En Access es posible manipular los registros de una base de datos, permitiendo agregar, modificar, eliminar, buscar, ordenar y filtrar los registros.

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Julián Montero Coronel
hace 5 años
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persona, es decir, nombre, apellido, número de teléfono y dirección.

1 MANEJO DE REGISTROS Los registros de una tabla guardan información sobre algún elemento que conforma la base de datos; por ejemplo, en un directorio telefónico un registro sería la información concerniente a una sola persona, es decir, nombre, apellido, número de teléfono y dirección. En Access es posible manipular los registros de una base de datos, permitiendo agregar, modificar, eliminar, buscar, ordenar y filtrar los registros. 1

2 Desplazamiento por los Registros: Podrá desplazarse por los registros de una tabla de diferentes maneras: A través del control de navegación: Es una manera más rápida de desplazarse por los registros, se encuentra en la parte inferior de la tabla, cuando la ventana de una hoja de datos está activa. A través de las teclas de movimiento del cursor: Desplaza el indicador de registro al registro anterior Sitúa el indicador de registro en el siguiente registro Ctrl Ctrl + Ubica indicador en el primer registro + Lleva el indicador al último registro En Access todo el manejo de registros se realiza desde la ficha inicio y conoceremos los diferentes grupos: Grupo de íconos Registros En este grupo encontraremos los siguientes iconos que permiten la manipulación de los registros Actualizar todo: Proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos Nuevo: Crea registro Guardar: Guarda los cambios 2

3 Eliminar: Elimina registros seleccionados Totales: Ofrece las opciones de suma, promedio, cuenta, máximo, mínimo, desviación estándar, y varianza dependiendo del tipo del dato sobre la columna que esté. Estas opciones aparecen en el registro en blanco. Revisión ortográfica: Revisa la ortográfica de la información en el campo Más: Ofrece opciones como: alto de fila, Hoja secundaria de datos, Ocultar columnas, Mostrar columnas, inmovilizar, liberar, ancho de columna Grupo de íconos Ordenar y Filtrar En este grupo podemos encontrar íconos para ordenar los registros o para realizar una serie de filtros (Para buscar uno o varios registros más específicamente). Ordena la columna de forma ascendente Ordena la columna de forma descendente Borra todos los criterios de ordenación Filtro: Permite asignar o eliminar un filtro sobre la columna donde se encuentre ubicado Filtro por Selección: Si el valor que desea usar como base para un filtro está actualmente seleccionado, podrá filtrar rápidamente la vista haciendo clic en uno de los comandos de selección. Los comandos disponibles varían dependiendo del tipo de datos del valor seleccionado. Estos comandos también están disponibles en el menú contextual del campo, al que se obtiene acceso haciendo clic con el botón secundario en el campo. Filtro por formulario: Esta técnica resulta útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien, cuando se intenta buscar un registro específico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o a la hoja de datos original. A continuación, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Una vez finalizado, Access busca los registros que contengan los valores especificados. ü ü Access mostrará un registro en blanco Se debe ubicar el cursor en el primer campo por el que se desea filtrar, desplegar la lista que allí aparece y seleccionar 3

ü ü o indicar un valor. Luego seleccione algún otro campo y elija otro valor para filtrar. Realice el mismo procedimiento por cada uno de los campos que se incluirán en el filtro.

4 ü ü o indicar un valor. Luego seleccione algún otro campo y elija otro valor para filtrar. Realice el mismo procedimiento por cada uno de los campos que se incluirán en el filtro. Clic en el ícono avanzadas escoja la opción aplicar filtro u ordenar. Filtros avanzados: Es posible que desee aplicar un filtro no incluido en la lista de filtros comunes. Por ejemplo, si desea buscar los registros con fechas de los últimos siete días o los últimos seis meses, puede que tenga que escribir los criterios del filtro. El uso de esta característica requiere que el usuario esté familiarizado con las expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas que se escriben en Excel y a los criterios que se especifican cuando se diseña una consulta. Alternar filtro: Elimina los filtros creados TENGA EN CUENTA Para el manejo de registros, también puede ordenar o filtrar de la siguiente manera: ü Abrir la tabla en vista hoja de datos ü Clic en el botón de la lista desplegable que aparece a la derecha del nombre del campo ü Escoger la opción de ordenar o filtros. Grupo de íconos Buscar Para buscar un registro especifico, se debe seleccionar un dato de la columna del campo por el cual se desea buscar y utilizar los iconos que se encuentran en el grupo buscar 4

a g b c d e f a. Digite en esta caja de texto la información que desea encontrar en el campo seleccionado. b. Indica el campo seleccionado o activo. c. En esta lista desplegable puede indicar el tipo de coincidencia en cualquier parte del campo, hacer coincidir todo el campo o sólo al comienzo del campo d.

5 a g b c d e f a. Digite en esta caja de texto la información que desea encontrar en el campo seleccionado. b. Indica el campo seleccionado o activo. c. En esta lista desplegable puede indicar el tipo de coincidencia en cualquier parte del campo, hacer coincidir todo el campo o sólo al comienzo del campo d. Permite especificar la dirección en la cual se realizará la búsqueda, hacia arriba, hacia abajo o en toda la tabla. e. Permite especificar si en la búsqueda se tendrán en cuenta las mayúsculas y minúsculas. f. La búsqueda se realiza de acuerdo con el formato de presentación. La opción por defecto se hace con base en el valor. g. Al pulsar este botón se buscará la primera aparición Reemplazar: Busca y reemplaza información. Aparece una caja de diálogo similar a la anterior Ir a: ofrece las opciones de primero, anterior, siguiente, último y nuevo Seleccionar: Permite seleccionar el registro donde se esté ubicado o todos los registros Exportar datos a Excel y Word Los datos filtrados se pueden exportar a otras aplicaciones como hoja de cálculo de Excel, lista de SharePoint, archivo RTF, archivo de texto, base de datos de Access, Archivo XML, Documento HTML, archivo de dbase, archivo Paradox, archivo de Lotus 123, Combinar con Microsoft Office Word 5

Para ello procedemos de la siguiente forma: Dar clic en la Ficha Datos externos Utilizar los iconos del Grupo Exportar Escoja uno de los íconos que

6 Para ello procedemos de la siguiente forma: Dar clic en la Ficha Datos externos Utilizar los iconos del Grupo Exportar Escoja uno de los íconos que aparece en el grupo de acuerdo al tipo de archivo al cual desea exportar. Aparece la siguiente caja de diálogo Seguir las indicaciones del asistente 6

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