MANUAL DE PROCESOS DEL SISTEMA INTERNO DE CALIDAD. Proceso PC8. Gestión documental
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- Emilio Henríquez Rubio
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1 MANUAL DE PROCESOS DEL SISTEMA INTERNO DE CALIDAD Proceso PC8. Gestión documental 1. Objetivo 2. Ámbito de aplicación 3. Propiedad del proceso 4. Documentación asociada (Inputs) 5. Documentación generada (Outputs) 6. Revisión y mejora 7. Indicadores 8. Desarrollo del proceso (Procedimiento) 9. Flujograma RESUMEN DE REVISIONES Versión Fecha Motivo 00 Noviembre 2011 Diseño inicial Responsable de la elaboración Director/a de Calidad y Servicios Académicos Responsable de la aprobación Fecha de aprobación Comisión de calidad
2 1. Objetivo Definir y organizar las acciones para gestionar la documentación, la información y su uso para el análisis, revisión y mejora del funcionamiento del SIC de la FUB. Es un proceso clave en el Sistema interno de calidad ya que aporta datos e información para: El análisis y seguimiento de las titulaciones (Proceso PC7) El análisis y seguimiento del mismo SIC (Proceso PE2) 2. Ámbito de aplicación El contenido de este proceso implica los mismos manuales del SIC (Manual del SIC y Manual de procesos) y todas las actividades que se desarrollan, los flujos de entrada y salida de documentación y de información, y todos los grupos de interés que se han definido: estudiantes, PDI, PAS, titulados, agentes externos y sociedad en general. 3. Propiedad del proceso El propietario del proceso es el Director/a de Calidad y Servicios académicos de la FUB, que se encarga de la supervisión y seguimiento del proceso y de proponer a Comisión de calidad las modificaciones que considere necesarias. 4. Documentación asociada (Inputs) Manual del Sistema Interno de Calidad (SIC) de la FUB Manual de procesos del SIC Sistema Interno de Calidad (SIC) de la UAB Directrices del programa AUDIT 5. Documentación generada (Outputs) Cuadro de mando del sistema de gestión documental del SIC Control de versiones del Manual del Sistema Interno de Calidad (SIC) Control de versiones del Manual de procesos del SIC Informe sobre la gestión documental del SIC. Parte de la Memoria del SIC (Proceso PE2) 6. Revisión y mejora El proceso se revisará periódicamente a la vista de los resultados obtenidos en cada curso académico. La responsabilidad de esta revisión, así como de la implantación de las propuestas de mejora, recae en la Dirección de Calidad. Se revisaran fundamentalmente los aspectos siguientes: Funcionamiento de la aplicación de gestión del SIC Validación y fiabilidad de los datos Cumplimiento de los calendarios de entrega de Informes y Memorias. Funcionamiento de los diferentes órganos encargados de la Calidad. 7. Indicadores
3 Incidencias recogidas Memorias e informes presentados fuera del plazo establecido Memorias e informes que no se han presentado 8. Desarrollo del proceso (Procedimiento) Toda la documentación relacionada con el SIC, tanto la que hace referencia a los procesos como la información necesaria para realizar el seguimiento de los programas formativos, se guarda en el Gestor documental del SIC. En el momento de la redacción de este Manual, la FUB está incorporando un gestor documental (Qualiteasy Edu), que se trata de un software organizado en diferentes módulos: de formación, de auditorías, de estadísticas, de cuestionarios y de gestión. Las funcionalidades de este gestor dan respuesta a las necesidades del Sistema interno de calidad y permite hacer un buen seguimiento de toda la documentación y también de las no conformidades. Los diferentes módulos permiten gestionar el desarrollo de los flujos de entrada, de salida y de custodia de la documentación generada por el SIC de la FUB, garantizando la actualización de documentos, el almacenamiento de las versiones obsoletas durante un periodo prudencial y el acceso a la documentación de los colectivos autorizados. Conceptualmente hay que distinguir entre: La documentación directamente asociada al SIC, que incluye: o El Manual del SIC y el Manual de procesos actual, junto con el histórico de versiones. o La documentación asociada a cada proceso (inputs y outputs) o Los indicadores asociados a los procesos. Los indicadores de carácter académico necesarios para valorar los resultados obtenidos en las titulaciones. Estos datos incluyen los parámetros recogidos en las recomendaciones de la REACU para el seguimiento de los títulos oficiales, así como un conjunto adicional de indicadores propios de la FUB. Esta información es esencial para el análisis y seguimiento de los programas formativos de la FUB. En todos los casos, cuando un documento se modifica, deja de estar en vigor, o se crea un nuevo documento, se avisa a los colectivos afectados a través de sus representantes a las Comisiones que han aprobado la modificación o creación del documento, a los órganos responsables de las Escuelas y las titulaciones y a las secretarías y servicios que estén implicados. Cada vez que un documento se modifica se le asigna un nuevo número de revisión y se consigna la fecha de entrada en vigor, que coincide, excepto casos excepcionales, con la fecha de aprobación del documento. La versión anterior del documento se mantiene en el gestor documental por un período de 7 años Documentación directamente asociada al Sistema Interno de Calidad
4 Se entiende por documentación directamente asociada al SIC: El Manual del Sistema Interno de Calidad y el Manual de procesos La documentación asociada a cada proceso (inputs y outputs) Los indicadores asociados a los procesos Manual del SIC y Manual de procesos del SIC Tanto el Manual del SIC como el Manual de procesos se guardan en el gestor documental. Todos ellos referencian en la primera página, la versión, la fecha de aprobación y el órgano que la ha aprobado. La Unidad de calidad se encarga de mantener actualizada la documentación correspondiente a los manuales del SIC en el gestor documental. Los ficheros correspondientes a los procedimientos tienen la estructura siguiente: Una primera página que identifica la versión actual del proceso (resumen de las revisiones) y los responsables de la elaboración y la aprobación del proceso. La definición del objetivo del proceso y su ámbito de aplicación. La identificación del propietario del proceso, entendiendo que es la persona o cargo con potestad para proponer modificaciones. La documentación (suelen ser normativas de ámbito estatal, autonómico o de la universidad) en que se basa el proceso. La documentación que se genera a lo largo del proceso La forma en que el proceso se revisa y mejora. Un conjunto de indicadores que miden la eficacia del mismo proceso. El procedimiento a través del cual se ejecutan las acciones propias del proceso. El procedimiento, además de un número de apartados variable dependiendo de su complejidad, incluye siempre: o Apartado de revisión de las acciones objeto del proceso o Canales de participación de los grupos de interés o Apartado sobre como se gestiona la información pública o Apartado sobre como se realiza la rendición de cuentas a los diferentes colectivos Documentación asociada a los procesos. Inputs y outputs En los diferentes procesos que se organiza el SIC de la FUB, se hace referencia a la Documentación asociada (Inputs) y a la Documentación generada (Outputs). Documentación asociada: Son los documentos de referencia sobre los cuales se sustenta el proceso. Incluye la legislación de ámbito estatal y autonómico, normativas de la universidad (UAB y FUB) y documentación generada en otros informes. Documentación generada: Son los documentos generados en el propio proceso. Incluyen actas de las reuniones de los diferentes órganos de responsabilidad, informes y memorias de actividades. Estos dos tipos de evidencias se recogen en el Gestor documental del SIC.
5 El director/a de Calidad, con el soporte de la Unidad de calidad, elabora un cuadro de mando, que contiene las indicaciones de cumplimiento de calendarios por parte de los responsables del desarrollo de los diferentes procesos del SIC, y la introduce en el Gestor documental. Este cuadro permite visualizar rápidamente la situación de la documentación introducida en relación con el calendario previsto. El Gestor documental del SIC dispone, además, de un sistema de avisos de inicio y finalización de plazos para el cumplimiento de los diferentes procesos. En los cuadros de responsabilidades de los procesos se especifican los responsables de las diferentes actividades involucradas en el proceso, incluyendo la elaboración y aprobación de la documentación asociada. El responsable de la elaboración de la documentación es el encargado de introducirla al gestor una vez haya sido aprobada por el órgano o comisión correspondiente Indicadores de desempeño de los procesos Los indicadores se recogen en un sistema de base de datos de la FUB que recopila la información generada en relación a la gestión académica, recursos humanos, gestión económica e infraestructuras. Esta base de datos permite, además, definir informes transversales que visualizan la información de una manera personalizada según las necesidades del usuario. La Unidad de calidad, con el soporte de sistemas de información, es la responsable del mantenimiento de la base de datos, de la elaboración de los informes transversales que contienen los indicadores relevantes al SIC y de garantizar su acceso desde el gestor documental. La Unidad de calidad tiene la responsabilidad de definir estos informes transversales Indicadores académicos En el documento Recomendaciones para el seguimiento de los títulos oficiales publicado por REACU con fecha , se sugiere el análisis de: Los indicadores de oferta y demanda de las plazas, vías de acceso, nota de corte (si hay) i nota media de acceso a las titulaciones. Tasas de rendimiento, graduación y abandono por cohortes. Calidad del profesorado Además de otros conceptos que se generan en los diferentes procesos del SIC: planificación operativa del curso, valoración de la adquisición de las competencias por parte de los estudiantes, satisfacción de los colectivos implicados... Adicionalmente, la FUB pone a disposición de los órganos responsables del seguimiento de las titulaciones (Proceso PC7) un conjunto de indicadores desglosados con el objetivo de facilitar la tarea de análisis del estado de la titulación. Algunos de estos indicadores son: nombre de estudiantes de nuevo acceso en primera opción/total estudiantes de nuevo acceso, nombre de créditos matriculados para estudiantes de nuevo ingreso, tasa de rendimiento por asignatura y por titulación, tasa de eficiencia, etc.
6 El tratamiento de estos indicadores es el mismo que el de los indicadores del desarrollo del SIC: los indicadores se recogen en la base de datos, que es gestionada y mantenida por la Unidad de calidad. La Unidad de calidad define los informes transversales que recogen los datos significativos para el seguimiento de las titulaciones, y el gestor documental ofrece una puerta de entrada transparente a los colectivos autorizados que los hace posible a los datos de su titulación o Escuela Acceso al Gestor Documental El sistema de gestión documental del SIC funciona sobre la base de la definición de los diferentes perfiles de acceso: administrador, proveedores y usuarios (de lectura y de escritura). El director/a de Calidad tiene privilegios de administrador, y puede asignar privilegios de lectura y de escritura a los diferentes colectivos y a los órganos de dirección y gestión Análisis, revisión y propuesta de mejora La Unidad de calidad revisa, a demanda, los circuitos que li permiten mantener actualizados los manuales de los SIC en el Gestor documental. La Unidad de calidad se encarga de revisar, periódicamente, el estado del cuadro de mando. Anualmente, el director/a de Calidad revisa la definición del cuadro de mando. Anualmente, la Unidad de calidad revisa la definición de los informes transversales que se obtienen a la base de datos. Cada año, la dirección de Calidad elabora un Informe de la gestión documental del SIC, que incluye las propuestas de mejora que se consideren oportunas, y que se presenta a Comité de dirección. Si se aprueba en Comité de dirección, la Unidad de Calidad informa la dirección de las Escuelas y estudios para que se haga difusión entre los responsables de las titulaciones y los equipos docentes y se tenga en cuenta para la elaboración del Informe de seguimiento de las titulaciones (Proceso PC7) Participación de los grupos de interés Grupos de interés Forma de participación Profesorado, estudiantes y PAS Participan como generadores de datos y directamente vinculado a las documentos que se integran en el titulaciones sistema de gestión documental. Su participación en la definición de estos documentos se produce a través de los procesos en que estos documentos se Equipos docentes, direcciones y Comisión de calidad generen. Participan como explotadores de los datos e informaciones del sistema de
7 gestión documental Información pública El objetivo final de este proceso es posibilitar el seguimiento y mejora continua de las titulaciones de la FUB y del propio sistema interno de calidad. En consecuencia, es un proceso de carácter interno que, a excepción de los indicadores que aparecen en La FUB en cifras ( Calidad La Fub en cifras), no genera información pública Rendición de cuentas La rendición de cuentas se produce: 1. A través del Informe de la gestión documental del SIC que la dirección de Calidad presenta cada año a Comité de dirección. 2. Indirectamente, a través de los Informes de seguimiento de las titulaciones y el Informe de seguimiento de Centro, que se remiten a les agencias externas de evaluación (Proceso PC7) 3. Y, finalmente, la rendición de cuentas a los diferentes colectivos queda garantizada a través de su participación en los órganos colegiados y comisiones de debate siguientes: Comisión de calidad Comisión de grado Comisión de formación continua Junta de estudios Junta de Escuela Patronato FUB Patronato Escuelas
8 9. Flujograma: Gestión documental (PC8) Gestión de los datos Sistemas de información Definición de los informes transversales Unidad de Calidad Definición de las fechas en que se entran los indicadores en el Gestor documental Dirección de Calidad Actualización de los documentos aprobados por los órganos pertinentes en el Gestor documental Unidad de Calidad Almacenamiento de los indicadores en el Gestor documental (automático) Gestor documental Actas de los órganos de responsabilidad Unidad de Calidad y Secretarías Proceso PC7 Proceso PE2 Outputs de los procesos Propietario del proceso Control de versiones del Manual del SIC Control de versiones del Manual de procesos del SIC Actualización de las versiones del Manual del SICi del Manual de Procesos del SIC Unidad de Calidad Proceso PE2 Definición del control de versiones y del cuadro de mando Dirección Calidad Seguimiento del cuadro de mando. Gestión de avisos e incidencias Unidad de calidad Administración del Gestor documental Unidad de Calidad Análisis del funcionamiento del Gestor documental Dirección de Calidad Informe de seguimiento de las titulaciones Proceso PC7 Propuestas de mejora y su implantación Dirección de Calidad Informe de la gestión documental del SIC (incluido a la Memoria del SIC) Proceso PE2
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