INFORME DE VALORACiÓN OFICINA JURíDICA

Transcripción

1 '" _ UNIVERSIDAD DE COSTA RICA COMISiÓN UNIVERSITARIA DE SELECCiÓN Y ELIMINACiÓN DE DOCUMENTOS (CUSE~ INFORME DE VALORACiÓN OFICINA JURíDICA t. ANTECEDENTES En oficio OJ de 1 de marzo de 2005 suscrito por el Dr. Luis Baudrit Carrillo, Director de la Oficina Jurídica, se remite la Tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de esa Oficina para su estudio por el Comité lnstitucional de Selección y Eliminación de Documentos CISED 1. En sesión 86, artículo 3 de 7 de abril de 2005, ese Comité aprobó los plazos de conservación de las series propuestas en dicha tabla de plazos y remitirla a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su aprobación definitiva; sin embargo la remisión no se concreta a la espera de la aprobación del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica por parte del Consejo Universitario (SAU). En sesión 5282, artículo 5, celebrada por el Consejo Universitario el pasado 2 de setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del SAU, el cual en su artículo 13 inciso e) faculta a la CUSED para "aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución" en última instancia, sin necesidad de enviarlas a la Comisión Nacional para el trámite de aprobación. En cumplimiento del mencionado artículo, esta Comisión en sesión 6, artículo 3 de 6 de febrero de 2009 acuerda aprobar en última instancia la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de la Oficina Jurídica y remitirle el informe de valoración correspondiente. 1 Actualmente denominado Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos, CUSED. Página 1 de 10

2 11. VALORACiÓN Las series valoradas son: No. Series Documentales Vigencias Valor Orden 1 Expedientes de dictámenes (Consulta y dictamen) Permanente Expedientes de dictámenes (Antecedentes) 2 Expedientes judiciales y administrativos (Antecedentes) Expedientes judiciales y administrativos (Escritos judiciales) Expedientes judiciales (Sentencias judiciales o Permanente resoluciones finales) 3 Cartas recibidas Adicionalmente se agregan algunas series documentales comunes a toda la Universidad que ya han sido valoradas por esta Comisión, y que se recomienda a esa Oficina su aplicación: Series Documentales Expedientes de activos fijos Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF Expedientes de personal administrativo (fracción) Formularios de pago de órdenes por servicios Formularios de solicitudes de servicios administrativos Informes de vacaciones Informes de fin de gestión Vigencias Permanente 11I. RESOLUCiÓN Considerando que: 1. El Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica en su artículo 13 establece que son funciones de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos: c) Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico cultural de los documentos de la Universidad de Costa Rica. e) Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución. Página 2 de 10

3 2. Las normas internas de trabajo de la CUSED establecen que la eliminación de los documentos será supervisada por el Archivo Universitario y el papel debe ser transformado en material no legible y reciclado conforme con las normas institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y la persona responsable del Archivo Universitario. 3. El procedimiento para eliminar documentos en la Universidad de Costa Rica establece que las eliminaciones deben solicitarse al Archivo Universitario mediante oficio firmado por el superior jerárquico de la instancia solicitante y acompañado de su respectivo inventario. 4. El resultado del análisis que hace esta Comisión sobre la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de la Oficina Jurídica se encuentra debidamente registrado en sus minutas, las cuales pueden ser consultadas en el Archivo Universitario Rafael Obregón Lorla, Se resuelve: 1. Aprobar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de la Oficina Jurídica como sigue: Página 3 de 10

4 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACiÓN Y ELIMINACiÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Oficina Jurídica Confeccionada por: Fecha: Licda. Katya Enamorado No Serie O/C Cuáles otras Contenido/Función Documento o Vigencia Observaciones Orden Documental oficinas tienen información Administrativa Legal oriqlnal / copia? automatizada OJ AUROL 1 Expedientes de O/C Unidades./ Consulta (original) Si 5 años Consulta y Antecedentes se dictámenes académicas y./ Antecedentes (copias) (GCI-2000) dictamen eliminan después administrativas./ Dictamen (copia) de 5 años. 2 Expedientes judiciales y C Organos./ Antecedentes (copias) Sí 5 años Ninguna. Sentencia judicial administrativos: Jurisdiccionales./ Escritos judiciales (GCI-2000) Se pueden o resolución final./ Procesos ordinarios del Poder (copias) eliminar se conserva laborales Judicial y otras./ Sentencia judicial o cuando permanentemente./ Contencioso instancias resolución final (copia) caduque en la OJ administrativo adm inistrativas vigencia./ Tránsito del sector administrativa./ Denuncias penales público legal./ Procesos cobratorios./ Recursos de amparo./ Acciones de inconstitucionalidad./ Procesos ante Defensoría de los Habitantes./ Diligencias ante Ministerio de Trabajo 3 Cartas recibidas O/C Solicitudes de: Sí 2 años Ninguna../ certificación notarial de (GCI-2000) Se pueden personería jurídica, eliminar./ copia de cédula jurídica, cuando./ copia de dictámenes caduque Comunicaciones diversas vigencia que no reciben trámite administrativa alcuno leqal Página 4 de 10

5 Lista de siglas en orden alfabético SIGLAS NOMBRE COMPLETO AUROL Archivo Universitario Rafael Obrecón Loría OJ Oficina Jurídica C Copia O Oriqlnal OIC Original y copia GCI Sistema de gestión de correspondencia institucional Página 5 de 10

6 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACiÓN Y ELIMINACiÓN DE DOCUMENTOS SERIES DOCUMENTALES COMUNES A TODA LA UNIVERSIDAD Serie Documental O/C Cuáles otras Contenido/Función Documento o Vigencia oficinas tienen información Administrativa Legal original/copia? automatizada Expedientes de activos C Original en: OAF,./ Actas de desecho Sistema de 10 años Se puede fijos OSG./ Actas de inactivos Inventarios de eliminar cuando./ Copia del documento de donación Activos Fijos caduque su (traslado) de activo (SIAF) en la vigencia./ Actas de recibido de activos Unidad de administrativa./ Inventarios Activos Fijos de legal./ Correspondencia laoaf Expedientes de fondo de C Original en: OAF,./ Copias de facturas y comprobantes No 5 años Se puede trabajo y caja chica FUNDEVI de gasto eliminar cuando Copia en:./ Reporte de saldos por partidas caduque su OSUM./ Vales provisionales o adelantos de vigencia dinero administrativa./ Colillas de cheques de reintegro legal./ Arqueos./ Conciliaciones bancarias./ Estados de cuenta./ Recibos de dinero./ Copia de documento de donación (traslado) de activos Expedientes de OyC Original en: OAF,./ Correspondencia Si, Sistema de 5 años Se puede formulación y ejecución de OPLAU, VAS, VI./ Estados de cuenta Capturación eliminar cuando presupuesto - OAF Copia en: OAF,./ Formulación del Presupuesto para la caduque su SEP, VAS, VI./ Modificaciones internas Formulación del vigencia./ Proyecto de Presupuesto plan administrativa-./ Reintegros de caja chica presupuesto legal./ Solicitud y Fondo de Trabajo (solo la./ Solicitudes de bienes y servicios formulación)./ Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto Expedientes de personal O O Y C en:./ Hoja de Vida No 5 años después Permanente administrativo (fracción) ORH./ Incapacidades del cese de Unidades./ Permisos de estudio funciones Académicas y./ Correspondencia Administrativas./ Declaraciones juradas VD./ Evaluaciones académica Página 6 de 10

7 Serie Documental O/C Cuáles otras Contenido/Función Documento o Vigencia oficinas tienen información Administrativa Legal original/copia? automatizada VI,/ Reportes de investigación Rectoría,/ Actualizaciones de salario OAI,/ Acciones de personal (formularios RA P6 Y P8) Junta de,/ Documento de Actualizaciones de Relaciones salario, formulario P25) Laborales,/ Cambio de Datos,/ Anualidades y escalafón (formulario P7),/ Solicitud de Personal (formulario P3),/ Control de Vacaciones (formulario P5),/ Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15),/ Nominas de candidatos,/ Reportes de vacaciones,/ Fórmula de Personal Interino (VD- PI),/ Contrato Dedicación Exclusiva,/ Contrato de Adjudicación de Beca,/ Solicitudes de permiso con o sin qoce de salario Formularios de pago de C Original en:,/ Formulario normalizado para el pago No 5 años Se puede órdenes por servicios Prestador del de servicios profesionales. eliminar cuando servicio caduque su Copia en: vigencia OAF, FUNDEVI administrativa leqal Formularios de solicitudes C Original en: La,/ Mantenimiento de planta física y No 5 años para Se puede de servicios oficina construcción. mantenimiento de eliminar cuando administrativos administrativa que,/ Reparación de maquinaria y equipo. planta física y caduque su tramita el servicio,/ Materiales. construcción vigencia,/ Publicaciones. 2 años para administrativa,/ Transportes. reparación de legal,/ Control de kilometraje de vehículos. maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes, control de kilometraje de vehículos Página 7 de 10

8 Serie Documental O/C Cuáles otras Contenido/Función Documento o Vigencia oficinas tienen información Administrativa Legal original/copia? automatizada Informes de vacaciones OyC Original en: ORH Detalle de los días de vacaciones No 5 años Se puede disfrutadas por los funcionarios en un eliminar cuando periodo de tiempo determinado; caduque su contiene el nombre completo del vigencia funcionario, fecha de disfrute y saldo administrativode vacaciones. legal Informes de fin de gestión O Original en: SEP, Conjunto de formularios normalizados No 10 años Se puede OCU que reúnen información sobre: eliminar cuando./ Presupuesto caduque su./ Proyectos de investigación, acción vigencia social y docencia administrativa-./ Permisos legal./ Cargas académicas./ Designaciones de horas estudiante y horas asistente./ Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones./ Modificaciones de planes de estudio./ Modificaciones de cursos./ Fondo de trabajo./ Activos fijos./ Acta de traspaso Página 8 de 10

9 2. Solicitar a la Oficina Jurídica que: a) Actúe en concordancia con los artículos 16 y 17 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica que a la letra dicen: Artículo 16 Responsabilidades de las unidades académicas y administrativas en materia de archivística Las personas que dirigen las unidades académicas, las unidades académicas de investigación y las unidades administrativas son responsables de la aplicación de las políticas, directrices y procedimientos relativos a la materia de archivística, emitidas en el marco del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica. Asimismo, designará a la persone responsable de atender el archivo de la unidad y lo comunicará al AUROL. Además, la dirección deberá velar por el cumplimiento de las condiciones físicas y ambientales adecuadas para asegurar la conservación de los documentos. Artículo 17. Funciones de las personas encargadas de los archivos de la Universidad de Costa Rica: a) Acatar y velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos emitidos en el ámbito del Sistema. b) Recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED. c) Apoyar y participar en las actividades que contribuyan con la capacitación de los usuarios de la información archivística. d) Transferir y eliminar los documentos en coordinación con la persona que dirige la unidad académica o administrativa, y de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación, aprobadas por la CUSED. e) Atender y resolver las consultas archivísticas procedentes de la comunidad universitaria, nacional e internacional. f) Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la Universidad de Costa Rica. g) Cumplir con las funciones específicas, de acuerdo con el tipo de archivo en el ámbito de las políticas y directrices institucionales, en materia de archivística. Página 9 de 10

10 b) Procure eliminaciones y transferencias continuas para evitar la acumulación y agilizar la gestión documental de acuerdo con los procedimientos establecidos. e) Asegure la calidad de los materiales que soportan los documentos de conservación permanente. T\I~...t-TlamoradoSalazar Presidenta Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos U.C.R Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos, Sesión 7, artículo 7 de 6 de marzo de 2009 Ciudad Universitaria Rodrigo Facio Brenes LCR Página 10 de 10