Nombre del documento: Procedimiento del SGI para Auditorías Internas. Referencia a la Norma ISO 9001: / ISO 14001:

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Propósito Establecer los lineamientos para dirigir la planificación y realización del programa de Auditorías Internas que permitan verificar la implantación, operación y mantenimiento del SGI, de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 e ISO 14001: Alcance Aplica al SGI del Instituto Tecnológico Superior de Zongolica (ITSZ). 3. Políticas de operación 3.1. El Director (a) General del ITSZ a través del (la) RD del SGI es responsable de planificar las auditorías internas, mediante el programa anual donde se establece una Auditoria por semestre, considerando el estado y la importancia de los procesos, las áreas a auditar y los aspectos ambientales de las operaciones en cada sitio y los resultados de auditorías previas El (la) RD del ITSZ programan los cursos para formación y actualización del Equipo Auditor en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y se aseguran de la selección y competencia de los equipos de Auditores líderes. 3.3 El RD (A) es el (la) responsable seleccionar al equipo auditor a través de los criterios de evaluación para auditores, debiendo requisitar el formato para calificación de auditores. Una vez determinado los resultados de los (las) auditores (a) se designa al del equipo Es competencia del (la) RD y del del ITSZ asegurarse de la realización de la auditoría de acuerdo al plan de auditoría. 3.5 Es responsabilidad del (la) RD convocar al Comité del SGI y/o al personal de cada sitio según el criterio de auditoría, posterior a la entrega del Informe de Auditoría para atender los hallazgos encontrados y aplicar los procedimientos de Acciones Correctivas y/o preventivas. 3.6 Es responsabilidad del (la) RD del ITSZ mantener actualizados los expedientes de los auditores. 3.7 Es facultad del (la) auditor (a) líder informar al auditado cuando la documentación no es conforme a lo planeado al SGI y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan. ELABOR T.A. Leticia Ó Tellez Torres Oficina de Coordinación de Certificación de Calidad CONTROL DE REVISÓ EMISIÓN Lic. Tanya Yamel Peñuela Morán RD del ITSZ AUTORIZ M.C. Miguel Ó A. de la Torre Loranca Director (a) General del ITSZ

2 Página 2 de 7 4. Descripción del procedimiento Secuencia Actividad Responsable 1. Elabora 1.1 Elabora Programa Anual de auditorías RD /Auditor líder programa de del SGI y publica fechas programadas. auditorías y 1.2 Designa al equipo Auditor y al/la Auditor designa equipo Líder de acuerdo a su evaluación utilizando auditor. como base los criterios para calificación de auditores del SGI así como requisitando el formato para calificación de auditores. 2. Preparan plan de auditoría 3.Revisa documentación y prepara auditoría in situ 2.1 Preparan el plan de auditoría integral para el SGI considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la dirección y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final. Utilizando el formato para el plan de Auditoría integral. 2.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditores. 2.3 Los auditores en formación o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una dirección o supervisión. 2.4 Presenta al auditado el plan de auditoría antes de que comiencen las actividades in situ. 3.1 Revisa, antes de iniciar las actividades in situ, la documentación para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la institución, así como el alcance y los objetivos de la auditoría, sobre todo cuando la auditoría sea por primera vez o de ampliación al alcance del SGI. 3.2 Si la documentación: Si es conforme al SGI: Se continúa con la auditoría in situ. No es conforme al SGI: el líder del equipo debe informar al auditado y decidir si se continúa o se suspende la auditoría. Auditor líder/rd Auditor líder Equipo Auditor

3 Página 3 de 7 4 Auditoría in situ 4.1 Realiza la reunión de apertura con la dirección, el comité SGI y con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de la reunión de apertura es: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoría, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. Utilizando formato para lista de Reunión de Apertura. 4.2 Informa al auditado para decidir si se reconfirma o modifica el plan de auditoría, o cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o bien su terminación. Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables. 4.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a áreas del instituto, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar información a los guías u observadores (a) siempre y cuando hayan sido designados(a) por el (la) auditado. 4.4 De acuerdo al plan de auditoría revisa la conformidad del sistema de gestión integral conforme a los criterios de auditoría y requisitos de las normas. 4.5 Se reúne cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma. Equipo auditor

4 Página 4 de 7 5. Prepara y aprueba el informe de auditoría 6. Distribuye informe de auditoría 5.1 Se concentra antes de la reunión de cierre para; revisar los hallazgos, acordar las conclusiones de auditoría, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoría si se estuviese considerado en los objetivos. (Las conclusiones pueden tratar asuntos relativos a; grado de conformidad con respecto a las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 o criterios de auditoría, la eficaz implantación, mantenimiento y mejora del SGI y la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejoras del sistema de gestión. 5.2 Evalúa la evidencia de la auditoría con respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. (Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad de mejora). 5.3 Prepara el informe de Auditoría que dará a conocer en la reunión de cierre. 5.4 Revisa el informe y firma para su distribución. 6.1 Preside la reunión de cierre, presenta los hallazgos y conclusiones de la auditoría. 6.2 Realiza entrega del informe de auditoría al Director (a)/ El (la) RD. 6.3 Se pone de acuerdo con el auditado en el intervalo de tiempo necesario para que el auditado presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente se presentan las oportunidades de mejora enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias. Nota: El informe de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros de equipo auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la informe. debida confidencialidad del Equipo auditor Equipo Auditor

5 Página 5 de 7 7. Recibe informe de7.1 Recibe el Informe de Auditoría y establece Auditoría acuerdo sobre el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones correctivas o preventivas que atenderán a las No Conformidades derivadas de la auditoría. Utilizando el formato del SGI para informe de auditoría Nota: La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría aprobado haya sido distribuido. Director General/RD Actividades de seguimiento de la auditoría: 7.2 Establece fecha para convocar a reunión del Comité de innovación integral del SGI para el análisis de los hallazgos. 7.3 Debe verificar si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior. 5. Documentos de referencia Documentos Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO 19011:2011 Manual del SGI Norma ISO 9001:2008 e ISO 14001: Registros Registros Formato para el Programa Anual de Auditorías del SGI. Formato de calificación de la competencia de auditores internos del SGI Formato del SGI para el Plan de Auditoría Integral Formato del SGI para Reunión de apertura Tiempo de retención Responsable de Conservarlo 1 año RD/ Auditor líder 1 año RD/ Auditor líder 1 año RD/Auditor líder 1 año RD/ Auditor líder

6 Página 6 de 7 Formato del SGI para Informe de auditoría Formato del SGI para Reunión de Cierre 1 año RD 1 año RD/ Auditor líder 7. Glosario Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, (sistema de gestión completo o proceso o actividad específica). Auditado. Organización a la que se le practica la auditoría: Para efecto de la auditoría interna el auditado es el área, departamento o campus declarado en el Sistema Integral de Gestión. Líder del equipo auditor=: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoría. Auditor: Persona con la competencia para llevar al cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin determinar la extensión en que se cumplen los criterios de establecidos para determinar si las actividades de Calidad y ambiental cumplen las disposiciones establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Auditoría Conjunta: Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado. Auditoría Interna: Es la revisión al SGI por personal del Instituto Tecnológico capacitados, sin que auditen su propio trabajo. Auditoría Cruzada: Es la revisión del SGI por personal de otro campus del instituto. Auditoria de tercera parte: Es la revisión al SGI realizada por una persona externa o institución. Hallazgos: Resultado de la evaluación de evidencias recopiladas frente a los criterios de auditoria. No Conformidad: Es el no cumplimiento de un requisito especificado. Observación: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se verifica la mejora en la siguiente auditoria. Cliente de la Auditoría: Instituto Tecnológico. Conclusiones de la Auditoría: Resultados de una auditoría, que proporciona el Equipo

7 Página 7 de 7 Auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos sus hallazgos. Criterios de Auditoría: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la conformidad y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales o códigos de conducta. Equipo Auditor: Uno o más auditores internos que llevan a cabo una auditoría. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma IS0 9001:2008. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. SGI: Sistema de Gestión Integral. 8. Anexos 8.1 Criterios para Calificación de Auditores del SGI. 9. Cambios a esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio