ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE CAPACITACIÓN EN FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE EN METODOLOGÍA PMI

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE CAPACITACIÓN EN FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE EN METODOLOGÍA PMI 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Con el objetivo de fomentar espacios para capacitación a funcionarios y apoyar las actividades de formación y/o divulgación, la oficina de Servicio al Consumidor y de Apoyo Empresarial, quien es la encargada de analizar, diseñar, ejecutar, y poner en marcha algunos de los proyectos de divulgación, promoción y fomento de las funciones, y servicios de la entidad, aplicando buenas prácticas y lineamientos de la metodología de proyectos, considera pertinente capacitar formalmente a los funcionarios pertenecientes a esta, en la guía metodológica de Proyectos del PMI (Project Management Institute) El PMI (Project Management Institute) está dedicado a la dirección de los proyectos, así como a la certificación de profesionales, desde 1969, se sitúa en los Estados Unidos y actualmente cuenta con más de miembros en todo el mundo, convirtiéndose en la principal Organización profesional sin fines de lucro en esta actividad. Más que una guía metodológica, la enseñanza de las buenas prácticas propuestas por este Instituto garantizan aporte de centenas de profesionales en administración de proyectos, que con su experiencia han propuesto herramientas y metodologías aptas para enfrentar el entorno cambiante de los proyectos y sus requerimientos particulares, independientemente del campo. Un profesional en gestión de proyectos debe ir mas allá, con una integración de técnicas que le permitan a través de diversos campos del conocimiento establecer, planificar y alcanzar los objetivos del proyecto, en la calidad establecida, con un uso adecuado de los recursos humanos, comunicando efectivamente, a todos los individuos en el proyecto aspectos relevantes de su gestión, entre mucho más. Posteriormente, el profesional que sigue esta metodología puede certificarse como Project Management Professional (PMP), garantizando alto conocimiento y destreza en poder llevar a cabo proyectos en las distintas industrias, ya sea negocios, ingenierías, construcción y tecnología, entre otros. 1

2 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES 2.1 OBJETO: Contratar el servicio de capacitación en temas de gerencia de proyectos con enfoque en la guía metodológica PMI (Project Management Institute) 2.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Para dar cumplimiento al objeto del contrato, el contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones: a) Capacitar a los funcionarios y contratistas que designe la Superintendencia de Industria y Comercio en temas de gerencia de proyectos con enfoque en la guía metodológica PMI (Project Management Institute), de conformidad con los estudios previos, la invitación pública y la propuesta presentada. b) Realizar la respectiva capacitación conforme a lo estipulado en el alcance de su propuesta inicial en aspectos como objetivo, temas propuestas, intensidad estimada y entregables. c) Elaborar un cronograma y un plan de trabajo para el desarrollo de la capacitación objeto del contrato, el cual deberá ser aprobado por el supervisor del contrato. d) Cumplir de manera estricta con el horario que se defina para impartir dicha capacitación. e) Llevar registro de la capacitación, detallando, tema del día y asistentes. f) Entregar un informe de evaluación de desempeño de los participantes de la capacitación. g) Garantizar para el desarrollo de la capacitación, que en caso de ausencia del docente propuesto, se reemplace por un docente con los mismos o superiores requisitos a los acreditados con la propuesta, sin costo adicional para la Entidad. h) Supervisar el correcto desempeño de sus empleados o personas destinadas para la prestación del servicio contratado. i) Suministrar los documentos de apoyo temático empleados en el desarrollo de la capacitación tales como: memorias, documento de ejercicios prácticos para reforzar el aprendizaje de los temas, presentaciones, bibliografías recomendadas, entre otras. j) Expedir certificación a los participantes del curso. k) Cumplir las instrucciones que le imparta la Superintendencia través del supervisor del contrato y atender sus requerimientos, dentro de las 24 horas siguientes al recibo de la solicitud. 2

3 l) Designar un coordinador de contacto con la Superintendencia para la coordinación académica, control de asistencia de los participantes y logística del programa planteado. m) Mantener los precios ofertados durante el término del contrato. n) Cumplir con las fechas y horarios pactados previamente por las partes, para la celebración de cada uno de los eventos de capacitación. o) Mantener reserva profesional sobre los asuntos o la información que le sea suministrada con motivo de la prestación de sus servicios. p) Atender las consultas y sugerencias del jefe de oficina y/o supervisor del contrato. q) Presentar los informes que le sean requeridos por el Jefe de la Oficina o el supervisor del contrato. r) Presentar las respectivas facturas y/o cuentas de cobro correspondientes según lo acordado para el pago. s) Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse. t) Mantener vigente durante la ejecución del presente contrato la afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social y hacer los pagos de los aportes correspondientes. u) Las demás que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento del contrato y las que por su naturaleza le sean atribuibles conforme al objeto y alcance del mismo. 2.3 OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a) Pagar el valor del contrato en los términos estipulados. b) Adelantar las acciones necesarias para la eficiente ejecución del contrato. c) Proveer el sitio y los recursos necesarios para la capacitación ( Proyector para PC Tablero Marcadores Grupo a capacitar) 2.4. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución será hasta el 31 de Diciembre de 2012, contado a partir de la aceptación de la oferta por parte de la entidad y expedición del registro presupuestal FORMA DE PAGO: La Superintendencia de Industria y Comercio pagará al contratista el valor del contrato en dos (2) pagos de la siguiente manera: El primer pago correspondiente al cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato, será efectuado una vez el contratista realice entrega del cronograma y plan de trabajo teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, dentro de los 3

4 quince (15) días siguientes a la fecha de recibo de la factura por parte de la Dirección Financiera y certificación de cumplimiento a satisfacción por parte del supervisor. El segundo pago correspondiente al cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato, será efectuado una vez el contratista finalice la capacitaciones objeto del contrato y los entregables del acuerdo, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recibo de la factura por parte de la Dirección Financiera y certificación de cumplimiento a satisfacción por parte del supervisor PRESUPUESTO ESTIMADO: El presupuesto estimado para para la presente contratación es de OCHO MILLONES DE PESOS ($ M/CTE), incluido IVA LUGAR DE EJECUCIÓN: El lugar de ejecución será en la Ciudad de Bogotá. 2.8 SUPERVISIÓN: La supervisión y control de la correcta ejecución del contrato, estará a cargo de un Profesional de la Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial OSCAE- o quien la ordenadora del gasto designe para tal fin. 3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS Los requisitos mínimos exigibles para esta capacitación son: a. Certificación como Global Registered Education Provider (R.E.P.)del PMI b. Experiencia en consultoría y capacitación a empresas en estrategias de gerencia proyectos con enfoque PMI c. Capacitadores a realizar las respectivas capacitaciones deben estar Certificados por el Project Management Institute d. Entregar certificado de asistencia a todos los participantes y que se avale ante PMI como requisito de una posible certificación ante esta organización. e. La Capacitación se debe realizar con enfoque en gerencia de proyectos bajo metodología PMI f. La Capacitación debe contemplar en su contenido las 9 Áreas de Conocimiento definidas en la metodología g. La Capacitación debe contemplar en su contenido los 5 grupos de procesos definidas en la metodología. 4

5 h. Modalidad de la capacitación presencial, en instalaciones de la SIC en figura curso cerrado. i. Disponibilidad de horario Lunes a Viernes en jornadas mañana, tarde y/o noche entre 7:00am y 9:00pm y los días sábados 7:00am a 1:00 pm y/o en el horario que la entidad establezca. j. Grupo a capacitar de 12 personas. k. Entrega de Guía del PMBOK 4 Ed Original Impresa. b) EXPERIENCIA ACREDITADA Los proponentes deberán acreditar experiencia mínima en dos (2) años en consultoría y /o capacitación a empresas apoyando estrategias en la gerencia de proyectos con enfoque PMI en contratos ejecutados y finalizados desde el año ESTUDIO DE MERCADO O ANÁLISIS ECONÓMICO DEL VALOR DEL CONTRATO La Oficina de Servicio al Consumidor y de Apoyo Empresarial -OSCAE- realizó el análisis técnico económico respectivo teniendo en cuenta: Dos (2) cotizaciones efectuadas por empresas y /o personas naturales que se encuentran en la capacidad de prestar el servicio de capacitación en Gerencia de Proyectos. De acuerdo con el estudio de mercado que se relaciona a continuación, el presupuesto para llevar a cabo el proceso de selección pertinente es de SIETE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE. ($ M/CTE), incluido IVA, con cargo al Proyecto de Inversión: Capacitación (Rubro 5) Atención de actividades de capacitación a funcionarios para el desarrollo de actividades de formación o divulgación ( Rubro 5.1) PROJECTICAL JULIO CASTRO $ $ FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: 5

6 Ley 1474 de 2011 y el Decreto 0734 de 2012 Artículo 3.5.1º Ámbito de aplicación. El presente capítulo reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente Capítulo salvo las menciones expresamente efectuadas en el presente decreto a esta modalidad, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas: a. Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas. b. El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil. c. La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. d. la comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. 6. CRITERIO Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACION Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para el mantenimiento la adquisición de bienes y/o servicios cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico. 7. ANÁLISIS, ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Los riesgos de la contratación tienen que ver esencialmente con el cumplimiento del objeto contractual, es decir, que el contratista cumpla adecuadamente con el servicio contratado y atienda los requerimientos que se le formulen de forma oportuna. El 6

7 contratista ya sea persona natural o jurídica deberá constituir amparos necesarios a efectos de garantizar el cumplimiento del contrato. En la presente contratación se pueden presentar los siguientes riesgos: TIPO DE RIESGO Incumplimiento en horario definido Cambio en los contenidos de la capacitación Cambio en la modalidad de la capacitación No contar con el registro RDP Capacitadores sin certificación PMI No contar con el lugar adecuado para realizar las capacitaciones ESTIMACIÓN MAGNITUD PROBALIDIDAD DE OCURRENCIA Alta 4 100% Alta 2 100% Alta 2 100% Alta 2 100% Media 4 100% ASIGNACIÓN CONTRATISTA ENTIDAD Alta 3 100% 8. ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA. De conformidad con el numeral del Decreto 0734 de 2012 el cual estipula que Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente capítulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007., teniendo en cuenta el objeto del contrato, el contratista se obliga a constituir a favor de la Superintendencia garantías que cubran cada uno de los siguientes riesgos: 7

8 a. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: para garantizar el cumplimiento general del contrato, el pago de multas, de la cláusula penal pecuniaria y demás sanciones por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato que se suscriba, con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. b. CALIDAD DEL SERVICIO: equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato que se suscriba, con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. ANEXO TÉCNICO ESPECIFICACIONES MÍNIMAS TÉCNICAS PARA CONTRATAR CAPACITACIÓN EN TEMAS DE GERENCIA DE PROYECTOS CON ENFOQUE EN LA GUÍA METODOLÓGICA PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) UNIDAD DE ITEM DESCRIPCION CANTIDAD 1 Empresa Certificada como Global Registered Education Provider (R.E.P.)del PMI 2 Experiencia en consultoría y capacitación a empresas en estrategias de gerencia proyectos con enfoque PMI 3 Capacitadores a realizar las respectivas capacitaciones deben estar Certificados por el Project Management Institute 4 Entregar certificado de asistencia a todos los participantes y que se avale ante PMI como requisito de una posible certificación ante esta organización. 5 La Capacitación se debe realizar con enfoque en gerencia de proyectos bajo metodología PMI 7 La Capacitación debe contemplar en su contenido las 9 Áreas de Conocimiento definidas en la metodología MEDIDA Certificado REP Años 1 Certificación 1 Certificados Asistencia Capacitación 1 Áreas Conocimiento 2 años sin períodos superpuestos Según número asistentes 9 Especifique Si cumple o No con el servicio requerido y describa la propuesta 8

9 8 La Capacitación debe contemplar en Grupos 5 su contenido los 5 grupos de Procesos procesos definidas en la metodología 9 Modalidad de la capacitación Capacitación 1 presencial, en instalaciones de la Presencial SIC en figura curso cerrado. 10 Intensidad de la capacitación de 35 horas 35 horas 11 Disponibilidad de horario Lunes a Viernes en jornadas mañana, tarde y/o noche entre 7:00am y 9:00pm y los días sábados 7:00am a 1:00 pm y/o en el horario que establezca la entidad. 12 Grupo a capacitar de 12 personas Personas Entrega de Guía del PMBOK 4 Ed Guía Original Impresa 1 El presente estudio de conveniencia y oportunidad se expide en Bogotá, D.C., a los quince (15) días del mes de Junio de dos mil doce (2012). (Original Firmado) LUIS ALFONSO ANGULO BULLA Jefe de Oficina Servicio al Consumidor y de Apoyo Empresarial Proyectó: Paola Agudelo Oficina de Servicio al Consumidor y de Apoyo Empresarial Revisó: Paola Agudelo Oficina de Servicio al Consumidor y de Apoyo Empresarial Aprobó: Luis Alfonso Angulo Bulla Jefe de Oficina Servicio al Consumidor y de Apoyo Empresarial 9

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