CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE KINAL/UNIS

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1 CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE KINAL/UNIS El curso de Administración se divide en ocho clases (dos por cada trimestre) 5 de ellas se refieren de forma directa a las funciones del proceso administrativo: Planeación, organización, integración, dirección y control. Las tres restantes van en este orden: La primera, Fundamentos de administración sienta las bases sobre las que trabajaremos el resto del curso. La tercera de las ocho brinda varias herramientas: contables de planeación y mercadeo. Y en la última se pone en práctica el contenido del curso, sintetizándolo en un plan de negocios. Cada clase será evaluada en la fecha indicada, la última será mediante un plan en el que deberá reflejar el aprovechamiento práctico de las clases recibidas. TRIMESTRE CLASE EXAMEN FINAL I FUNDAMENTOS DE 1 de marzo ADMIISTRACIÓN I PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN 5 de abril II HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y MERCADEO 17 mayo II ORGANIZACIÓN 21 de junio III INTEGRACIÓN y RRHH 26 de julio III DIRECCIÓN Y SERVICIO 30 de agosto IV CONTROL Y CALIDAD 4 de octubre IV PLAN DE NEGOCIO 15 de noviembre 1

2 CLASE 1 Introducción, contenido y evolución del pensamiento administrativo INTRODUCCIÓN: Existe una discusión sobre si la administración es un arte o una ciencia. Es un arte en cuanto la capacidad de ejecutar lo propio del administrador; como lo sería el ejecutar un instrumento musical, jugar al futbol o practicar una operación de corazón. También es una ciencia, pues hay todo un conocimiento organizado que ayuda a la práctica. Ambas: ciencia y arte se complementan. Este conocimiento empezó a sistematizarse, como veremos por Frederick Taylor ( ) y desde entonces ha evolucionado continuamente; uno de últimos maestros reconocidos es Peter Drucker ( ) escribió más de treinta y cinco obras sobre el tema y asesoró empresas en USA (General Motors) y en Europa. Estudiaremos esta apasionante materia, en el cuso de Administración a lo largo de cuatro trimestres, donde revisaremos dos clases en cada uno de ellos. El objetivo es conocer los principios de administración, las funciones del administrador y algunas herramientas para ponerla en práctica. Con el fin de mejorar nuestro trabajo profesional donde lo desempeñemos; quizá también pueda servir para que alguno de nosotros se atreva a impulsar la empresa que lleva en mente. De cualquier forma este curso nos servirá seguro para administrar mejor los recursos propios o ajenos de los que tengamos que responder. EL CONTENIDO Seguiremos un planteamiento común de organizar la materia en base a las funciones del administrador más el aporte propio del esquema que se ha venido utilizando desde hace algunos años en el TSU de KINAL/UNIS. Cada trimestre tenderemos dos clases que son las siguientes: 1. FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN 2. PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN 3. HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y MERCADEO 4. ORGANIZACIÓN 5. INTEGRACIÓN Y DESRROLLO DEL PERSONAL 6. DIRECCIÓN Y SERVICIO 2

3 7. CONTROL Y CALIDAD 8. PLAN DE NEGOCIO En el primer trimestre sentaremos las bases mediante los conceptos fundamentales y nos introduciremos el inicio de todo proceso administrativo: planear y fijar los objetivos a alcanzar así como los métodos para lograrlo. En el segundo daremos herramientas contables y de planeación como son: el presupuesto, los planos, el flujo de fondos y algunos elementos de mercadeo y ventas. Los siguientes dos trimestres seguiremos con las funciones administrativas con énfasis en el desarrollo de las personas, elemento primordial en las organizaciones, el servicio que algunos, como Joan Ginebra, consideran otra forma de dirigir y la calidad como resultado del control. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO: Antes de ver hablar de las personas que han influido en el desarrollo de la administración revisemos, a la luz del libro de Harold Koontz: Administración, una perspectiva global, algunos conceptos importantes: 1. ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADORES: Proceso de diseñar y mantener un ambiente donde personas que trabajan juntos, en grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente. El administrador no debe perder de vista, según esta definición, ni los objetivos que persigue ni las personas con quienes los logrará. En la página: es.wikipedia.org/wiki/administración la definen como una ciencia social y técnica que planifica, organiza, integra, dirige y controla recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de conocimiento; de una organización. Con el fin de obtener el máximo beneficio posible. Consideraremos, en el curso que no existe diferencia entre gerentes, ejecutivos, coordinadores, administradores y supervisores pues todos llevan a cabo en su labor una o varias funciones de administración; aunque se comprende que la mezcla entre funciones directivas, organizativas y de 3

4 planeación varía según las personas ocupen un puesto más alto en la jerarquía organizacional. También variará el porcentaje de trabajo que requiera habilidades conceptuales y de diseño, habilidades humanas y de relación y habilidades técnicas siendo mayores las primeras en la alta dirección, mientras que en el grupo de supervisión serán más necesarias las técnicas. 2. PRODUCTIVIDAD: Relación de salidas/insumos dentro de un periodo considerando la calidad 3. EFECTIVIDAD: Logro de objetivos 4. EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos con el mínimo de recursos CLASE 2 ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN PERSONAJES IMPORTANTES EN LA EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO 1. FREDERICK TAYLOR ( ): Ingeniero y economista estadounidense. Se le considera el padre de la administración científica. Su deseo era: Elevar la productividad por medio de la eficiencia productiva, lograr una mejor paga a trabajadores (aplicando el método científico: tiempo de ejecución vinculado a la remuneración) y crear ambientes de estudio, armonía y desarrollo. El enfoque de sus estudios se centraba en el esfuerzo, tiempo y movimientos que los trabajadores tenían que realizar así como en el método y uso de herramientas para producir; en una época de gran demanda de productos. 2. HENRY FAYOL ( ) Ingeniero y teórico de la administración. Dividió las actividades industriales en seis grupos: Técnico, comercial, financiero, seguridad, contabilidad y gerencia. Reconoció la necesidad de enseñar administración y formuló 14 principios de administración: PRINCIPIO Qué expone 1 División del trabajo Mas especialización 4

5 mayor eficiencia 2 Autoridad Formal, técnica. Legitimidad 3 Disciplina Respeto de reglas y convenios. sanciones 4 Unidad de Dirección Un solo plan un solo administrador 5 Unidad de mando Recibe instrucciones sólo de uno 6 Bien común sobre individual Siempre y en todo 7 Remuneración Equitativa. Accionistas 8 Centralización Responsabilidad con suficiente autoridad 9 Jerarquía Organigrama 10 Orden Personas y cosas cargo posiciones 11 Equidad Justicia y amistad 12 Estabilidad No alta rotación 13 Iniciativa Dar libertad 14 Espíritu de grupo Unidad. comunicación 3. ELTON MAYO ( ) Teórico social, sociólogo y psicólogo industrial especializado en teoría de las organizaciones y las relaciones humanas. Los hallazgos de Mayo, basados en parte en las ideas concebidas por Wilfrido Pareto, tendrían un efecto importantísimo en el pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del grupo de prueba, la realización de cambios en los períodos de descanso, la reducción de la jornada de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. Concluyendo que eran otros factores responsables. Descubrieron que, en general, el aumento de la productividad se debía a factores sociales como la moral de los empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un 5

6 grupo de trabajo, como el sentido de pertenencia. Un administrador capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección, y la comunicación, tiene más posibilidades de alcanzar los objetivos que se proponga. Este fenómeno, producto sobre el hecho de que se pusiera atención a las personas, se conoce como efecto Hawthorne; por el cual Mayo es muy conocido. Conclusiones del experimento de Hawthorne 1. El nivel de producción no está determinado por la capacidad física o fisiológica del trabajador, sino por las normas sociales y las expectativas que lo rodean. 2. El comportamiento del individuo se apoya por completo en el grupo. Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como individuos. 3. Los obreros que producían muy por encima o muy por debajo de la norma socialmente determinada, perdían el afecto y el respeto de los compañeros. El comportamiento de los trabajadores está condicionado por normas y estándares sociales. 4. En Hawthorne los investigadores se concentraron en los aspectos informales de la organización. La empresa puede ser una organización social compuesta por grupos sociales informales, cuya estructura no siempre coincide con la formal. 5. En la organización es muy importante tener en cuenta los aspectos y las decisiones que tienen los empleados para enfocar y establecer las relaciones humanas. 6. Elton Mayo llegó a la conclusión de que a mayor interacción, mayor capacidad productiva. 7. Cualquier cambio produce una reacción en el personal. 8. Gracias a este experimento se pudo comprobar que cuando el trabajador se siente bien, es más productivo. 6

7 4. PETER DRUCKER ( ) Abogado y tratadista austríaco, quien es considerado el mayor filósofo de la administración en el siglo XX. Fue autor de más de 35 libros, y sus ideas fueron decisivas en la creación de la Corporación moderna. Tabla 1 HISTORIA DE LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN Año Escuela Administrado r 1910 Científica Frederick Taylor 1920 Clásica Henry Fayol Estructura de la organización Relaciones humanas 1950 Humana Elton Mayo Estado leyes seguros social 1960 Neoclásic a Peter Drucker Que propone Consecuencias Hombre como Medir tiempos Racionalización Económicus y movimientos y división del (salario) sindicatos Orientar dirigir controlar logro objetivos 1989 Sistémica Desde 1940 Macro sistema y microsistemas. Causa y efecto trabajo 14 principios Mecanicus Factor Humano motivación Líneas de organización y staff. Funciones Sinergia Socialis Funcionalis Integral EJERCICIOS DE COMPLEMENTO: 1. Haga una tabla comparativa de las teorías de administración X, Y y Z quien es su autor, en qué consiste cada teoría. Todavía se aplican? Cuál de ellas considera es la mejor 7

8 CLASE 3 COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS. Como alumno del TSU de Kinal está leyendo este documento para obtener o mejorar sus capacidades administrativas; porque quiere llenar de mejor manera el perfil de un administrador, que requiere entre otras, las siguientes capacidades: Visión de conjunto Pensamiento estratégico Capacidad de aprender Capacidad de análisis Capacidad de decidir Visión clara del trabajo Capacidad para trabajar y hacer trabajar en equipo Obtener resultados planeados Capacidades o competencias? Por la comprehensión del término, que explicamos adelante, hablaremos en delante de competencias y estas pueden clasificarse en Personales, interpersonales e instrumentales. Entre las personales: Capacidad para aprender y aplicar dichos conocimientos a la práctica. Capacidad de flexibilidad y anuencia al cambio razonable, compromiso con la calidad y trabajo autónomo o auto impulsado. Entre las interpersonales: Trabajo en equipo, trato exigente pero amable, empatía con los colaboradores y los jefes, ser optimista y gozar de su trabajo. Entre las instrumentales: Capacidad de análisis y síntesis para resolver problemas. Habilidad para el manejo de la información, capacidad para planificar y organizar. 8

9 La competencia en general se considera como la capacidad para responder exitosamente en una situación compleja o llevar a cabo una actividad, según criterios de desempeño definidos de antemano. En la definición de competencia encontramos la asociación de tres elementos, conocimientos, habilidad y actitud. Podemos relacionarlos mediante la siguiente fórmula: C= K+H+A En donde C es la competencia, K el conocimiento, H la habilidad y A la actitud a) El conocimiento. Para lograrlo ponemos en juego nuestras facultades intelectuales para descubrir la naturaleza, cualidades y relaciones de las cosas. En una actividad de trabajo allí se comprende la teoría del asunto. b) La Habilidad. Considerada como el talento o capacidad para poner dicho conocimiento en práctica; para realizar una acción. c) La actitud. Donde entra en juego la conducta de la persona al hacer lo que la competencia reclama. En este punto es muy importante lo que motiva a la persona a hacer las cosas. COMPETENCIA = CONOCIMIENTO K + HABILIDAD H + ACTITUD A Por lo anterior se deduce que las competencias que debe tener un administrador son múltiples, entre otras las interpersonales que le ayuden a que los grupos humanos realicen actividades de forma organizada para alcanzar los objetivos de la empresa o grupo. Además deberá ser competente para cumplir con las funciones de la empresa: Planificar, organizar, dirigir y controlar. Como ejemplo podemos hablar de tres competencias indispensables que debe tener un administrador: de planear, tomar decisiones y liderar. Analicémoslas: Competencia 1 Planeación 9

10 Definición de la Competencia: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas. Conductas Asociadas Anticipa situaciones y escenarios futuros inciertos Establece objetivos claros y concisos estructurados y coherentes con las metas organizacionales Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles Busca soluciones a los problemas Distribuye el tiempo con eficiencia Establece planes alternativos de acción. Competencia 2 Toma de Decisiones Definición de la Competencia: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión. Conductas Asociadas Elige con oportunidad entre muchas alternativas los proyectos a realizar Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Se compromete. Decide bajo presión Decide en situaciones de complejidad e incertidumbre Competencia 3 Liderazgo Definición: Guiar y dirigir, manteniendo la unidad los integrantes de la empresa para alcanzar los objetivos propuestos. Conductas Asociadas Mantiene la motivación en sus colaboradores Fomenta la comunicación clara, directa y concreta Crea y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares fijados Promueve la eficacia del equipo Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores 10

11 Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales EJERCICIOS DE COMPLEMENTO: Haga un pequeño resumen del principio de Pareto 80/20 y su relación con la toma de decisiones en la empresa. Ponga un ejemplo real. Explique brevemente que es un análisis FODA y que le parece interesante de este método de análisis. Que es la empresa y cuál es su función: CLASE 4 QUÉ ES LA EMPRESA En términos generales se define la empresa como la unidad económica de producción, en contraposición a la familia que es la unidad básica de consumo. Sánchez Gil i indica como caracteres definitorios de la misma: 1. Es una unidad autónoma de producción 2. Que utiliza trabajo ajeno además del empresario 3. Que no produce para el autoconsumo sino para el mercado 4. Su actividad la motiva el lucro (para que la empresa pueda hacer dinero es necesario que tenga clientes satisfechos ii ) 5. Poseedora en diversa forma y grado de capital 6. Sometida al riesgo 7. En la que existe la innovación Dentro de la empresa se da el proceso administrativo cuyas funciones principales son: Planear, decidir, organizar, comunicar, motivar, dirigir (guiar, aconsejar) medir (evaluar, controlar), recoger información, sintetizar información y de nuevo a planear. 11

12 El engranaje central estará compuesto por tres piezas: Innovar, coordinar y desarrollar el personal. Los fines propios de la empresa son: 1. Entregar un producto o servicio 2. Generar valor agregado (Para sueldos, prestaciones y dividendos) Como generar valor agregado está relacionado directamente con la rentabilidad de la empresa, se comprende que una de las competencias del administrador es la de cuidar el dinero. Algo que vernos en su momento por la importancia que tiene. 3. Desarrollo del personal y 4. Auto sostenibilidad de la empresa o permanencia en el mercado Todos los que estamos tomando este curso reconocemos nuestra propia contribución a la empresa de la que formamos parte. Visión, Misión Objetivos: Visión se define como la meta a la cual se dirige la empresa y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento y competitividad. No basta con establecer claramente que se está haciendo el día de hoy en la empresa. Debemos ver el futuro, los cambios necesarios y la dirección a largo plazo. También considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes y de la aparición de nuevas condiciones del mercado. Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir. 12

13 En síntesis, la visión indica claramente hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc. Misión: La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define la que pretende cumplir mediante ciertas acciones que estarán dirigidas a los clientes. Diferencias Entre Misión y Visión: Hay muchas diferencias entre misión y visión. Por ejemplo: 1. Algunos dicen que la visión es más genérica que la misión y, por lo tanto, que es menos precisa. 2. Otros creen que la visión es algo que yace en la mente de una persona y por lo tanto es más subjetiva. 3. En contraparte, suele pensarse que la misión es mucho más precisa, específica, y que es algo de lo cual ya se tiene alguna certeza. En todo caso, conocer el sitio adonde se va allana considerablemente el camino, y desde este punto de vista, el concepto de misión es más usual y suele ser definido como el modo en que los empresarios, líderes y ejecutivos deciden hacer realidad su visión. Sin embargo, cabe señalar que existen otros puntos de vista acerca de las diferencias entre la misión y visión, y que se pueden resumir en los siguientes conceptos: Lo que es ahora el negocio es la misión. Lo que será el negocio más adelante es la visión. Un ejemplo de lo anterior en la siguiente gráfica: 13

14 i En el articulo relacionado a empresa en la GER tomo 8 ii Joan Ginebra Dirección por servicio la otra calidad 14

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