PROCEDIMIENTOS DE MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS

Transcripción

1 GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE JUJUY SECRETARIA GENERAL DE LA GOBERNACION DIRECCIÓN DE TRÁMITES Y ARCHIVO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTOS DE MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS

2 SISTEMA INTEGRADO DE MESAS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA DE LA PROVINCIA DE JUJUY Estructuras a crear para su funcionamiento La creación del sector de Mesas de Entradas y Salidas en todos los organismos de la Administración Pública Provincial, que no tengan estructurado el sector. EL SISTEMA INTEGRADO DE MESAS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA PROVINCIAL Significa: 1) La descentralización de los trámites, ya que cada organismo deberá caratular sus expedientes con su propia numeración y código. 2) Eliminará los pasos innecesarios, ya que el organismo remitirá el expediente al organismo que deba continuar con el trámite, eliminando los pasos innecesarios, hasta la culminación de la misma. 3) Cada organismo contará con su codificación y numeración propia. 4) Se eliminarán los registros actuales reemplazándolos por documentación de fácil manejo. 5) Identificación única: Todo expediente será numerado una sola vez, al momento de su registración inicial, a la izquierda del número se colocará Código que indicará la repartición enumerada. Esta identificación (Código y Número) será utilizada por todas las reparticiones, las que no podrán dar al expediente otra numeración. 6) Uniformidad de Registro: En todas las Mesas de Entradas y Salidas se utilizarán los mismos formularios para la reiteración y pase de expedientes, y se seguirán los procedimientos indicados en éste Manual, adaptados a los requerimientos especiales de cada repartición, si los hubiera. 7) Principio General: Todo escrito se registra en Mesa de Entradas y Salidas bajo un número de expediente, manteniendo el que ya tiene o dándoles uno en su

3 defecto. Escrito se entiende en el sentido más amplio de la palabra, es decir abarcando Notas, Circulares, Resoluciones, Decretos, etc. REGLAMENTO Serán funciones de Mesa de Entradas y Salidas: a) Recibir, Registrar, Fichar, Iniciar el trámite y distribuir los escritos dirigidos al organismo o iniciados por el mismo. b) Informar a los interesados acerca de las tramitaciones a iniciarse y ya iniciadas. c) Distribuir los expedientes con destino a otros organismos, cuando no lo hagan directamente las reparticiones. d) Paralizar con término los expedientes cuando así lo disponga la autoridad competente. e) Elaborar periódicamente, con destino al nivel superior, informes parciales o totales relativos a los expedientes en trámite. f) Intervenir cuando la autoridad administrativa lo disponga, en el trámite relacionado con el desglose y agregación de actuaciones, vistas y notificaciones, cuando así se disponga. PROCEDIMIENTO 8) Agregados: Se establece que el término agregar y sus derivados indican que un expediente se incorpora a otro para formar parte del mismo, conservando su individualidad, mientras subsista tal situación. 9) Foliación de Agregados: Los expedientes que se agreguen a otro conservarán su foliación original y su carátula. Nunca deben ser foliadas. La providencia que disponga la agregación deberá mencionar el número de fojas que integran el expediente agregado, dejándose constancia en la última foja del expediente agregado. La tarea de agregación será efectuada por la autoridad administrativa o por Mesa de Entradas y Salidas. 10) Desglose: Toda foja de expedientes o documento de cualquier naturaleza agregado al mismo sólo podrá ser desglosado previa Resolución escrita de autoridad competente, en cuyo caso la Resolución que ordene el desglose

4 deberá indicar claramente el número de fojas a retirar y el motivo para hacerlo. Por la primera foja desglosada se colocará la Resolución, y por cada foja desglosada se colocará una hoja tipo oficio con el número de la Resolución que ordene el desglose. REFERENCIA Cuando se recibe un escrito de cualquier índole que se refiere a un expediente en trámite, se precederá a ordenar por escrito que se adjunte a aquellas actuaciones. Debe orientarse al que inicia o tramite una gestión que debe colocar la referencia en cada escrito, a los fines que no se formen varios expedientes por una misma gestión ya iniciada. La referencia se asentará en la ficha respectiva en Observaciones. Se firmará la copia del escrito y si no la tuviera se otorgará constancia de haberla recibido. Si el expediente a que se refiere el escrito hubiera salido del organismo, se girará el escrito a la dependencia mediante Boleta de Remito de Expedientes. FOLIACIÓN a) Toda gestión administrativa, sea que se forme expediente o no, debe mantener el folio que le da origen como cabecera, no debiéndose anteponer ningún folio por ninguna causa. b) Toda actuación posterior debe agregarse, esto es ponerse a continuación, detrás y no delante de a). c) Todo nuevo escrito o documentación que se agregue debe ser inmediatamente foliada. Ningún sector u organismo debe despachar una actuación que no este totalmente foliada, y ningún sector u organismo la debe decepcionar si careciese de este requisito. d) Cuando se remitiera un expediente de un sector a otro, o a otro organismo se deberá estampar en la última foja el sello, o la leyenda escrita a máquina

5 cuantas fojas útiles se lo remite, el organismo receptor deberá rechazar el expediente cuando carezca de este requisito. ELEMENTOS A EMPLEAR: - Libro Registro - Libro indice (General y Particular) - Ficha de Movimiento - Boleta de Pases - Carátula única - Modelo de Resolución de Desglose - Hoja de control de Gestión - Tarjeta de Trámite LIBRO REGISTRO Se usa registrar los expedientes iniciados en la repartición. Número: (Angulo superior derecho) Se indicará el número del primer expediente registrado en la hoja y el número del último expediente registrado en la hoja y el número del último expediente registrado en el reverso de la hoja. Día que se habilita la hoja. Mes y Año. Código perteneciente a los organismos a registrar. Fecha: Será colocada con un sello fechador a la altura del primer expediente registrado en el día, o al iniciar una nueva página. Hora: Se consignará la hora en que se produce el registro. Folios: Se iniciará con cifras la cantidad original de hojas del expediente. Código: Se indicará el código a que pertenece el expediente.

6 Número: Será colocado preferentemente con un sello numerador con anticipación. La numeración es correlativa. Letra: Se indicará en aquellos expedientes que haya necesidad de registrarlos en el Libro Registro. Año: Se indicará el año en que se ha iniciado el expediente. Nota Nro. : El número de Nota si la tuviera, la Nota que da origen al expediente. Iniciado por: El apellido y nombres de la persona que inicia la gestión del organismo que la inicia. Nombres y Apellidos: Juan Carlos Marcel Pablo Almaraz Arenas Forma de Registrarlos: Marcel, Juan Carlos Almaraz Arenas, Pablo Asunto: Se hará una brevísima referencia al contenido del escrito que origina el expediente. Primer Trámite: Se indicará la fecha y el nombre del organismo donde se remitió por vez primera vez el expediente (Receptor). Cuarto Trámite: Llenar este casillero significará que esta agotado el espacio disponible para los movimientos en el Libro Registro, por lo tanto se escribirá a F.M. y se procederá a confeccionar una Ficha de Movimiento. Observaciones: Del segundo al tercer trámite se procederá de igual forma a la indicada para el primer tiempo, los pases serán extraídos de la Boleta de Pases entregada por el organismo que remite el expediente. El Libro Registro estará formado por hojas móviles numeradas correlativamente y rubricadas. Cada cuatrocientos (400) números de expedientes se colocará un indicador para facilitar la búsqueda de los mismos.

7 Los expedientes pendientes de un año a otro, registrados en Libro Registro, pasarán a Ficha de Movimiento. LIBRO ÍNDICE La finalidad del Libro Índice es facilitar la ubicación del expediente cuando el interesado pierde la Tarjeta de Trámite. Se llevará alfabéticamente según la primera letra del Apellido del iniciador. Se usarán dos tipos de Libro Índice General y Particular. General: Los expedientes se registrarán alfabéticamente utilizando los renglones que sean necesarios, cuando el mismo se registrare con expedientes agregados. Las columnas del Índice General se llenaran de acuerdo a lo normado para el Libro Registro. Particular: Cuando el organismo reciba muchos expedientes de alguna Repartición, o de un Particular, se abrirá una hojas en la letra correspondiente exclusivamente para los escritos de la misma. También se utilizará para el registro de Leyes, Decretos, Resoluciones, u otro acto administrativo de importancia y que permitan una rápida ubicación. Las columnas del Índice Particular se llenarán de acuerdo a lo normado para el Libro Registro. FICHA DE MOVIMIENTO Se utilizará par los expedientes que provengan de otra repartición, para aquellos iniciados en el propio Organismo, y que hayan tenido más de tres pases registrados en el Libro Registro. En el cuarto pase del Libro Registro se aclarará la apertura de esta ficha. El Archivo se hará por código, mes y dentro de cada grupo por orden numérico.

8 Anverso: Fecha: Ingreso del expediente al Organismo, colocada preferentemente con un sello. Hora: La hora de Ingreso Folios: Cantidad de hojas que tiene el expediente al momento de su ingreso. Código y Número: el del expediente. Iniciadores: Apellido y Nombre del iniciador, si se tratara de un particular. Nombre de la Repartición si se tratara de gestión oficial. Contenido: Síntesis del asunto, o motivo del expediente. Observaciones: se registrarán las Referencias, y su movimiento o de Expedientes Agregados. Reverso: Dependencia: Se consignará horizontalmente el Nombre de las Reparticiones adonde se realizan los pases. Fecha: Se consignará verticalmente la fecha en que se realiza el pase del expediente, que deberá tomarse de la Boleta de Pases. Casillero para registrar los pases: Se marcará con una X en el casillero formado por la intersección de la dependencia (horizontal) y la fecha de pase (vertical). BOLETA DE PASES (distinto color). Los talonarios de Boleta de Pases se confeccionarán por original y duplicado

9 Los originales de las Boletas de las distintas dependencias deberán ser entregados a Mesa de Entradas y Salidas a las 12 horas de cada día, o a primera hora del día siguiente de efectuado el pase. Organismo: En las Boletas correspondientes a Mesa de Entradas y Salidas, la denominación irá impresa con un sello. En las correspondientes a otros organismos se indicará con un sello (este trabajo se preparará con anticipación). Día: El del pase de los expedientes registrados en la Boleta. Código y Número: El del expediente. Año: En el que se inició el expediente. Fojas: Cantidad de hojas que tiene el expediente al momento de su pase. Oficina Destinataria: Repartición a la cual se gira el expediente. En lo posible se agruparán los expedientes con el objeto de permitir el uso de comillas. Hora: Se consigna con el fin de que cuando un expediente tenga dos o mas movimientos en el mismo día, pueda determinarse el último. Recibido por: Firma del empleado de mesa de Entradas y Salidas que recibe el original de la Boleta de Pases. CARÁTULA UNICA Hasta tanto se apruebe la carátula única, presentada por esta Dirección, se continuarán utilizando las que se encuentran en vigencia.

10 RESOLUCIÓN DESGLOSE DE FOJAS El artículo 81º de la Ley Nro. 1886/48, Ley Procesal Administrativa, expresa que siempre que se desglose una o mas fojas del expediente deberá colocarse en su lugar una nueva foja de papel simple con la indicación de la Resolución que ordenó el desglose, constando de la primera foja desglosada copia de la Resolución, y si fueran mas de una foja, por cada una de ellas, un papel oficio blanco con la indicación de la Resolución que ordenó el desglose. HOJA DE CONTROL DE GESTIÓN La hoja de Control de Gestión, tiene por objeto controlar todos los trámites internos que siga el expediente. TARJETA DE TRÁMITES de Trámites. Cuando una Gestión sea iniciada por un particular, se le entregará la Tarjeta Código Nro: El del expediente. Fecha: En la que se inician las Gestiones. Fojas: La cantidad de fojas que registre el expediente. Expediente Nro: El del expediente. Año: El que figura en la carátula. Iniciado por: Apellido y Nombre del iniciador, si se tratara de un particular. Nombre de la repartición si se tratara de una gestión oficial.

11 Asunto: Síntesis del asunto o motivo del expediente. Casillero para registrar los pases: Se colocará la fecha de ingreso, iniciación del trámite, a que organismo ha sido girado, para que significará que el mismo ya cuenta con su Ficha de Movimiento. Los elementos nuevos que se introducen para el uso de las Mesas de Entradas y Salidas, serán utilizados de acuerdo a la operatividad de cada Organismo, ya que lo que se pretende es DESCENTRALIZAR LOS TRÁMITES, fijando circuitos que permitan una mayor eficiencia en la gestión y CENTRALIZAR LA INFORMACION, de manera tal que tanto el organismo iniciador de las gestiones como la Mesa General de Entradas y Salidas de la Dirección de Trámites y Archivo Administrativo de la Provincia, están en condiciones de contar con la información precisa para brindársela a la Comunidad.

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