SI-PGD-007 VERSION 01 PAGINA 1 DE 1

Transcripción

1 DEPENDENCIA: CODIGO DEPENDENCIA: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL CONTROL INTERNO Y GESTION DE CALIDAD CI SI-PGD-007 VERSION 01 PAGINA 1 DE 1 CODIGO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPOR TE RETENCION ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E D S PROCEDIMIENTO DR 12 * ACTAS 1 9 X cumplido el tiempo de retención, se realiza la transferencia al archivo histórico 06 ACTAS DE GESTION DE CALIDAD Fisico ACTAS DE COMITÉ DE CONVERGENCIA - NIIF ACTAS DE BAJA DE ACTIVOS DR 14 * AUDITORIAS Fisico 1 9 X AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD AUDITORIA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA EXTERNA DE CALIDAD cumplido el tiempo de retención, se realiza la transferencia al archivo histórico DR 19 * COMUNICACIONES Fisico 01 - COMUNICACIONES EXTERNAS 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio 02 - COMUNICACIONES INTERNAS 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio DR 20 * CONCILIACIONES Fisico CONCILIACIONES 02 - REGISTROS DR * ESTUDIO DE LA COSTUMBRES MERCANTILES 1 9 X Fisico 5 15 X X cumplido el tiempo de retención, se realiza la transferencia al archivo histórico Cumplido el tiempo de retención, se realiza la transferencia al archivo histórico, si aplica, como parte de la memoria institucional. Se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

2 DR * DR 27 * DERECHOS DE PETICION. Derecho de petición. Respuesta ENCUESTAS Y EVALUACIONES EVALUACIÓN DE SATISFACCION ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DR 31 * INFORMES INFORMES DE 01 - GESTION DR 32 * OFICIOS 01 - OFICIOS DESPACHADOS Fisico Fisicos 1 9 X Fisico 1 9 X Fisico 1 2 X 02 - OFICIOS RECIBIDOS Fisico 1 X DR 33 * PLAN PLAN ANUAL DE 01 - ACTIVIDADES Fisico 1 2 x 03 - PLAN DE AUDITORIAS Fisico 1 2 x Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Documento que se controla por código y fecha de radicación al ingresar. Es potestad del proceso clasificarlo como documento de DR 34 GESTION DE CALIDAD PETICIONES, QUEJAS RECLAMOS Y/O SUGERENCIAS ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES DE MEJORA ACCIONES PREVENTIVA PROGRMA DE AUDITORIA DR 43 * FORMATOS - PROCESO DE CONTROL INTERNO (CARACTERIZACION) PLAN ANUAL DE TRABAJO Fisico 1 3 Fisico 1 3 Fisico 1 3 Fisico 1 3 Fisico 1 3 CI PCS 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET

3 CONTROL PAPEL DE SEGURIDAD PROGRAMA DE AUDITORIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CI FRT 002 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 003 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 004 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CONTROL PAGO SERVICIOS PUBLICOS REGISTRO DE ANULACION Y/O REIMPRESION RECIBOS DE CAJA CONTROL DE VENTAS Y ENTREGA DE FORMULARIOS CONTROL NUMERACION DIARIA ANULACION PAPEL DE SEGURIDAD CONTROL GASTO PAPEL DE SEGURIDAD PROCESO GESTION DE CALIDAD (CARACTERIZACION) PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS PROCEDIMIENTO MEDICION SATISFACCION DEL CLIENTE CI FRT 005 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 006 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 007 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 008 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 009 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CI FRT 010 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC PCS 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC PRD 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC PRD 002 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC PRD 003 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET PROCEDIMEINTO PQR GC PRD 004 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE SERVICIO NO ACCIONES CORRECTIVAS, AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD INSTRUCTIVO METODO DE GC PRD 005 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC PRD 006 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC PRD 007 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC INS 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET

4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO GC OTR 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET MAPA DE PROCESOS GC OTR 002 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET OBJETIVOS DE CALIDAD TABLERO INDICADORES DE CALIDAD FICHA TECNICA INDICADORES DE CALIDAD LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS SOLICITUD PARA LA ELABORACION O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. CONTROL DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS GC OTR 003 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC OTR 005 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC OTR 006 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC FRT 001 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC FRT 002 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC FRT 003 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET LISTADO MAESTRO DE REGISTROS GC FRT 004 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET SEGUIMIENTO PETICION FORMATO PARA LA PRESENTACION DE PQR GC FRT 005 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET GC FRT 006 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET ENCUESTA DE SATISFACCIÓN GC FRT 007 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET RESULTADO GENERAL DE GC FRT 009 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET INDICADORES TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO GC FRT 010 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CONFORME ACCIONES CORRECTIVAS Y GC FRT 011 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET PREVENTIVAS MAPA DE RIESGO GC FRT 012 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET PROPUESTA DE MEJORA GC FRT 013 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET PROGRAMA DE AUDITORIA GC FRT 014 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET

5 CONVENCIONES CD: S: SB: LISTA DE VERIFICACION Código de Dependencia Código de Serie documental Subserie documental Serie documental - NEGRILLA MAYUSCULA Subserie documental - MAYUSCULA Tipo documental - Inicial MAYUSCULA_minúscula GC FRT 015 Fisico 1 2 X CARPETA DE OBSOLETOS INTRANET CT: Conservación Total E : Eliminación PRESIDENTE COMITÉ D: Digitalización S: Selección JEFE DEPENDENCIA

6

7

8

9

10