GUIA ACTIVIDAD TAD (TRAMITACIÓN A DISTANCIA) SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SADE

Transcripción

1 GUIA ACTIVIDAD TAD (TRAMITACIÓN A DISTANCIA) SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SADE Gerencia Operativa de Capacitación y Formación Continua 1

2 Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa, el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires avanza con la ejecución progresiva de la digitalización de los trámites y las comunicaciones internas que se realizan vía papel. El Decreto Nº 589/09 establece el marco normativo del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos denominado SADE. El Decreto N 196/11, en su Artículo 1, implementa el módulo Expediente Electrónico del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE. El Decreto N 429/13, crea la Plataforma de Tramitación a Distancia TAD- como medio de interacción del ciudadano con la administración. Implementa el módulo Tramitación a Distancia TAD-, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE-, como un medio de recepción y remisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a través de la Plataforma de Tramitación a Distancia. Designa a la Secretaría Legal y Técnica como administradora de la Plataforma de Tramitación a Distancia. Designa a la Agencia de Sistemas de Información como responsable de la operación, mantenimiento y soporte de la Plataforma de Tramitación a Distancia, Faculta a los Ministros de Modernización, al Jefe de Gabinete de Ministros y al Secretario Legal y Técnico, en forma conjunta, a aprobar la incorporación de trámites de gestión remota a la Plataforma de Tramitación a Distancia. La Resolución Nº 130-SECLYT-14 Aprueba el "Reglamento para la Gestión de Actuaciones Administrativas". 2

3 Usuario externo Cualquier persona o empresa que presente mínimamente el nivel 1 de Clave Ciudad podrá acceder a TAD desde internet. Permite iniciar trámites, consultar sus expedientes electrónicos y participar ágilmente en la generación de documentos para tramitación. Los ciudadanos que requieran acceder a la opción TAD, deberán registrarse en el portal de la AGIP y obtener su Clave Ciudad, de esta manera podrá ingresar con el usuario y contraseña obtenidos. Los usuarios internos, no requieren ingresar al módulo TAD desde la web, su campo de acción transcurre desde la intranet del GCBA en el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos - SADE Los ciudadanos registrados en AGIP, que ya cuenten con su correspondiente Clave Ciudad (Nivel 1 o superior), podrán ingresar al Sistema de Tramitación a Distancia, en carácter de usuario externo. Se le solicitará completar en cada ingreso: Usuario Contraseña Se abrirá sesión indicando el usuario en curso. 3

4 Pantalla de Inicio Con el primer ingreso al sistema de Tramitación a Distancia, el ciudadano deberá confirmar sus datos personales y aceptar los Términos y Condiciones expuestos, a fin de dar inicio a la aplicación TAD. Los datos personales a confirmar serán: Nombre y Apellido, no editable en TAD. CUIT, no editable en TAD. de contacto, editable y obligatorio. Teléfono de contacto, editable y obligatorio. Aceptar los Términos y Condiciones expuestos. Si alguno de los campos, no editables, no es considerado correcto por el ciudadano, deberá rechazar la pantalla de confirmación y comunicarse con la AGIP. El usuario externo debe aceptar que el GCABA se comunicará principalmente por el correo electrónico provisto, y utilizará este medio para informar las novedades de los trámites. Queda fuera del alcance del sistema TAD, la modificación de datos de AGIP. 4

5 La opción Nuevo Trámite permite que un usuario externo pueda iniciar un trámite que generará un expediente electrónico, así como también la generación de documentos oficiales necesarios para completar la solicitud de trámite. Se guía al usuario externo de forma interactiva mediante pasos para completar la totalidad de datos, formularios que debe llenar y documentos a presentar para cumplir los requerimientos del trámite. Con la confirmación del trámite, TAD genera un EE que será derivado al buzón del órgano rector del trámite. El usuario interno, Funcionario Público, realiza el chequeo del contenido de documentos contenidos en el trámite. Si considera que dicho contenido es correcto, le da pase al expediente, llevándolo a un estado Tramitación, para así dar efectiva continuidad al trámite. Si por el contrario, el chequeo da como resultado que es necesario que el usuario externo subsane datos, documentos, o bien incorporar nuevos, el expediente en cuestión es enviado a Subsanación; generando la tarea específica. Estas tareas se ubicaran en el buzón de Mis Tareas de TAD del usuario externo. 5

6 Selección de trámite Para dar inicio a un nuevo trámite desde internet, se deberá seleccionar el tipo de trámite, es decir, lo que se conoce SADE como selección de la trata. Una vez que se selecciona el tipo de trámite a iniciar, se dará comienzo a los pasos para completar la información. El usuario externo deberá completar los campos obligatorios para pasar al siguiente paso. 6

7 Paso 1 Completa el formulario Una vez que completó los datos solicitados puede Guardar y Salir y continuar la carga en otro momento, o continuar con el botón Siguiente. 7

8 Paso 2 Adjunta los documentos El usuario externo deberá adjuntar los documentos obligatorios que se indican en la pantalla, para pasar al siguiente paso. Según el trámite que seleccionó, puede agregar información en la opción Documentación Adicional, la que puede ser necesaria según el caso. 8

9 Paso 3 Confirma el trámite Una vez completos los pasos 1 y 2, muestra la pantalla con todos los datos y documentos que se ingresaron. El usuario externo finaliza la operación con el botón Confirmar Operación. Automáticamente se caratula y se le asigna un número SADE al EE. El éxito de esta operación es informado al ciudadano mediante una ventana de aviso, con el detalle del expediente: número del expediente, nombre del trámite y documentos a vinculados al mismo. 9

10 10

11 Permite visualizar los trámites que el usuario externo generó desde TAD. Los trámites están agrupados según su estado de tramitación en: Borradores: Solicitudes de trámites que aún no han sido confirmados. No son expedientes aún. En curso: Trámites iniciados. Finalizados: Trámites que ya presentan una resolución o disposición resolutoria y fueron llevados a Guarda Temporal por EE. TAD presenta la lista de expedientes ordenados por fecha de caratulación descendente. 11

12 La funcionalidad de Mis Tareas es la de permitir la interacción entre el usuario interno y el usuario externo, a fin de que, con la operación de ambos, se puedan subsanar documentos, o bien efectuar nuevas intervenciones, que lleven al éxito de la tramitación de los expedientes en curso. En la sección de Mis tareas se observarán dos grillas. Las tareas tienen dos estados posibles: Pendiente: Presenta una fila por cada tarea. La tarea ha sido creada por el usuario interno y espera ser ejecutada. El usuario interno deberá ejecutarla. Una vez cumplida la solicitud pasa al estado Finalizada. Finalizada: La tarea ha sido resuelta por el usuario externo; quien le ha dado confirmación a la tarea. 12

13 El usuario externo cuenta con un repositorio de archivos para reutilizar en sus trámites, como por ejemplo, una foto, una carta de presentación, la digitalización (escaneo) de un DNI, o de una factura, etc. y utilizarlo como documentación obligatoria o adicional en el Paso 2. Los documentos presentes en este repositorio ya se encuentran en un formato de documento GEDO. Al presionar en el botón que se encuentra en la columna Acciones, se puede descargar el documento. 13

14 La opción Consultas permite la visualización de un expediente específico, para buscarlo se deben conocer los datos del Número SADE. Los parámetros de búsqueda son: Año Número Repartición Luego de completar los datos se presiona en el botón Buscar. Muestra los datos precargados de la pantalla anterior: Año y Número de Expediente: AAAA - Número. Nombre de la Repartición: Nombre de la Repartición. Se agrega en la consulta: 14

15 Nombre del Tramite: Código y Nombre de la Trata. Estado del Trámite: Tipo de estado. Ubicación Actual: Nombre Repartición/sector. Inicio de Caratulación: Fecha (dd/mm/aa) Repartición Iniciadora: Nombre de Repartición/sector. En caso de no encontrar el expediente, se exhibirá un mensaje de Número de Expediente Inexistente. 15

16 Usuario interno SADE Una vez que el usuario externo confirma la operación, el expediente es enviado al buzón grupal de la repartición / sector interno definido para el tipo de trámite. El usuario interno en curso selecciona el expediente y presiona el botón Adquirir para trabajar el EE en su buzón de tareas. El usuario selecciona el expediente y presiona en el botón Ejecutar, el módulo muestra el contenido del EE. 16

17 Al abrir por primera vez el EE el usuario encuentra una serie de documentos. En el ejemplo se generaron los siguientes documentos: Carátula Nota Solicitud de información Documento de identidad DNI Pase A continuación se muestran ejemplos de los documentos: 17

18 18

19 19

20 20

21 Una vez que el usuario interno examinó el expediente puede ocurrir: que la documentación y los datos estén completos por lo que sigue la tramitación con el procedimiento habitual. que encuentre algún error y requiera: 21

22 subsanar o corregir información de los Pasos 1 y/o 2, excepto el motivo y la descripción de la carátula. requerir al solicitante que cargue información adicional, que no se cargó originalmente o que bajo ciertas circunstancias específicas de la tramitación es necesario incorporar al expediente. Las solicitudes pueden realizarse en cualquier estado del EE, excepto en los estados de Comunicación y Guarda Temporal. Para enviar a subsanar o solicitar información adicional, el usuario interno tendrá disponible, dentro de la pantalla del EE, un botón con este propósito: Se abrirá una ventana para realizar la solicitud, tendrá que completar en forma obligatoria el campo Motivo donde podrá detallar el pedido. Luego debe seleccionar qué tipo de información requiere y luego el dato. Las opciones son combinables, es decir se pueden solicitar varios datos en el mismo pedido. Si el tipo de dato solicitado tuviera opciones, el módulo abre otra ventana donde permite la selección. 22

23 Otro ejemplo: Luego de seleccionar el/los dato/s se presiona en el botón Guardar y vuelve a la ventana anterior para confirmar la solicitud. 23

24 tarea. Se presiona en el botón Enviar y el módulo muestra una ventana en la que confirma la El expediente queda en estado Subsanación en el buzón de tareas del usuario. 24

25 Al ejecutar el expediente se puede observar un nuevo documento generado por el módulo en el que consta la tarea descripta. El tipo de documento que se vinculó en forma automática es un informe IF. Al visualizar el documento se puede ver el motivo y el envío a TAD para que lo complete el usuario externo. 25

26 En la subsolapa Actividades TAD se visualizan las solicitudes realizadas al usuario externo para el expediente en curso. 26

27 La solapa Actividades TAD, que se encuentra en la pantalla principal del módulo, muestra los expedientes pendientes de respuesta para el usuario externo. Mientras el ciudadano tenga pendiente la subsanación en TAD, en el módulo de EE se producen los siguientes eventos: Se impide generar pases sobre el expediente. El usuario no podrá realizar pases a ningún destino ni a guarda temporal. incluye la posibilidad de enviar a guarda temporal desde Buzón Supervisados no incluye la posibilidad de reasignar o avocar expedientes. Sin embargo, el destinatario no podrá hacer pases Se impide que se generen nuevas subsanaciones. 27

28 Usuario externo El usuario externo visualiza en la pantalla de ingreso que tiene pendiente una tarea. Cuando ingresa al ícono Mis Tareas muestra en la parte superior las tareas pendientes, es decir la solicitud del usuario interno. 28

29 El usuario presiona en el botón habilitado en la columna Acciones y se abre una nueva ventana en la que le informa el motivo de la tarea y luego se inicia nuevamente el recorrido de los 3 pasos detallados anteriormente. 29

30 Al presionar en el botón Ejecutar > nuestra la siguiente pantalla. 30

31 El usuario interno tendrá habilitadas las opciones según el tipo de subsanación solicitada por el usuario interno. 31

32 Si presiona Siguiente >> se redirige al paso 3. 32

33 Al presionar en el botón Confirmar operación pasa a la pantalla de Resumen de Operación. 33

34 Al presionar en el botón Cerrar vuelve a la pantalla de inicio de TAD. 34

35 Usuario interno SADE Cuando el usuario externo completa la tarea, en el módulo de EE se habilita la opción Ejecutar en las solapas Actividades TAD, desde ambas se puede realizar la misma tarea. Al ejecutar se abre una ventana que muestra el resultado de la subsanación por parte del usuario externo. El usuario interno puede Vincular o Rechazar el documento. Si lo rechaza le muestra un aviso de rechazo y le da la posibilidad de recomenzar la subsanación. Si lo vincula le muestra un aviso de tarea realizada, si luego se visualiza el expediente se verá el resultado de la vinculación. 35

36 Completo el expediente, el usuario interno continúa la tarea. En el caso del ejemplo haría un pase a un área competente la que continuará el trámite según el procedimiento habitual. Una vez cumplido el trámite, el usuario interno debe realizar el pase a Guarda Temporal. En el ícono Mis trámites figurará el expediente en la lista de Tareas Finalizadas. 36