PRESENTE. l. OBJETIVO 11. ALCANCE. ...e; Ct N N <» (.() 111. OBSERVACIONES

Transcripción

1 CONTRALOR Í A PODER JUDICIAL DE LA FIDERAOON 'Uf!IEMA CORTE DE JUSllCIJ\ DE la NACION OFICIO No. CSCJN/DGA/DAIA/ México, D. F., 18 de agosto de 2016 LIC. MARÍA EUGENIA CORRALES ESCALANTE DIRECTORA GENERAL DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA. PRESENTE En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2016, aprobado por el H. Comité de Gobierno y Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN), el 6 de junio dé 2016 se emitió, a través del oficio CSCJNn4/2016, la orden para practicar una auditoría a los procesos de integración de expedientes de personal y de plaza, por el período del 1 de julio al 31 de diciembre de Con fundamento en el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría 1, se presenta el informe número DAIA/2016/20. l. OBJETIVO Comprobar que los expedientes de personal y de plaza estén integrados con los requisitos que establece la normativa aplicable. 11. ALCANCE En el período de revisión se registraron los siguientes movimientos de pers ;-r,.. transformaciones de plaza 84, de los cuales se seleccionaron las siguientes 48 (68%) expedientes de las altas de personal y de plaza. 51 (58%) expedientes de las bajas de personal. 21 (25%) expedientes de las transformaciones de plaza OBSERVACIONES l...e; Ct N N <» (.() EXPEDIENTES DE PERSONAL Resultado No. 1. De la revisión a los 48 expedientes de personal, se observó la falta de 9 cédulas de funciones, 2 nombramientos sin la firma del trabajador, 1 acta d nacimiento y 1 examen médico, lo cual incumple con el Articulo 21 del Acuerdo General de Administración (AGA) V/2008 que establece los requisitos que deberán de contener los expedientes en sus fracciones 1, 111, VIII y XV 'Artículo 21. La Dirección de Personal llevará un archivo para los expedientes de ias personas que hayan recibido algún nombramiento. Los expedientes personales que deberán contener i. Fom1ato de nombramiento firmado por el Secretano Ejecutivo de Admmistración. así como por el propio trabajador; (...) ' 1..,..,,,rrnmi presentado por la 1 ección General de Auditoria será autorizado par el Contralor, quien lo enviará al superior jerárquico del órgano ""füado, 6 '"º y a,., ""30""' " eo oada ""',. ""'"era.

2 111. Documento en el que se precisen /as func10nes a desemper'íar. (..) VIII. Copta certificada del acta de nacimiento. ( i XV. Certificado médico ong1nal expedido por la Dirección de Servicios Médicos de la Suprema Corte con antigüedad no mayor a tres meses respecto de la fecha de ingreso ( 1 Las áreas administrativas que solicitan algún movimiento de personal omiten la entrega de la totalidad de los requisitos establecidos en la normativa y la Dirección de Control de Personal (DCP) procede a realizar las gestiones sin exigir su cumplimiento, lo que contraviene el AGA V/2008 en el artículo 16, fracciones 111 y IV que indican:.... oda oropuesta de nombramiento deberá acompar'íarse de. 111 Perfil del ouesto IV Funciones a desempeñar" De los nombramientos sin firma los servidores públicos se encuentran adscritos en las Casas de la Cultura Jurídica y no remitieron el documento en su momento. El acta de nacimiento faltante se debió a que el servidor público no la entregó y el área auditada omitió darle seguimiento. Por lo que respecta al examen médico, se originó derivado de que el servidor público no se presentó a la cita programada para su realización, sin que se observara su seguimiento. Que los expedientes de personal carezcan de al menos uno de los requisitos establecidos en la normativa. Recomendaciones correctivas: 01. El área auditada gestione ante los titulares de las Direcciones Generales en donde se encuentran adscritos los servidores públicos para que a la brevedad presenten el acta de nacimiento y el examen médico y se incorporen a los expedientes respectivos. 02. El titular del área auditada instruya a la Directora de Control de Personal para que solicite las cédulas de funciones y los nombramientos firmados faltantes, para que sean incorporados a los expedientes. Resultado No. 2. Del análisis al "Procedimiento para la Elaboración de Nombramientos (Prorrogas y Cambio de Rango) y Bajas Definitivas de los Servidores Públicos de la SCJN", se observó lo siguiente:./ La descripción de funciones de los servidores públicos se recibieron en el formato denominado "Cédula de Funciones" y por medio de otros escritos../ El formato "Cédula de Funciones no se encuentra incluido en dicho procedimiento../ La "Cédula de Funciones", implementada por el área auditada, no cuenta con un apartado en donde se señale que se hizo del conocimiento del servidor público, para el desarrollo de sus actividades. Omisión en el diseño del procedimiento al no incorporar el formato "Cédula de Funciones". Que no se tenga estandarizada la "Cédula de funciones" de los servidores públicos adscritos a este Alto Tribunal. 2

3 Recomendaciones preventivas: 01. La titular de la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa (DGRHIA} solicite al área correspondiente la modificación del "Procedimiento para la Elaboración de Nombramientos (Prorrogas y Cambios de Rango) y Bajas Definitivas de los Servidores Públicos de la SCJN" con la inclusión del formato denominado "Cédula de Funciones", la cual deberá de acompañarse de su respectivo instructivo de llenado. 02. Una vez formalizada la "Cédula de Funciones", el área auditada deberá de hacerla del conocimiento de los titulares de las áreas administrativas, para que en las propuestas de nombramiento anexe dicho documento. Resultado No. 3. La normativa que regula las actividades para verificar la no inhabilitación de las personas que ingresan a la SCJN y la confirmación de autenticidad de las cédulas profesionales, está regulada en el cuarto párrafo del articulo 12 y en la fracción VI del artículo 21 del AGA V/2008, así como, en el Manual de organización de la DGRHIA, como se señala a continuación: Artículo 12: La Dirección de Personal verificará que las personas nombradas no se encuentran inhabilitadas con motivo de la apl1cac1ón de la sanción prevista en la fracción V del artículo 13 de la Ley de Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. para lo cual pedirá informes al Consejo de la Judicatura Federal, a la Secretaría de la Función Pública y a los órganos competentes de las Cámaras de Oioutados y de Senadores del Congreso de la Unión " Artículo 21: En su caso. los documentos que acrediten los requisitos legales para ocupar la plaza respectiva. como pueden ser copia certificada del título y de la cédula profesional. así como un escnto en el que el candidato a ocupar la plaza mamfieste. bajo protesta de decir verdad, estar en pleno ejerc1c10 de sus derechos gozar de buena reputación y no haber sido condenado por delito mtenc1onal con sanción privativa de la libertad mayor de un aí'io. n Manual de Organización de la DGRHIA DIRECCI Ó N DE INGRESO Y CONTROL DOCUMENTAL Validar!as cédulas profes10nales de los servidores públicos ante el Registro Nacional de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública í DIRECCIÓN DE CONTROL DE PERSONAL Coordinar la elaboración del informe mensual para su remisión al Conse o de la Judicatura Federal. al Tribunal Electoral del PJF, a la Secretaría de la Función Pública f Órganos Competentes de las Cámaras de Diputados y de Senadores del Congreso de la Unión. sobre las personas que ingresan a la Suprema Corte de Justicia de la Nación. para verificar que estas no se encuentren inhabilitadas " Del análisis a los movimientos de personal de nuevo ingreso, se observó que el área auditada solicitó la información relacionada con la no inhabilitación para el desempeño de empleos, cargos o comisiones en el servicio público, entre 3 a 63 días hábiles posteriores a la fecha de ingreso. 3

4 Por lo que respecta a la verificación de la autenticidad de las cédulas profesionales presentadas por los servidores públicos de nuevo ingreso obligados de acuerdo al nivel jerárquico, se determinó que el área auditada efectuó la consulta entre 1 a 84 días hábiles posteriores al ingreso. La DGRHIA no ha regulado mediante un procedimiento la actividad de solicitar la información sobre la inhabilitación de los servidores públicos a los organismos gubernamentales, cuando en el manual de organización del área auditada estableció que su ejecución será de forma mensual. En cuanto a la verificación de las cédulas profesionales no se precisa el momento en que debe de realizarse o el plazo para su ejecución. La inoportuna verificación puede provocar el otorgar una plaza a un servidor público que se encuentre inhabilitado o que presente documentación apócrifa. Recomendaciones preventivas: 01. La Titular del área auditada elabore y formalice un procedimiento que describa las actividades a desarrollar para la verificación de la no inhabilitación de los servidores públicos de nuevo ingreso, el cual contemple un plazo de ejecución para la obtención de la información. 02. La titular del área auditada complemente el procedimiento "Para la verificación de las cédulas Profesionales" con el establecimiento de un plazo para la ejecución y obtención de la información. MOVIMIENTOS DE BAJA. Resultado No. 4. Se observó que el área auditada reincide en presentar con atrasó los avisos de baja ante el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE), ya que de 51 movimientos de baja seleccionados para su revisión, se identificó que 24 movimientos que representan el 47% de los casos registrados se efectuaron entre 1 a 71 días naturales adicionales al plazo establecido, lo que incumple con lo señalado en el artículo 20 del Reglamento del Sistema Nacional de Afiliaciones y Vigencias de Derechos, de la base de datos única de derechohabientes y del expediente electrónico único del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, que establece: "(...) El Instituto recibirá de las Dependencias. y Entidades la información de los Movimientos Afi!latorios de alta. modificación del sueldo y baja de sus trabajadores. dentro de los treinta días naturales siguientes a la fecha en que ocurran " De los 24 movimientos, el área auditada presentó listados en los que se acredita que 1 O registros no se efectuaron con oportunidad debido a que el sistema los rechazó, sin embargo, los reportes no señalan la fecha en que se efectuó la gestión. Falta de seguimiento en la presentación de avisos de baja ante el ISSSTE. Que los trabajadores no puedan realizar nuevas gestiones ante el Instituto. Recomendación correctiva: 01.La titular del área auditada conmine a la DCP lleve a cabo el seguimiento de aquellos casos en los que el sistema los rechazó y realice la gestión de baja de los servidores públicos ante el ISSSTE, así como documente aquellos casos extraordinarios en los cuales no se pudo obtener. 4

5 Resultado No. 5 Sin observación. Se seteccionaron 21 movimientos de transformación de plaza comprobando que en 17 casos se contó con el "Dictamen de Procedencia y Razonabilidad de Estructura Orgánica y Ocupacional" y en 4 casos se presentó el "Acuerdo del Ministro Presidente de la SCJN", determinando que dichos movimientos se efectuaron de acuerdo a la normativa. La revisión se realizó con base en la documentación e información que proporcionó la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, de cuya veracidad es responsable el área auditada. Es importante señalar que las recomendaciones se atiendan con oportunidad o bien lleven a cabo las acciones que consideren convenientes para corregir y prevenir lo observado, con el propósito de eficientar el control interno, proceso operativo y normativo. IV. CONCLUSIÓN Como resultado de la revisión realizada al proceso de integración de expedientes de personal y de plaza, así como a los movimientos de ingreso, baja y transformaciones de plaza por el período del 1 de julio al 31 de diciembre de 2015, este órgano interno de control concluye que el área auditada presentó las siguientes inconsistencias: De la muestra seleccionada se detectó la falta de: 9 cédulas de funciones, 2 nombramientos sin la firma de los trabajadores, 1 acta de nacimiento y examen médico. La verificación de la no inhabilitación para el desempeño de empleos, cargos o comisiones en el servicio público, se realizó entre 3 a 63 días hábiles posteriores a la fecha de ingreso y con respecto a la veracidad de las cédulas profesionales se efectuó entre 1 a 84 días hábiles posteriores al ingreso. Los avisos de baja ante el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, se continúa presentando con atraso de acuerdo al plazo establecido en la normativa. De lo anterior, se solicita atender las recomendaciones indicadas en el presente informe, a efecto de mejorar el control interno y el pego a la normativa. f'ooer JUDICIAL lle LA FEOERACIOI SUPlfJIA com H JUSTIOl Hu ua11, 1 COITRALOllA Lic. Makl Gómez Director Gfneral de Auditoría L. C. Pedro Yoval Huesca Director de Auditoría Integral "A" JCDOM/MDIG/PYH/A :JT 5 Esta hoja corresponde al lnf e de Auditoria número DAIA/2016/20, relativo a la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa. por el period e julio a diciembre de /.t-