Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A.

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1 2013 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. Metodología de Integral de Gestión de Proyectos - MIGP V2.0 Proyecto: Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones para ELECTRO UCAYALI S.A. Elaborado por: Eric Morán Añazco Gerente de Proyecto M&T Consulting Perú SAC Versión 1.0 del 26/12/2013

2 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. Historial de Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/12/ Versión Inicial. M&T Consulting Página 2 de 27

3 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. ÍNDICE 1. DESCRIPCIÓN DEL MODELO MAAGTIC Descripción de los procesos del modelo Categoría: Gobierno... 5 a) Proceso: Establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC Categoría: Organización / Estrategia Categoría: Ejecución / Entrega Categoría: Soporte IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO Página 3 de 27

4 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. 1. DESCRIPCIÓN A través del presente documento se describirán los procesos TIC que la Función de tecnologías de la Información y Comunicaciones de ELECTRO UCAYALI S.A. debe implementar a fin de brindar servicios TIC de forma efectiva y eficiente a todas las áreas de la empresa. Estos procesos se enmarcan dentro del Modelo MAAGTIC (Manual Administrativo de Aplicación General en Tecnologías de la Información y Comunicaciones). 2. DEL MODELO MAAGTIC MAAGIT (www.maagtic.com) es un modelo libre que describe 30 procesos de tecnologías de información y comunicaciones, distribuidos en 11 grupos por área de conocimiento o dominio de aplicación. Para cada área de conocimiento se utilizan los principales estándares y mejores prácticas relacionadas. A continuación graficamos el modelo. Gráfico 1: Representación del modelo MAAGTIC Página 4 de 27

5 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. 2.1 Descripción de los procesos del modelo A continuación se describen las categorías y los procesos del modelo: Categoría: Gobierno Grupo que corresponde a los procesos relacionados con el Establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC, la Planeación estratégica de TIC y la Determinación de la dirección tecnológica. Este grupo define los lineamientos de gobernabilidad y estrategia que permiten establecer las líneas de acción en materia de TIC y facilitar la toma de decisiones. Tabla 2: Procesos de Gobierno Área de Conocimiento Dirección Control Procesos Establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC Planeación estratégica de TIC Determinación de la dirección tecnológico Administración de la evaluación de TIC Administración de riesgos de TIC Descripción Nivel de gestión que corresponde a los procesos relacionados con el establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC, la planeación estratégica de TIC y la determinación de la dirección tecnológica. Este nivel de gestión define los lineamientos de gobernabilidad y estrategia que permiten establecer las líneas de acción en materia de TIC y facilitar la toma de decisiones Que cada una de las instituciones cuente con un Plan/Programa Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (PETIC), con el objeto de establecer líneas de acción en materia de TIC, tomando en cuenta las disposiciones del Plan Nacional de Desarrollo, los programas sectoriales y especiales que resultan aplicables, así como la Agenda de Gobierno Digital. Determinar la dirección tecnológica de la institución para crear un programa de tecnología que facilite la selección, el desarrollo, la aplicación y el uso de la infraestructura de TIC, de manera que ésta responda a la dinámica de la institución Establecer mecanismos de seguimiento y evaluación, así como acciones de mejora a partir de los resultados de la ejecución de la planeación estratégica, de la operación de los de los procesos y de los proyectos, del uso y aprovechamiento de los activos, de los recursos y de la entrega de los servicios de TIC Disminuir el impacto de eventos adversos que potencialmente podrían afectar el logro de los objetivos de la Institución en materia de TIC Página 5 de 27

6 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. a) Proceso: Establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC b) Proceso: Planeación estratégica de TIC Página 6 de 27

7 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. c) Proceso: Determinación de la dirección tecnológico d) Proceso: Administración de la evaluación de TIC Página 7 de 27

8 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. e) Proceso: Administración de riesgos de TIC Categoría: Organización / Estrategia Nivel de gestión que corresponde a los procesos relacionadas con la administración de proyectos, administración de procesos, administración de recursos y la administración de servicios. Este nivel de gestión establece las actividades que permiten la óptima gestión de recursos, su correcta aplicación y verificación, así como de la mejora de los procesos UTIC. Tabla 3: Procesos de Organización / Estrategia Área de Conocimiento Administración de Proyecto Procesos Administración del portafolio de proyectos de TIC Administración de proyectos de TIC Descripción Administrar las iniciativas de TIC a fin de optimizar la aplicación de los recursos para obtener mayores beneficios en la Institución Obtener los resultados esperados de los proyectos de TIC, mediante una administración efectiva y una correcta aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y recursos en el desarrollo de las actividades de los proyectos, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y objetivos de las iniciativas de TIC Página 8 de 27

9 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. Administración de Procesos Administración de Recursos Administración de Servicios Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC Administración del presupuesto de TIC Administración de proveedores de productos y servicios de TIC Administración de contrataciones de TIC Administración del portafolio de servicios de TIC Diseño de servicios de TIC Establecer y operar un sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC en el que se verifiquen, monitoreen y evalúen los procesos y se consideren las acciones de mejora necesarias para una operación eficiente de la UTIC Coordinar las acciones para el ejercicio del presupuesto asignado a las TIC, a fin de maximizar la aplicación de éste en los proyectos y operaciones planeadas Establecer los mecanismos de comunicación necesarios para procurar y verificar el adecuado cumplimiento de los compromisos contractuales con los proveedores en materia de TIC Establecer y ejecutar de acuerdo a los portafolios de servicios y proyectos, un programa de contrataciones de TIC de acuerdo a las asignaciones presupuestarias autorizadas por la unidad responsable competente Definir los compromisos y costos de servicios de TIC necesarios para mantener el adecuado funcionamiento de la institución, así como identificar iniciativas de creación de servicios de TIC susceptibles de aportar beneficios importantes en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Institución Contar con mecanismos que permitan diseñar los servicios de TIC que la institución requiere, con la finalidad de que se consideren de manera integral y desde su diseño, aspectos relevantes sobre su capacidad, disponibilidad y continuidad y con un enfoque de portafolio de servicios de TIC a) Proceso: Administración del portafolio de proyectos de TIC Página 9 de 27

10 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. b) Proceso: Administración de proyectos de TIC Página 10 de 27

11 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. c) Proceso: Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC d) Proceso: Administración del presupuesto de TIC Página 11 de 27

12 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. e) Proceso: Administración de proveedores de productos y servicios de TIC f) Proceso: Administración de contrataciones de TIC Página 12 de 27

13 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. g) Proceso: Administración del portafolio de servicios de TIC h) Proceso: Diseño de servicios de TIC Página 13 de 27

14 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A Categoría: Ejecución / Entrega Nivel de gestión que corresponde a los procesos relacionadas con la Administración del desarrollo de soluciones, Transición y entrega y Operación de servicios. Este nivel de gestión define requerimientos, desarrolla, valida e integra a la operación las soluciones o servicios tecnológicos de la UTIC. Tabla 4: Procesos de Ejecución / Entrega Área de Conocimiento Administración y Desarrollo de Soluciones Transición entrega y Procesos Apoyo técnico para la contratación de soluciones tecnológicas de TIC Desarrollo de soluciones tecnológicas Calidad de soluciones tecnológicas Administración de cambios Liberación de entrega Transición y habilitación de la operación Administración de la configuración Descripción Definir los requerimientos para el desarrollo de soluciones mediante acciones coordinadas con las unidades responsables solicitantes, los responsables de la implantación de la solución y las unidades responsables de las contrataciones Contar con un marco de referencia para la construcción de una solución tecnológica, incluyendo la especificación de los requerimientos, el diseño, el desarrollo, la verificación, validación e integración de los componentes o productos necesarios para su entrega, de manera que se haga el mayor aprovechamiento posible de los recursos de TIC en la UTIC Procurar que los productos de las soluciones tecnológicas desarrolladas o adquiridas, cumplan con los requerimientos especificados, con el propósito de que las mismas sean sometidas revisiones periódicas de calidad Lograr una integración eficiente, segura y oportuna de los cambios que modifican el ambiente operativo mediante la definición y establecimiento de los métodos, procedimientos y estándares necesarios Establecer los mecanismos mediante los cuales la solución tecnológica o servicio que se entregue para su puesta en operación cumpla con los requerimientos técnicos necesarios Establecer un mecanismo que permita monitorear y controlar los proyectos de transición a la operación y soporte, a fin de evitar riesgos, fracasos o interrupción de los servicios de TIC Mantener actualizada y disponible la información funcional y técnica relativa a las soluciones tecnológicas, los entornos de pruebas, de calidad, de pre-operación y de operación para hacer eficiente la ejecución de los procesos cuya operación requiera acceder a los datos de configuraciones, versiones y características de los servicios Página 14 de 27

15 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. Operación Servicios de Operación de la mesa de servicios Administración de niveles de servicio Administración de la seguridad de los sistemas informáticos Establecer y operar un punto único de contacto para que los usuarios de los servicios hagan llegar sus solicitudes de servicio de TIC, para efecto de que las mismas sean atendidas de acuerdo a los niveles de servicio establecidos Establecer los mecanismos para que la UTIC, en el ámbito de su competencia, pueda definir, comunicar, cumplir y hacer cumplir los acuerdos de niveles de servicio de TIC comprometidos y con los acuerdo de nivel operativo Establecer los mecanismos para que la UTIC, en el ámbito de su competencia, pueda definir, comunicar, cumplir y hacer cumplir los acuerdos de niveles de servicio de TIC comprometidos y con los acuerdo de nivel operativo a) Proceso: Apoyo técnico para la contratación de soluciones tecnológicas de TIC Página 15 de 27

16 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. b) Proceso: Desarrollo de soluciones tecnológicas Página 16 de 27

17 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. c) Proceso: Calidad de soluciones tecnológicas Página 17 de 27

18 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. d) Proceso: Administración de cambios Página 18 de 27

19 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. e) Proceso: Liberación de entrega Página 19 de 27

20 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. f) Proceso: Transición y habilitación de la operación g) Proceso: Administración de la configuración Página 20 de 27

21 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. h) Proceso: Operación de la mesa de servicios Página 21 de 27

22 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. i) Proceso: Administración de niveles de servicio j) Proceso: Administración de la seguridad de los sistemas informáticos Página 22 de 27

23 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A Categoría: Soporte Nivel de gestión que corresponde a los procesos relacionadas con la administración de los activos y operaciones. Este nivel de gestión controla y mantiene la operación de la UTIC. Área de Conocimiento Administración de Activos Operaciones Procesos Administración de dominios tecnológicos Administración del conocimiento Apoyo a la capacitación del personal de la UTIC Administración de la operación Administración de ambiente físico Mantenimiento de infraestructura Descripción Implementar arquitecturas tecnológicas robustas y efectivas para cada una de las agrupaciones lógicas denominadas dominios tecnológicos Promover que el personal de la UTIC difunda y comparta la información que genere conocimiento Identificar las necesidades de capacitación de los servidores públicos en materia de TIC, con el propósito de proponer ante la unidad competente el Programa de capacitación que permita que dichos servidores públicos cuenten con los conocimientos requeridos Establecer los mecanismos para administrar y operar la infraestructura, con el propósito de entregar los servicios de TIC conforme a los niveles de servicio acordados Establecer mecanismos para el control de acceso a los centros de datos para el equipo de TIC, a fin de prevenir riesgos ambientales, así como para prever interrupciones en el suministro de energía eléctrica Adquirir, instalar y mantener actualizada la infraestructura tecnológica para garantizar la continuidad de los servicios de TIC a) Procesos: Administración de dominios tecnológicos Página 23 de 27

24 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. b) Procesos: Administración del conocimiento c) Proceso: Apoyo a la capacitación del personal de la UTIC Página 24 de 27

25 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. d) Proceso: Administración de la operación e) Proceso: Administración de ambiente físico Página 25 de 27

26 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. f) Proceso: Mantenimiento de infraestructura Página 26 de 27

27 Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A. 3. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO El modelo MAAGTIC se implementará siguiendo lo establecido en el documento Plan de Implementación de la Arquitectura de Procesos propuesto para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, el que deberá incluir el mapa estratégico de la Oficina de Sistemas de ELECTRO UCAYALI S.A. Página 27 de 27

28 2013 Arquitectura de Datos, Aplicaciones y Servicios TIC para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de ELECTRO UCAYALI S.A. Metodología de Integral de Gestión de Proyectos - MIGP V2.0 Proyecto: Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones para ELECTRO UCAYALI S.A. Elaborado por: Eric Morán Añazco Gerente de Proyecto M&T Consulting Perú SAC Versión 1.0 del 26/12/2013

29 Arquitectura de Datos, Aplicaciones y Servicios TIC para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de ELECTRO UCAYALI S.A. Historial de Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/12/ Versión Inicial. M&T Consulting Página 2 de 4

30 Arquitectura de Datos, Aplicaciones y Servicios TIC para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de ELECTRO UCAYALI S.A. ÍNDICE 1. DESCRIPCIÓN Arquitectura de datos Arquitectura de aplicaciones Arquitectura de servicios TIC... 4 Página 3 de 4

31 Arquitectura de Datos, Aplicaciones y Servicios TIC para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de ELECTRO UCAYALI S.A. 1. DESCRIPCIÓN En el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de ELECTRO UCAYALI S.A. se ha contemplado la arquitectura de datos, aplicaciones y servicios TIC. Estos artefactos se han desarrollado en diferentes partes de la formulación del PETIC Arquitectura de datos La arquitectura de datos se encuentra en el documento Arquitectura de Información de ELECTRO UCAYALI S.A Arquitectura de aplicaciones La arquitectura de aplicaciones se encuentra dentro del documento DIAGNÓSTICO de la Tecnología de Información y Comunicaciones TIC de ELECTRO UCAYALI S.A Arquitectura de servicios TIC La arquitectura de servicios se encuentra dentro del documento Diseño de la Arquitectura de Procesos para la gestión eficiente de las TIC en ELECTRO UCAYALI S.A.. Página 4 de 4

32 2013 Definición Estrategia de la TI de ELECTRO UCAYALI S.A. Metodología de Integral de Gestión de Proyectos - MIGP V2.0 Proyecto: Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones para ELECTRO UCAYALI S.A. V 0.4 Elaborado por: Eric Morán Añazco Gerente de Proyecto M&T Consulting Perú SAC Versión 1.0 del 26/12/2013

33 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. Historial de Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/12/ Definición Estrategia de la TI de M&T Consulting ELECTRO UCAYALI S.A. Página 2 de 15

34 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. Tabla de Contenido 1. INTRODUCCIÓN DIAGNÓSTICO FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS Análisis FODA Matriz de Evaluación de Factores Externos Matriz EFE Matriz de Evaluación de Factores Internos Matriz EFI Matriz FODA Matriz Cuantitativa de Planeamiento Estratégico MCPE Página 3 de 15

35 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. 1. INTRODUCCIÓN A través del presente documento se elaborarán las estrategias FODA las mismas que se implementarán a través de un Plan de Acción o Proyectos, según corresponda. Este documento de definición de estrategias TIC forma parte del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y comunicaciones de ELECTRO UCAYALAI S.A. periodo DIAGNÓSTICO El diagnóstico se encuentra en el documento Diagnóstico de la Tecnología de la Información y Comunicaciones de ELECTRO UCAYALI S.A. 3. FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS 3.1. Análisis FODA A continuación se desarrolla el análisis FODA efectuado: Fortalezas: 1. Gerencia General apoya el fortalecimiento de tecnologías de la información. 2. Personal con alto nivel de conocimiento de los procesos principales de la empresa. 3. Personal con gran identificación, compromiso y trabajo en equipo. 4. Personal con elevada capacidad profesional así como para proponer soluciones 5. Disponibilidad de presupuesto para la implementación de proyectos tecnológicos de alto impacto (proyectos claves). 6. Se cuenta con un PETIC corporativo como herramienta de gestión y lineamientos son de planificación. Oportunidades: Página 4 de 15

36 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. 1. Migración de los sistemas actuales hacia plataformas modernas que permitan un alto grado de disponibilidad y eficiencia, así como la ampliación de su alcance y la mejora en el intercambio de información desde y hacia las entidades externas. 2. Desarrollar o adquirir sistemas de información para los procesos principales de la empresa (Operaciones y Comercial) que aún no están soportados por algún sistema de forma integral. 3. Mejorar la comunicación e incrementar el porcentaje de satisfacción de las áreas usuarias. 4. Tendencia del sector gobierno a la modernización, calidad y mejora de los procesos a través del empleo de tecnologías de la información y comunicaciones y adherencia a normas de calidad internacionales (promovido por la PCM a través de la ONGEI). 5. Incrementar los servicios en línea que se brindan a los usuarios a través de la página web. 6. Incorporación al Centro de Datos Corporativo de FONAFE. 7. Incorporación al Servicio Compartido de Comunicaciones. 8. Incorporar a la empresa los Sistemas de FONAFE bajo el enfoque de Modelos Estandarizados de Gestión. Debilidades: 1. Falta de documentos de gestión y procedimientos TIC. 2. Infraestructura tecnológica inadeacuada. 3. Problemas de retraso en la ejecución del presupuesto TIC. 4. Falta de capacitación al personal TIC. 5. Las labores del personal son muy recargadas y muy operativas. 6. Falta una adecuada planificación y organización del área. 7. Las funciones y responsabilidades no se ejecutan de acuerdo a lo definido en el MOF todos hacen de todo y se asigna personal TIC escaso a otras áreas. 8. La empresa no comprende las funciones del área. 9. Existen sistemas no integrados y obsoletos. Página 5 de 15

37 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. Amenazas: 1. Renuncia del personal especializado. 2. Cambios en los puestos de la Alta Dirección que impacten negativamente la visión de la función TIC. 3. Medidas de austeridad gubernamentales y recortes presupuestales puede ser una amenaza para la operatividad o gestión de las tecnologías de información. 4. Usuarios finales podrían no estar comprometidos con el uso de la tecnología / sistemas. 5. La empresa tiene una percepción no buena del área la cual puede mantenerse en el tiempo Matriz de Evaluación de Factores Externos Matriz EFE La matriz EFE nos permitirá evaluar la respuesta de La Función de Tecnologías de la Información a los factores externos. Del análisis FODA se identificaron 8 oportunidades y 5 amenazas. En la siguiente tabla, se expone la evaluación que se ha efectuado a las oportunidades y amenazas, obteniéndose una ponderación de 2.86 lo cual significa que La Función de Tecnologías de la Información tiene ante sí un entorno externo ligeramente favorable (el valor mínimo es 2.5). En la siguiente tabla se presenta la evaluación efectuada. Página 6 de 15

38 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. Tabla 17: Matriz de evaluación de factores externos EFE Factores Externos Peso Valor OPORTUNIDADES 1. Migración de los sistemas actuales hacia plataformas modernas que permitan un alto grado de disponibilidad y eficiencia, así como la ampliación de su alcance y la mejora en el intercambio de información desde y hacia las entidades externas 2. Desarrollar o adquirir sistemas de información para los procesos principales de la empresa (Operaciones y Comercial) que aún no están soportados por algún sistema de forma integral. 3. Mejorar la comunicación e incrementar el porcentaje de satisfacción de las áreas usuarias. 4. Tendencia del sector gobierno a la modernización, calidad y mejora de los procesos a través del empleo de tecnologías de la información y comunicaciones y adherencia a normas de calidad internacionales (promovido por la PCM a través de la ONGEI). 5. Incrementar los servicios en línea que se brindan a los usuarios a través de la página w eb Ponderación (P X V) 6% % % % % Incorporación al Centro de Datos Corporativo de FONAFE. 8% Incorporación al Servicio Compartido de Comunicaciones. 8% Incorporar a la empresa los Sistemas de FONAFE bajo el enfoque de Modelos Estandarizados de Gestión 8% AMENAZAS 1. Renuncia del personal especializado. 6% Cambios en los puestos de la Alta Dirección que impacten negativamente la visión de la Función TIC. 8% Medidas de austeridad gubernamentales y recortes presupuestales puede ser una amenaza para la operatividad o 8% gestión de las tecnologías de información. 4. Usuarios finales podrían no estar comprometidos con el uso de la tecnología / sistemas. 8% La empresa tiene una percepción no buena del área la cual puede mantenerse en el tiempo. 8% TOTAL 100% 2.86 Cuando el promedio es mayor a 2.5 el entorno externo le es favorable. Nota: Los valores para la evaluación de las oportunidades son los siguientes: 4 = Muy favorable 3 = Favorable Los valores para la evaluación de las amenazas son los siguientes: 2 = Riesgoso 1= Muy riesgoso Página 7 de 15

39 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A Matriz de Evaluación de Factores Internos Matriz EFI La matriz EFI nos permitirá evaluar la respuesta de La Función de Tecnologías de la Información a los factores internos. Del análisis FODA efectuado se identificaron 6 fortalezas y 9 debilidades. En la siguiente tabla, se expone la evaluación efectuada a las fortalezas y debilidades, obteniéndose una ponderación de 2.44 lo cual significa que La Función de Tecnologías de la Información y Comunicaciones se encuentra por debajo del valor mínimo y deberá mejorar el entorno interno. La ponderación obtenida nos refleja que las debilidades son mayores a las fortalezas. En la siguiente tabla se presenta la evaluación efectuada. Tabla 18: Matriz de evaluación de factores internos EFI FORTALEZAS Factores Internos Peso Valor 1. Gerencia General apoya el fortalecimiento de tecnologías de la información 2. Personal con alto nivel de conocimiento de los procesos principales de la empresa. Ponderación (P X V) 8% % Personal con gran identificación, compromiso y trabajo en equipo 6% Personal con elevada capacidad profesional así como para proponer soluciones 5. Disponibilidad de presupuesto para la implementación de proyectos tecnológicos de alto impacto (proyectos claves). 6. Se cuenta con un PETIC corporativo como herramienta de gestión y lineamientos son de planificación. DEBILIDADES 6% % % Falta de documentos de gestión y procedimientos TIC. 6% Infraestructura tecnológica inadeacuada. 8% Problemas de retraso en la ejecución del presupuesto TIC. 6% Falta de capacitación al personal TIC. 6% Las labores del personal son muy recargadas y muy operativas. 6% Falta una adecuada planificación y organización del área. 6% Las funciones y responsabilidades no se ejecutan de acuerdo a lo definido en el MOF todos hacen de todo y se asigna personal TIC escaso a otras áreas. 8% La empresa no comprende las funciones del área. 6% Exiten sistemas no integrados y obsoletos 6% TOTAL 100% 2.44 Nota: Los valores para la evaluación para las fortalezas son los siguientes: 4 = Alta fortaleza Página 8 de 15

40 DEFINICIÓN ESTRATEGÍA DE LA TI DE ELECTRO UCAYALI S.A. 3 = Mediana fortaleza. Los valores para la evaluación para las debilidades son los siguientes: 2 = Mediana debilidad 1 = Alta debilidad 3.4. Matriz FODA Considerando los resultados obtenidos en el análisis FODA se plantea la matriz FODA. En esta matriz se han identificado 13 estrategias que permitirán que las oportunidades del entorno externo se puedan capitalizar; así como, fortalecer el entorno interno. Las estrategias posteriormente se transformarán en proyectos, acciones y/o actividades a seguir. A continuación en la siguiente tabla presentamos la matriz FODA: Página 9 de 15

41 M A T R I Z FODA ELECTRO UCAYALI Fortalezas 1. Gerencia General apoya el fortalecimiento de tecnologías de la información 4. Personal con elevada capacidad profesional así como para proponer soluciones 6. Se cuenta con un PETIC corporativo (FONAFE) como herramienta de gestión y lineamientos de planificación. Debilidades 1. Falta de documentos de gestión y procedimientos TIC. 2. Infraestructura tecnológica inadeacuada. 3. Problemas de retraso en la ejecución del presupuesto TIC. 4. Falta de capacitación al personal TIC. 5. Las labores del personal son muy recargadas y muy operativas. 6. Falta una adecuada planificación y organización del área. 7. Las funciones y responsabilidades no se ejecutan de acuerdo a lo definido en el MOF todos hacen de todo y se asigna personal TIC escaso a otras áreas. 8. La empresa no comprende las funciones del área. 9.Exiten sistemas no integrados y obsoletos Oportunidades Estrategias FO Estrategias DO 1. Migración de los sistemas actuales hacia plataformas modernas que permitan un alto grado de disponibilidad y eficiencia, así como la ampliación de su alcance y la mejora en el intercambio de información desde y hacia las entidades externas 2. Desarrollar o adquirir sistemas de información para los procesos principales de la empresa (Operaciones y Comercial) que aún no están soportados por algún sistema de forma integral. 3. Mejorar la comunicación e incrementar el porcentaje de satisfacción de las áreas usuarias. 4. Tendencia del sector gobierno a la modernización, calidad y mejora de los procesos a través del empleo de tecnologías de la información y comunicaciones y adherencia a normas de calidad internacionales (promovido por la PCM a través de la ONGEI). 5. Incrementar los servicios en línea que se brindan a los usuarios a través de la página w eb 6. Incorporación al Centro de Datos Corporativo de FONAFE. 7. Incorporación al Servicio Compartido de Comunicaciones. 8. Incorporar a la empresa los Sistemas de FONAFE bajo el enfoque de Modelos Estandarizados de Gestión 1. Renuncia del personal especializado. 2. Personal con alto nivel de conocimiento de los procesos principales de la empresa. 3. Personal con gran identificación, compromiso y trabajo en equipo 5. Disponibilidad de presupuesto para la implementación de proyectos tecnológicos de alto impacto (proyectos claves). E1. Modificar la estructura organizacional considerando la tercerización como parte del modelo de servicios de TI. El personal actual debe centrarse en actividades de gestión y menos operativas (F1, F2, F3, O3, O4, O5). E2. Difundir la nueva visión y misión del área a través de canales efectivos de comunicacion (F1, F2, O1, O2). E3. Implementar progresivamente el modelo de servicios TIC MAAGTIC basado en estándares y/o marcos de trabajo de clase mundial: ITIL, PMBOK, ISO 9001, ISO 27001, etc. (F1, F4, F6, O4, O8). E4. Implementar un nuevo Data Center considerando los lineamientos del PTIC de FONAFE (F1, F2, F6, O3, O6, O8). E5. Implementar sistemas core no contemplados en el PTIC de FONAFE (F1, F2, F5, F6, O1, O2, O3). E6. Desarrollar un proyecto de Identidad Corporativa y modificar el w ebsite de la empresa (F1, F4, F6, O3, O5). E7. Ampliar los servicios de información y medios de pago dirigido a los clientes de la empresa (F1, F5, O5, O6, O7, O8) Amenazas Estrategias FA Estrategias DA 2. Cambios en los puestos de la Alta Dirección que impacten E12. Diseño de un programa de perfeccionamiento profesional en negativamente la visión de la Función TIC. Dirección TIC y Gestión de Proyectos (F1, F3, F4, A1, A5). 3. Medidas de austeridad gubernamentales y recortes presupuestales E13. Desarrollar programa de capacitación al personal de ELECTRO puede ser una amenaza para la operatividad o gestión de las tecnologías UCAYALI en el uso de recursos de TIC y softw are ofimático (F3, A4). de información. E14. Comunicar semestralmente el estado de los objetivos del PETI a la 4. Usuarios finales podrían no estar comprometidos con el uso de la Alta Dirección (O1, O2, A2, A3). tecnología / sistemas. 5. La empresa tiene una percepción no buena del área la cual puede mantenerse en el tiempo. E8. Fortalecer la infraestructura tecnológica (D2, TODAS) E9. Desarrollar proyecto de cultura TIC y uso eficiente de recursos informáticos dirigido a usuarios finales (D4, D9, O3, O7) E10. Conformar Comité que gestione los Proyectos Corporativos de FONAFE (D5, D6, D7, D9, O1, O2, O5, O6, O7, O8) E11. Desarrollar plan de capacitación al personal TIC E15. Lograr que las áreas usuarias se comprometan en los proyectos que soliciten o se gesten en la Oficina de Gestión (D5, D9, A4, A5)

42 3.5. Matriz Cuantitativa de Planeamiento Estratégico MCPE Las estrategias de la matriz FODA han sido cuantificadas a través de la siguiente matriz, cuantitativa de planeamiento estratégico, para poder priorizarlas. A continuación presentamos la matriz MCPE.

43 Matriz Cuantitativa de Planeamiento Estratégico - MCP Alternativas Estratétigas Factores Claves Peso E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 E13 Oportunidades Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. Ptje. Pond. 1. Migración de los sistemas actuales hacia plataformas modernas que permitan un alto grado de disponibilidad y eficiencia, así como la ampliación de su alcance y la mejora en el intercambio de información 6% desde y hacia las entidades externas 2. Desarrollar o adquirir sistemas de información para los procesos principales de la empresa (Operaciones y Comercial) que aún no están 8% soportados por algún sistema de forma integral. 3. Mejorar la comunicación e incrementar el porcentaje de satisfacción de las áreas usuarias. 8% Tendencia del sector gobierno a la modernización, calidad y mejora de los procesos a través del empleo de tecnologías de la información y comunicaciones y adherencia a normas de calidad internacionales 8% (promovido por la PCM a través de la ONGEI). 5. Incrementar los servicios en línea que se brindan a los usuarios a través de la página w eb 8% Incorporación al Centro de Datos Corporativo de FONAFE. 8% Incorporación al Servicio Compartido de Comunicaciones. 8% Incorporar a la empresa los Sistemas de FONAFE bajo el enfoque de Modelos Estandarizados de Gestión 8% Amenazas 1. Renuncia del personal especializado. 6% Cambios en los puestos de la Alta Dirección que impacten negativamente la visión de la Función TIC. 8% Medidas de austeridad gubernamentales y recortes presupuestales puede ser una amenaza para la operatividad o gestión de las tecnologías 8% de información. 4. Usuarios finales podrían no estar comprometidos con el uso de la tecnología / sistemas. 8% La empresa tiene una percepción no buena del área la cual puede mantenerse en el tiempo. 8% Fortalezas 1. Gerencia General apoya el fortalecimiento de tecnologías de la información 8% Personal con alto nivel de conocimiento de los procesos principales de la empresa. 8% Personal con gran identificación, compromiso y trabajo en equipo 6% Personal con elevada capacidad profesional así como para proponer soluciones 6% Disponibilidad de presupuesto para la implementación de proyectos tecnológicos de alto impacto (proyectos claves). 8% Se cuenta con un PETIC corporativo (FONAFE) como herramienta de gestión y lineamientos de planificación. 6% Debilidades 1. Falta de documentos de gestión y procedimientos TIC. 6% Infraestructura tecnológica inadeacuada. 8% Problemas de retraso en la ejecución del presupuesto TIC. 6% Falta de capacitación al personal TIC. 6% Las labores del personal son muy recargadas y muy operativas. 6% Falta una adecuada planificación y organización del área. 6% Las funciones y responsabilidades no se ejecutan de acuerdo a lo definido en el MOF todos hacen de todo y se asigna personal TIC 8% escaso a otras áreas. 8. La empresa no comprende las funciones del área. 6% Exiten sistemas no integrados y obsoletos 6% TOTAL 200%

44 A continuación presentamos, en la siguiente tabla, el ranking de las estrategias: Prioridad Estrategia Puntaje 1 E10. Conformar Comité que gestione los Proyectos Corporativos de FONAFE (D5, D6, D7, D9, O1, O2, O5, O6, O7, O8) 2 E8. Fortalecer la infraestructura tecnológica (D2, TODAS) E5. Implementar sistemas core no contemplados en el PTIC de FONAFE (F1, F2, F5, F6, O1, O2, O3). E3. Implementar progresivamente el modelo de servicios TIC MAAGTIC basado en estándares y/o marcos de trabajo de clase mundial: ITIL, PMBOK, ISO 9001, ISO 27001, etc. (F1, F4, F6, O4, O8). E1. Modificar la estructura organizacional considerando la tercerización como parte del modelo de servicios de TI. El personal actual debe centrarse en actividades de gestión y menos operativas (F1, F2, F3, O3, O4, O5). E4. Implementar un nuevo Data Center considerando los lineamientos del PTIC de FONAFE (F1, F2, F6, O3, O6, O8). 7 E11. Desarrollar plan de capacitación al personal TIC E13. Lograr que las áreas usuarias se comprometan en los proyectos que soliciten o se gesten en la Oficina de Gestión (D5, D9, A4, A5) E9. Desarrollar proyecto de cultura TIC y uso eficiente de recursos informáticos dirigido a usuarios finales (D4, D9, O3, O7) E12. Comunicar semestralmente el estado de los objetivos del PETI a la Alta Dirección (O1, O2, A2, A3). E7. Ampliar los servicios de información y medios de pago dirigido a los clientes de la empresa (F1, F5, O5, O6, O7, O8) E6. Desarrollar un proyecto de Identidad Corporativa y modificar el w ebsite de la empresa (F1, F4, F6, O3, O5). E2. Difundir la nueva visión y misión del área a través de canales efectivos de comunicacion (F1, F2, O1, O2) La implementación de las estrategias se realizará a través de: 1) Un Plan de Acción de actividades, y 2) Cartera de Proyectos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

45 2013 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente Metodología de Integral de Gestión de Proyectos - MIGP V2.0 Proyecto: Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones para ELECTRO UCAYALI S.A. Elaborado por: Eric Morán Añazco Gerente de Proyecto M&T Consulting Perú SAC Versión 1.0 del 26/12/2013

46 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente Historial de Versiones Fecha Versión Descripción Autor 26/12/ Versión Inicial. M&T Consulting Página 2 de 8

47 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente ÍNDICE 1. DESCRIPCIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Descripción de funciones y competencias Jefe de la Oficina de Gestión - JOGE Coordinador TIC - CTIC Gestor de Aplicaciones - GAP Gestor de Infraestructura - GIN... 7 Página 3 de 8

48 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente 1. DESCRIPCIÓN A través del presente documento se describirá la estructura organizacional que la Función de tecnologías de la Información y Comunicaciones de ELECTRO UCAYALI S.A. debe implementar a fin de brindar servicios TIC de forma efectiva y eficiente a todas las áreas de la empresa. Los servicios que brindará la función TIC se enmarcarán dentro del Modelo MAAGTIC (Manual Administrativo de Aplicación General en Tecnologías de la Información y Comunicaciones). 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional propuesta se presenta a continuación: Gráfico 1: Estructura Organizacional de la Función TIC NIVEL ESTRATÉGICO Jefe de la Oficina de Gestión Coordinador TIC NIVEL ESTRATÉGICO Gestor de Aplicaciones Gestor de Infraestructura NIVEL OPERATIVO PROVEEDORES SERVICIOS DE FONAFE 2.1 Descripción de funciones y competencias Jefe de la Oficina de Gestión - JOGE Página 4 de 8

49 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente Funciones: Las funciones del JOGE son las siguientes: a. Efectuar las coordinaciones de nivel ejecutivo ante FONAFE a efectos de alinear los objetivos empresariales en materia de tecnología de la información y comunicaciones. b. Formular y controlar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, así como el Plan Operativo Informático. c. Gestionar los recursos económicos e inversiones en materia de tecnologías de la información y comunicaciones. d. Coordinar, supervisar y controlar los servicios TIC que se brindan a la empresa. Competencias: Considerando que este cargo es un cargo compartido con otras funciones que desempeña el JOGE en el presente apartado solamente describiremos las competencias para la función TIC. Cinco (05) años de experiencia como Gerente, Jefe, Supervisor o cargo similar. Tres (03) años de experiencia en tecnologías de la información y comunicaciones. Especialización en Tecnologías de la Información y Comunicaciones Coordinador TIC - CTIC Funciones: Las funciones del JOGE son las siguientes: a. Coordinar, a nivel de gestión, los proyectos e iniciativas de FONAFE en materia de tecnologías de la información y comunicaciones que involucren a la empresa. b. Coordinar la ejecución del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y Plan Operativo Informático, e informar periódicamente al JOGE el estado de los mismos. Página 5 de 8

50 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente c. Responsable por el diseño y aplicación del modelo de servicios de la función TIC. d. Coordinar de la seguridad de la información de la empresa, lo cual incluye la seguridad informática y continuidad de negocios. e. Supervisar las funciones de gestión de aplicaciones y de infraestructura, requiriendo el estado de las actividades y proyectos de cada una de ellas. f. Gestionar y/o apoyar en la gestión de proyectos TIC. g. Informar el estado de sus actividades al Jefe de la Oficina de Gestión. Competencias: Las competencias de este rol son: Cuatro (04) años de experiencia como Gerente, Jefe, Supervisor o cargo similar en tecnologías de la información. Tres (03) años de experiencia en administración de plataforma tecnológica, centro de cómputo, administración de redes o similar. Dos (02) años de experiencia en desarrollo de sistemas de información. Especialización en Gerencia de TI Especialización en Mejora o Rediseño de Procesos. Deseable con certificación PMP o en Gestión TIC o de Procesos TIC Gestor de Aplicaciones - GAP Funciones: Las funciones del GAP son las siguientes: a. Formular y ejecutar los proyectos de desarrollo de sistemas de información, así como la adquisición de software de automatización de los procesos de la empresa. b. Asegurar la correcta aplicación del modelo de procesos en desarrollo de sistemas de información por parte de los proveedores. Página 6 de 8

51 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente c. Coordinar a nivel de gestión y técnico los proyectos de implementación de sistemas de información y/o software por parte de FONAFE o de proveedores de sistemas de información. d. Administrar el servicio de help desk de aplicaciones por parte del proveedor respectivo o de FONAFE. e. Gestionar el mantenimiento de los sistemas de información por parte del proveedor respectivo o de FONAFE. f. Administrar los entornos (servidores y software base) de desarrollo y calidad a fin de controlar el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información. g. Gestionar la seguridad de los sistemas de información. h. Responsable por el modelamiento de los procesos de la empresa así como la planificación de la automatización de los mismos. i. Proponer mejoras a los sistemas actuales o el desarrollo de nuevos sistemas de información. j. Informar el estado de sus actividades al Supervisor TIC Competencias: Las competencias de este rol son: Cuatro (04) años de experiencia como Gerente, Jefe, Supervisor o cargo similar en desarrollo de sistemas de información. Tres (03) años de experiencia como analista programador, analista funcional o analista de sistemas de información. Dos (02) años de experiencia en desarrollo de sistemas de información. Especialización en Desarrollo de Software. Especialización en Mejora o Rediseño de Procesos. Deseable con certificación PMP o en Gestión Procesos TIC Gestor de Infraestructura - GIN Funciones: Las funciones del GIN son las siguientes: Página 7 de 8

52 Diseño de la Estructura Organizacional para la Oficina de Sistemas o la que haga sus veces, sus funciones, roles y competencias del personal necesario, para la implementación del portafolio de proyectos y su operación efectiva y eficiente a. Formular y ejecutar los proyectos de infraestructura tecnológica (servidores, redes, comunicaciones, pc, impresoras, etc.) de la empresa. b. Asegurar la correcta aplicación del modelo de procesos en infraestructura tecnológica por parte de los proveedores. c. Coordinar a nivel de gestión y técnico los proyectos de infraestructura tecnológica por parte de FONAFE o de proveedores. d. Administrar el servicio de help desk por parte del proveedor respectivo o de FONAFE. e. Gestionar el mantenimiento de la plataforma de red, parque informático, servidores, equipos de comunicaciones, etc. Por parte del proveedor respectivo o de FONAFE. f. Administrar el entorno de producción (servidores y software base) a fin de la disponibilidad de los sistemas de información. g. Gestionar la seguridad informática así como la continuidad de los servicios de infraestructura tecnológica. h. Gestionar la red de la empresa. i. Proponer mejoras a la plataforma actual así como velar por el crecimiento de la misma. j. Asegurar la correcta disponibilidad de las comunicaciones entre las diversas sedes de la empresa. k. Informar el estado de sus actividades al Supervisor TIC Competencias: Las competencias de este rol son: Cuatro (04) años de experiencia como Gerente, Jefe, Supervisor o cargo similar en redes, plataforma tecnológica, administración de centros de cómputo, etc. Tres (03) años de experiencia en administración de plataforma tecnológica, centro de cómputo, administración de redes o similar. Especialización en Gerencia de TI Especialización en redes, comunicaciones y seguridad informática. Especialización de comunicaciones. Deseable con certificación PMP o en Gestión Recursos TIC. Página 8 de 8

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