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3 1. INTRODUCCION El Sistema de Administración de la Gestión Educativa (SAGE), es un modelo administrativo, conformado por un conjunto de criterios, conceptos, normas, procesos y herramientas que tienen por fin la administración eficiente y eficaz del sistema educativo. Su diseño satisface las demandas de la dinámica diaria del sistema educativo, vinculando todos los aspectos que hacen al planeamiento, seguimiento y control de gestión en un mismo ambiente operativo y una misma base de datos. Está desarrollado íntegramente en entorno web, lo que permite ser usado vía Internet o Intranets integrando Gobierno y Escuela en un mismo Sistema.

4 2. CONSIDERACIONES GENERALES 2.1 INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al SAGE se debe abrir un navegador de internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.) y escribir en la barra de direcciones De esta manera se accede a la pantalla inicial dónde deberá ingresar el usuario y la contraseña proporcionados. 2.2 MENU Una vez ingresados el usuario y la contraseña correctos, se mostrará la pantalla principal dónde se visualizará el menú correspondiente. El menú del sistema esta conformado por distintos niveles de agrupamiento, conformando un menú de tipo árbol, en el cual se muestra las relaciones entre los distintos elementos de la jerarquía. Los niveles de agrupamiento son: El primer nivel se denomina módulo. El segundo nivel, se denomina opción y pertenece a un módulo. El tercer nivel (si existe), se denomina ítem y pertenece a una opción.

5 Módulo Opción Salir y cerrar sesión Item 2.3 COMANDOS Y BOTONES Botones para visualizar, modificar y eliminar registros En las pantallas de uso genérico se encuentran los botones Ver, Modificar y Eliminar, cuya función es la siguiente: Botón Acción Ver Permite visualizar el registro seleccionado Modificar Eliminar Permite editar el registro seleccionado Permite eliminar el registro seleccionado Botón de búsqueda El botón se utiliza para buscar datos de un registro por diferentes criterios. Por ejemplo si en una pantalla se requiere el ingreso del número de escuela (CUISE) y no lo conocemos, utilizando éste botón podemos buscar la escuela por su nombre o CUE. Aplicar filtros en registros En las pantallas de uso genérico podemos utilizar filtros de datos para visualizar los registros que coincidan con uno o más criterios de búsqueda, por ejemplo en la pantalla de alumnos.!

6 Se puede filtrar por un número de documento o bien por un apellido y/o nombres. En este tipo de pantallas podemos utilizar el símbolo * (asterisco) para representar información no conocida. Algunos ejemplos: Acción Documento Apellidos Nombres Buscar los alumnos de Vacío PEREZ Vacío apellido PEREZ Buscar los alumnos de Vacío PEREZ A* apellido PEREZ y nombres que comiencen con la letra A Buscar los alumnos de Vacío PEREZ *A apellido PEREZ y nombres que finalicen con la letra A Buscar los alumnos de Vacío PEREZ *JUAN* apellido PEREZ y uno de sus nombres JUAN Buscar los alumnos de Vacío Vacío *JUAN* nombre JUAN Buscar el alumno de Vacío Vacío documento número SALIR DEL SISTEMA Para salir del SAGE y cerrar la sesión del usuario, se debe hacer clic sobre este enlace Salir del Sistema ubicado en la parte superior derecha de la pantalla principal. 4

7 3. MODULO LEGAJO UNICO DEL ALUMNO (LUA) En éste módulo encontrará las opciones que permitirán registrar los datos personales de los alumnos y sus familiares. También le permitirá registrar las novedades de los mismos (matriculación, promoción, egreso, etc.) y consultar su historial académico. 3.1 DATOS PERSONALES Registrar datos de un alumno nuevo En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos. A continuación hacer clic en el enlace Nuevo en la parte inferior derecha de la pantalla y completar los datos del formulario para agregar alumnos. 7

8 Al finalizar la carga del formulario, hacer clic en el botón Agregar. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Agregar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos del nuevo alumno y se visualizará la pantalla de confirmación. Aclaraciones: Para registrar alumnos indocumentados se deberá indicar el Tipo de Documento como Sin Informar y 0 (cero) como número de documento. El sistema a asignará automáticamente un número que permitirá referenciar al alumno registrado. Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*) son los que no se pueden dejar de completar. Visualizar datos de un alumno En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos. Identifique al alumno por alguno de los siguientes criterios: Número de documento Apellidos y/o Nombres A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los alumnos coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Ver, para visualizar los datos el alumno seleccionado. Modificar datos de un alumno En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos. 8

9 Identifique al alumno por alguno de los siguientes criterios: Número de documento Apellidos y/o Nombres A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los alumnos coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Modificar, para visualizar el formulario de modificación de datos. Luego de realizar las modificaciones necesarias, hacer clic en el botón Modificar para guardar los cambios. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Modificar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los cambios realizados y se visualizará la pantalla de confirmación. Eliminar datos personales de un alumno En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Alumnos. Identifique al alumno por alguno de los siguientes criterios: Número de documento Apellidos y/o Nombres A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los alumnos coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Eliminar, para visualizar el formulario de eliminación de registros. Hacer clic en el botón Eliminar para dar de baja al alumno del sistema. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema eliminará al alumno del sistema y se visualizará la pantalla de confirmación. 3.2 MOVIMIENTOS En esta sección, se podrá registrar las novedades de un alumno. Las novedades a registrar son: Matriculación Repitencia Promoción Abandono Salida Con Pase Ingreso Con Pase Reasignación Reingreso Egreso Fallecimiento Registrar novedades de un alumno en particular En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Movimientos, ítem Novedades Individuales. 9

10 Se debe ingresar: El mes y año lectivo al cual corresponde la novedad El tipo de novedad El número de documento del alumno Al hacer clic en el botón Ver, aparece la segunda parte del formulario con los datos necesarios según el tipo de novedad, en el que se debe ingresar: Fecha de la novedad Sección Origen Sección Destino Novedad Asociada Cantidad de Previas Observaciones Aclaraciones: La novedad Repitencia es el único caso donde se permite que las secciones Origen y Destino sean iguales. Por defecto en Origen se visualizará la sección en la cual el Alumno está inscripto actualmente. Tipo de Novedad Matriculación Repitencia Promoción Abandono Salida Con Pase Ingreso Con Pase Reasignación Reingreso Egreso Fallecimiento Dato Requerido Sección Destino Secciones Origen y Destino Secciones Origen y Destino Sección Origen y Motivo Abandono Sección Origen Sección Destino Secciones Origen y Destino Sección Destino Sección Origen Sección Origen <

11 Registrar inconsistencias Si al momento de realizar la novedad, existe algún dato que no concuerde con lo registrado en el sistema, se deberá indicar el tipo de inconsistencia. Los tipos de inconsistencias posibles son: Inconsistencia de Apellido y/o Nombre: Para un número de documento hay diferencias entre el nombre informado por el establecimiento y el registrado en LUA Registrado en otra escuela: El alumno figura en otra escuela y no se puede ejecutar la novedad Inconsistencia de documento: El alumno figura con otro número de documento. Registrar novedades de varios alumnos a la vez En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Movimientos, ítem Novedades Masivas. Esta opción permite disminuir los tiempos de proceso, ya que se realizan varias operaciones a la vez. Las novedades masivas se dividen en tres pasos: Primer Paso Se debe ingresar: El mes y año lectivo al cual corresponde la novedad El tipo de novedad La fecha de la novedad Segundo Paso Al hacer clic en el botón Ver, aparece la segunda parte del formulario con los datos necesarios según el tipo de novedad: Tipo de Novedad Matriculación Repitencia Promoción Abandono Salida Con Pase Egreso Dato Requerido Sección Destino Secciones Origen y Destino Secciones Origen y Destino Sección Origen Sección Origen Sección Origen Tercer Paso Al hacer clic en el botón Ver aparece la tercer parte del formulario con los datos que deberán ser ingresados o seleccionados dependiendo del tipo de novedad: Matriculación Tipo de Novedad Acción Requerida Ingresar números de documento de los alumnos

12 Repitencia Promoción Abandono Seleccionar alumnos del listado Salida Con Pase Egreso Haga clic en el botón de Verificar la Novedades, para registrar las mismas. Al finalizar la carga del formulario hacer clic en el botón Verificar. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Verificar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos de los alumnos y se visualizará la pantalla de confirmación. Registrar los datos de un alumno y matricularlo En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Movimientos, ítem Alumno y Matriculación. Por medio de esta opción es posible agregar un alumno (cargar sus datos personales) y a su vez realizar la novedad de matriculación. Ingrese el documento y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Si el alumno no existe se habilitará el formulario para la carga de datos personales, caso contrario se muestran los datos del alumno registrado y no se habilita su matriculación.

13 Al finalizar la carga del formulario de datos personales (parte superior de la pantalla), y los datos de matriculación hacer clic en el botón Guardar. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Guardar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos del nuevo alumno y se visualizará la pantalla de confirmación. Aclaraciones: Para registrar alumnos indocumentados se deberá indicar el Tipo de Documento como Sin Informar y 0 (cero) como número de documento. El sistema asignará automáticamente un número que permitirá referenciar al alumno registrado. Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*) son los que no se pueden dejar de completar. 3.3 REGISTRO DE FAMILIARES En esta sección podrá consultar, agregar, editar o borrar, un familiar o tutor que esté a cargo del alumno. Registrar datos de familiares de un alumno En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Familiares. Ingrese el documento del alumno y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Se mostrará el nombre del alumno y el formulario de datos de familiares. Completar los datos del formulario. Al finalizar la carga del formulario, hacer clic en el botón Guardar. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Guardar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los datos del nuevo alumno y se visualizará la pantalla de confirmación. Aclaraciones:

14 Para registrar un familiar indocumentado se deberá indicar el Tipo de Documento como Sin Informar y 0 (cero) como número de documento. El sistema asignará automáticamente un número que permitirá referenciar al familiar registrado. Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*) son los que no se pueden dejar de completar Para aquellos casos donde dos o más alumnos compartan familiares, como por ejemplo hermanos, se procederá de la siguiente manera: Registre los datos del familiar del primer alumno siguiendo la secuencia normal de pasos descripta anteriormente. Cuando se registre el segundo alumno, busque el familiar ingresando su número de documento y presione la tecla tabulador. Si el familiar se encuentra registrado, el sistema visualizará sus datos por pantalla. Haga clic sobre el botón Guardar, para relacionar el familiar al alumno. Modificar datos de un familiar En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Familiares Ingrese el documento del alumno y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Se mostrará el nombre del alumno y el formulario de datos de familiares. En la lista de familiares en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón ver para visualizar los datos del familiar que desea modificar. Luego de realizar las modificaciones necesarias, hacer clic en el botón Guardar para guardar los cambios. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente, corregir errores y volver a hacer clic en Guardar. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema registrará los cambios realizados y se visualizará la pantalla de confirmación. Eliminar la relación entre un alumno y un familiar En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Familiares Ingrese el documento del alumno y presione la tecla tabuladora o la tecla enter. Se mostrará el nombre del alumno y el formulario de datos de familiares. En la lista de familiares en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón Ver para visualizar los datos del familiar que desea modificar. Luego haga clic sobre la casilla Quitar al familiar de la relación con el alumno. Haga clic sobre el botón Guardar, para guardar los cambios. Los datos del familiar desaparecerán de la lista de familiares en la parte inferior de la pantalla. 3.4 CONSULTAS Y REPORTES Consultar el historial de un alumno En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Historial. Identifique al alumno por su número de documento. Una vez identificado el alumno hacer clic en el ícono Ver, para visualizar el historial de novedades del alumno consultado.

15 Visualizar e imprimir reportes En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Alumnos, opción Reportes. Dentro de esta opción encontrará los ítems con los reportes disponibles: Reportes Generales Resumen Estadístico Constancia de Alumno Regular Los reportes se visualizan en formato PDF. En el ítem Reportes Generales podrá visualizar los siguientes listados, previa selección del ciclo lectivo y la fecha a consultar: Planilla de Novedades Alumnos por Escuela Nominal de Alumnos Cantidad de Alumnos por División Inconsistencias de Apellidos y/o Nombres En el ítem Resumen Estadístico podrá visualizar los siguientes listados, previa selección de la carrera, el ciclo lectivo y la fecha a consultar: Educación Superior Formación Profesional!

16 Educación Permanente de JyA Educación Común y Artística En el ítem Constancia A. Regular podrá imprimir la constancia de alumno regular, previa selección del alumno y el ciclo lectivo. 4

17 4. MODULO LEGAJO UNICO INSTITUCIONAL (LUI) Consultar organizaciones En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Organizaciones. Identifique la organización por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla: A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán las organizaciones coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificado la organización hacer clic en el ícono Ver para visualizar sus datos. Consultar divisiones En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Divisiones. Identifique la división por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla: A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán las divisiones coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificada la división hacer clic en el ícono Ver para visualizar sus datos. Consultar grupos de carrera En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Planes de Estudio, ítem Grupo de Carreras. Identifique el grupo de carrera por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla: 7

18 A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los grupos de carreras coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificado el grupo de carrera hacer clic en el ícono Ver para visualizar sus datos. Visualizar e imprimir reportes En el menú principal seleccionar el módulo Legajo Unico Institucional, opción Reportes. Dentro de esta opción encontrará los ítems con los reportes disponibles, cada uno de los cuales tienen parámetros diferentes para su visualización Planta Orgánica Funcional Consultas Específicas sobre Organizaciones Asignaturas de Escuela Establecimientos Educativos 8

19 5. MODULO DE GESTION DE DOCUMENTOS (GDOC) Consultar trámites En el menú principal seleccionar el módulo Gestión de Documentos, opción Consultas, ítem Ubicar Trámite. Identifique el trámite por alguno de los criterios que aparecen en la pantalla: A continuación hacer clic en el botón Buscar. En la parte de resultados se mostrarán los grupos de carreras coincidentes con el/los criterios ingresados. Una vez identificado el trámite hacer clic en el ícono para visualizar sus datos. 9

20 6. MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA (SYS) Cambiar clave de usuario En el menú principal seleccionar el módulo Administración de Sistema, opción Usuarios, ítem Cambiar Clave. Por medio de esta opción el usuario que ha iniciado sesión puede cambiar su clave personal. Luego de ingresar la contraseña actual e ingresar dos veces la nueva contraseña en los campos de Nueva Contraseña y Repita Contraseña, hacer clic en el botón Cambiar. Si existe algún problema se visualizará el error correspondiente. Finalmente si no existe ningún error de chequeo, el sistema cambiará la contraseña y se visualizará la pantalla inicial para ingresar al sistema con la nueva contraseña. Dar de baja la cuenta de usuario En el menú principal seleccionar el módulo Administración de Sistema, opción Usuarios, ítem Dar de Baja. Por medio de esta opción el usuario que ha iniciado sesión puede dar de baja su cuenta de acceso al SAGE. Luego de marcar la opción Acepto dar de baja mi cuenta y hacer clic en el botón Siguiente, el usuario quedará inhabilitado para acceder al sistema. <

21 7. GLOSARIO Novedad del Alumno: Representa un hecho que le ocurre a un alumno durante su cursado. Ejemplos: Matriculación, Repitencia, Promoción, Abandono, Salida con Pase, Ingreso con Pase, Reasignación y Reingreso. Matriculación: Consiste en asignarle a cada inscripto una división del curso de la modalidad o carrera a la que aspira, habilitándole el Establecimiento Educativo, el Legajo respectivo. Promoción: Consiste en pasar a cada alumno de una determinada división, a la división del siguiente año de la carrera respectiva. Si el curso es el último de un ciclo educativo, el alumno pasa a revestir el carácter de Egresado. Repitencia: Consiste en pasar a cada alumno que no promocione, a otra división o la misma división del mismo curso. Ingreso con Pase: Consiste en importar el legajo del alumno que llega al Establecimiento Educativo con un pase desde otro. Salida con Pase: Consiste en registrar el movimiento en el cual el alumno se va del Establecimiento Educativo para ingresar en otra y en mandar el legajo del alumno para ser usado por el Establecimiento receptor. Abandono: Consiste en desligar al alumno de la división que cursa, sin asignarle nueva división ni pase. El alumno pasa a revestir el carácter de abandono y todo lo cursado queda cerrado por abandono. Reingreso: Consiste en volver a ligar a un alumno que revestía el carácter de abandono, a alguna división del curso en que estaba. Reasignación: Consiste en asignarle compulsivamente a un alumno, una nueva división. División/Sección: Es un grupo escolar organizado, formado por alumnos que cursan el mismo o diferentes grados o años de estudio, en el mismo espacio, al mismo tiempo y con el mismo docente o equipo de docentes. El mnemotécnico de la división esta compuesta por las siguientes partes: >" '$0 (&" &&& CUISE: Clave Unica de Identificación del Servicio Educativo. Es el número que identifica al establecimiento educativo. Anexo: Indica el mnemotécnico del anexo del establecimiento. Ejemplo: 0 para la escuela núcleo, AS1 para la primer aula satélite. Año/Grado: indica el número de curso, grado o etapa de una carrera. Ejemplo: 2 - segundo, 3 - tercero. División: Letra asociada a la división para identificarla de manera única. Ejemplo: A, B, C Turno: Es la parte del día en la cual funciona una división de un establecimiento. Ejemplo: M mañana, T tarde, I- Intermedio, N noche.

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