Sistemas de Gestión Estratégica

Transcripción

1 XIV COLOQUIO Internacional de Gestión Universitaria Florianópolis, Diciembre 2014 Sistemas de Gestión Estratégica José Feliz Florianópolis, Brasil Diciembre 2014

2 OBJETIVO Presentar el proceso de seguimiento a la Gestión estratégica de la Universidad INTEC, República Dominicana

3 Qué hacemos? Cómo lo hacemos? Con qué lo hacemos? Cuáles ha sido los resultados?

4 QUÉ HACEMOS?

5 QUÉ HACEMOS? Sistema de Gestión estratégica Módulo de indicadores Módulo de Proceso Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Inteligencia Institucional Visualización de datos

6 Módulo de seguimiento a indicadores y cumplimiento del plan

7

8 Funcionalidades del SGE Seguimiento y monitoreo Sistema de Gestión Institucional (Objetivos, Indicadores Metas y Responsables) Monitoreo y apoyo a la Gestion de Proyectos (Planes de Acción, etapas,) Seguimiento a las ejecutorias presupuestal (Módulo de Presupuesto) Inteligencia Institucional (Cubos de información) Reportes e informaciones Graficador Gerencial (Semáforos de Indicadores)

9 Funcionalidades del SGE Paneles y portales de usuarios (Versión Web) Sistema de Seguimiento (Alarmas, Bitácoras) Tablas Dinámicas (Eficacia, Eficiencia y Efectividad) Seguridad (Privilegios según perfil de usuario) Sistema de Mapas Sincronización con otros Sistemas

10 Módulo de seguimiento a procesos y documentos de apoyo al plan

11 FUNCIONALIDADES DEL SGC GESTIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS Control de la documentación del proceso Interacción de los procesos Matriz de interacción de los procesos Árbol estructural de los procesos Reporte de simulación de los procesos DOCUMENTACIÓN Solicitud de expedición de documento Control de seguridad de documentos Proceso de revisión de documento Vínculos de documento ACCIONES DE MEJORAS Datos del plan de acción 5W2H Lista de tareas pendientes Ejecución de las actividades Presentación Diagrama de Gantt

12 Módulo de Visualización de datos

13 Funcionalidades del SII Conexión directa y en tiempo real a base de datos, cubos, almacenamiento de datos, archivos y hojas de cálculos. Cuadros de mandos informativos y dinámicos. Escalabilidad (Desktop, Server y Online). Paneles de control inteligentes. Arquitectura de optimización de memoria disponible. Portales web interactivos

14 CÓMO LO HACEMOS?

15 METODOLOGÍA El seguimiento del Plan se realiza a partir de las actuaciones y compromisos adquiridos por los diferentes responsables de los áreas a través de los planes de acción que presentan anualmente. Para llevar a cabo el seguimiento se ha adoptado una aplicación informática, accesible vía web, que facilita la labor tanto de los responsables de áreas como de la Dirección de Planeamiento. El esquema de seguimiento facilita el control por parte de los Órganos de Gobierno (CA, JR), así como la readaptación de la planificación estratégica ante nuevos escenarios.

16 PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO El Protocolo de Seguimiento y Control del Plan Estratégico establece tres instrumentos básicos que permiten asegurar el éxito del proceso: Planes de acciones anuales (POAs) Informe de seguimiento trimestral Informe de gestión de la ejecución del plan estratégico y planes operativos anual

17 SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA SGC Normaliza la Documentación Planear SGC Visualiza la Gestión de los Procesos Hacer SGE vs SGC Implementa acciones de Mejora vinculadas en el Plan de Acción SGE Seguimiento Monitoreo y Evaluación a los Procesos mediante indicadores de desempeño Verificar Actuar SII Provee información relevante para la toma de decisiones

18 CON QUÉ LO HACEMOS?

19 CON QUÉ LO HACEMOS? Sistema de Gestión estratégica DELPHOS SET SUITE Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Inteligencia Institucional TABLEAU

20 Cumplimiento de Indicadores

21 Objetivos por Responsables

22 Relación Causa-Efecto

23 Gestión de Proyectos y Planes de Acción

24 Cubos de Información

25 Reportes Reportes

26 MATRIZ DE PROCESOS

27 Registro Documentación

28 Reportes de Documentacion

29 Ejecución de Acciones de Mejoras

30 EVALUACIÓN PROFESORAL-SII

31 BOLETÍN DE INDICADORES DE DESEMPEŇO ACADÉMICO-SII

32 EVALUACIÓN PROFESORAL-SII

33 CUÁLES HAN SIDO LOS RESULTADOS?

34 REPORTE DE RESULTADOS DEL PLAN Grado de ejecución: se calcula con la suma de las acciones que están en proceso y las que están ejecutadas sobre el total de acciones (lo hecho). Grado de logro: es un indicador de medida del desarrollo y cumplimiento del Plan (lo logrado).

35 EJECUCIÓN AVANCE EJECUCIÓN AVANCE EJECUCIÓN AVANCE EJECUCIÓN AVANCE EJECUCIÓN AVANCE EJECUCIÓN AVANCE GRADO DE EJECUCIÓN Y AVANCE DEL PLAN ESTRATÉGICO 120% 100% 100% 94% 80% 81% 75% 60% 56% 40% 32% 20% 10% 13% 17% 6% 4% 17% 0% OE1 OE2 OE3 OE4 OE5 OE6

36 Logro más relevante Fomento y adopción de una mayor implicación del equipo directivo en el desarrollo de una agenda estratégica vinculada con el plan.

37 OBRIGADO!