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1 Sistema de Trámites Manual del Usuario Versión Diciembre /2011

2 INGRESO AL SISTEMA Para poder ingresar al mismo, es necesario tener instalado el programa Mozilla Firefox Luego en la Barra de Navegacion ingrese a la red intranet de la provincia mediante GOBERIOS. En el menú principal, seleccinar dentro de los ACCESO A APLICATIVOS el icono SISTEMA DE TRÁMITES - ingresar Usuario: es el número de documento de la persona que quiere ingresar al sistema, contiene solo números. Contraseña: puede contener letras y números, preferentemente 8 caracteres y es definida por el usuario del sistema. Para ambos casos, usuario y contraseña, deberán ser solicitados en el Departamento de Ingeniería perteneciente a la Dirección General de Informática. 2

3 Funcionalidad del sistema Iconos Generales Cancelar (Cancela la operación que se esté realizando) Aceptar (Confirma la operación que se esté realizando) Buscar Nuevo Impresora Limpiar Calendario Sirve al momento de ingresar una fecha, haciendo clic sobre el icono se despliega la siguiente pantalla: Una vez que se abre la pantalla, se selecciona la fecha correspondiente, y automáticamente queda almacenada en el campo en cuestión. Acciones: Ver: muestra el registro seleccionado. Modificar: modifica el registro, solo los campos que estén permitidos modificar. Eliminar: permite eliminar el registro, siempre y cuando no tenga ningún otro registro asociado. Gestión de Trámites Administrativos En el menú Gestión de Trámites Administrativos, se presentan los siguientes submenúes: - Trámite Administrativo - Registrar Recepción - Agregaciones - Desgloses - Tramites Archivados - Seguimiento Trámites Archivados - Expediente Internet - Alta Rápida de Movimientos OBSERVACION: en la mayoría de estas opciones Usted ACCEDE A PANTALLAS de LISTADOS, es decir para realizar CONSULTAS de la actividad seleccionada. 3

4 Gestión de Trámites Administrativos Trámite Administrativo Haciendo clic en este submenú, se accede a la siguiente pantalla: Cabe aclarar que en el sistema se trabaja con grupos de organismos que se forman para definir límites al momento de visualizar y o trabajar con trámites o expedientes. Y que en el sistema denominamos Organismos a todas las reparticiones del estado provincial. Además, es importante tener en cuenta que al momento de loguearse un usuario dentro de la aplicación, la misma tendrá en cuenta el grupo de organismos al cual está asignado, ya que de acuerdo a esta información el sistema habilitará o no determinadas funcionalidades descriptas más adelante. 4

5 Búsqueda de un Trámite Administrativo El sistema ofrece al usuario la posibilidad de realizar una búsqueda rápida, para lo cual, presenta una serie de campos que son utilizados como filtros, estos campos son: - Número de Trámite - Número de Expediente - Numero Manual - Fecha Inicio de Tramite (Desde Hasta) - Con respecto al Expediente ( Fecha Desde- Hasta) (Asunto- Recibido- Tipo de Tramite - Archivado) - Organismo Iniciador - Iniciadores - Tema Una vez que el usuario completó por lo menos uno de los campos anteriores, está en condiciones de realizar la búsqueda, para esto, debe hacer clic sobre el botón. El sistema devolverá en consecuencia una lista con los registros cuyos datos coincidan con los ingresados. 5

6 Crear un Expediente Administrativo Para crear un Nuevo Expediente administrativo, haciendo clic sobre éste botón, en la pantalla se visualizará lo siguiente: Los datos a registrar correspondientes al Nuevo Expediente son: Número Manual: El mismo hace referencia al número de trámite - expediente que el usuario que está dando de alta desee colocarle al trámite, cabe destacar que este número no tiene relación con el Número de Trámite interno o Expediente que genera el sistema. Visibilidad: permite definir qué grupo o grupos de usuarios tendrán acceso al Expediente. Los tipos de visibilidades existentes son: o Visibilidad Total o Visibilidad Grupal o Visibilidad Interna o Visibilidad Jerárquica Para ver más detalle respecto al comportamiento asociado a cada una de las visibilidades ver el Anexo A Concepto de Visibilidades. Cabe destacar que el sistema mostrará por defecto aquella visibilidad que tenga configurado el grupo del usuario que esté dando el alta del nuevo trámite, con posibilidad de cambiar la misma por otra visibilidad. Fecha de inicio del trámite interno: aquí el usuario deberá colocar la fecha en la que se comenzó el trámite, pudiendo ser la misma menor a la actual. En el caso en el que el grupo del usuario tenga habilitada la opción de registrar trámites en días no hábiles, esta fecha también podrá ser un día no hábil. 6

7 Fecha de inicio del Expediente: aquí el usuario deberá colocar la fecha en la que se comenzó el expediente, pudiendo ser la misma menor a la actual. En el caso en el que el grupo del usuario tenga habilitada la opción de registrar trámites en días no hábiles, esta fecha también podrá ser un día no hábil. Tipo de expediente, el sistema desplegará una lista: Generar Tramites En el caso en el que el usuario desee que No sea un Expediente sino un Tramite, para esto deberá destilar la opción, en la pantalla En tal caso se deshabilitará los campos tipo de expediente y fecha inicio expediente: Organismo iniciador: Este es el organismo que da inicio al trámite administrativo o Expediente, este organismo puede ser: o El organismo del usuario. o Algún organismo del Grupo del usuario. o Algún Organismo de algún sub-grupo del grupo del usuario o Algún organismo que este configurado en el sistema como Mesa de Entrada y cuyo grupo NO TENGA ACCESO AL SISTEMA. Iniciadores: Éstos pueden ser: o Persona o Proveedor o Entidad o Organismo del Estado Un trámite administrativo o Expediente puede estar afectado por uno o varios involucrados. Tema: Identifica el asunto al cual se refiere el trámite administrativo Asunto: aquí se deberá completar el Texto que aparecerá impreso en la carátula del trámite administrativo o expediente. Observación: El dato observación acompaña a la generación del trámite administrativo, es de libre uso para que el usuario ingrese aquello que crea conveniente. Cantidad de Folios: aquí se deberá completar la cantidad de hojas físicas que posee el trámite/expediente. 7

8 Para el caso de los campos Organismo Iniciador, Iniciadores y Temas, el sistema presenta el siguiente icono. - En el caso de Organismo Iniciador, se visualiza la siguiente pantalla: El usuario debe seleccionar el organismo que necesite, el sistema le presenta la posibilidad de realizar una búsqueda rápida, completando los campos que presenta como filtros, Código y Descripción, y luego, haciendo click sobre Una vez que el usuario encontró el organismo que buscaba, debe hacer clic sobre Para borrar el organismo ya cargado - En el caso de Iniciadores, primero se debe seleccionar que tipo de iniciador se busca el mismo puede ser Persona Física, Jurídica u Organismos Funcionales, por ejemplo si lo que se buscara fuera una persona física, el sistema visualizará lo siguiente: 8

9 Para seleccionar y luego Para el caso de una persona jurídica: Para seleccionar y luego En el caso de un organismo funcional el buscador será: 9

10 Para seleccionar y luego Como ejemplo se cargaran un iniciador de cada opción, como se ve en la imagen siguiente, los indicadores se cargan y a su vez el sistema permite al usuario quitarlos a través del botón 10

11 - En el caso de Temas, el sistema visualizará lo siguiente: El usuario tiene la posibilidad de realizar una búsqueda rápida a través del botón, para lo que primero es necesario completar por lo menos uno de los campos que el sistema ofrece como filtros de búsqueda. Estos campos son Código, Activo, Grupo Generador, Descripción, General, Grupos de Organismos. Por otro lado, si el tema que elegimos tiene campos dinámicos asociados, esto quiere decir un tema podrá tener relacionado campos para el ingreso de datos adicionales, los mismos aparecerán a continuación, para ser cargados. Una vez que el usuario encontró el tema que buscaba, debe hacer clic sobre Para borrar un tema ya cargado Una vez finalizada la carga de los datos, podremos registrarlo ó cancelar la registración de la gestión administrativa: Para registrar el trámite/expediente (Genera el nro de tramite/expediente ) Para registrar el tramite/expediente y permite el movimiento (Genera el nro de tramite/expediente y automáticamente lo lleva a Alta de Movimientos permitiéndole hacer la salida o pase según corresponda Pag. 16) Para cancelar 11

12 Para las dos opciones o el sistema volverá al listado: Acciones De acuerdo al orden en que se visualizan las opciones tenemos: Ver, Modificar, Eliminar, Listar Movimientos, Listar Adjuntos, Asignar estados, Imprimir Carátula. 12

13 Ver Permite SOLO consultar los datos del Trámite/Expediente. Como se puede observar en esta pantalla, luego de haber dado de alta el trámite aparecen algunos campos nuevos que en el alta no se muestran, los mismos son: o o o o Nro. Expediente: Éste es el número asignado por el sistema cuando se da de alta un expediente, luego de presionar el botón Aceptar, se genera este número de identificación. Organismo Generador: Este campo se corresponde con el organismo al cual pertenece el usuario que dio de alta el trámite/expediente. Estado: Aquí se muestra la situación de sus gestiones administrativas, sólo en el caso de que el mismo haya sido asignado a través de la pantalla Asignar Estado. Tabla de Último Movimiento: En esta tabla se muestra un detalle de donde se encuentra actualmente el Trámite/Expediente. Para volver a la pantalla anterior 13

14 Modificar : en el caso de la modificación se debe tener en cuenta que: o El organismo del usuario pertenece a un Grupo del árbol del Organismo INICIADOR. o El organismo del usuario sea una MESA DE ENTRADA. o Que el trámite este en posesión del usuario (en estado Receptado). o Ó que el usuario logueado sea Administrador. En cuanto a qué datos son posibles de modificar se debe considerar que: o Si el trámite o expediente NO tiene movimientos registrados, entonces el usuario podrá modificar TODOS los campos descriptos en el alta del trámite. o Si el trámite o expediente TIENE movimientos registrados, entonces los únicos campos que se podrán modificar son: Número Manual y Asunto. Para guardar los cambios Para cancelar Se puede modificar siempre y cuando no se encuentre archivado, en caso que lo esté el sistema mostrara el siguiente mensaje: 14

15 Eliminar. Sólo se podrá eliminar un trámite o expediente en el caso de que el mismo NO tenga movimientos asignados, agregaciones, desgloses o estados asignados. Para borrar el registro Para cancelar Listar Movimientos. A través de este botón el usuario podrá visualizar la lista de movimientos del tipo PASE o SALIDA que ha tenido el trámite seleccionado previamente. Es importante tener en cuenta que los movimientos que se visualizan son aquellos que se correspondan con la visibilidad de asociada a cada uno. A través de esta acción, el sistema visualiza la siguiente pantalla: 15

16 Para crear un Nuevo Movimiento Los datos a registrar correspondientes al Nuevo Trámite son: Los campos a registrar del nuevo movimiento son: Visibilidad: permite definir qué Organismos o grupos de usuarios tendrán acceso al movimiento, esto independientemente de la visibilidad que posea el trámite administrativo. Por defecto se muestra la visibilidad asociada al trámite pero la misma puede ser modificada. Organismo Origen: en este campo el sistema muestra el organismo/repartición actual en el que se encuentra el trámite. Organismo Destino: aquí deberá definir cuál es el organismo/repartición al cual se enviará el trámite administrativo. De acuerdo al organismo/repartición seleccionado el tipo de movimiento podrá ser: 16

17 o PASE: este tipo de movimiento es para el caso en el que la repartición origen y destino pertenezcan al mismo organismo. o SALIDA: este tipo de movimiento es para el caso en el que la repartición origen y destino NO pertenezcan al mismo organismo. Es condición que para poder realizar este movimiento trámite sea un expediente, de lo contrario, se podrá generar el expediente a través del correspondiente botón. Tipo de Informe: en este campo el usuario deberá colocar el tipo de informe que corresponde con el movimiento. Fecha: esta fecha se corresponde con la fecha del movimiento. En función del tipo de informe y la fecha el sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento del movimiento. Cantidad de Folios: aquí el usuario deberá completar la cantidad de folios que tiene asociado el trámite en este momento, teniendo en cuenta que la misma NO podrá ser menor que la cantidad de folios del movimiento anterior. Motivo de Movimiento: a través de esta lista el usuario podrá cargar el motivo del movimiento. El campo Descripción Motivo se habilitará para abrir el buscador de Normas asociadas al Motivo seleccionado previamente: 17

18 Los campos Organismo Destino y Descripción Motivo, presentan a su derecha el botón el cual:, con En el caso de Organismo Destino, se visualiza la siguiente pantalla: En donde se presenta una lista con los organismos/repartición disponibles, de los cuales el usuario debe seleccionar uno. Aclaración: las reparticiones disponibles son aquellas que se mencionan según el tipo de movimiento que se desea realizar Para adjuntar archivos > En cada movimiento podremos adjuntar archivos (permitidos únicamente aquellos con la siguientes extensiones:.doc,.txt,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.rar,.zip,.tar), ya sean producto de una salida propia de la gestión administrativa ó que aporten algún valor a la misma: 18

19 Los campos a rellenar para adjuntar un nuevo archivo son: Nombre Archivo: este campo, que es obligatorio, se puede autocompletar con el nombre del archivo que se adjunta cuando se lo selecciona una vez que presionamos el botón Examinar. Pero también se lo deja habilitado para que el usuario lo pueda completar/modificar según le parezca el nombre más adecuado para el archivo a adjuntar. Este nombre que uno coloca luego permitirá al sistema identificar si ya existe otro archivo con el mismo nombre, cargado anteriormente, para poder definir el número de versión de este ultimo a adjuntar. Ej: si queremos adjuntar ahora un archivo cuyo nombre es Mi archivo.doc, el sistema buscará primero, si existe adjunto para la misma gestión un archivo con el mismo nombre, y si es así toma el numero de versión que tiene este último, suma uno y guarda el primero con este nuevo un numero de versión. Adjuntar: también obligatorio, en este campo es donde debemos seleccionar el archivo que deseamos adjuntar, como se mencionó antes, presionando el botón Examinar. Una vez realizado esta acción, el sistema abrirá una ventana con la opción de buscar dicho archivo en la ubicación exacta donde lo tengamos en nuesta PC: Observación: como en la mayoría de los casos, este campo no es obligatorio y permite agregar un comentario a la acción que estamos realizando, en este caso el poder comentar porque se adjunta un determinado archivo, etc. 19

20 Habiendo completado los campos solicitados, así el sistema retorna a la pantalla previa, dando de alta al nuevo registro. Para buscar un Movimiento dentro de la lista, el sistema ofrece al usuario realizar una búsqueda rápida, a través de una serie de campos que se presentan como criterios de búsqueda y el siguiente botón, a partir de lo que el usuario obtendrá una lista con los registros cuyos datos coincidan con los ingresados previamente. Vale aclarar que los movimientos que aquí se muestran, también están regidos por el concepto de visibilidad, el cual se detalla en más abajo en el Anexo A Concepto de Visibilidades. Cada movimiento posee un conjunto de acciones (Ver, Modificar, Eliminar) Ver. Permite SOLO consultar los datos del movimiento seleccionado previamente. 20

21 Modificar. : en el caso de la modificación se debe tener en cuenta que: o El usuario debe ser el mismo que generó el movimiento o El movimiento NO debe estar receptado. o En el caso de querer modificar un Movimiento registrado para un Organismo que No tiene sistema, el usuario modificador debe pertenecer a un Organismo marcado como Mesa de Entrada. Un ejemplo de los mensajes asociados a alguna de las validaciones anteriores es: Para los campos Organismo Destino y Descripción Motivo, es necesario hacer clic sobre el botón que se encuentra a su derecha, a través de lo cual, el sistema abrirá una pantalla pop-ups correspondiente al campo seleccionado. 21

22 Eliminar. Sólo se podrá eliminar un movimiento en el caso de que: o El usuario que está intentando eliminar el movimiento es el mismo que lo generó. o Y el movimiento no se encuentra recibido. En el caso de no cumplirse alguna de estas condiciones se muestran los siguientes mensajes según corresponda: Listar Adjuntos. Permite ver el detalle de cada uno de los adjuntos del Trámite/Expediente seleccionado. 22

23 23

24 Imprimir Carátula. Al seleccionar esta opción se abrirá una pantalla como la que se muestra a continuación que permitirá posteriormente colocar los sellos y firmas correspondientes al seguimiento del Trámite Administrativo/Expediente. 24

25 Gestión de Trámites Administrativos Registrar Recepción Su pantalla principal es la siguiente: Como bien puede observarse, en la parte superior, se encuentra el campo Recepción, para lo cual, se debe seleccionar una de las dos opciones que se presentan: Trámite o Expediente. En el ejemplo anterior, se seleccionó Trámite, y en consecuencia se habilitó el buscador del campo Nro. Trámite. En caso de que se hubiese seleccionado Expediente, se hubiese habilitado el buscador del campo Nro. Expediente. El usuario tiene, también, la posibilidad de activar el campo Usar Lector de Código de Barras, de esta forma, ninguno de los buscadores antes mencionados serán habilitados, y bastará con que se complete dicho campo. El buscador perteneciente a los campos Nro. Trámite, permiten acceder a la siguiente ventana pop-up: 25

26 En esta pantalla se presenta una lista con los distintos registros, posee la opción de búsqueda, a través del botón, para esto es necesario completar alguno de los campos que se presentan en la parte superior de la pantalla, utilizados como filtros de búsqueda. Una vez que el usuario encontró el/los trámite s administrativos o expediente s que buscaba, debe seleccionarlo, a través del botón, y posteriormente deberá completar los campos: Fecha Recepción: este campo indica la fecha en la cual se recibe al trámite seleccionado previamente. Persona Destino: por defecto el sistema muestra como persona destino la persona logueada, pero si el usuario lo desea puede cambiar la persona destino por otra persona de su propia repartición. Observaciones: este campo no es obligatorio de registrar, y en el mismo se pueden ingresar todas aquellas consideraciones que el usuario crea necesarias. De esta manera habrá decepcionado l os tramites administrativos o expedientes teniéndolos ya en posesión 26

27 Si el Usuario solo desea recepcionar un tramite administrativo o expediente y moverlo nuevamente a otra repartición u organismo deberá tildarlo y presionar el botón., que el mismo le permitirá una vez receptado trasladarlo automáticamente a la sección de alta de movimientos (Pág. 16) 27

28 Gestión de Trámites Administrativos Agregados Su pantalla principal es: El usuario tiene la posibilidad de realizar una búsqueda rápida a través del botón, para lo que primero es necesario seleccionar si es tramite administrativo o expediente, y luego completar por lo menos uno de los campos que el sistema ofrece como filtros de búsqueda. Estos campos Fecha Agregado Desde, Fecha Agregado hasta, Nro. de expediente Ppal. Nro. de Expediente Agre. Una vez realizada permiten acceder a la siguiente ventana 28

29 En el listado de agregaciones se puede visualizar cada una de las agregaciones realizadas como así también el estado de las mismas: Agregado: este estado implica que los tramites/expedientes relacionados a través de una agregación aun se encuentran agregados. Desglosado: este estado implica que los tramites/expedientes relacionados a través de una agregación originalmente, ahora se encuentran separados por un desglose. Es importante destacar que en el caso de listar las agregaciones de trámites administrativos, en este caso, SOLO podrán ser visualizados aquellos trámites que: Pertenezcan al organismo del usuario logueado. Acciones De acuerdo al orden en que se visualizan las opciones tenemos: Modificar. A través de esta opción se podrá cambiar los datos de una agregación en particular, es decir, dado un trámite/expediente principal y un trámite/expediente agregado. En la modificación se puede sacar el trámite/expediente agregado y agregar UN SOLO nuevo trámite/expediente. En el caso de realizarse este cambio, se actualiza automáticamente la cantidad de folios nueva del trámite/expediente principal. Eliminar. A través de esta opción se podrá eliminar la agregación seleccionada. En este caso a la cantidad de folios del trámite principal se le restará la cantidad de folios del trámite que ya no se encuentra más agregado. Ver Trámite Principal. Esta opción le permitirá consultar los datos del trámite/expediente principal de una agregación. Crear un Agregado Para crear un nuevo Agregado, sobre el cual, al hacerse un clic, se visualiza la siguiente pantalla: 29

30 En esta pantalla los datos que se observan son: Agregación de: a través de esta opción se determinará si la agregación es para un trámite administrativo o expediente. De acuerdo a la selección de esta opción se habilitará la opción Nro. de Trámite Principal o Nro. Expediente Principal. Una vez que se haya cargado el Nro. De Trámite Principal ó el Nro. De Expediente (ya sea a través del buscador o simplemente ingresando el número del mismo y haciendo ENTER en el campo), y completando posteriormente el campo el Nro. De Trámite Secundario ó el Nro. De Expediente Secundario y realizando la Busqueda con el boton automaticamente se se mostrara en la lista el tramite /expediente posible a agregar, en esta lista se detalla: o Nro. De Trámite: esto indica el número de trámite posible de agregar al trámite principal. o Nro de Expediente: en el caso de que se este realizando una agregación de un expediente, aquí también se mostrará el número correspondiente. o Archivado: esta columna indica si actualmente el trámite a agregar se encuentra archivado. En el caso de ser así, al seleccionarlo el sistema mostrará el siguiente mensaje: o Esto implica que el trámite al ser agregado al trámite principal se recirculará por lo cual dejará de estar vigente su estado de archivado. o Cant. De Folios: esta cantidad indica la cantidad de hojas del trámite a agregar. o Este campo permite la selección de cada trámite para ser agregado al principal. Una vez que se haya seleccionado el o los trámites / expedientes que serán agregados al trámite/expediente principal también se deberá completar: 30

31 Fecha: esta fecha indica la fecha de la agregación. Por defecto el sistema la fecha actual pero el usuario puede cambiarla por la fecha que desee. Cantidad de Folios: este campo es meramente informativo ya que al momento de seleccionar el trámite/expediente principal solamente muestra la cantidad de folios del trámite principal y a medida de que al mismo se le van agregando trámites esta cantidad se va actualizando, colocando aquí como cantidad de folios, la cantidad de folios del trámite / expediente principal MÁS la cantidad de folios de el o los tramites/expedientes agregados. Es importante tener en cuenta que al momento de grabar la agregación el Trámite principal pasará a tener como cantidad de folios la sumatoria de los folios de él, más los folios de el o los trámites/expedientes agregados al mismo. Observaciones: este campo no es obligatorio de registrar, y en el mismo se pueden ingresar todas aquellas consideraciones que el usuario crea necesarias. Es importante destacar que NO se podrá tomar como trámite/expediente principal aquellos que: Se encuentren Archivados. Ó Cuyo último movimiento no esté recibido. 31

32 Gestión de Trámites Administrativos Desgloses Su pantalla principal es: El usuario tiene la posibilidad de realizar una búsqueda rápida a través del botón, para lo que primero es necesario seleccionar si es tramite administrativo o expediente, y luego completar por lo menos uno de los campos que el sistema ofrece como filtros de búsqueda. Estos campos Fecha Desglosado Desde, Fecha Desglosado Hasta, Nro. de expediente Ppal. Nro. de Expediente Desg.. Una vez realizada permiten acceder a la siguiente ventana En este listado podremos visualizar cada uno de los desgloses realizados a un tramite/expediente principal. 32

33 Es importante destacar que en el caso de listar las agregaciones de trámites administrativos, en este caso, SOLO podrán ser visualizados aquellos trámites que: Pertenezcan al organismo del usuario logueado. Crear un Desglose Para crear un nuevo Desglose, sobre el cual, al hacerse un clic, se visualiza la siguiente pantalla: El usuario tiene la posibilidad de realizar una búsqueda rápida a través del botón, para lo que primero es necesario seleccionar si es tramite administrativo o expediente el que quiere desglosar. Una vez encontrado el Tramite Administrativo o Expediente, el sistema mostrara los agregados al mismo como se muestra en la siguiente pantalla Para realizar el desglose, seleccione el Tramite Administrativo o Expediente haciendo clic en, el cual quedara marcado, el sistema automáticamente decrementará la cantidad de folios del Tramite Administrativo Ppal. o Expediente Ppal. Como se muestra en la siguiente pantalla el tramite 177 que tenia 5 fojas al desglosarlo se decrementa la cantidad de Folios del tramite

34 Habiendo completado los campos solicitados y marcado el Tramite Administrativo o Expediente a desglosar, así el sistema retorna a la pantalla previa, dando de alta al nuevo registro. Búsqueda de un desglose Para buscar un desglose primero el usuario deberá seleccionar si sería la búsqueda de un trámite o un expediente, con los correspondientes botones de opción. Luego el sistema propone los siguientes campos como filtros e búsqueda: o Fecha desglosado desde- hasta o Organismo desglose o Nro. expediente/ tramite principal o Nro. expediente/ tramite Desg Ejemplo de búsqueda de un trámite: Búsqueda de trámite por número de trámite Se selecciona y el sistema volverá a la pantalla inicial 34

35 Luego el sistema permite distintas acciones: Acciones (Ver, Modificar, Eliminar) Ver Para volver a la pantalla principal 35

36 Modificar El sistema permite modificar fechas y observación. Para cargar los datos modificados Para cancelar la edición Eliminar Para eliminar el registro Para cancelar la operación 36

37 Gestión de Trámites Administrativos Trámites Archivados Su pantalla principal es: En el listado de Archivados se pueden visualizar todos los trámites/expedientes que están actualmente archivados o que en algún momento fueron archivados, esto se puede diferenciar en función de la columna Vigente: Vigente = Seleccionado encuentra archivado. : esto indica que actualmente el trámite/expediente se Vigente = NO Seleccionado: esto indica que actualmente el trámite/expediente NO se encuentra archivado pero que en algún momento si lo estuvo (este momento es igual a la columna Fecha). Es importante destacar que en el caso de listar las agregaciones de trámites administrativos, en este caso, SOLO podrán ser visualizados aquellos trámites que: Pertenezcan al organismo del usuario logueado. Y de acuerdo a la visibilidad que posea cada uno de los trámites archivados. 37

38 Crear un Trámite Archivado Para crear un nuevo Archivo, sobre el cual, al hacerse un clic, se visualiza la siguiente pantalla: El usuario tiene la posibilidad de realizar una búsqueda rápida a través del botón, para lo que primero es necesario seleccionar si es tramite administrativo o expediente el que quiere archivar. Una vez encontrado el Tramite Administrativo o Expediente, completar los campos solicitados y hacer clic en para que el mismo sea archivado Cabe recordar que no podrá realizar ningún alta de archivo si el tramite /expediente no se encuentra en su posesión 38

39 Búsqueda de un Trámite Archivado Para buscar un trámite archivado el usuario deberá seleccionar si sería la búsqueda de un trámite o un expediente, con los correspondientes botones de opción. Luego el sistema propone los siguientes campos como filtros e búsqueda: -numero de tramite/ expediente - fecha desde/ hasta - motivo archivado -organismo archivo - ubicación física Acciones Ver (Ver, Modificar, Eliminar) 39

40 Para volver a la pantalla principal Modificar Para cargar los datos modificados Para cancelar la edición Eliminar 40

41 Para eliminar el registro Para cancelar la operación 41

42 Anexo A Concepto de Visibilidades Visibilidad Total 2UJDQLVPR 2UJDQLVPR 2UJDQLVPR1 /DVGLVWLQWDVJHVWLRQHVDGPLQLVWUDWLYDVVRQYLVLEOHVHQWUHVL HVGHFLUFDGDRUJDQLVPRFRQRFHFRQH[DFWLWXG HQTXHGHSHQGHQFLDLQWHUQDGHXQRUJDQLVPRVHHQFXHQWUDHOWUiPLWH Listado de Tramites: Cada vez que se consulte los Expediente y poseen esta visibilidad, No se tendrá en cuenta ningún criterio/restricción para mostrar estos registros. En cambio para el caso que se desee consultar un Trámite interno, se tendrá en cuenta que el Organismos del Usuario conectado, pertenezca a algún Grupo del árbol donde se encuentra el trámite actualmente. Listado de Movimientos: Idem anterior. Visibilidad Grupal 42

43 Listado de Tramites: Cada vez que se consulte los Expedientes y poseen esta visibilidad, no se tendrá en cuenta ningún criterio/restricción para mostrar estos registros. En cambio para el caso que se desee consultar un Trámite interno, se tendrá en cuenta que el Organismos del Usuario conectado, pertenezca a algún Grupo del árbol donde se encuentra el trámite actualmente. Listado de Movimientos: Solo se aplica a los movimientos de un Expediente/Trámite interno y poseen esta visibilidad, solo podrá ser consultado: Por los usuarios cuyo Grupo pertenezcan al árbol del Grupo donde se encuentra la gestión administrativa. Si no pertenecen, solo podrán verse los movimientos que se realizaron solo entre/hacía las mesas de entradas, o sea cuyo Organismo Origen y Destino del movimiento, este marcado como Mesa de Entrada. Visibilidad Interna Listado de Tramites: Cada vez que se consulte los Expedientes y poseen esta vi sibilidad, no se tendrá en cuenta ningún criterio/restricción para mostrar estos registros. En cambio para el caso que se desee consultar un Trámite interno, se tendrá en cuenta que el Organismos del Usuario conectado, pertenezca a algún Grupo del árbol donde se encuentra el trámite actualmente. Listado de Movimientos: Se aplica a los movimientos de un Expediente/Trámite interno y que posean esta visibilidad, podrán ser consultado: Únicamente por los usuarios cuyo Grupo pertenezcan al árbol del Grupo donde se encuentra la gestión administrativa. 43

44 Visibilidad Jerárquica Listado de Tramites: Cada vez que se consulte los Expedientes y poseen esta visibilidad, no se tendrá en cuenta ningún criterio/restricción para mostrar estos registros. Pero cuando es un Trámite interno, solo lo podrán ver aquellos Usuarios que posean alguna función/cargo jerárquico como agente del estado, y además pertenezcan a un Organismo en la misma línea o nivel jerárquico hacia arriba, del Organismo donde se encuentra dicho Trámite. Listado de Movimientos: Solo se aplica a los movimientos de un Expediente/Trámite interno y poseen esta visibilidad, solo podrá ser consultado: Si esta receptado: solo lo podrán ver aquellos Usuarios que posean alguna función/cargo jerárquico como agente del estado, y además pertenezcan a un Organismo en la misma línea o nivel jerárquico hacia arriba, del Organismo Destino del movimiento. Si No está receptado: solo lo podrán ver aquellos Usuarios que posean alguna función/cargo jerárquico como agente del estado, y además pertenezcan a un Organismo en la misma línea o nivel jerárquico hacia arriba, del Organismo Origen del movimiento. 44

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