LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARACION DE INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES ELABORACION DEL DOCUMENTO

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1 Página: 1 de 7 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONTENIDO GENERAL FORMATO ESTÁNDAR MATERIAS ESPECÍFICAS Definición tipo de proceso de Licitación Proceso de precalificación (cuando corresponda) Itinerario de la licitación Aclaraciones, preguntas y respuestas Reuniones explicativas y visitas a terreno Recepción, apertura y presentación de las propuestas Forma y contenido de las propuestas Vigencia de las propuestas Proposición de soluciones alternativas (cuando corresponda) Evaluación de las propuestas Negociación (cuando corresponda) Garantías de Seriedad... 6

2 Página: 2 de 7 7 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS RELACIONADOS CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ANEXOS... 7

3 Página: 3 de 7 1 OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para la preparación del documento de Instrucciones a los Proponentes. 2 ALCANCE Toda la Corporación. 3 DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este instructivo se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento. 4 CONTENIDO GENERAL Las Instrucciones a los Proponentes son el documento que establece las disposiciones que los participantes de un proceso de licitación, pública o privada, deben acatar para hacer una oferta válida y, consecuentemente, poder adjudicarse el servicio licitado. 5 FORMATO ESTÁNDAR La Corporación ha dispuesto de un formato estándar de Instrucciones a los Proponentes, el que contiene los principales aspectos que deben ser regulados en todo proceso de licitación, no obstante, su contenido debe ser completado con la información propia y específica de cada procedimiento de licitación que se va a iniciar. 6 MATERIAS ESPECÍFICAS Sea que se utilice el modelo proporcionado por la Corporación, o se opte por redactar un documento nuevo, las Instrucciones a los Proponentes deberán regular, al menos las siguientes materias: a. Definición tipo de proceso de licitación; b. Proceso de precalificación (cuando proceda); c. Itinerario de la licitación; d. Aclaraciones, preguntas y respuestas; e. Reuniones explicativas y visitas a terreno; f. Recepción, apertura y presentación de las propuestas; g. Forma y contenido de las propuestas; h. Vigencia de la propuesta; i. Proposición de soluciones alternativas; j. Evaluación de las propuestas; k. Negociación; y l. Garantía de Seriedad. 6.1 Definición tipo de proceso de Licitación Se deberá señalar el tipo de licitación al que se está convocando, pública o privada, y los requisitos para la participación. Respecto de lo anterior, deberá tenerse presente que en todas las contrataciones de servicios cuyo presupuesto estimado sea igual o superior a US$ , es condición para la presentación de las ofertas que los invitados hayan iniciado su proceso de inscripción en el Registro de Contratistas REGIC y que a lo menos hayan presentado sus antecedentes

4 Página: 4 de 7 financieros. Quien se adjudique la licitación deberá encontrarse con inscripción vigente en el REGIC. Asimismo, deberá especificarse el medio a través del cual se realizará la licitación. En este sentido deberá indicarse la plataforma electrónica a través de la cual será conducido el proceso, sea esta el Portal de Compras de CODELCO u otra. 6.2 Proceso de precalificación (cuando corresponda) En el caso de una licitación pública deberá contemplarse necesariamente un proceso de precalificación de los proponentes. Podrá también establecerse un proceso de precalificación en los procesos de licitación privados cuando las circunstancias así lo ameriten. En estos casos deberán prepararse bases de precalificación ad-hoc para cada proceso, las que deberán considerar, entre otros aspectos, los antecedentes que serán evaluados (antecedentes financieros, de seguridad y/o de medio ambiente) y fechas del proceso. Dichos antecedentes podrán ser solicitados en las bases de la licitación, o en la carta de invitación al proceso, informando oportunidad a las empresas, que su participación se encuentra condicionada a que los antecedentes que proporcionen cumplan satisfactoriamente con los parámetros establecidos en los documentos de la licitación. 6.3 Itinerario de la licitación En cuanto a los plazos y al calendario del proceso de licitación, éstos deberán ser definidos considerando el tiempo necesario para que el proponente presente una oferta competitiva y deberán quedar especificados en el itinerario de la Licitación, en base a la información que se le proporcione cuyo contenido definido en el modelo de las BEC, indicando a lo menos: Inicio del proceso de cotización Plazo de consultas y respuestas Plazo recepción de ofertas Fecha de inicio del servicio o de entrega del bien o suministro Plazo de ejecución del servicio También deberán incorporarse en este itinerario las instancias propias del proceso de precalificación cuando procediere. 6.4 Aclaraciones, preguntas y respuestas En el itinerario de la licitación se establecerán una o más etapas de consultas por parte de los proponentes, para que éstos puedan aclarar todas sus inquietudes acerca de los aspectos técnicos y administrativos de la licitación. 6.5 Reuniones explicativas y visitas a terreno Según el grado de complejidad de los servicios a contratar, se considerará la realización de una reunión aclaratoria y/o una visita al terreno donde serán prestados los servicios. 6.6 Recepción, apertura y presentación de las propuestas Deberá definirse la forma de presentar las ofertas, y la modalidad en que se realizará su apertura. Para los efectos anteriores, deberán tenerse en cuenta las circunstancias particulares de la licitación, tales como el monto involucrado, la complejidad de la

5 Página: 5 de 7 evaluación del servicio, la cantidad de proponentes y las posibilidades que otorga la tecnología. En general, deberá privilegiarse el uso de las plataformas electrónicas habilitadas por CODELCO. Excepcionalmente, y en el evento que las ofertas se entreguen en sobres cerrados, el área de Abastecimiento responsable del proceso definirá las formalidades de recepción, las que deben asegurar la reserva y condiciones de equidad para los proponentes. Cuando se estime pertinente, en especial en la contratación de servicios altamente complejos, se podrá solicitar a los proponentes que efectúen una exposición individual del contenido de su oferta a la comisión respectiva, de modo de facilitar la evaluación y que no queden dudas de su alcance. Lo anterior podrá establecerse en los documentos de la licitación, o bien, solicitarse posteriormente. Sin embargo, cualquiera sea la forma estipulada para la presentación, recepción y apertura de ofertas, ella debe asegurar que se verifiquen las siguientes condiciones: a. Que todos los proponentes disponen de los mismos mecanismos para presentar sus ofertas. b. Que se otorgue a los proponentes el grado de confidencialidad que se comprometió en las Bases de Licitación. c. Que se otorgue a los proponentes la seguridad de que sus ofertas no pueden ser alteradas o conocidas por los restantes proponentes o terceros previo a la apertura. 6.7 Forma y contenido de las propuestas Deberá indicarse el formato requerido para las propuestas, los grupos separados de documentos necesarios, como asimismo los ítems que deberán incorporarse tanto en la propuesta técnica como en la propuesta económica. Respecto de lo anterior, debe tenerse presente que, en general en aquellos servicios complejos o poco habituales, y aun cuando en las Bases Técnicas se define el nivel técnico requerido por el mandante, es frecuente que exista una alta dispersión en las propuestas técnicas, que difieren por defecto o por exceso de dicho nivel. En esos casos, para disminuir dicha dispersión, se puede solicitar la presentación de una propuesta preliminar, que después de ser analizada, se comunica a cada proponente los ajustes factibles de efectuarle para adaptarse de mejor manera a lo requerido. De esta forma, tendrán la oportunidad de subir o bajar el nivel técnico, y presentar su oferta técnica definitiva con la correspondiente oferta económica. 6.8 Vigencia de las propuestas Deberá establecerse el plazo mínimo de vigencia de las propuestas, a partir de la entrega de la misma a CODELCO. 6.9 Proposición de soluciones alternativas (cuando corresponda) Las Instrucciones a los Proponentes deberán señalar si es que se va a aceptar la presentación de propuestas de solución alternativa, en cuyo caso CODELCO se deberá reservar el derecho de rechazarlas sin expresión de causa.

6 Página: 6 de Evaluación de las propuestas Las ofertas se evaluarán de acuerdo al método de evaluación preestablecido, cuyo alcance general podrá ser conocido por los proponentes. En las Instrucciones a los Proponentes se deberán informar los criterios generales de evaluación. Igualmente, en los procesos de precalificación deberán entregarse los criterios generales de selección de los participantes Negociación (cuando corresponda) La Corporación se reserva, en todos los procesos de licitación, el derecho de negociar con el o los proponentes mejor evaluados los términos y condiciones finales del contrato, con el objeto de obtener el mayor valor para la Corporación al momento de adjudicar el contrato licitado. En los procesos de licitación de contratos sujetos a KPI, en los cuales los incentivos se negocian con el contratista, las Instrucciones a los Proponentes deberán indicar las materias sobre las cuales versará dicha negociación, tales como: la extensión del contrato por un segundo periodo; la adjudicación de un contrato que tenga características de continuidad; la entrega de beneficios económicos asociados a índices de productividad, disponibilidad u otros factores clave (KPI) hasta un % del valor del contrato; entre otros Garantías de Seriedad Finalmente, las Instrucciones a los Proponentes deberán señalar si se requiere que los proponentes presenten Garantía de Seriedad de la Oferta para participar en el proceso, y el monto de la misma. Se recomienda solicitar este tipo de garantía para el caso de licitaciones públicas. 7 GESTIÓN DOCUMENTAL La documentación mencionada deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: GAB-P-006). Los documentos base que dan origen al proceso de contratación deberán tener claramente identificados sus autores y aprobadores, debiendo existir, a lo menos, un ejemplar firmado por ellos. 8 DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual GAB-M-002 Gestión de Contratación GAB-P-002 Glosario de Términos de Abastecimiento 9 CONTROL DE REGISTROS Código Formulario N/A Nombre del Registro Almacenamiento Nivel de Acceso Recuperación Tiempo retención y disposición

7 Página: 7 de 7 10 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Rev Nº Fecha Modif. Item Modificado Descripción de la Modificación Emisión del Instructivo 11 ANEXOS Nº Código Nombre No hay