Manual de Usuario/ Perfil Estudiante Dirección de Informática

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1 Versión: 1-Febrero 2013 Dirección de Informática

2 ÍNDICE 1 Introducción Acceso a la Secretaría Virtual Descripción Proceso Cuenta de correo institucional La Secretaría Virtual: servicios disponibles Gestión del Usuario Gestión de los Trámites Gestión de la Información Primer trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula Introducción Proceso Acceso al trámite de Matrícula Pantalla de Instrucciones Pantalla de Datos Generales Pantalla de Asignaturas y Grupos Pantalla Reservar cupo Pantalla Realizar pago Pantalla Finalizar matrícula... 21

3 Página 1 1 Introducción La Secretaría Virtual de la Universidad de Panamá (SEVUP) es un servicio mediante el cual sus usuarios pueden realizar, vía Internet, trámites administrativos con las distintas unidades de la UP. De esta forma se evitan los desplazamientos para realizar dichos trámites, y se facilita el acceso a los servicios administrativos de la UP. Esta Secretaría Virtual emula la ventanilla de una unidad administrativa permitiendo que el usuario gestione solicitudes y documentos, pero con la ventaja de evitar esperas o de estar a expensas de horarios. Además con la garantía y seguridad que ofrece el acceso cifrado. El objetivo a largo plazo de la Secretaría Virtual es que toda la comunidad universitaria (estudiantes, personal docente e investigador, y personal de administración y servicios) disponga de un canal vía web, rápido y flexible, que suponga una alternativa válida al sistema presencial en su relación administrativa con la UP.

4 Página 2 2 Acceso a la Secretaría Virtual 2.1 Descripción Durante la primera etapa de implantación de la Secretaría Virtual, el grupo de usuarios que tendrá acceso a la misma será el de los Estudiantes, tanto aquellos que ya son estudiantes de la UP, como los de nuevo ingreso en el curso académico Poco a poco se irán desarrollando e implementando nuevos servicios y funcionalidades que darán cobertura a necesidades de otros colectivos universitarios, de tal forma que todos puedan beneficiarse de las ventajas que ofrece un sistema como el descrito. El acceso al sistema de Secretaría Virtual de la UP se caracteriza por los siguientes aspectos: Acceso seguro. La transmisión mediante el protocolo de conexión https, proporciona una transferencia segura de datos al enviarlos de manera cifrada. Acceso controlado. El sistema de control de accesos a la Secretaría Virtual identificará a todos los usuarios gracias a la utilización de unas credenciales únicas. Asimismo, este sistema será el encargado de la gestión de dichas credenciales, de tal manera que el usuario tenga la posibilidad de: o Recuperar las credenciales siempre que lo necesite ( Olvidaste tu contraseña?) o Registrarse como usuario en el caso de los estudiantes de nuevo ingreso o de los estudiantes que continúan estudios pero que no matricularon nunca vía web en el antiguo sistema online de la UP (Regístrate ya). Acceso pertinente. Este concepto está íntimamente relacionado con el concepto de perfil. A cada usuario de la Secretaría Virtual se le asignará un perfil de acceso, de tal modo que tendrá disponibles una serie de funcionalidades adecuadas a su papel como miembro de la comunidad universitaria. Navegadores y versiones requeridas: Internet Explorer: versión 8 y posteriores Mozilla Firefox: 18 y posteriores Chrome: 24.0 y posteriores Opera: y posteriores

5 Página Proceso Para acceder a la Secretaría Virtual, el sistema solicitará el número de cédula del usuario y una contraseña. En este punto, debemos distinguir entre los siguientes grupos de usuarios: 1. Grupo 1: Estudiantes que continúan estudios y que han utilizado los Servicios de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP ( Servicios para estudiantes ). Tan sólo tendrán que introducir su cédula y su contraseña, como hasta ahora vienen haciendo en la pantalla de acceso a Servicios para estudiantes del Portal de la UP. 2. Grupo 2: Estudiantes que continúan estudios pero que no han utilizado los Servicios de acceso restringido del área de Estudiantes en el Portal UP ( Servicios para estudiantes ). En este caso, el estudiante deberá solicitar el registro en la Secretaría Virtual a través de la opción Regístrate ya de la pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que introduzca su cédula, su fecha de nacimiento, su correo electrónico personal y el número del último recibo (o de documento de pago) emitido para el estudiante. En breve, el usuario recibe en el correo indicado su contraseña de acceso. 3. Grupo 3: Estudiantes de nuevo ingreso. Se trata de aquellos estudiantes que han realizado el proceso de admisión a la Universidad de Panamá y ya pueden formalizar la Matrícula en la Carrera seleccionada. En este caso, el estudiante deberá solicitar el registro en la Secretaría Virtual a través de la opción Regístrate ya de la pantalla de acceso. Aquí se le solicitará que introduzca su cédula, su fecha de nacimiento, su correo electrónico personal

6 Página 4 y el número de formulario obtenido en el proceso de Admisión. En breve, el usuario recibe en el correo indicado su contraseña de acceso. En el caso de necesitar la recuperación de las credenciales de acceso (bien por olvido, o por querer cambiarlas, aunque esta última opción está disponible en la propia Secretaría Virtual), en la pantalla de acceso se encuentra la opción Olvidaste tu contraseña?, en la que se pedirá al usuario su número de cédula y su correo electrónico (el que usó para registrarse o el institucional en caso de tenerlo). Automáticamente, el sistema verificará los datos introducidos y generará una nueva contraseña que enviará al correo electrónico del usuario (en caso de tener correo institucional, se enviará a ambas direcciones).

7 Página 5 Otro de los recursos que tienen disponibles los usuarios de la Secretaría Virtual en la pantalla de acceso es la descarga de los instructivos generales sobre la propia SEVUP y su funcionamiento. 2.3 Cuenta de correo institucional La Universidad de Panamá pone a disposición de los estudiantes una cuenta de correo institucional gratuita, que servirá de medio de comunicación oficial entre la UP y el colectivo estudiantil. El acceso a la Secretaría Virtual exige que el estudiante disponga ya de una cuenta de correo institucional, por lo que si aún no la ha registrado, el sistema lo detectará y le comunicará que debe realizar la petición. Para ello, le facilita un enlace a la misma aplicación de registro.

8 Página 6 Una vez obtenida la cuenta de correo, automáticamente se devuelve al estudiante a la anterior pantalla, donde debe pulsar el botón Aceptar para completar su acceso a la Secretaría Virtual. 3 La Secretaría Virtual: servicios disponibles Una vez que se ha accedido a la SEVUP, el usuario se encuentra en la pantalla de Inicio, en la que se reúnen a modo de pequeño portal algunas herramientas de información como son el Calendario de trámites, el panel de Avisos importantes o la descarga de Instructivos específicos. Las distintas funcionalidades disponibles actualmente en la SEVUP se estructuran en torno a los siguientes grupos de información: Gestión del Usuario Gestión de los Trámites Gestión de la Información 3.1 Gestión del Usuario Todas las opciones relacionadas con la gestión de los datos del usuario se concentran en el menú Mi perfil. Desde aquí, el usuario puede acceder a dos subopciones: Datos personales. Consulta de los datos personales del usuario. De los datos que se muestran en esta pantalla, algunos pueden modificarse (Editables) y otros no (No editables): Datos Editable No editable Cédula Nombre Fecha de nacimiento Dirección Zona postal Sexo Correo electrónico personal Correo electrónico institucional Celular Lugar de trabajo Tipo sangre Imagen También podrá modificar la fotografía personal que se muestra en la cabecera de la página.

9 Página 7 Cambiar contraseña. Modificación de la contraseña activa del usuario. Una vez cambiada y cerrada la sesión, el usuario tendrá que utilizar la nueva contraseña para acceder a la SEVUP. Recuerde que también es posible cambiar la contraseña solicitando una nueva desde la pantalla de acceso a la Secretaría Virtual. 3.2 Gestión de los Trámites A este grupo de funcionalidades se accede a través del menú Trámites, que a su vez muestra actualmente dos sub-menús: Trámites disponibles y Mis trámites : Disponibles. A medida que la SEVUP vaya incorporando trámites en su catálogo se irán mostrando en esta pantalla con la información correspondiente al trámite, y un acceso a su realización en el caso de encontrarse en el período para ello.

10 Página 8 Mis trámites. Esta pantalla permite la consulta de los trámites realizados en la SEVUP por el usuario. A través de un formulario de selección de datos (curso académico, proceso, trámite y estado del trámite), se realiza la búsqueda filtrando por cada uno de los campos mencionados. El resultado se muestra en una tabla con el detalle del trámite y, lo que es más importante, su estado, unas observaciones y las posibles acciones a realizar con el mismo. El trámite puede pasar por distintos estados desde su inicio hasta su finalización. En el trámite de Matrícula, primero que se pondrá a disposición de los usuarios, los estados serán los siguientes: Borrador Pendiente de pago Finalizado En función del estado del trámite, podrán realizarse con el mismo una serie de acciones: Editar Generar recibo Pagar

11 Página 9 En la columna Observaciones se mostrará un icono de aviso cuando exista alguna notificación sobre el trámite que el usuario deba conocer, como por ejemplo, la proximidad de la fecha de finalización. La Secretaría Virtual dispone de un sistema de avisos automáticos que envía un correo al usuario en determinados momentos del proceso. La antelación con la que se realizarán los envíos dependerá del período en el que el trámite permanezca abierto y será configurable por el administrador del sistema. 3.3 Gestión de la Información La SEVUP ofrece también a sus usuarios la posibilidad de consultar información relevante (menú Información de interés ) generada durante su permanencia en la UP: las notas del curso actual, su avance académico, un histórico de los recibos de matrícula y su situación de morosidad. Con el tiempo, irán incluyéndose otros grupos de información de interés relacionados con los trámites disponibles en la SEVUP. Notas. En esta pantalla se podrán consultar las notas obtenidas en los distintos semestres en los que el estudiante haya estado matriculado en la UP. La información aparece organizada por cada semestre del año académico. También se puede consultar esta información atendiendo a un doble agrupamiento: o Créditos por Plan de Estudios actual. Muestra los créditos obtenidos en el Plan de Estudios en el que actualmente estás matriculado. o Créditos completos. La información mostrada puedes exportarla en formato Excel o PDF pulsando en el icono correspondiente.

12 Página 10 Avance académico. Esta pantalla mostrará todas las calificaciones obtenidas para cada materia cursada por el estudiante desde el primer curso hasta el último realizado.

13 Página 11 Morosidad. En el caso de existir algún concepto que genere morosidad, y por tanto, imposibilidad de realizar algún trámite, el estudiante puede hacer la consulta en esta pantalla para tener la información al respecto.

14 Página 12 El contenido de las pantallas de Notas, Avance Académico y Morosidad podrá exportarse en formato Excel y PDF pulsando sobre los iconos respectivos. 4 Primer trámite de la Secretaría Virtual: Matrícula Introducción El primer trámite activo en la SEVUP es el de la Matrícula Los requisitos de usuario que serán necesarios para acceder al trámite, por tanto, son exactamente los mismos que los comentados en el apartado 2 de este instructivo (Acceso a la Secretaría Virtual). Para utilizar la Secretaría Virtual y los trámites disponibles, como el de Matrícula, será necesaria una conexión a internet así como los navegadores al uso en sus últimas versiones: Mozilla Firefox, Chrome, Internet Explorer (8 ó superior) y Opera. En los siguientes apartados de este instructivo vamos a indicar el procedimiento a seguir para efectuar la Matrícula de forma autónoma. Sólo hay que seguir los pasos indicados y el estudiante tendrá grabada su matrícula en muy poco tiempo, de forma sencilla y ágil. 4.2 Proceso Acceso al trámite de Matrícula El acceso al trámite de Matrícula se realiza desde el menú Trámites/Disponibles. En la pantalla Trámites disponibles se muestra una relación de todos los trámites para el año académico en curso, apareciendo habilitados los que se encuentren en período activo. Para iniciar el trámite, basta con pulsar en el icono que aparece en la columna Iniciar trámite.

15 Página 13 En todas las pantallas, en la parte inferior derecha, estará disponible el enlace a la Ayuda de pantalla, en la que se describe brevemente el objetivo de la misma y algún aspecto que pueda crear dudas en los usuarios Pantalla de Instrucciones Esta pantalla contiene las instrucciones básicas de funcionamiento en el trámite de Matrícula: guía visual del proceso del trámite (los conocidos como vagones ) y descripción de los principales botones y sus funciones Pantalla de Datos Generales Esta pantalla muestra los datos del estudiante (personales, académicos y financieros). Sólo son editables el dato correspondiente al género del estudiante (Masculino/Femenino) y el relativo al turno, que permite seleccionar entre Diurno, Vespertino y Nocturno. Si se detecta algún dato incorrecto por parte del estudiante, debe comunicarlo a la Secretaría de su Facultad para que sea modificado. La selección de Turno se hace siempre en la primera matrícula de la carrera, de tal forma que no hay que volver a elegirlo en matrículas posteriores. Una vez finalizada la matrícula no podrá modificarse este dato, por lo que habrá que contactar con la Secretaría de la Facultad correspondiente.

16 Página 14 A partir de esta pantalla aparece el botón Guardar borrador, cuya misión es la de guardar los datos que hasta ese momento se hubiesen registrado en el trámite de Matrícula, permitir al estudiante salir de la Secretaría Virtual sin haberlo concluido y volver a recuperarlo dentro del período de vigencia para finalizarlo Pantalla de Asignaturas y Grupos En esta pantalla se muestran las asignaturas propuestas para matricular, organizadas en dos niveles de agrupamiento: el Tipo de actividad (Teórica/Práctica) y el Grupo. De cada grupo se indica el nombre, el profesor titular, el salón donde se impartirá la asignatura y el horario (pulsando en el icono que aparece junto al tipo de actividad) También se muestra la relación de calificaciones del semestre anterior. Esta información es útil ya que en los casos de asignaturas semestrales consecutivas será un prerrequisito obligatorio tener aprobadas las materias para matricularlas en el semestre posterior.

17 Página 15 La operativa de la pantalla es la siguiente: En primer lugar, se deben comprobar las asignaturas que el sistema nos ofrece como propuestas para la matrícula. Se trata de asignaturas que están relacionadas con las del semestre anterior (por ello se ofrecen las calificaciones obtenidas en el anterior semestre) y con aquellas que se han registrado en la pre-matrícula que confeccionan las unidades académicas antes del proceso de matriculación. Después, utilizando los iconos y para desplegar/replegar, se muestran los tipos de materias matriculables en cada asignatura: Teoría, Laboratorios, Prácticas y Clínicas. Por último, se selecciona el grupo en el que se desea matricular y se continúa con el proceso.

18 Página 16 Esta pantalla cuenta con algunos elementos que ayudan al estudiante a confeccionar su matrícula: Horario gráfico de los grupos: pulsando en el icono que aparece junto a cada tipo de actividad de una materia, se despliega un calendario semanal con los horarios en los que se imparte.

19 Página 17 Horario gráfico del estudiante: pulsando sobre el icono con la etiqueta Ver horario completo, se despliega un horario semanal con las materias seleccionadas por el estudiante organizadas por tramos horarios Pantalla Reservar cupo Esta pantalla tiene como objetivo realizar la reserva de cupo, teniendo en cuenta los datos registrados durante todo el proceso por el estudiante, y solicitándole que decida un medio de pago (presencial o electrónico). Por ello, ofrece un resumen de todos los datos atendiendo a la siguiente agrupación: Datos generales Datos de asignaturas y grupos Datos de pago (Desglose/Tipo/Medio) Actualmente sólo es posible realizar un Tipo de pago (pago completo), de ahí que este dato sea tan sólo informativo. Pulsando en los iconos y para desplegar/replegar los grupos de datos se puede revisar la información registrada, y en caso de no ser correcta en algún punto siempre hay opción de volver a las pantallas en las que hubiesen de cambiarse.

20 Página 18 En el apartado de Datos de pago/desglose se relacionan los conceptos por los que el estudiante debe pagar, así como las exoneraciones en el caso de que las tuviese. Las exoneraciones contempladas actualmente en el sistema de matrícula son las siguientes: Estudiantes Sigma Lambda Estudiantes en situación social desfavorable Estudiantes con vales de trabajo por matrícula de la VAE.

21 Página 19 Cualquier otro tipo de exoneración debe ser tratada de manera específica en la Unidad Académica del estudiante. Seleccionar el Medio de pago En la pantalla de Reservar cupo hay un paso de especial importancia en el desarrollo posterior del trámite y en su correcta finalización: la selección del medio de pago. Actualmente el sistema dará opción a realizar el pago de las siguientes formas: Presencial: tal como hasta ahora ha venido haciéndose. El estudiante obtiene al final del proceso un recibo de pago con el que debe dirigirse a la entidad bancaria. Al día siguiente de realizar el pago, el estudiante podrá volver a la Secretaría Virtual para obtener su recibo de Matrícula. Telemáticamente: a través de lo que denominamos pago electrónico. El estudiante contacta con la pasarela de pago y utiliza un medio electrónico para abonar su matrícula. Después de realizar el pago, retorna a la Secretaría Virtual para obtener su recibo de Matrícula. Una vez realizada la revisión de toda la información de esta pantalla, se debe pulsar el botón Confirmar reserva para hacer efectiva la reserva de las plazas en los Grupos/Materias solicitados. El sistema comprobará que se ha seleccionado un medio de pago antes de continuar. En caso de no haberlo hecho, se muestra un mensaje de aviso. La confirmación de la Reserva de cupo consolida los datos en la matrícula del estudiante e inicia el proceso de pago, por lo que ya no será posible volver a pantallas anteriores del proceso para realizar modificaciones. Es importante, por tanto, que el estudiante esté completamente seguro de los datos registrados y del medio de pago que ha elegido Pantalla Realizar pago Esta pantalla sólo se mostrará a aquellos usuarios que hubiesen seleccionado el pago electrónico como Medio de pago en la pantalla anterior (Reservar cupo). Vuelve a mostrarse el resumen de los datos de la matrícula (Datos generales, Datos de asignaturas/grupos y Datos de pago), incluyendo ya como dato fijo el medio de pago (Pago electrónico).

22 Página 20 Pero ahora aparecen tres botones nuevos que permiten realizar las siguientes acciones: Realizar pago electrónico. Este botón conduce a la pasarela de pago electrónico, donde el estudiante puede abonar el importe de su matrícula de manera inmediata, lo que provocará la finalización del trámite y le permitirá obtener su recibo de Matrícula. Pagar en otro momento. Este botón permite posponer el pago, devolviendo al estudiante a la pantalla de inicio de la Secretaría Virtual. Podrá retomar posteriormente el proceso de pago desde la pantalla Mis trámites. Cambiar a pago presencial. Este botón iniciará el cambio del medio de pago elegido, del electrónico al presencial. Al pulsarlo, el sistema mostrará un aviso indicando que tal cambio impedirá volver al pago electrónico, por lo que se

23 Página 21 trata de una decisión irreversible. Si el estudiante continúa adelante con su decisión de cambio, el sistema le dirigirá automáticamente a la última pantalla del proceso: Finalizar matrícula Pantalla Finalizar matrícula Por último, para terminar el proceso el sistema genera el recibo de pago que entregará el estudiante en la entidad bancaria junto al monto correspondiente. El recibo se genera en formato PDF pulsando en el botón Descargar recibo y finalizar. El recibo puede generarse siempre que se desee desde la pantalla Mis trámites de la Secretaría Virtual durante el año académico en curso. Para ver recibos de años académicos anteriores (histórico de recibos), debe ir al menú Información de interés.

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