LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL, LA NUEVA ERA Como Definir un Proyecto de Gestión Documental Digital con los Elementos de la Archivística?

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1 LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL, LA NUEVA ERA Como Definir un Proyecto de Gestión Documental Digital con los Elementos de la Archivística? Ing. Carlos J. Landa

2 INDICE. 1) QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL (SGDD)? 2) FUNCIONALIDADES A CONTEMPLAR EN UN SGDD BASADAS EN LEY FEDERAL DE ARCHIVOS 3) CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALINEADO A LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS, LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ELEMENTOS DE ARCHIVÍSTICA 4) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL Y DATOS IMPORTANTES A INTEGRAR PARA UN PROYECTO 5) MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009) 6) DEMOSTRACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO EN TRÁMITE, TRANSFERENCIAS PRIMARIAS-SECUNDARIAS

3 1.- QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL? Recepción o Generá Clasifica Organiza Conservación y Ciclo de Vida Registra Agrupa Controla Circula Alertas y Notificaciones Alertas y Notificaciones

4 2.- FUNCIONALIDADES A CONTEMPLAR DE UN SGDD BASADAS EN LEY FEDERAL DE ARCHIVOS i. Administración de Documentos: métodos y practicas para planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos. ii. Archivo de Concentración: consulta esporádica iii. Archivo de Trámite: administración de documentos de uso cotidiano iv. Área Coordinadora de Archivos: Coordinar con TI la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos. v. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático para la conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y su destino final

5 2.- FUNCIONALIDADES A CONTEMPLAR DE UN SGDD BASADAS EN LEY FEDERAL DE ARCHIVOS vi. vii. Clasificación Archivística: Identificación y agrupación de expedientes. Cuadro General de Clasificación Archivística: Estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones viii. Documento Electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura ix. Expediente: Unidad documental con uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámiteto: x. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, administra el tiempo, identifica, facilita búsqueda y controla acceso.

6 3.- MÁS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRACION DIGITAL DE CADIDO F O ND O NO M B RE D E L A INS T IT UC IÓ N C Ó D IG O D E C L A S IF IC AC IÓ N S E R IE D O C U M E N T AL S U B S E R IE D O C U M E N T AL V AL O R AC IÓ N P R IM AR IA A L C P L AZO S D E C O N S E R V AC IÓ N ARCHIV O DE TRÁM ITE V IG E N C IAS ARCHIV O DE CO NCENTRACIÓ N TO TAL T É C N IC AS D E S E L E C C IÓ N D O C U M E N T AL HIS TÓ RICO ELIM INACIÓ N CONSERVACIÓN TOTAL MUESTREO IN F O R M AC IÓ N P ERIO DO DE CO NFIDENCIAL RES ERV A SECCIÓN 01C: LEGISLACIÓN 1 C.7 RE G L A M E NTO S X X 1 C.8 A C UE RD O S G E NE RA L E S X X 1 C.9 C IRC UL A RE S X X 1 C.1 0 INS TRUM E NTO S JURÍD IC O S C O NS E NS UA L E S (C O NV E NIO S, B A S E S D E C O L A B O RA C IÓ N, E TC.) X X SECCIÓN 02C: ASUNTOS JURÍDICOS 2 C.4 2 C.5 RE G IS TRO Y C E RTIF IC A C IÓ N DE F IRM A S A C RE D ITA D A S A NTE L A D E P E ND E NC IA A C TUA C IO NE S Y RE P RE S E NTA C IO NE S EN M A TE RIA L E G A L X X X X 2C.6 A S IS TE NC IA, C ONS ULTA S Y A S E S ORÍA S X X 2 C.8 JUIC IO S C O NTRA L A D E P E ND E NC IA X X 2 C.9 JUIC IO S D E L A D E P E ND E NC IA X X 2 C.1 5 NO TIF IC A C IO NE S X X SECCIÓN 03C: PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 3 C.2 P RO G RA M A S Y P RO YE C TO S E N M A TE RIA D E P RO G RA M A C IÓ N X X 3 C.3 P RO C E S O S D E P RO G RA M A C IÓ N X X 3C.4 PROGRAMA ANUAL DE INVERSIONES X X 3 C.6 RE G IS TRO P RO G RA M Á TIC O D E P RO YE C TO S E S P E C IA L E S X X 3 C.7 P RO G RA M A S O P E RA TIV O S A NUA L E S X X 3 C.9 3 C C.1 2 P RO G RA M A S Y P RO YE C TO S E N M A TE RIA D E O RG A NIZA C IÓ N INTE G RA C IÓ N Y D IC TA M INA C IÓ N D E M A NUA L E S D E O RG A NIZA C IÓ N INTE G RA C IÓ N Y D IC TA M E N D E M A NUA L E S NO RM A S Y P RO C E D IM IE NTO S X X X X 3C.13 ACCIONES DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA X X 3 C C.2 0 A NÁ L IS IS F INA NC IE RO S Y C O NTRO L D E L EJERCICIO PRESUPUESTAL E V A L UA C IÓ N Y C O NTRO L D E L E JE RC IC IO P RE S UP UE S TA L X X X X

7 3.- MÁS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FÁCIL» NO DEPENDENCIA FÁCIL» RÁPIDA ADAPTACIÓN FÁCIL» RÁPIDA IMPLEMENTACIÓN FÁCIL» SEGUIMIENTO FÁCIL» RÁPIDO APRENDIZAJE

8 3.- VISOR DE DOCUMENTOS Y METADATOS TIPO

9 3.- MEJOR PRACTICA: CRUCIAL UNA METODOLOGÍA Auditoria para Mejoras Levantamiento de Información Análisis y Evaluación para Diseño Replicación Integración del Acuerdo de Entendimiento Taller Práctico de Capacitación Presentación de la Solución con Prototipo Ajustes Puesta en Producción en ambiente controlado Implementación

10 4.- SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL -DATOS IMPORTANTES PARA INTEGRAR UN PROYECTO 1) Identificación de formatos de Documentos (Volumetría-DD/H) 1) Documentos 2) Microfilm 3) Transparencias 4) Planos o en archivo electrónico 5) Libros 6) Audio 7) Video 8) Correos electrónicos 2) Cuadro General de Clasificación Archivística 3) Catálogo de Disposición Documental

11 4.- SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL -DATOS IMPORTANTES PARA INTEGRAR UN PROYECTO 4) Catalogo de Trámites 5) Catalogo de Documentos por Trámite 6) Diagrama de la Organización y Flujos de Trámite (Relaciones-Alertas y Notificaciones) 7) Numero de Puntos de Ingreso de Documentos 8) Estadísticas de Trámites por Día-Semana-Mes 9) Volumen aproximado de archivo en trámite y concentración (Estudio en campo) 10) Sistemas actuales a los que estará integrado el sistema de gestión documental y bases de datos y políticas de respaldo.

12 5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009) Recomendaciones de esta Guía AGN i. Los archivos históricos se deben digitalizar ii. Los archivos de concentración no deben digitalizarse ( Ojo!: Consejo Directivo u Órgano de Gobierno-Libros Blancos) iii. Los archivos de trámite se digitalizarán previa aplicación de esta guía.

13 5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009) Digitalizo o no? 1. Puede la importancia de la serie documental justificar el acceso que proporcionará la digitalización a la información de los documentos? 2. El acceso electrónico a los documentos incrementará significativamente la velocidad en la toma de decisiones? 3. Frecuencia de consulta de las unidades administrativas de los expedientes originales propuestos para digitalizar? 4. Están siendo los expedientes de la serie documental utilizados por otras áreas administrativas, además de su generador, con la garantía de un acceso conveniente y confiable? 5. Es actualmente tan difícil el acceso a los expedientes de la serie documental propuesta, que la digitalización creará y facilitará su acceso? 6. Las condiciones físicas del material original limitan el uso de la documentación? 7. Se encuentran los documentos relacionados con y en diversas áreas administrativas? 8. Responderá la digitalización a las necesidades de las unidades administrativas o en el caso de archivos históricos a las de los estudiantes y académicos?

14 5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009) Digitalizo o no? 9. La digitalización de los documentos de archivo puede reunir los documentos asociados que de otro modo permanecerían disociados? 10. Cómo utilizan los usuarios de la información existente y la digitalización facilitará su labor? 11. La digitalización aumentará la utilidad de los documentos de archivo? 12. Cómo se vincularán los expedientes digitales con el cuadro General de Clasificación archivística? 13. Cómo se llevará a cabo el proceso de descripción de los expedientes y que características deben capturarse para su recuperación? 14. Cómo se asociarán las descripciones de los expedientes con sus imágenes digitales? 15. Son consideradas esenciales las copias de muy alta resolución, la réplica exacta de los colores, la combinación ininterrumpida de imágenes y texto u otras cualidades? 16. Los documentos de archivo, pueden resistir el proceso de digitalización?

15 5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009) Digitalizo o no? 17. Cómo sabrán los usuarios que existe un archivo digital? 18. Cuál es la mejor forma de entregar el producto digital a los usuarios? 19. Quién será autorizado para emplear el recurso digital y bajo qué circunstancias? 20. Cómo se garantizará la integridad de la documentación digitalizada? 21. Existe la infraestructura tecnológica adecuada para que los productos digitales creados satisfagan la demanda local? 22. Cuáles son las intenciones a largo plazo para el archivo digital? 23. Pueden las gestiones cooperativas de digitalización reunir un conjunto coherente de materiales que de otro modo permanecerían disociados? 24. Quién se beneficiará del producto digital propuesto? 25. Compensa el valor del producto propuesto el gasto involucrado? 26. El tamaño de los archivos y las necesidades de almacenamiento, Incrementan el costo de su administración?

16 5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009) Digitalizo o no? 27. Sería posible crear un producto aceptable a un menor costo? 28. Cómo abordará el proyecto propuesto los costos a largo plazo asociados con los archivos digitales? 29. Es posible obtener financiamiento externo para respaldar el proyecto propuesto?

17 5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

18 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL, LA NUEVA ERA Como Definir un Proyecto de Gestión Documental Digital con los Elementos de la Archivística? DEMOSTRACIÓN DEL SISTEMA

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