOLENCIA CONTRA MUJER Nº 1 JDO. CONT-ADMVO. Nº JDO. CONT-ADMVO. Nº 2 JDO. SOCIAL Nº 1 JDO. SOCIAL Nº 2 JDO. SOCIAL Nº 3 JDO. DE MENORES AUDIENCIA PROVINCIAL T.S.J SALA DE LO CONTENCIOSO T.S.J SALA DE LO SOCIAL T.S.J SALA CIVIL PENAL SECRETARIA DE GOBIERNO INSTITUTO MEDICINA LEGAL FISCALIA DEL T.S.J JDO. 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN Nº 1 CALAHORRA CALAHORRA JDO. 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN Nº 2 30 JDO. 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN Nº 3 HARO HARO JDO. 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN Nº 1 JDO. 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN Nº 2 20 Fig. 4. Servicio proporcionado por la Comunidad Autónoma de La Rioja 13

14 3.- REPERCUSIÓN PARA EL CIUDADANO Y LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS REPERCUSIÓN PARA LOS CIUDADANOS Y OPERADORES JURÍDICOS MINISTERIO DE JUSTICIA LexNET evita considerablemente los desplazamientos de los operadores jurídicos y mejora la capacidad de respuesta judicial al reducir el tiempo de envío de autos, sentencias o copias de escritos a las partes. Mediante el envío de notificaciones judiciales a los operadores jurídicos (profesionales y Organismos que se relacionan con la Administración de Justicia) no se hace necesaria en los Órganos Judiciales la impresión de los documentos a notificar ni su remisión por correo certificado o su traslado a los Salones de Notificaciones de los Colegios de Procuradores. Por otra parte, se reducen los desplazamientos de los operadores jurídicos a las Sedes Judiciales, y el tiempo de espera para la recepción de la notificación vía correo certificado. Todo ello repercute en una drástica disminución de los tiempos procesales. Para los ciudadanos, con la implantación y el grado de utilización comprobado a través de las estadísticas de uso, se produce una mejora en la transparencia de las actuaciones judiciales y en la capacidad de respuesta judicial debida a la reducción en el tiempo de envío de las comunicaciones y sus repercusiones en la agilidad de los procedimientos COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA En ocasiones se dice que el tiempo es oro: en el caso de la Comunidad Autónoma de la Rioja es un hecho gracias a LexNET: el tiempo que se evita el profesional en desplazarse desde su despacho para presentar los escritos, demandas y otros documentos al Servicio de Registro y Reparto de los Órganos Judiciales, y el tiempo de espera en las colas del Registro se pueden emplear en atención al ciudadano, además de constituir un importante ahorro en desplazamientos. El propio profesional, además, consigue disponer de un rango más amplio de horarios de presentación. Antes del uso del sistema el horario de presentación era fijo y venía determinado por el propio horario de las sedes judiciales. Tras la implantación del Sistema la presentación puede hacerse en fin de semana o en un día festivo, ya que el Servicio Telemático abre los 365 días del año y las 24 horas del día. No importa si está en un tren o en la playa de vacaciones: con tener acceso a una red y un ordenador portátil es suficiente. Obviamente, esto no quiere decir que se modifiquen los días hábiles para las notificaciones, sino que el 14

15 sistema informático se adapta al ciudadano y al profesional para proporcionarles más facilidades de uso, siempre teniendo en cuenta la realidad legal. Otro beneficio conseguido es la inmediatez. Antes de la implantación de LexNET, se tenía que esperar a que la demanda se registrara, ya que el registro conllevaba un tiempo, por tener que transcribir la información del papel presentado por el profesional o ciudadano al equipo informático. Con el sistema los escritos quedan incorporados el mismo día de su registro en el sistema de gestión procesal para ser repartidos, mientras las demandas quedan incorporadas el siguiente día hábil para ser repartidas y enviadas al Juzgado que corresponda. De esta manera los plazos se acortan y la Justicia se agiliza REPERCUSIÓN PARA LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS MINISTERIO DE JUSTICIA Mejora de la práctica jurídica. LexNET repercute positivamente en la agilización de la gestión de la actividad diaria de la Oficina Judicial, favoreciendo la correcta gestión de los expedientes judiciales a través del Sistema de Gestión Procesal, mediante la consulta y comprobación de las fechas de notificación y presentación de escritos, destinatarios a los que se practicó y resultados obtenidos, sin necesidad de tener que consultar los expediente físicos. Optimización de recursos de gestión y ahorros económicos. LexNET facilita el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la actividad administrativa judicial, en condiciones de eficacia, eficiencia, racionalidad económica y calidad. LexNET agiliza la tramitación de los procedimientos y proporciona reducciones en tiempo y costes, al hacer innecesario el desplazamiento de los operadores jurídicos y propiciar un importante ahorro de papel mediante la utilización del soporte digital para realizar las comunicaciones. A continuación se muestran un conjunto de datos que permiten cuantificar los ahorros, en el supuesto de que se hiciesen envíos postales a un coste de 2,03. Reducción del tiempo de desplazamiento de personal, que se estima en horas de trabajo totales y horas en Reducción del tiempo de gestión de documentos en formato papel. Eliminación de folios, y reducción de gastos de envío, estimados en en el año Reducción estimada de litros de combustible por ahorros de desplazamientos que suponen un ahorro de aproximadamente desde la implantación de LexNET. 15

16 Reducción estimada de litros de combustible por ahorros de desplazamientos, con un coste de en Facilitación de la comunicación e interconexión de múltiples agentes LexNET hace posible el intercambio de información a nivel nacional e internacional y favorece la interconexión entre las administraciones para aprovechar y compartir información, garantizando la compatibilidad y reusabilidad de los componentes software. Cumplimiento de los objetivos de interoperabilidad y seguridad LexNET cumple con los objetivos definidos en el marco de las cuatro dimensiones del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (organizativa, semántico-jurídica, técnica y temporal). Garantía de mayor seguridad jurídica LexNET proporciona un total control y trazabilidad del sistema que minimiza la probabilidad de errores COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA La principal repercusión en la Administración es el ahorro de tiempo, ya que las demandas, cuando son recibidas vienen registradas con los datos de los intervinientes y sus profesionales, quedando únicamente el cotejo y la selección de la clase de reparto adecuada a cada asunto. Hay que tener en cuenta que la toda la referida recepción se realiza de manera digital, es decir, el profesional no tiene que presentarse con hojas impresas y sus diferentes copias para las partes al en el Servicio de Registro y Reparto, lo cual beneficia a la propia Administración, no sólo al profesional, la cual por el ahorro en impresión, ya que, al estar digitalizado el escrito, forma parte del expediente electrónico en el mismo momento de su recepción, evitando así su digitalización por medio de escáneres. Como puede observarse, se ha dado un gran paso hacia el expediente digital. El punto de partida en la elaboración del expediente es ya digital gracias a LexNET. Debe considerarse, asimismo el reparto del trabajo por parte de los Agentes Judiciales a los diferentes Juzgados dependientes de un mismo Servicio de Registro y Reparto. Es sobradamente conocido el trabajo de los Agentes Judiciales llevando las diferentes demandas en los carros por los pasillos y ascensores de los edificios, día tras día. Todo ello ha cambiado a través del Sistema de Gestión Procesal integrado con Lexnet, que hace posible el envío de los expedientes a cada destino de manera digital. Otro de los beneficios del Sistema es el control que se tiene sobre los expedientes. Desde que se recepcionan hasta que llegan a su destino podemos conocer en cada momento donde están y en qué estado se encuentran. Antes 16

17 esto era más complicado ya que se dependía, en muchas ocasiones, de una supervisión humana, para informarse sobre cada expediente para su control, con el consiguiente empleo de tiempo. Ahora es el propio Sistema el que nos informa. Nos da información en forma de listados o a través de consultas específicas, y evita que el personal tenga que realizar esta tarea. 4.- EQUIPO DE DESARROLLO Y PROVEEDORES MINISTERIO DE JUSTICIA El proyecto ha requerido el uso de personal altamente cualificado en las tecnologías de las plataformas de intermediación: servicios web, accesibilidad y firma electrónica, y en la atención a las líneas de evolución tecnológica, operación, monitorización y mantenimiento. El equipo de evolución tecnológica se ha encargado de desarrollar e implantar la arquitectura que integra LexNET Front-End, LexNET Back-End y LexNET CORE con el resto de agentes y sistemas. El equipo de operaciones se ha responsabilizado del control y evolución de la infraestructura necesaria para la correcta implantación de los sistemas desarrollados en los diferentes entornos. Los grupos técnicos de mantenimiento han garantizado los procesos de la operativa actual de LexNET, proporcionando el acceso a nuevos usuarios y ejecutando las actividades necesarias para la integración de nuevas funcionalidades. Por último, los equipos de monitorización se han orientado hacia el control y seguimiento de la operativa del sistema de forma ininterrumpida (24x7), con el cometido de detección y resolución de incidencias, para conseguir una garantía completa de la continuidad en el servicio. Los proveedores del proyecto han sido los siguientes: Dos proveedores (SATEC, proveedor inicial e ISDEFE, proveedor actual) para las actuaciones correspondientes a desarrollo, evolución, integración y soporte del sistema. Un proveedor (INDRA) para las actuaciones correspondientes a implantación del sistema COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA Para hacer posible la implantación de LexNET se ha contado con un gran número de personas y Organismos de diferentes ámbitos que, entre todos, han hecho posible esta realidad. Mencionamos en el siguiente listado los diferentes Organismos involucrados: 17

18 Consejería de Presidencia y Justicia - Dirección General de Justicia e Interior. Consejería de Administración Pública y Hacienda Dirección General de las Tecnologías de la información y la Comunicación. Ministerio de Justicia - Subdirección General de Nuevas Tecnologías Departamentos de Operaciones, Desarrollo, Formación, Pruebas, Suministros, y la Oficina de Implantación de Proyectos. Ministerio de Justicia Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de La Rioja. En este sentido, queremos realizar una mención especial al Equipo de Implantación y Formación: Cuando se cumplieron los requisitos técnicos tanto a nivel Hardware como y Software el siguiente paso fue llevar a la práctica la teoría. Para ello se contó con la ayuda de la empresa Mnemo, la cual en la actualidad está proporcionando El Servicio de Soporte Funcional y Formación a los usuarios de Justicia en la Comunidad Autónoma de La Rioja. El equipo de implantación coordinó junto al Gobierno de La Rioja la formación a todos los usuarios de Justicia, tanto en contenido como en fechas de impartición de cursos, y en la propia implantación teniendo en cuenta las características de todos los operadores involucrados. Además se confeccionaron una serie de manuales y guías de apoyo a la formación para los diferentes roles existentes en el Sistema. La formación impartida se resume en los cuadros de las siguientes figuras. Civil Contencioso - Administrativo Juzgados 1ª Juzgados Instancia (7) Juzgados Mixtos (5) Audiencia Provincial (1) Sala Tribunal Contencioso- Adtvo. (2) Sala Tribunal superior de justicia (1) Social Juzgados Sociales (2) Sala Tribunal superior de justicia (1) Penal Juzgados unipersonales (2) Juzgados Instrucción (3) Juzgados Violencia Domestica (1) Juzgados 18

19 Civil Contencioso - Administrativo superior de justicia (1) Social Penal Mixtos (5) Sala Tribunal superior de justicia (1) Audiencia Provincial (1) Fig. 5. Órganos afectados por la implantación en función del orden jurisdiccional. Semana -2 13/01/2014 Semana -1 20/01/2014 Semana 0 Orden Civil 27/01/2014 Semana 1 Orden Contencioso 03/02/2014 Semana 2 Orden Social 10/02/2014 Doble vía Entrada en real Doble vía Entrada en real Doble vía Entrada en real Formación a Formadores Formación a Usuarios Procuradores Abogacía del Estado Fogasa Letrados de la CC.AA Letrados del INSS-Tesorería Graduados Sociales Procuradores Abogacía del Estado Fogasa Letrados de la CC.AA Letrados del INSS-Tesorería Graduados Sociales Procuradores Abogacía del Estado Fogasa Letrados de la CC.AA Letrados del INSS-Tesorería Graduados Sociales Fig. 6. Cursos de Formación a los diferentes colectivos implicados (Interposición Escritos). 19

20 Semana -2 13/01/2014 Semana -1 20/01/2014 Semana 0 Orden Civil 27/01/2014 Semana 1 Orden Contencioso 03/01/2014 Semana 2 Orden Social 10/01/2014 Doble vía Entrada en real Doble vía Entrada en real Doble vía Entrada en real Formación a Formadores Formación a Usuarios Procuradores Abogacía del Estado Fogasa Letrados de la CC.AA Letrados del INSS-Tesorería Graduados Sociales Procuradores Abogacía del Estado Fogasa Letrados de la CC.AA Letrados del INSS-Tesorería Graduados Sociales Procuradores Abogacía del Estado Fogasa Letrados de la CC.AA Letrados del INSS-Tesorería Graduados Sociales Fig. 7.- Cursos de Formación a los diferentes colectivos implicados (Interposición Demandas). Como se puede observar, el número de personas formadas asciende a más de 400 entre todos los colectivos, a saber: el colectivo de funcionarios 330, el de los procuradores 60, y otros 40 pertenecientes la Abogacía del Estado, Letrados de la CC.AA, Fogasa, Letrados del INSS y Graduados sociales. Todas las formaciones han sido personalizadas para los diferentes roles existentes dentro del sistema LexNET, desde el de Administrador de los Colegios u Otros operadores externos, hasta el de Tramitación, Gestión o el de Secretario Judicial. 5.- VALORACIÓN ECONÓMICA Y MEDIOAMBIENTAL LexNET facilita el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la actividad administrativa judicial, en condiciones de eficacia, eficiencia, racionalidad económica y calidad. LexNET agiliza la tramitación de los procedimientos y proporciona reducciones en tiempo 20

21 y costes, al hacer innecesario el desplazamiento de los operadores jurídicos y propiciar un importante ahorro de papel mediante la utilización del soporte digital para realizar las comunicaciones. Cabe destacar, asimismo, el ahorro de espacio conseguido, la reducción de consumibles (toner, por ejemplo) en impresoras y fotocopiadoras, la disminución en su uso de electricidad y la mayor eficiencia en el mantenimiento de los equipos. A continuación se muestran un conjunto de datos que permiten cuantificar los ahorros: Reducción del tiempo de desplazamiento de personal, que se estima en horas de trabajo totales y horas en Reducción del tiempo de gestión de documentos en formato papel. Eliminación de folios, y reducción de gastos de envío, estimados en en el año Reducción estimada de litros de combustible por ahorros de desplazamientos que suponen un ahorro de aproximadamente desde la implantación de LexNET. Reducción estimada de litros de combustible por ahorros de desplazamientos, con un coste de en El evitar la impresión de miles de folios no sólo tiene una influencia positiva en la disminución de la tala de árboles sino que, además, reduce la producción de CO 2 para su fabricación y permite que la masa arbórea contribuya a la reducción del CO 2 al asimilarlo en sus procesos biológicos (un árbol es capaz de absorber 45 Kg de CO2 por día). Algunas cifras proporcionan una clara idea de los ahorros. Puede afirmarse que, en promedio, de un árbol se pueden obtener 80 Kg de papel, el cual, después de ser transformado, se convierte en 32 paquetes de folios, es decir unas hojas. datos: La eficiencia medioambiental global que queda reflejada en los siguientes Reducción de kwh por consumo en la fabricación de papel, equivalente a y reducción de kg de CO2 emitidos al ambiente, desde la implantación de LexNET. 21

22 Reducción de kwh por consumo en la fabricación de papel, equivalente a emitidos al ambiente, en y reducción de kg de CO2 Las estimaciones de ahorros en papel, en el caso de la Comunidad Autónoma de la Rioja, se muestran en la siguiente tabla. Estimación ahorro de papel Comunidad Autónoma de La Rioja FOLIOS 1TRIMESTRE FOLIOS/AÑO JUZGADOS PRIMERA INSTANCIA JUZGADOS DE LO CONTENCIOSO JUZGADOS DE LO SOCIAL AUDIENCIA PROVINCIAL TRIBUNALES SUPERIORES DE JUSTICIA TOTAL nota: estimación realizada con datos actuales, los cuales serán al alza puesto que se prevee que, a lo largo del año, también se puedan presentar por LexNET ejecuciones y recursos 6.- PLAZOS DE CUMPLIMIENTO MINISTERIO DE JUSTICIA LexNET es un proyecto vivo. Las principales actuaciones en el horizonte temporal de 2014 se han estructurado en tres grupos de trabajo: Integraciones, Evoluciones y Soporte. En lo que respecta a integraciones se han planificado las siguientes actuaciones: Interfaz con el Sistema Integrado de Justicia (SIJ) e integraciones con el Sistema de Gestión Procesal. Se prevé su implantación en mayo de Adicionalmente, se ha previsto que, a finales del 2014, se dispondrá de una versión del sistema que englobe nuevas integraciones y evolutivos funcionales, tales como impresión Postal Remota, LexNET en dispositivo móvil y adaptaciones de LexNET para e-codex. 22

23 Las actividades de soporte son continuas, y entre ellas se incluyen el mantenimiento correctivo, la participación en grupos técnicos, CTEAJE y otras comisiones, así como el soporte a las implantaciones de las Comunidades Autónomas y soporte a los operadores jurídicos, tales como el Consejo General de Procuradores de España (CGPE) y el Consejo General Abogacía Española (CGAE), entre otros. Todas las actuaciones están sometidas a un control riguroso de cumplimiento de plazos según la planificación anual del proyecto, en el marco del Plan de Acción de la Secretaría General de la Administración de Justicia. No se aprecian desviaciones con respecto a estas líneas directrices COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA El proyecto piloto para la presentación de escritos de trámite e iniciadores de procedimiento en La Rioja se encuentra implantado en un 80 %. Actualmente tan sólo falta la entrada de los partidos judiciales de Haro y Calahorra, que a partir del próximo día 28 de abril empezaran a trabajar con el sistema Lexnet bidireccional, habiendo recibido ya formación específica al respecto. En lo que respecta a órdenes jurisdiccionales únicamente queda pendiente el de lo Penal, el cual entrará a formar parte del sistema en los meses venideros. Finalmente, en cuanto a la presentación de demandas sólo queda pendiente incorporar los operadores externos distintos de Procuradores y Graduados Sociales. No obstante, todas las pruebas funcionales con ellos ya han sido realizadas, y no se observa ningún contratiempo para el uso del sistema LexNET. 23

24 7- ESTADÍSTICA DEL PROYECTO 7.1 MINISTERIO DE JUSTICIA A continuación se adjunta las cifras de uso en el Ministerio de Justicia: Notificaciones Presentación de escritos 7.2 ESTADISTICA DEL PROYECTO PILOTO EN LA RIOJA A continuación se adjunta información descriptiva del funcionamiento del Sistema Lexnet en La Comunidad Autónoma de La Rioja. 24

25 Fig. 8. Estadística uso Escritos CC.AA Fig. 9. Estadística uso Demandas CC.AA. 25

26 Fig. 10. Estadística uso Anual CC.AA. 8.- AGRADECIMIENTOS POR PARTE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA RIOJA Gracias al proyecto de implantación de LexNET en nuestra Comunidad Autónoma se han podido constatar las magnificas relaciones existentes entre los diversos operadores jurídicos e instituciones, tanto públicas como privadas. Este esfuerzo conjunto repercute en un ahorro en la reutilización de recursos y hace posible compartir las experiencias reales entre los diferentes operadores. Por todo ello nos gustaría mostrar nuestro agradecimiento a todas las personas e instituciones que han colaborado con el Gobierno de La Rioja para que LexNET sea una realidad en todo nuestro territorio, con especial mención a todos los funcionarios de la Administración de Justicia y operadores jurídicos externos que, con su paciencia, diligencia y su profesionalidad en el trabajo diario, han conseguido que el proyecto no sea una utopía, sino no un caso de éxito. Muchas gracias a todos. 26

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