MODULO DE PLANEACION PARA DIRECTORES

Transcripción

1 Cristina Rozo 1

2 MODULO DE PLANEACION PARA DIRECTORES Querido Director (a). Bienvenido a la plataforma de informes financieros del sistema de CO-RED diseñado para las iglesias socias. Hoy aprenderemos: Como ingresar al sistema. Como manejar cada link a los cuales tienes acceso. Iniciemos Ingresa a través del navegador al sistema Google Chrome. Ingresa a la página web: Aquí aparecerá una ventana donde te solicita el nombre de usuario y contraseña (esta información fue enviada a través de correo electrónico desde la oficina de Compassion Colombia). Digita el usuario y la clave de acceso correspondiente. Ingresar los datos solicitados. Haz clic en Ingresar. 2

3 Al ingresar los datos solicitados encontraras la pantalla de Inicio. Podrás ver la pantalla general que muestra los datos del proyecto y las aplicaciones correspondientes al área financiera. 3

4 1. PLANEACION La plataforma te da la oportunidad de consultar la planeación del año anterior pero como hasta ahora lo vas a utilizar no hay información disponible. Para iniciar: 1. Haz clic en Planeación. 2. Haz clic en Planear. Se abrirá una ventana como la que muestra la imagen. En ella podrás acceder a la opción Manual de Campo. Haz clic en la opción Manual de Campo si deseas consultar lineamientos del programa. Luego aparece la ventana general de la planeación donde puedes encontrar los enlaces dispuestos para la planeación. Se abrirá una ventana como la de la imagen, donde aparecen de manera general cada uno de los pasos necesarios para llevar a cabo una planeación exitosa. Puedes ingresar a los enlaces que están en letra azul haciendo clic sobre ellos. 4

5 También podrás encontrar la opción Glosario. Allí puedes consultar palabras que tal vez sean desconocidas para ti. Haz clic en la opción Glosario. 5

6 1.1. Generalidades Haz clic en Planeación. Haz clic en Planear FY. Allí se despliega una ventana como la de la imagen. Haz clic en Generalidades Equipo de trabajo Haz clic en Equipo de Trabajo. 6

7 Aparecen tres opciones donde tenemos la posibilidad de ingresar, modificar o eliminar a cualquier miembro del equipo de trabajo participante en la planeación. a) Insertar Haz clic en la opción insertar. Allí vas a ingresar los nombres y cargos de las personas participantes dentro del proceso de Planeación. 7

8 Haz clic en Guardar para validar la información. Aparecera un mensaje como el de la imagen esto indica que la informacion se ha guardado correctamente. Haz clic en Aceptar. Este mismo proceso lo debes realizar con cada uno de los integrantes de tu equipo de trabajo involucrados en la planeación. Al terminar de ingresar todos datos del Equipo de Trabajo cierra la ventana para volver al menú de Generalidades. La plataforma te permite hacer comentarios respecto a cada uno de los componentes de la planeación. Para hacer tu Comentario ubícate en la parte inferior derecha. 8

9 Haz clic en la opción Comentarios. Realiza el Comentario referente en este caso al equipo de trabajo. Haz clic en Guardar para finalizar. Haz clic en Guardar para validar la información. 9

10 b) Modificar Haz clic en Modificar para poder cambiar datos guardados referentes al equipo de trabajo. En este caso se cambió apellidos y cargos como ejemplo. Haz clic en Guardar para que sean exitosos los cambios realizados. 10

11 Aparecerá este mensaje, da clic en Aceptar. Haz clic en X para cerrar la ventana y volver a Generalidades. 11

12 c) Eliminar Si en determinado momento deseas cambiar definitivamente algún miembro del equipo de trabajo ingresa a la opción Eliminar. Selecciona la persona que No va a hacer parte de la planeación. Haz clic en Eliminar. Haz clic en Aceptar para eliminar permanentemente de la plataforma esta información. 12

13 A continuación aparece el siguiente mensaje. Haz clic en Aceptar. Has terminado el ingreso de tu equipo de trabajo MISION Y VISION En esta sección vas a ingresar la misión y visión de la iglesia Socia. a) Insertar Misión y Visión Haz clic en B. Misión y Visión. Haz clic en Insertar. 13

14 Aparecerá la ventana donde podrás digitar la Misión y Visión de la iglesia Socia o transcribirla de un documento previo. Haz clic en Guardar para terminar. 14

15 b) Modificar Misión y Visión Para modificar total o parcialmente la información registrada en Misión y Visión. Haz clic en B. Misión y Visión. Haz clic en Modificar, a continuación realiza los cambios necesarios. Haz clic en Guardar. Si tienes algún comentario respecto a la Misión y Visión por favor. 15

16 Haz clic en Comentarios y registra allí tu aporte. Haz terminado de ingresar la información al primer enlace, continua con Diagnóstico DIAGNOSTICO Recuerda que antes de ingresar datos en esta parte, debes haberte reunido con tu equipo de trabajo para lograr generar un buen diagnóstico que contribuirá positivamente en el proceso de planeación Ve a la parte derecha de la pantalla. Haz clic en Diagnóstico- información del proyecto Información del Proyecto a) Insertar información del proyecto. Se desplegara la siguiente ventana. Haz clic en Insertar, allí vas a registrar los datos generales del proyecto. 16

17 Aquí aparecerá un cuadro donde debes digitar la información del número de niños por grupo etario de tu proyecto. Haz clic en Guardar. Si tienes algún comentario con respecto a la información del proyecto por favor haz clic en la opción Comentarios ubicada a mano derecha en la parte inferior. Se abrirá una ventana como la de imagen, escribe tu comentario y /o sugerencia, haz clic en Guardar. 17

18 b) Modificar información del proyecto. Para realizar cambios en la información ya ingresada. Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios que consideres necesarios. 18

19 Diagnóstico por Áreas A continuación vas a ingresar la información referente a cada área Diagnóstico - Área Espiritual Ubíquese en la parte derecha de la ventana de planeación Ingresar Diagnóstico 19

20 Haz clic en Área Espiritual. Haz clic en A. Identificación de poblaciones. a) INSERTAR Haz clic en Insertar. Se desplegara un cuadro como el de la imagen por favor, Digita la información solicitada de acuerdo a cada grupo etario. Haz clic en Guardar para finalizar. 20

21 b) Modificar Diagnóstico Área Espiritual Haz clic en Modificar. Realiza los cambios que consideres necesarios. Haz clic en Guardar. 21

22 Si tienes algún comentario ingrésalo haciendo clic en la Opción Comentarios ubicada en la parte inferior derecha ANALISIS DOFA AREA ESPIRITUAL Como resultado del trabajo con tu Equipo y habiendo determinado las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas del CDI vas a ingresarlas a la plataforma. Haz clic en B. Análisis Dofa Aparecerá una ventana como esta: a) Insertar Haz clic en Insertar ten en cuenta los puntos de la A a la F. 22

23 Ingresa la información de tu proyecto, se claro con el objetivo que quieres alcanzar durante el año fiscal. 23

24 Haz clic en Guardar. b) Modificar Para realizar cambios en la información referente al Dofa Área Espiritual. Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios necesarios. 24

25 Haz clic en Guardar para finalizar Diagnóstico - Área Física Ahora vas a trabajar el área física al igual que la anterior dependemos del trabajo que se haya realizado con tu equipo de planeación Ingresar Diagnóstico Área Física Ingresa la información de Diagnóstico del Área Física. Haz clic en Área Física. Haz clic en A. Identificación de poblaciones. a) Insertar Haz clic en Insertar. 25

26 Ingresa la información solicitada de acuerdo al contexto específico de tu proyecto en el área Física. Recuerda que si tienes algún comentario y /o sugerencia puedes realizarlo haciendo clic opción ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, seguidamente haz clic en Guardar. b) Modificar Diagnóstico Área Física 26

27 Para realizar algún cambio en la información ingresada previamente. Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios que consideres necesarios. Haz clic en Guardar para finalizar. Si tienes comentarios los debes ingresar en la pestaña comentarios y haz clic en guardar ANALISIS DOFA AREA FISICA Como resultado del trabajo con tu Equipo de Trabajo y habiendo determinado las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de tu CDI vas a ingresarlas a la plataforma. 27

28 Haz clic en B. Análisis Dofa. Haz clic en Insertar, tener en cuenta los numerales de la A a la F. a) Insertar Análisis Dofa Área Física Digita los resultados del Análisis Dofa en el Área Física de tu proyecto, redacta un Objetivo General para el nuevo año fiscal. 28

29 Recuerda que si tienes algún comentario y /o sugerencia puedes realizarlo haciendo clic opción ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, seguidamente haz clic en Guardar DIAGNÓSTICO - ÁREA COGNITIVA Al igual que en las áreas anteriores vas a Planear. Haz clic en Área Cognitiva. Luego haz clic en A. Identificación de la población. 29

30 Ingresar Diagnóstico Área Cognitiva a) Insertar Haz clic en Insertar. Ingresa los datos solicitados, asegúrate de la veracidad de los mismos. Haz clic en Guardar para finalizar. 30

31 b) Modificar Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios que consideres necesarios. Haz clic en Guardar ANÁLISIS DOFA ÁREA COGNITIVA Como resultado del trabajo con tu Equipo de Trabajo y habiendo determinado las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de tu CDI vas a ingresarlas a la plataforma. Haz clic en B. Análisis Dofa 31

32 a) Insertar Haz clic en Insertar. Ingresa los resultados del análisis obtenido en las reuniones con tu equipo de trabajo en el área Cognitiva. Haz clic en Guardar para finalizar. 32

33 b) Modificar Para realizar cambios en la información referente al Dofa Área Cognitiva.. Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios necesarios. Haz clic en Guardar para finalizar. 33

34 Diagnóstico - Área Socio-Emocional Ubíquese en la parte derecha de la ventana de planeación Ingresar Diagnóstico Haz clic en Área Socioemocional. Haz clic en A. Identificación de poblaciones. a) Insertar Digita la información solicitada de acuerdo a cada grupo etario. Haz clic en Guardar para finalizar. Recuerda que si tienes algún comentario y /o sugerencia puedes realizarlo haciendo clic en la opción ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, seguidamente haz clic en Guardar. 34

35 b) Modificar Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios que consideres necesarios. Haz clic en Guardar para finalizar. 35

36 ANALISIS DOFA AREA SOCIOEMOCIONAL Haz clic en B. Análisis Dofa. a) Insertar Haz clic en Insertar tenga en cuenta los puntos de la A a la F. 36

37 Aparece una ventana con varios cuadros donde debes digitar los resultados obtenidos en el Análisis Dofa que realizaste con tu equipo de trabajo. Recuerda redactar tu objetivo General para el Área Socioemocional en el nuevo año fiscal. Haz clic en Guardar para finalizar. 37

38 b) Modificar Para realizar cambios en la información referente al Dofa Área Socioemocional. Haz clic en la opción Modificar. Realiza los cambios necesarios. Haz clic en Guardar para finalizar. 38

39 Diagnóstico - Área Gestión y Gerencia Para ingresar vas a Planear. Haz clic en Área Gestión y Gerencia ANALISIS DOFA AREA ESPIRITUAL Te recuerdo que el área de Gestión y Gerencia no lleva diagnóstico debido a que no es referente a personas sino a Recursos Financieros. Haz clic en A. Análisis Dofa Asegúrese de leer los indicadores de la A a la F para desarrollar esta sección y luego haz clic en insertar. a) Insertar 39

40 Digite el resultado del análisis Dofa en cada uno de los recuadros. Haz clic en Guardar para finalizar. 40

41 b) Modificar Haz clic en Modificar para realizar los cambios que considere necesarios. Realiza los cambios que consideres necesarios. Haz clic en Guardar para finalizar Diagnóstico CIV 41

42 Con base en el diagnóstico de las áreas. Haz clic en diagnóstico CIV. Clic en A. Diagnóstico de intervenciones. a) Insertar Haz clic en Insertar Aparece una nueva ventana donde usted debe seleccionar en cual Intervención Complementaria desea hacer énfasis en el nuevo año fiscal. 42

43 Seguidamente realiza un listado de las debilidades o amenazas que se buscas superar con la intervención luego contesta de manera consecuente las preguntas de los numerales A y B. Haz clic en Guardar para finalizar. Recuerda que puedes ingresar 1 o 2 Ayudas complementarias 43

44 b) Modificar Diagnóstico CIV Si usted ya ha ingresado la información de CIV y desea cambiar algún aspecto por favor. Haz clic en modificar. La opción Modificar te ofrece la posibilidad de cambiar el contenido de la Intervención Complementaria o Eliminarla Definitivamente de la Plataforma. Selecciona entre las opciones disponibles. Realiza los cambios respectivos. Haz clic en Guardar. 44

45 Recuerda que si tienes algún comentario y /o sugerencia puedes realizarlo haciendo clic opción ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, seguidamente haz clic en Guardar. Aquí termina el recorrido por el primer enlace de la Planeación Diagnóstico PROYECCIÓN DE INGRESOS Porque, quién de vosotros, deseando edificar una torre, no se sienta primero y calcula el costo, para ver si tiene lo suficiente para terminarla? Uno de los aspectos más importantes en la planeación es la proyección de ingresos. Para iniciar vas a ubicar el cursor en la parte derecha de la pantalla. Haz clic en la opción Proyección de Ingresos. a) Insertar Haz clic en Insertar. 45

46 Para ingresar el valor por mes es necesario tener una proyección aproximada del dólar. En este caso como ejemplo diremos que: Valor del dólar es de $1900 si llegan 21 dólares por cada niño el promedio mensual por niño sería de $ esto multiplicado por el número de niños que estén apadrinados. Entonces: El aporte para niños sin padrino será de $ es decir 11 dólares. En el CDI tenemos 208 niños, 8 de los cuales no tienen padrino. Ten en cuenta la proyección de salidas en cada mes o de nueva cuota según sea el caso. Haz una proyección mensual de los ingresos que consideres vas a recibir de iglesia, padres, otras instituciones. 46

47 b) Modificar Proyección de Ingresos En caso que desees cambiar algún dato registrado en proyección de ingreso. Haz clic en Modificar. Haz los cambios que consideres necesarios y, Haz clic en Guardar. 47

48 1.4. Actividades Las actividades que vas a pasar a la plataforma son las que hayas trabajado con tu equipo teniendo en cuenta el diagnóstico en cada área y el objetivo que plantearon para la misma. Para iniciar ingresamos al enlace Planeación. a) Insertar Haz clic en Actividades. 48

49 Haz clic en Insertar, aparece una ventana donde debes Seleccionar el mes. Selecciona el área en la cual desea comenzar a ingresar actividades. Redacta la actividad, el indicador de resultado, selecciona el grupo etario, beneficiario de la misma y distribuye el gasto entre las diferentes cuentas. Para finalizar haz clic en Guardar. Observa que en el cuadro ubicado a mano izquierda se encuentran las proyecciones de ingresos que realizaste. 49

50 Luego de Guardar aparecerá un mensaje como el de la imagen. Haz clic en Aceptar para asegurarse de que la información se ha almacenado correctamente. Este proceso se debe realizar cada vez que desees ingresar una nueva actividad por cualquier área. b) Modificar Actividad Si deseas realizar algún cambio en cualquier actividad que hayas planeado por favor. 50

51 Haz clic en la pestaña Modificar. Selecciona el mes en el cual deseas realizar cambios. Selecciona el área y haz clic en buscar. 51

52 Se abre una nueva ventana donde puedes seleccionar Editar o Eliminar si finalmente no deseas hacer ningún cambio por favor haz clic en Volver. Edición de actividades Si das clic en edición aparecerá la actividad seleccionada, Realiza los cambios que desees. Haz clic en Guardar para finalizar. 52

53 Cada vez que aparezca un mensaje como el siguiente asegúrate de dar clic en Aceptar. Eliminar Actividades Para Eliminar una actividad solo, Haz clic en Eliminar Aparece una ventana pequeña donde debes reiterar que estás seguro de eliminar la actividad de lo contrario haz clic en Cancelar. 53

54 c) Costos Puedes revisar la distribución de los costos. Haz clic en costos. Selecciona el Mes que deseas ver. Haz clic en Mostrar. 54

55 Aparecerá una ventana que muestra la distribución de los gastos. Aquí podrás observar la distribución de dinero por áreas y la distribución por aportantes. Haz clic en Volver. 55

56 Luego de ingresar todas las actividades de la planeación podemos ir a: 1.5. Acuerdo de la Planeación Para ver el acuerdo de sociedad debe estar totalmente terminada la Planeación. Hay tres restricciones que no te permitirán acceder al acuerdo: Si No has realizado la proyección de Ingreso. Si los ingresos proyectados no son iguales a los gastos proyectados. Si No has ingresado Actividades. El acuerdo de planeación permite que sea aprobada por el equipo participante en la misma, recuerda que una vez aprobada no podrás realizar cambios. Selecciona las personas que van a aprobar la planeación. Si estás seguro de haber terminado exitosamente la planeación haz clic en Si y luego en Aprobar. 56

57 Aparece un mensaje como el de la imagen. Haz clic en Aceptar. Seguidamente aparece un mensaje donde se confirma que la planeación ya ha sido aprobada. Haz clic en Aceptar. 57

58 1.6. Acuerdo de la Planeación Recuerda, los comentarios que realices son acerca de los diferentes aspectos de la planeación Para ver los comentarios que hicieron los miembros del equipo de trabajo respecto a la planeación. Haz clic en A. Consultar Comentarios Consultas de la Planeación Este enlace te permite consultar los avances que has tenido en el proceso de planeación. Haz clic sobre el aspecto que desees consultar. 58

59 Para ejemplo vas a consultar en Generalidades, cómo quedo el equipo de trabajo. Haz clic en equipo de trabajo. Podrás ver los integrantes de tu equipo de trabajo registrados en la plataforma. 59

60 Haz terminado el recorrido de la plataforma referente a la planeación. Esperamos que este instructivo pueda ayudarte a conocer más del. Si tienes alguna inquietud, por favor enviar un correo electrónico a coitservicedesk@co.ci.org indicándonos tus preguntas e inquietudes. 60