COL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS

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1 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS Edna Yineth Claudia Claudia 1 28/07/2015 Piquetero Romero Romero REV. PREPARO REVISO APROBO FECHA

2 HOJA 2 de 6 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la prestación y suministro de los servicios y herramientas tecnológicas por parte del departamento de sistemas a toda la compañía. 2. ALCANCE Aplica para todas las herramientas y servicios tecnológicos requeridos por la sede principal, las sucursales, servicios y proyectos en ejecución 3. GENERALIDADES 3.1 Definiciones. Herramientas Tecnológicas: Programas y aplicaciones que pueden ser utilizadas como una alternativa libre de licencias. Servicios Tecnológicos: Mantenimientos preventivos y correctivos, backup, instalación y configuración de software o dispositivos, conectividad y redes. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Adquisición de nuevas herramientas y servicios tecnológicos. Todo el personal que requiera nuevas herramientas o servicios tecnológicos debe presentar una solicitud por escrito diligenciando el formato Requisición COL-F013 el cual debe estar aprobado por el Jefe Inmediato. Este formato podrá ser enviado por correo electrónico al Coordinador de Sistemas de la Oficina Central. Las requisiciones de las obras podrán hacer uso del formato COL-F027 Solicitud De Materiales y/o Servicios. La solicitud será presentada a la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de evaluar su viabilidad; en caso de no ser aceptada se comunicara al solicitante la decisión. Cuando la solicitud es aprobada, se verifica existencias en inventario y en caso de no tener disponibilidad se procede a realizar la cotización y posterior compra con base en el procedimiento de compras COL-ADM-002 establecido por la compañía. Una vez se tiene disponible la herramienta o servicio, se realiza la entrega al personal que lo solicitó o hará uso de él. Cuando se trata de equipos, se diligencia el formato COL-F104 Acta de Entrega Equipos de Cómputo y Comunicaciones esto con el fin de garantizar el

3 HOJA 3 de 6 cuidado y buen manejo del mismo. En caso de presentarse un cambio o reposición de un equipo, se diligencia nuevamente el formato con la información del nuevo equipo. El área de sistemas en cada uno de los casos trabajara de manera coordinada con el área de HSEQ dando cumplimiento a los procedimientos establecidos para garantizar la seguridad del personal del área de sistemas así como del personal contratista que desarrolle labores del área tales como: Instalaciones de redes, mantenimiento e instalación de equipos entre otros. En los casos en que se contrate un servicio de mantenimiento a cargo del área de sistemas, se exige a los contratistas el cumplimiento de los requisitos aplicables conforme a la matriz COL-F026. Matriz de criterios HSEQ de selección de proveedores y contratistas. 4.2Soporte del Área de Sistemas. Para las obras, el Director de obra o Administrador, se pondrá en contacto con el Coordinador de sistemas para comentar los inconvenientes presentados y poder coordinar las acciones respectivas para dar solución a las situaciones. En los casos donde el soporte no puede ser suministrado por el área de Sistemas de la compañía, se contactará directamente al proveedor, notificando la situación y dando seguimiento permanente hasta que el problema sea resuelto. Esto aplica igual para las garantías de los equipos adquiridos. 4.3Mantenimiento de Equipos y Mejora de la productividad de los puestos de trabajo. El área de sistemas programará el mantenimiento preventivo con proveedores externos de los equipos tecnológicos y de comunicación principales como: computadoras, impresoras multifuncionales, Plotter, portátiles, planta telefónica, UPS a nivel nacional. Este mantenimiento se realizará a los equipos con más de un año de vida útil. El programa (formato COL-F021) contará con la autorización de la Gerencia Administrativa y Financiera. Por otra parte, para los equipos que requieren un mantenimiento correctivo o que presenten fallas en su funcionamiento, el área de sistemas efectuará los procesos necesarios para revisar y dar solución al problema, incluyendo ejecutar la garantía del equipo correspondiente o hacer uso de un proveedor externo Hoja de vida equipos de cómputo. Por cada computador (Escritorio y Portátil) a nivel nacional, se llevará en forma digital la hoja de vida del equipo en el formato COL-F111 el cual contendrá la siguiente información: Nombre de usuario, sede, dependencia, IP, contraseña de acceso, seriales tanto de hardware como de software y bitácora de trabajo.

4 HOJA 4 de Control Inventario Herramientas y Servicios Tecnológicos. El área de sistemas llevará un inventario de los equipos y herramientas tecnológicas disponibles a nivel nacional teniendo en cuenta la vida útil de estos equipos, según se describe en la Norma 001 Renovación y compra de equipos de computo y de red. Este inventario abarca: Equipos de cómputo, Software Licenciado, Avanteles, Impresoras, Portátiles, Multifuncionales, Celulares y demás equipos tecnológicos que están en uso y que conforman los sistemas de la compañía. El inventario contendrá la información de las características de los equipos, su marca, referencia, serie o IMEI, así como la ubicación y el software asociado a cada equipo de cómputo. Este documento será actualizado cuando se realicen entregas, cambios, reubicación, nueva adquisición o bajas de equipos. 4.5 Copias de Seguridad del Sistema Administrativo de Información. Diariamente, el Departamento de Sistemas, deberá generar copia de seguridad, de toda la información procesada en el Sistema SAP y Helisa. Para ello, se debe ejecutar los siguientes pasos: Sistema Helisa 1. La copia de seguridad se genera automáticamente en horas nocturnas 2. Una vez generada la copia, al día siguiente hábil se comprime la información en formato ZIP o Rar. Esta copia estará disponible por un período de dos meses en discos externos. Sistema SAP 1. La copia se efectúa a través del servidor SAP, entrando a la opción SQL Management Studio 2. Una vez se tiene la copia realizada, se comprime en formato ZIP o Rar. Esta copia estará disponible por un período de dos meses en discos externos. El personal del área de Sistemas en caso de emergencia, simulacro o evacuación, deberá evacuar (si es posible) con las copias de seguridad para evitar la perdida de la información de la compañía. Se tendrá un backup mensual de toda la información en la Sucursal de Cali Copias de Seguridad de Cada Usuario: Las copias de seguridad de cada usuario a nivel nacional se efectúan sobre la información que dicho usuario almacena en la red. Por política interna, la información de la Compañía no se debe almacenar en discos locales, dicha información se debe almacenar en la el usuario de la red que tiene asignado cada empleado. La información que genere cada uno de los proyectos, debe ser almacenada en un disco duro por parte del Administrador del Proyecto y/o Líder de PMO quienes deben

5 HOJA 5 de 6 entregar dicho disco duro al final del proyecto al Coordinador de Sistemas, quien se encarga de subir la información a la red de la Compañía Copias de Seguridad SIG: Como es información relevante para la compañía, se realizara el backup automáticamente en horas nocturnas. 4.6 Préstamo de Equipos. El área de sistemas suministrará en calidad de préstamo los equipos que el cliente interno requiere para el desarrollo de sus actividades fuera de la empresa como son: portátil, Video Beam, cámara digital, memoria USB entre otros. Para esta solicitud de préstamo, el usuario deberá firmar el formato COL-F104 Acta de entrega equipos de cómputo y comunicaciones. 4.7Creación y configuración de Correos Electrónicos Creación y cancelación de Cuenta de Correos: El área de sistemas creará las cuentas de correo del personal que ingresa a la compañía previa solicitud por parte del Jefe Inmediato quién suministrara el nombre del trabajador. La cancelación de estas cuentas debe ser autorizada por el Departamento de Talento Humano ó por el jefe inmediato, quién informará en los casos que aplique la cuenta de correo a la cual se debe redireccionar los mensajes que lleguen a la cuenta cancelada y el tiempo por el cual se debe mantener esta solicitud. La información de estos correos se almacena por un tiempo máximo de tres meses posterior al retiro del empleado o antes, en caso que se requiera usar el usuario para un nuevo empleado Firma de Correos electrónicos: Cada usuario debe configurar la firma digital de los correos electrónicos, para garantizar la imagen corporativa de la compañía. Esta firma debe contener: Nombre del Trabajador Cargo Teléfono y/o extensión (si aplica) Correo electrónico Dirección de la página Web de la empresa Confidencialidad 4.8 Asignación de contraseñas. Para los programas que requieren acceso a través de contraseñas personales, el área de sistemas comunicará la respectiva clave y código de usuario al personal, notificando que esta información es de carácter confidencial, personal e intransferible, siendo responsable por el uso y manejo de la misma.

6 HOJA 6 de 6 Las contraseñas serán controladas únicamente por el área de sistemas (se actualizarán cada seis meses). 4.9 Lineamientos para el buen uso de la información y los recursos tecnológicos de la compañía. La Dirección de Talento Humano dentro del proceso de contratación entregará a cada uno de los empleados los lineamientos para el buen uso de la información y los recursos tecnológicos de COLMAQUINAS (Norma 14) la cual será firmada por cada empleado y archivada en la hoja de vida correspondiente. 5. LISTADO DE REGISTROS CÓDIGO TITULO COL-F013 COL-F027 COL-F104 COL-F111 COL-F021 Requisición Solicitud de Materiales y/o Servicios Acta de Entrega Equipos de Computo y Comunicaciones Hoja de Vida de los Equipos de Computo Programa de Mantenimiento

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