PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS 08/P2 Versión: 5 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Coordinador de Control Interno y calidad. Gerente Firma: Firma: Firma: Carrera Parque de San Antonio - Conmutador: Línea de atención al cliente: Fax: Home Page: Medellín - Colombia

2 Código: 08/P2 Versión: 5 Fecha: Página 1 de 2 1. OBJETIVO Recepcionar, controlar y administrar los documentos y correspondencia tanto internos como externos que llega a la Entidad, además de programar y realizar el trámite de las diligencias de mensajería. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos y cada uno de los documentos que se tramitan en la Empresa de Desarrollo Urbano (recibidos o enviados, internos o externos). 3. DEFINICIONES 3.1 SISTEMA DOCUMENT: Sistema Electrónico para el registro de documentos activos que garantiza el control de su generación, trámite y archivo. 3.2 CAD: Centro de Administración Documental 3.3 ARCHIVO: Acción que indica el fin del trámite del documento en el Sistema DOCUMENT y el sitio exacto donde se almacena físicamente el documento en el archivo. Existe una relación directa entre la identificación del sistema y el sitio físico de localización del archivo. 3.4 APLICATIVO: Sistema computarizado para el registro de Archivos. 3.5 CONTROL DE GESTIÓN CON SOPORTE DOCUMENTAL: Reporte que permite efectuar el control de los documentos que se encuentran pendientes de trámite en cada una de las dependencias y con su respectiva orden de trámite. 3.6 DOCUMENTO: Medio escrito o magnético donde se consigna cualquier tipo de información relevante para el objeto social de la Empresa. 3.7 DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos recibidos de terceras compañías o enviados a terceras. 3.8 DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos generados, recibidos y enviados de y a dependencias dentro de la Empresa. 3.9 GENERACIÓN DEL DOCUMENTO: Es cuando llega un documento y se matrícula (documentos externos recibidos) o cuando se registra un documento producido en la Empresa MEDIO: Sistema de almacenaje, bien sea este físico, magnético, fotográfico, óptico etc RADICACIÓN: Matrícula o identificación dada a cada uno de los documentos generados para la Empresa de origen interno o externo, el registro se realiza en el sistema Document REGISTRO: Matrícula o identificación dada a cada uno de los documentos generados en la Empresa, bien sea con destino interno y externo SEGUIMIENTO: Consignación de todas las órdenes de trámite y fecha y hora de su atención TRÁMITE: Flujo, recorrido, trabajo del documento, dependencias o áreas por donde debe pasar el documento CARGUE: Opción en el aplicativo para controlar la dependencia que tiene asignado un trámite DESCARGUE: Opción en el aplicativo para controlar cuando un documento ya fue atendido por una dependencia.

3 Código: 08/P2 Versión: 5 Fecha: Página 2 de GENERACIÓN RECIBIDA: Todos y cada uno de los documentos recibidos de terceras empresas, entidades u organizaciones y matriculados en el Sistema. Se exceptúan los recibidos internos ya que el control de éstos se hace mediante el registro de documentos enviados. 4. BASE LEGAL Y REFERENCIAS Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Se exceptúa de radicación documentos de carácter personal o confidencial, dichos documentos para ser identificados deben ir marcados como personal o Confidencial de lo contrario se deberán abrir para poder continuar con el procedimiento, además las comunicaciones de carácter informativo, libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación 5.2 Todos los documentos generados y/o matriculados en el sistema de la Empresa, tanto recibidos como enviados y de los cuales se deba hacer un registro histórico o de gestión se controlan a través del Sistema DOCUMENT, en el cual se debe direccionar el lugar de almacenamiento o archivo del mismo. 5.3 De toda información recibida se debe hacer seguimiento hasta que el documento original regrese al archivo con su correspondiente respuesta. El trámite de los derechos de petición se realizaran de acuerdo a lo establecido en el procedimiento 04P2-Atención derechos de petición. 5.4 La información enviada al CAD debe ser recibida y radicada de acuerdo a los códigos, series, subseries y tipos documentales establecidos por las tablas de Retención Documental aprobadas mediante acuerdo 002 de 15 de junio de 2005 y adoptadas por la EDU mediante Resolución de Gerencia. 5.5 La aplicación de las Tablas de Retención Documental para la información recibida en el CAD, es responsabilidad del Auxiliar de Archivo, para lo cual debe dar estricta aplicación a lo establecido en ella. En caso de hallar inconsistencias deberá plantearlo al Comité de Archivo y/o Gerencia Administrativa y Financiera. 5.6 Todas las facturas que ingresen a la Entidad deben radicarse y pasar inicialmente a la Gerencia respectiva para su Vo. Bo, la fecha hasta la cual se deben recibir facturas de proveedores esta establecido en el procedimiento 05/P3 Gestión Contable y presupuestal. 5.7 Todos los fax que ingresen a la Entidad se deben direccionar al archivo, el cual radicará y enviará a cada dependencia para su conocimiento o trámite. 5.8 Todos los documentos recibidos y matriculados en el sistema deben ser cargados a la dependencia a la cual viene dirigido y/o en su defecto a la dependencia encargada de tramitarlo. 5.9 Los documentos internos se entregan al cliente funcionarios de la Empresa de Desarrollo Urbano por medio de la mensajería interna, utilizando las carpetas y recorridos preestablecidos; se realizará uno (1) en la mañana y uno (1) en la tarde, tanto en la sede principal como las sedes alternas. Cuando se presentan diligencias no programadas y con carácter urgente, se asumen de acuerdo con la disponibilidad del Auxiliar radicador del Archivo y del Coordinador del mismo En cada documento quedan registradas las dependencias por donde pasa el documento y las órdenes de trámite.

4 Código: 08/P2 Versión: 5 Fecha: Página 3 de El trámite se registra en el sistema por medio electrónico en las opciones de CARGUE, DESCARGUE Y ARCHIVO indicando la dependencia y la orden de trámite El mensajero debe cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que se le ha encomendado y no le está permitido tramitar asuntos de carácter personal propios o ajenos, lo que le puede ocasionar implicaciones disciplinarias para las partes involucradas Tanto el registro del trámite como la información del mismo en el sistema, deben conservarse de acuerdo a las normas de conservación vigentes de acuerdo al medio en que se almacenen 6. PROCEDIMIENTO 6.1 RECEPCION, CARGUE Y DISTRIBUCION No. (paso) ACTIVIDAD (qué) 1 Recibir los documentos que llegan a la entidad 2 Clasificar los documentos 3 Matricular, radicar y cargar el documento a la Gerencia respectiva Auxiliar CAD - Se reciben los documentos diariamente en horario de oficina, se firma la constancia y se sella con el reloj, la hora y fecha de recibo. - Se verifica que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes Auxiliar CAD - Los documentos deben ser clasificados de la siguiente manera: Documentos personales de los empleados Información técnica Catálogos, revistas y folletos Facturas Planos Correspondencia con sus respectivos anexos Derechos de Petición. Exhortos Acciones de tutelas - Se identifican las unidades administrativas y funcionales y se aplica la tabla de retención documental. Auxiliar del CAD - Radica el documento en el aplicativo DOCUMENT, de acuerdo a lo establecido su Manual de Usuario.

5 Código: 08/P2 Versión: 5 Fecha: Página 4 de 5 No. (paso) ACTIVIDAD (qué) 4 Distribuir los documentos en las dependencias Auxiliar CAD y/o Mensajero - Hacen los recorridos de acuerdo a la programación establecida para entregar y recoger documentos en las dependencias. - Cada dependencia posee 2 carpetas las cuales se van intercalando, la planilla (08/F6) que acompaña estas carpetas debe estar firmada en señal de aceptación de los documentos que le están entregando. 5 Recepcionar los documentos en las dependencias Dependencia Personal encargado - Una vez el documento se recibe debe verificarse por cada dependencia que ésta si sea la responsable y en su defecto devolverla al CAD, ó indicar la dependencia que deba tramitarla, firmando siempre en señal de atendido. Con la firma corta y a tinta. 6 Asignar el trámite o trabajo que se debe hacer con cada documento. Gerente responsable - Cada Gerente Respectivo debe definir el trámite o actividades se debe hacer con el documento y pasar al funcionario responsable para su ejecución. - De igual manera debe indicar el sitio donde se archiva el documento físicamente, teniendo en cuenta las tablas de retención documental y los códigos definidos para la dependencia. 7 Registrar cada traslado en el aplicativo DOCUMENT Auxiliar Centro de Administración Documental - Cada pase o traslado de una dependencia a otra debe ser registrado en el aplicativo en las opciones de CARGUE Y DESCARGUE. El sistema registra fecha y hora de la acción. Ver Manual de usuario 6.2. MENSAJERIA. No. ACTIVIDAD (paso) (qué) 1 Entregar documentos que requieren enviarse por mensajería. Dependencia respectiva. - Entregando en el Archivo Central la documentación o el trámite a realizar, diligenciando el formato 08/F7- Control de mensajeria, especificando en la descripción de la diligencia aspectos que permitan priorizar la entrega de los mismos, o a través de los recorridos diarios. - Cuando se trate de envió de correspondencia, se debe entregar diligenciado los sobres con los nombres, dirección y teléfonos respectivos. - Cuando se trate de un trámite debe entregar toda la información y documentos anexos necesarios para el mismo.

6 Código: 08/P2 Versión: 5 Fecha: Página 5 de 6 No. ACTIVIDAD (paso) (qué) 2 Programar diligencias Auxiliar de Archivo o coordinador asignado. - Se establecen que diligencias se pueden desarrollar a nivel interno y cuales se hace a través de servicios de mensajeria externa. - Se envían a través de mensajeria externa, cuando la documentación sale fuera del área urbana o cuando se requiere certificación de entrega. - Cuando se trate a nivel interno, se realiza un cronograma de mensajeria y se le entregan las planillas y el dinero necesario al mensajero para realizar el recorrido. - Cuando se trate a nivel externo se debe diligenciar las planillas de envió y solicitar la recogida de las mismas. Se deja copia en el archivo. 3 Realizar recorridos Mensajero - De acuerdo a lo establecido en el cronograma de mensajeria. - Debe dejar evidencia de la entrega de la documentación en el formato 08/F7- Control de mensajeria, con la respectiva firma o sello del que recibe. - Dado el caso que no se pueda entregar la información o realizar el trámite, debe describir el motivo en el campo de observaciones. 4 Entregar planillas control de mensajeria (08/F7) Mensajero - Verifica diligencias pendientes y reprograma para el día siguiente. - Archiva planillas diligenciada por 6 meses como archivo de gestión, trascurrido este tiempo se traslada al archivo central. 7. REGISTROS Y PUNTOS DE CONTROL REGISTROS 7.1 Documentos radicados y organizados en la unidad de archivo. PUNTOS DE CONTROL 7.2 Matricula de la unidad de archivo en Document X 7.3 Control de Entrega de Documentos 08/F6 7.4 Control mensajería 08/F7 X 7.5 Cronograma de mensajeria. 7.6 Planillas de mensajeria externa X

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