GUIA DE TRÁMITES. Manual de Uso del Sistema de Administración de Trámites

Transcripción

1 GUIA DE TRÁMITES Manual de Uso del Sistema de Administración de Trámites Jefatura de Gabinete de Ministros Secretaría de Gabinete Subsecretaría de Gestión y Empleo Público

2 Jefe de Gabinete de Ministros Dr. Juan Manuel Abal Medina Secretaría de Gabinete Lic. Facundo Nejamkis Subsecretario de Gestión y Empleo Público Lic. Andrés Gilio Subsecretario de Tecnologías de Gestión Lic. Mariano Greco Directora de la Oficina Nacional de Innovación de Gestión Lic. Fernanda Clancy Director de la Oficina Nacional de Tecnologías de Información Sr. Pedro Janices Manual Uso del Sistema de Administración - II 2

3 Perfil: Administrador de Organismo Cómo se ingresan los trámites en el Sistema? El Sistema Guía de Trámites permite que cada organismo ingrese los datos de los trámites a través de un Módulo de Administración, al que se accede a través de Internet con la siguiente URL Para acceder al sistema se debe ingresar: Usuario, Contraseña y el ID del organismo. ACLARACIÓN IMPORTANTE: el sistema está preparado para funcionar en el navegador Moxilla Firefox y en PC. Cualquier intento de utilizarlo con otros navegadores, como algunas versiones de Internet Explorer, Google Chrome o Safari y en MAC, puede llegar a generar inconvenientes para el usuario a la hora de modificar información y subir archivos. Por eso recomendamos su uso en Mozilla Firefox y en PC. Manual Uso del Sistema de Administración - II 3

4 Cómo dar de ALTA un trámite? Para cargar un nuevo trámite, desplegar la opción Trámites, opción Nuevo Trámite o hacer click en el botón Nuevo para abrir un formulario de carga del mismo. Campos a completar: Nombre: cargar el nombre completo del trámite. Tiene un límite de 410 caracteres. OBLIGARTORIO. Nombre corto: cargar el nombre reducido del trámite, ya sea porque su nombre real es muy extenso o porque es conocido por otra denominación. Tiene un límite de 100 caracteres. OBLIGATORIO. Categoría: seleccionar el subtema y no el tema que los agrupa. Sólo se puede vincular a un solo tema y subtema. Ejemplo: seleccionar el subtema DNI en lugar del Tema Documentación. Manual Uso del Sistema de Administración - II 4

5 Modalidad del trámite: seleccionar una acción vinculada al trámite. NO ES OBLIGATORIO. Perfil del trámite: vincular el trámite a un perfil de usuario correspondiente. NO ES OBLIGATORIO. Items del trámite ( En qué consiste?, Qué documentación se debe presentar?, Cómo se hace?, Cuánto vale?, Quién puede/debe efectuarlo?, Qué vigencia tiene el documento?, Cuántas veces debería asistir?, Tiempo desde la solicitud, Observaciones, Delegaciones en las cuales realizar el trámite y Dónde puede realizarse?): cargar la información en los campos correspondientes, sólo se mostrarán los que estén completos. Estos campos cuentan con editor de texto (negrita, cursiva, insertar hipervínculos y viñetas) y se recomienda que sea pegado desde un bloc de notas para borrar estilos de cualquier otro formato (Word, Correo Electrónico, etc.). Por una cuestión de diseño, el ítem Cómo se hace está pensado para ser visto como un paso a paso, ordenado por números. Para ello es necesario que los contenidos que se carguen tengan un formato homogéneo. Manual Uso del Sistema de Administración - II 5

6 Nota: Cuando se inserte un hipervínculo seleccionar como destino Nueva Ventana. Qué hacer cuándo, Tener en cuenta y Cuándo realizarlo: son bloques de información complementaria al trámite que se visualizan, con un diseño distinto, en la columna derecha del trámite. Se cargan igual que un ítem. NO SON OBLIGATORIOS. IMPORTANTE: Borrar los blancos de todos los ítems que no tienen información, ya que de lo contrario en el Portal aparecerá el campo vacío. Documentos: vincular al trámite archivos de documentos en formato xls, pdf, ppt, pps, doc, zip, rar, odt, txt y rtf de hasta 10 MB. Para ello se debe elegir la opción Agregar documentos, a partir de lo cual se abrirá la ventana de Archivos Multimedia. En el caso de querer usar un archivo ya cargado, sólo hay que buscarlo, seleccionarlo y seleccionar la opción Utilizar archivo. Manual Uso del Sistema de Administración - II 6

7 También, a través de la opción Upload, se puede subir un archivo nuevo. Para ello hay que elegir la opción Examinar (buscar el archivo en su PC) y completar los siguientes campos: - Título (Obligatorio) - Descripción (Optativo) - Autor (Optativo) - Link del autor (Optativo) Se pueden subir hasta tres archivos juntos. Luego de seleccionar el archivo, elegir Guardar. La ventana refrescará y mostrará un mensaje que dice Se ha subido el archivo satisfactoriamente y finalmente elegir el botón Cerrar. Una vez cargado se debe seleccionar el archivo y elegir la opción Utilizar archivo. En caso de querer modificar un elemento que ya está cargado, hay que seleccionar el archivo que se quiera modificar y elegir la opción Modificar archivo y realizar los cambios en la ventana que abre. La ventana refrescará y mostrará un mensaje que dice Se ha modificado el archivo, seleccionar el botón Cerrar y volver al inicio de Multimedia. Finalmente, una vez que se subió, modificó o se utilizó un archivo que ya estaba cargado, se debe elegir el botón Guardar (parte inferior del formulario de carga del trámite). La página automáticamente refrescará cuando se haya/n cargado Manual Uso del Sistema de Administración - II 7

8 el/los archivo/s y se habilitará el campo Epígrafe en el que se escribirá un título o una breve referencia al documento. Acciones: este es un campo muy importante ya que es lo que hace que un trámite también pueda verse en la sección En línea y en la Oficina Virtual. En este campo se seleccionan las acciones en línea (una de cada tipo) que ofrece este trámite. Además de indicarla, es necesario cargar el link externo donde esa acción podrá realizarse. Para ello, primero hay que seleccionar el o los tipos de acciones que se realizan, hacer Guardar y luego aparecerá el campo para cargar el link por cada acción. Cabe aclarar que, en el caso que un trámite tenga más de una acción relacionada, la que aparezca primero en este módulo de relaciones es la que se corresponderá con el botón de trámites en línea que aparece al comienzo del trámite. Tags: palabras clave que permitan identificar al trámite, separadas por comas. Manual Uso del Sistema de Administración - II 8

9 SMS Texto / SMS Número / SMS Instrucción: es para el caso que el trámite ofrezca una variante de transacción vía SMS. Texto de aviso sirve para que los administradores y usuarios de los organismos informen al equipo de Guía de Trámites los cambios realizados a los trámites. Una vez cargado el trámite, en la parte superior e inferior del Formulario se visualizarán los botones Guardar y Guardar y Volver al Listado. Si el trámite se encuentra en condiciones de ser publicado se sugiere hacer un doble click en la opción Guardar, esta acción habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario del trámite. Si el trámite no se encuentra en condiciones de ser publicado, elegir la opción Guardar y Volver al Listado. Cuando ingrese nuevamente al trámite, el mismo se visualizará con un candado de color verde. Manual Uso del Sistema de Administración - II 9

10 Al ingresar nuevamente, se habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario del trámite. Cómo MODIFICAR un trámite cargado? Para modificar un trámite ya cargado, hay que ingresar en la opción Trámites, opción Trámites de mi Organismo, allí podrá visualizar el listado de todos los trámites cargados, ordenados por fecha decreciente o escribir el nombre completo del trámite en la opción BUSCAR. Una vez encontrado el trámite a modificar, ingresar en el ícono del lápiz azul para ingresar al mismo. Cuando ingresa al formulario del trámite, debe elegir la opción Guardar o Guardar y volver al listado ; de esta manera bloqueará el acceso al trámite de otro usuario. Luego de realizar la modificación correspondiente, si el trámite se encuentra en condiciones de ser publicado seleccionar la opción Guardar. Esta acción habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario del trámite. Manual Uso del Sistema de Administración - II 10

11 Si el trámite aún no se encuentra en condiciones de ser publicado luego de haberlo modificado, elegir la opción Guardar y Volver al Listado. Cuando ingrese nuevamente al trámite, el mismo se visualizará con un candado de color verde. Al ingresar nuevamente, se habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario del trámite. Cómo cargar una delegación? Para dar de alta una delegación común, seleccione la opción Nueva Delegación. Esta acción abrirá el formulario de carga. IMPORTANTE: sólo será necesario cargar una delegación común en aquellos casos que el organismo no cuente con un link en su página web con el detalle de las delegaciones. En caso de contar con dicha información las mismas serán visualizadas por el ciudadano junto con los datos del organismo. Esta información será cargada por el equipo de la Guía de Trámites. Manual Uso del Sistema de Administración - II 11

12 Campos a completar: Manual Uso del Sistema de Administración - II 12

13 - Nombre: cargar el nombre completo de la delegación del organismo. - Sigla: cargar la abreviatura del nombre de la delegación. - Copete: este campo no se muestra en el portal, por lo que no es necesario completarlo. - Funcionarios: este campo, momentáneamente, no se muestra en el portal, por lo que no es necesario completarlo. - Localización: elegir provincia, partido y ciudad de la delegación. - Dirección: cargar el domicilio de la delegación y su código postal (calle, número, piso, etc.). - Teléfono: cargar el teléfono principal de contacto de la delegación. - cargar una dirección de correo electrónico general de contacto de la delegación. - Web: en caso de corresponder cargar webs relacionadas a la delegación, pueden ser subportales, micrositios o sitios externos que el organismo ofrece sobre temáticas puntuales. - Twitter: cargar la cuenta en Twitter del organismo (si es que tiene). - Facebook: cargar la ruta del perfil o página de Facebook (si es que tiene). - Youtube: cargar la ruta al canal de Youtube (si es que tiene). - Flickr: cargar la ruta al perfil en flickr (si es que tiene). - Orden: asignar un orden particular de visualización de la delegación cargada dentro del listado de delegaciones dependientes del organismo. - Atención al público: especificar si el organismo ofrece atención al público. - Horario: cargar los días y horarios de atención al público. - Texto aviso detallar algún mensaje referente a la delegación al equipo de Guía de Trámites. Manual Uso del Sistema de Administración - II 13

14 Una vez cargada la delegación, en la parte superior e inferior del Formulario visualizará los botones Guardar y Guardar y Volver al Listado. Si la delegación se encuentra en condiciones de ser publicada se sugiere hacer un doble click en la opción Guardar. Esta acción habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario de la delegación. Si la delegación no se encuentra en condiciones de ser publicada, elegir la opción Guardar y Volver al Listado. Cuando ingrese nuevamente a la delegación, la misma se visualizará con un candado de color verde. Al ingresar nuevamente, se habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario de carga de la delegación. Manual Uso del Sistema de Administración - II 14

15 Cómo modificar una delegación? Para modificar una delegación común ya cargada, hay que ingresar en la opción Delegaciones, opción Delegaciones de mi Organismo. Allí podrá visualizar el listado de todas las delegaciones cargadas, ordenadas por fecha decreciente o escribir el nombre completo de la delegación en la opción BUSCAR. Una vez encontrada la delegación a modificar, ingresar en el ícono del lápiz azul para ingresar al formulario para modificarla. Manual Uso del Sistema de Administración - II 15

16 Luego de realizar la modificación correspondiente, si la delegación se encuentra en condiciones de ser publicada se sugiere hacer un doble click en la opción Guardar, esta acción habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario de carga. Si la delegación aún no se encuentra en condiciones de ser publicada luego de haberla modificado, elegir la opción Guardar y Volver al Listado. Cuando ingrese nuevamente a la delegación, la misma se visualizará con un candado de color verde. Al ingresar nuevamente, se habilitará la opción Guardar y Finalizar en la parte superior e inferior del Formulario de carga de la delegación. Cómo dar de alta un usuario? Para cargar un usuario, desplegar la opción Usuarios, opción Nuevo Usuario para abrir un formulario de carga del mismo. Manual Uso del Sistema de Administración - II 16

17 Campos a completar: Nombre: ingresar el nombre o los nombres del nuevo usuario. Apellido: ingresar el apellido del nuevo usuario. ingresar una dirección de correo electrónico que sirve de contacto entre el organismo y el equipo de Guía de Trámites, por lo que debe ser una dirección electrónica que el mismo consulte frecuentemente. Activo: se debe seleccionar SI o NO, según corresponda. Usuario: ingresar una identificación que usará el nuevo Usuario al ingresar en el sistema. Debe ser una sola palabra y no debe coincidir con la identificación de otro usuario. Password: Se ingresará dos veces (la segunda vez se ingresa en el campo Reconfirmación de password ) una contraseña de 8 caracteres. Manual Uso del Sistema de Administración - II 17

18 Finalmente, seleccionar la opción Guardar o Guardar y volver al listado y así queda dado de alta el nuevo usuario. NOTA: Otra forma de dar de alta un usuario es ingresando al menú Usuarios, opción Nuevo para abrir el formulario de carga. Cómo modificar los datos de un usuario? Para modificar los datos de un usuario, desplegar la opción Usuarios, opción Usuarios de mi Organismo para abrir el formulario de carga del mismo. Elegir en el listado de usuarios del organismo, el que se quiera modificar, ingresar en el ícono del lápiz azul para ingresar al formulario y cambiar los datos del mismo. Manual Uso del Sistema de Administración - II 18

19 Finalmente seleccionar la opción Guardar o Guardar y volver al listado y así quedan modificados los datos del usuario. Cómo consultar los datos de mi organismo? Para consultar las delegaciones comunes cargadas desde el organismo elegir la opción del menú Datos de mi Organismo. Mediante esta opción se pueden consultar y/o modificar los datos de las delegaciones comunes que el organismo ha cargado ingresando en el lápiz azul, tal como está explicado en Cómo modificar una delegación?. Manual Uso del Sistema de Administración - II 19

20 En caso de no haber efectuado alguna modificación en la misma, seleccionar el botón Volver. Cómo modificar mis datos? Para consultar y/o modificar mis datos elegir la opción del menú Mis Datos. Mediante esta opción se pueden consultar y/o modificar los datos, el estado o la password del administrador del organismo. Manual Uso del Sistema de Administración - II 20

21 En caso de haber efectuado alguna modificación, seleccionar la opción Guardar o Guardar y volver al listado y así quedan modificados los datos del usuario. En caso contrario, elegir el botón Volver. Bitácora Para consultar las bitácoras del organismo elegir la opción del menú Bitácora. Mediante esta opción se visualizan las acciones realizadas sobre los trámites por los distintos usuarios del organismo. Permite visualizar los accesos a los registros de los usuarios del organismo. Manual Uso del Sistema de Administración - II 21

22 Cómo salir del sistema? Para desconectarse del Módulo, se debe usar la opción Logout que está en la parte superior de la pantalla. Manual Uso del Sistema de Administración - II 22

23 Perfil: Usuario de Organismo Los usuarios de Organismos sólo pueden acceder al siguiente menú de opciones: Permisos que tienen los usuarios de organismos correspondientes a: - Trámites: dar de alta o modificar un trámite, tal como lo hace el Administrador de organismo. - Delegaciones: dar de alta o modificar una delegación común del organismo. - Mis Datos: modificar su contraseña. - Logout: para salir del sistema. Nota: las funcionalidades son las mismas que el perfil Administrador de organismo, por lo que se sugiere consultar las mismas en dicha sección. Manual Uso del Sistema de Administración - II 23

24 Consultas Correo Electrónico: Documento elaborado por el Equipo de Guía de Trámites Oficina Nacional de Innovación de Gestión Subsecretaría de Gestión y Empleo Público Manual Uso del Sistema de Administración - II 24