ETAPA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS (RTS)

Transcripción

1 MODELO METODOLÓGICO PARA LAS FASES DE INTERACCIÓN Y TRANSACCIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA FICHA DESCRIPTIVA CAJA DE HERRAMIENTAS MODELO GENERAL FASES DE INFORMACIÓN E INTERACCIÓN ETAPA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS (RTS) HERRAMIENTA IRTS2-PR I. Identificación 1. Nombre de la actividad Elaborar el inventario de los trámites y servicios que prestan las entidades territoriales a partir de los procesos definidos por la entidad. 2. Responsable Delegado Territorial de Procesos II. Descripción de la actividad 1. Objetivo(s) de la actividad: - Identificar y realizar el inventario de los trámites y servicios que prestan las Entidades Territoriales partiendo de la información disponible en el SUIT, las Alcaldías y Gobernaciones tales como Manual de Procesos y Procedimientos, Mapa y caracterización de procesos y procedimientos documentados en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad, si existen. 2. Breve descripción de la actividad Esta actividad implica la identificación del universo de trámites y servicios que las Entidades Territoriales prestan a sus ciudadanos, para tal fin, en primer lugar es necesario determinar las posibles fuentes de información interna a partir de la cual se pueda realizar la tarea de revisión, validación y complemento de los mismos. El Delegado Territorial deberá desarrollar la presente actividad realizando el proceso que se describe en el apartado de metodología disponible en la presente ficha. El resultado de esta actividad de identificación será el punto de partida para todo el proceso de optimización y automatización de trámites que soporta la Fase de Transacción. La información que recopile el Delegado Territorial, deberá ser validada con el Líder del Comité de Gobierno en línea Territorial, una vez finalizada la actividad. Se deberán incorporar los cambios que se consideren necesarios por parte de la Administración Territorial. De la misma forma, se debe procurar que la información resultante de la actividad, alimente y actualice los documentos de servicio al ciudadano, existentes en la Entidad Territorial. 3. Duración de la actividad: 16 horas 4. Participantes: Los responsables de realizar esta actividad son el Delegado Territorial encargado de procesos, el Comité de Gobierno en línea Territorial y el Líder del Comité Gobierno en línea Territorial. 5. Actividades previas Actividades previas del Programa Gobierno en línea Página 1 de 12

2 - Actividad CP 1: Contratación de los Operadores Regionales - Actividad MC 7: Capacitación del equipo de trabajo de las entidades operadoras. - Actividad MC 6: Coordinación con el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), del proceso de inventario, inscripción y racionalización de trámites de las entidades territoriales. Actividades previas en la Fase de Interacción. - Haber culminado satisfactoriamente todas las actividades de la Etapa de Implementación de las Herramientas de Interacción. - Actividad IRTS1-CA: Realizar capacitación a los funcionarios responsables de la administración de trámites y servicios y Líder GEL en la metodología para la identificación, levantamiento y racionalización de trámites. 6. Recursos - Locaciones La actividad se realizará en las oficinas y sedes de la Entidad Territorial correspondiente. - Materiales y equipos La Entidad Operadora pondrá a disposición equipos para levantar y sistematizar la información con un apoyo permanente y responsable por parte de la Entidad Territorial. - Recursos humanos: El desarrollo de esta actividad requiere del apoyo decidido y continuo por parte del Comité y Líder del Comité de Gobierno en línea Territorial para realizar las labores de recopilación de información, análisis y diligenciamiento del formato correspondiente. 7. Resultados de la actividad: - Identificación del inventario de productos que ofrece la Entidad Territorial al ciudadano y los trámites y servicios asociados. III. Metodología Página 2 de 12

3 Entendiéndose que cada Operador, puede proponer ajustes y mejoras a este diseño metodológico, se recalca que los contenidos deben contribuir en conjunto a recoger toda la información necesaria para cumplir con los objetivos propuestos en esta ficha. A continuación se presenta una propuesta de las acciones y pasos a seguir para elaborar el inventario de trámites y servicios, además se anexa una sugerencia de modelo de formato para documentar la actividad: 1. Recopilar y revisar la siguiente documentación: - Manuales de procesos y procedimientos - Mapa de procesos - Caracterización de procesos y procedimientos - Flujogramas de procesos y procedimientos - Manual del Sistema de Gestión de Calidad - Sistema Único de Información de Trámites y Servicios 2. A partir de los procesos, procedimientos y misión, el Comité de Gobierno en línea y el Líder GEL deben realizar un inventario de los productos que ofrece la Entidad Territorial al usuario. 3. Del inventario que resulte, se deben identificar los trámites como aquellos que tienen soporte legal y los servicios, como aquellos que a pesar de tener una relación directa con la actividad misional de la Entidad, no cuentan con un soporte legal. Página 3 de 12

4 IV. Anexos Anexo 1. Formato de Identificación de Trámites y Servicios I. Identificación de la entidad territorial Departamento: CASANARE Fecha: 8/8/2011 Municipio: San Luis de Palenque II. Visión San Luis de Palenque en el año 2020 será un municipio con capacidad productiva, turística y ambientalmente sostenible son su población educada, saludable y vinculada laboralmente; organizada en forma pacífica y solidaria con una mejor calidad de vida y calidad en la atención de los servicios básicos. III. Misión Direccionar todos los procesos administrativos con responsabilidad, planeación y participación, generando cambios sociales hacia un pueblo dinámico y productivo, enfocado al turismo ecológico, el desarrollo empresarial y cultural. IV. Procesos Productos Trámites y Servicios Procesos estratégicos Proceso financiero de recaudos de ingresos Productos que ofrece a ciudadanos o empresas Recaudos de impuestos Trámites asociados Pago de impuesto de industria y comercio Pago de impuesto predial. Servicios asociados Procesos misionales Desarrollo y ordenamiento territorial Proceso de Justicia Productos que ofrece a ciudadanos o empresas Expedición de licencias, proceso de escrituración de predios y certificación de uso del suelo. Trámites asociados Escrituración Certificación de estratificación urbana y rural Certificación de uso del suelo Solicitud de licencias urbanísticas Certificado de supervivencia Certificación de residencia Expedición de carnet ganadero Guías de Movilizaciones de ganado Papeletas de venta Registro de hierros o cifra ganadera Servicios asociados Página 4 de 12

5 V. Inventario de Trámites y Servicios: Diligencie la siguiente tabla con la información de trámites y/o servicios de cada una de las entidades. Diferencie la información solicitada para cada trámite, servicio o etapa según c facilidad en el manejo de la tabla y la información que en ella se solicita, esta puede ser diligenciada en Excel) Nombre del trámite o servicio Dirigido a Ciudadan o (C) y/o Empresari o (E) y/o Administr ación Pública(A P) Etapas del trámite o servicio La etapa: Se puede realizar por medios e-? S/N Lo hace por medios electrónicos? S/N Sólo si lo hace por medios electrónicos Cómo lo hace?i Total etapas susceptibles de realizar por medios electrónicos Total etapas que se hacen por medios electrónic os El trámite se encuentra Registrado en SUIT? S/N Pago de Industria y Comercio y empresas Hacer entrega personalizada del formulario de pago o adquirirlo en la oficina de la Secretaria de Hacienda N 3 0 Realizar el pago en la oficina de Recaudo de la secretaria de Hacienda N

6 Expedir el paz y salvo municipal en la oficina de Recaudo de la secretaria de Hacienda N Pago de Impuesto Predial Empresas Hacer entrega personalizada del formulario de pago o adquirirlo en la oficina de la Secretaria de Hacienda 3 0 N Realizar el pago en la oficina de Recaudo de la secretaria de Hacienda N

7 Expedir el paz y salvo municipal en la oficina de Recaudo de la secretaria de Hacienda N Certificación de residencia Presentarse personalmente en la oficina de la Secretaria de Gobierno con documento de identidad N N Reclamar la certificación en la oficina de Secretaria de Gobierno 2 0 N Certificado de sana posesión Presentar ante la Secretaria de Gobierno el documento de compraventa del bien inmueble y documento de identidad. Reclamar la certificación en la oficina de Secretaria de Gobierno. N N 2 0 N

8 Certificaciones laborales Presentar solicitud por escrito ante la oficina de Secretaria de Gobierno. Reclamar la certificación en la oficina de Secretaria de Gobierno. 2 0 N Registro de Marcas y herretes Empresas Presentar la solicitud verbal o escrita ante la oficina de la inspección de policía. Cancelar los derechos de marcas y herretes en la secretaria de hacienda. Reclamar el carnet ganadero en la inspección de policía N N 3 1 N N N Expedición de papeletas ganado bovino y equino Empresas Presentar la solicitud verbal o escrita ante la oficina de la inspección de policía, debe presentar el carnet ganadero y certificado de vacuna de fiebre aftosa o papeletas Cancelar derechos en la oficina de recaudo de la Inspección de policía. Reclama en la Inspección de policía la papeleta o se salda o se cancela la papeleta de compra. N N 3 1 N N N Expedición de Guías de Movilización ganado bovino y equino Empresas Presentar la solicitud verbal o escrita ante la oficina de la inspección de policía presentando el carnet ganadero, el certificado de vacunación (si es por compra papeletas de compra). Cancelar derechos en la oficina de recaudo de la Inspección de policía. N N 3 1 N

9 Reclamar guía de inmovilización en la inspección de policía N N Certificación de estratificación urbana y rural Empresa Presentar la solicitud personalmente o por escrito en la oficina de planeación. 3 3 N Pagar derechos en la secretaria de hacienda del municipio Reclamar certificación en la oficina de planeación

10 Certificación de uso del suelo Empresa Presentar solicitud por escrito ante la secretaria de planeación indicando el predio, las coordenadas magnas sirgas, plano en autocad, realizado por un topógrafo. N N 3 2 N Realizar pago de derechos por la certificación en la oficina de Secretaria de Hacienda. Reclamar certificado de uso del suelo en la oficina de Planeación municipal. Expedición de licencias urbanísticas Empresa Descargar el formulario Único Nacional disponible en Radicar el formulario diligenciado con sus anexos en la oficina de planeación municipal. Reclamar liquidación de derechos y pagar en la secretaria de hacienda del municipio Reclamar licencia urbanística en la oficina de planeación del municipio. S S Ingresando a N N N

11 Firma Elaboró Firma Revisó y Aprobó Nombre: MARIA DEL PILAR ARENAombre: HENRRY ALBERTO GUARNIZO Cargo: Jefe de Control Interno Cargo: Secretario General y de Gobierno Anexo 2. Recursos de Soporte Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la administración pública, Departamento Administrativo de la Función Pú Manual de implementación del Modelo Estandar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Departamento Administrativo de la Función Metodología para la Elaboración de Diagnósticos para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Linea: ]=Metodologías i Para señalar cómo se realiza cada etapa de trámite o servicio en línea, puede utilizar como ejemplo los siguientes mecanismos: 1 Consulta a bases de datos Aplicación (software descargable, simulador, cotizador, 2 etc.) 3 Descarga o diligenciamiento en línea de formulario

12 4 Pago electrónico 5 Envío en línea de información 6 Verificación de cumplimiento de requisitos