CARACTERIZACIÓN TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

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1 Código: PLA-FR-03 Página 1 de 5 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Misionales Gestión Trámites (TRA) Técnico Operativo de Evaluación y Control Secretaria de Planeación OBJETIVO ALCANCE Brindar atención precisa y oportuna a la comunidad en lo referente a los trámites que el Municipio ofrece, con el fin de mejorar la satisfacción del usuario. Inicia con la identificación del trámite hasta la realización del seguimiento del trámite. Aplica para todos los trámites ofrecidos a la comunidad desde su solicitud hasta la prestación del servicio o realización del tramite requerido Humanos Físicos Ambiente de Trabajo Información RECURSOS Alcalde, Secretarios de Despacho, Directores de Área, Asesores, Líderes de Programas, Profesionales Universitarios, Jefes de Oficina, Técnicos Administrativos, Técnicos Operativos, Auxiliares Administrativos y Contratistas. Instalaciones locativas, equipos de cómputo. Redes de cómputo y comunicación, red interna, Internet, y sistemas de información. Condiciones favorables en cuanto a ventilación, iluminación y temperatura Procedimientos del S.I.G, decretos, leyes, ordenanzas, resoluciones. QUIEN SUMINISTRA Proceso Gestión del Talento Humano Proceso Gestión de Recursos Físicos Proceso Gestión Sistemas de Información y comunicación pública Proceso Gestión de Recursos Físicos Representante de Dirección, Procesos del Sistema Integral de Gestión, LEGALES NTC GP 1000:2009 MECI 2014 REQUISITOS Ver Listado Maestro de Documentos Externos del proceso de Gestión Trámites , , , 5.5.3, 6.1, , 6.3, 6.4, , , , 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.1, 8.2.3, , 8.5.2, Modelo de Operación por Procesos, Indicadores de Gestión, Políticas de Operación, Políticas de Elaboró: Técnico Operativo de Evaluación y Control Revisó: Comité del SIG Aprobó: Alcalde Fecha: 14/08/2015 Fecha: 14/08/2015 Fecha: 14/08/2015

2 Página 2 de 5 PROVEEDOR: CLIENTE: Administración del Riesgo, Identificación del Riesgo, Análisis y Valoración del Riesgo, Autoevaluación de Control y Gestión, Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento, 3 Eje transversal: Información y Comunicación. Calidad, claridad, oportunidad y legalidad. Información clara y oportuna. PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES 1. Identificar la necesidad del usuario Entidades 2. Identificar el tipo de trámites Solicitud de trámite Fichas técnicas de Todos los procesos gubernamentales del P 3. Definir los requisitos para los trámites trámites definidos La orden nacional, 4. Recibir documentos requeridos departamental, 5. Identificar los recursos necesarios Regional y local Documentación para realizar tramite(formatos de la Entidad) H 6. Comprobar el cumplimiento de los requisitos de la solicitud para proceder a elaborar el tramite 7. Realizar el tramite 8. Entregar el producto según lo descrito en el Manual de trámites, en la ficha respectiva. Trámites realizados Proceso Mejoramiento Proceso de Evaluación de la Independiente Informes de resultados del proceso Indicadores y Riesgos Informes Indicadores calculados V 9. Realizar seguimiento y medición al servicio prestado. 10. Realizar seguimiento a los riesgos e identificar las acciones preventivas respectivas. Informes analizados y evaluados Servicios No Conformes identificados Indicadores analizados Proceso de Mejoramiento Todos los procesos

3 Página 3 de 5 PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES Proceso de Mejoramiento Informes analizados y evaluados Servicios No Conformes identificados Indicadores analizados y calculados A 11. Tomar acciones correctivas o preventivas según sea el caso Correcciones o ajustes Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora Proceso de Mejoramiento INDICADORES Indicador Formula Frecuencia Responsable Trámites Oportunos Trámites atendidos oportunamente x 100 Líder Proceso Total de trámites recibidos No conformes por tramites entregados Productos o servicios no conformes por Gestión tramites x 100 Líder Proceso Total de trámites recibidos en la entidad DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTOS DE APOYO DOC-PR-06 Procedimiento control de documentos internos TRA-PR-01 Procedimiento Gestión de Trámites DOC-PR-08 Procedimiento control de registros TRA-PR-02 Procedimiento Propiedad del Cliente MEJ-PR-01 Producto No Conforme TRA-MA-01 Manual de Trámites MEJ-PR-03 Acciones Correctivas EVI-PR-01 Auditorias Internas

4 Página 4 de 5 GESTIÓN DE RIESGOS Ver matriz de riesgos POLÍTICAS DE OPERACIÓN Ver documento de Políticas de operación del proceso Gestión Trámites, PLA-FR-05 CONTROLES Qué se Controla Quien Frecuencia Como Solicitud del tramite Atiende el Tramite Según demanda Publicación del trámite en la página web Cada vez que se actualice el inventario Revisando los requisitos del trámite de acuerdo a las fichas técnicas de trámites y a la planilla de Trámites y Servicios Revisando que la planilla de trámite esté publicada Publicación del trámite en el SUIT Cada que se identifique un trámite nuevo y se documente Ingresando trámite en Plataforma y verificando su estado Cumplimiento de requisitos Cada que se atienda la solicitud del trámite Revisando el cumplimiento de los requisitos del tramite El producto o servicio no conforme Líder de Proceso Cada vez que se presente el servicio no conforme Bimensual Registrando en la planilla de servicio no conforme A través de revisión de informes

5 Página 5 de 5 Tarifas de tramites Revisando los requisitos del tramite INFORMACIÓN Ver documento de Matriz de Información del proceso Gestión Trámites, PLA-FR-06 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Aprobación Descripción 00 30/09/2011 Aprobación del sistema /10/2012 Se ingresa como proceso independiente del proceso Promoción del desarrollo Social, modificación del objetivo del proceso, Se modifica el Alcance del Proceso, Cambio en los requisitos del proceso, cambio del ciclo PHVA, (Proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes); Cambio en la referencia a la documentación soporte y los documentos de apoyo, Cambio en el mapa de riesgos del proceso, se adiciona y especifican los controles del proceso, cambio de las políticas de operación del proceso, cambio de la matriz de información del proceso, se eliminaron y se integraron varios procedimientos /09/2013 Se modifica el alcance del proceso, ajusta el procedimiento de acuerdo al decreto de racionalización de trámites y se modifican los responsables de acuerdo a la reestructuración administrativa de administración Municipal 03 01/10/2014 Se actualizaron los numerales de la Norma de acuerdo al MECI 2014., y se emite la versión /08/2015 Se revisan y ajustan objetivo del proceso, numerales de la NTCGP , las actividades, entradas y salidas, indicadores, matriz de controles, se incluye el procedimiento de propiedad del cliente al proceso, se ajusta el código respectivo, se ajusta el inventario de trámites de acuerdo a los trámites definidos por el DAFP según la categoría del Municipio.

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