VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO PLAN DE CALIDAD SEGUIMIENTO A LAS CUENTAS POR PAGAR OBJETIVO

Transcripción

1 OBJETIVO Realizar un adecuado seguimiento a las cuentas por pagar de tal forma que se brinde facilidad en el proceso y habilitar el para cada concepto ALCANCE. Desde que se genera la recepción de la cuenta por pagar con sus soportes para contratos de prestación de servicios, suministros, obras y resoluciones hasta que se envía la obligación y cuenta por pagar para el respectivo por concepto de servicios públicos administrativo de CONTENIDOS. ELEMENTOS DE ENTRADA. Contratos: Disponibilidad, compromiso, cuenta por pagar o factura, seguridad social y acta de recibido a satisfacción Caja menor: Relación de caja menor, comprobante de, cuenta de cobro o factura, memorando de solicitud del servicio, RUT, copia de cedula del tercero Supletorios: Relación de valor a pagar aprobada 1

2 RESPONSABILIDADES. AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA Y CONTABILIDAD Recepcionar las solicitudes especificas para cada concepto y verificar la totalidad de los soportes requeridos cuenta por pagar con su respectiva aplicabilidad de deducciones según el concepto disponibilidad, compromiso y obligación según el concepto a pagar Remitir a tesorería de manera oportuna para la realización del TESORERÍA Realizar la entrega de cheques o s de manera oportuna verificando la concordancia de beneficiario, concepto y valor DE DOCUMENTOS Y DATOS. Ver procedimiento control de documentos código D DE REGISTROS. Ver procedimiento control de registros código D 2

3 RECURSOS Deben definirse los recursos requeridos para la ejecución del proceso o proyecto en las siguientes categorías: - Materiales: Computador, Impresora, Fotocopiadora e Implementos de Oficina - Recursos humanos: administrativo de, personal de. - Ambiente de trabajo: Un ambiente de trabajo adecuado en termorregulación, posturas, tiempo, iluminación, ritmo, espacio y ruidos contaminantes. La comunicación con se realiza de manera personal. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE. DISEÑO Y DESARROLLO. Diseño y desarrollo no aplica para este proceso 3

4 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN SERVICIO. En este punto se establecen los mecanismos de control de actividades criticas del proceso para ello se propone el siguiente esquema. ACTIVIDADES REGISTROS ES ESTANDAR EVIDENCIA FRECUENCIA CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, SUMINISTROS, OBRAS Y RESOLUCIONES (RECTORIA, VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA, VICERRECTORIA ACADEMICA). Recepción de la cuenta por pagar con sus soportes Cuentas por pagar Verificar los soportes de las cuentas por pagar Corroborar que la cuenta por pagar corresponda al tercero, cuente con sus debidos soportes y que los valores correspondan al valor comprometido Cuenta por pagar aprobada cuenta por pagar Cuenta por pagar Verificar las deducciones aplicables al Validar sobre la cuenta a pagar la deducción Cuenta por pagar con deducciones obligación administrativa de Obligación Enviar a tesorería para realizar el correspondiente Libro de control de entregas de documentos para 4

5 ACTIVIDADES REGISTROS ES ESTANDAR EVIDENCIA FRECUENCIA Generar y entregar el cheque de al contratista Cheque de a contratista Constancia de entrega Garantizar que el solicitante corresponde al beneficiario citado Corroborar que la persona solicitante del cheque sea la citada en la documentación para poder realizar la entrega del cheque Identificación del contratista Constancia de entrega CAJA MENOR ($ ) Recepción de relación de s Cuenta por pagar Verificar los soportes de la cuenta por pagar a generar por caja menor Corroborar que la cuenta por pagar por caja menor cuente con todos los soportes requeridos Cuenta por pagar aprobada disponibilidad, compromiso, cuentas por pagar y obligación Disponibilidad Compromiso Cuentas por pagar Obligación Verificar la aplicabilidad de deducción Corroborar y aplicar la retención en la fuente para el caso que lo Cuenta por pagar con deducción Generar reporte asociado a correspondientes a caja menor Reporte de Verificar la cantidad de Verificar la existencia del tercero Corroborar que el número de a generar en el reporte correspondan con las establecidas en los registros Corroborar que el tercero para el cual se generara la cuenta por pagar, exista en el sistema. De no ser Reporte de 5

6 ACTIVIDADES REGISTROS ES ESTANDAR EVIDENCIA FRECUENCIA así, se deberá crear Enviar a tesorería para realizar el correspondiente Libro de control de entregas de documentos para Efectuar o entrega de dinero al solicitante Constancia de entrega Verificar el monto solicitado Corroborar que la cantidad solicitada para cancelar por caja menor no exceda el máximo permitido Pago aprobado Constancia de entrega SUPLETORIOS, TRABAJOS DE GRADO(JURADOS Y DIRECTORES), HABILITACIONES, EXAMENES DE VALIDACIÓN, PRUEBAS DE PROFICIENCIA, RESOLUCIONES POR REINTEGRO A ESTUDIANTES (SALDOS A FAVOR) Recepción de documento aprobado por rectoría disponibilidad, compromiso, cuentas por pagar y obligación Solicitud avalada por Rector Disponibilidad Compromiso Cuentas por pagar Obligación Generar reporte de Enviar a tesorería para realizar el correspondiente Reporte de Libro de control de entregas de documentos para 6

7 ACTIVIDADES REGISTROS ES ESTANDAR EVIDENCIA FRECUENCIA Realizar el Pago efectuado Verificar el concepto y valor Corroborar que el concepto y valor correspondan a lo citado previamente Pago aprobado SERVICIOS PÚBLICOS Recepción de recibos de servicios públicos Recibo de servicios públicos disponibilidad, compromiso, cuentas por pagar y obligación Disponibilidad Compromiso Cuentas por pagar Obligación Enviar la obligación y cuenta por pagar a tesorería para el correspondiente Realizar el Libro de control de entregas de documentos para Comprobantes de Verificar el concepto y valor a pagar Corroborar que el monto aprobado corresponda a la cantidad solicitada para realizar el de servicios públicos Pago aprobado 7

8 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD. Se determina el esquema de identificación y trazabilidad a través del sistema de archivo y foliación documentada. PRODUCTO NO CONFORME. Ver procedimiento control de producto no conforme código D SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. INDICADORES DE GESTIÓN Ficha de Indicadores de Calidad de la Vicerrectoría administrativa y financiera AUDITORÍA. Ver procedimiento de Auditoría Interna código D 8