MANUAL DE ZEUS TESORERIA

Transcripción

1 MANUAL DE ZEUS TESORERIA

2 1 CONTENIDO INTRODUCCION... 2 PROVEEDORES DE SERVICIO... 2 NUEVO O EDITAR UN PROVEEDOR DE SERVICIO... 2 BANCOS... 3 NUEVO O EDITAR UN BANCO... 3 REVISION DE CAJA TESORERIA... 4 AGREGAR NUEVA FICHA... 5 PAGO A PROVEEDORES... 6 NUEVO PAGO A PROVEEDORES... 6 PAGO DE SERVICIOS... 9 NUEVO PAGO DE SERVICIOS... 9 TRASFERENCIAS BANCARIAS NUEVO O EDITAR UNA TRANFERENCIA... 11

3 2 INTRODUCCION Este módulo está diseñado exclusivamente para el departamento de Tesorería el cual abarca temas como son: Proveedores, Servicios, Cobro del Día y Transferencias Bancarias. Cada uno de estos se irán desglosando en los siguientes apartados. PROVEEDORES DE SERVICIO Esta sección está diseñado para definir los proveedores y su información de cada uno de ellos. En la pantalla principal podemos encontrar como en todas, la información más importante. Tomando en cuenta que esta información puede ser pasada a Excel mediante el botón de imprimir. Figura 1: Proveedores de Servicio NUEVO O EDITAR UN PROVEEDOR DE SERVICIO Al seleccionar la opción de nuevo es importante antes haber llenado el Modulo Conceptos Servicios, ya que en este módulo como muestra la Figura 2, tenemos que poner los datos de nuestro proveedor, su RFC, la cuenta contable que esta es dada por contabilidad y el Concepto del servicio. Figura 2: Nuevo o Editar Para Editar un proveedor, se tiene que seleccionar la opción de Editar y nos desplegará una pantalla como la Figura 2 pero con la información del proveedor. Se edita el campo deseado y luego se presiona el botón de guardar.

4 3 BANCOS En esta sección nos permite dar de alta los bancos que la sucursal maneje, esto es muy importante ya que en recibos tienen q seleccionar un banco y tendrá q estar dado de alta por lo menos uno. En la pantalla principal de bancos tenemos la información de todos los bancos. NUEVO O EDITAR UN BANCO Figura 3: Bancos En esta sección nos permite dar de alta un banco, en el cual tenemos que dar una cierta información tal como la Figura 4, es importante dar datos correctos ya que este nos sirve para el área contable. Figura 4: Bancos Los datos a dar son: Nombre: El nombre del Banco Domicilio: Dirección donde se ubica el banco. Cuenta Banco: Esta es la cuenta del banco. Cuenta Contable: Este es asignado por el departamento de contabilidad. Banco predeterminado: Esta opción debe estar marcado en un banco ya que este banco saldrá por default en recibos, teniendo la opción de cambiar.

5 4 REVISION DE CAJA TESORERIA En este módulo el departamento de Tesorería puede aprobar como correcto los totales de la cobranza haciendo clic en el botón Aprobar, de igual manera podemos observar los mismos datos que en el Cierre de Caja, con la única diferencia que el departamento de tesorería puede escribir sus observaciones, tal como se muestra en la Figura 15. En el botón de Eliminar Reporte Se elimina la aprobación del cierre de caja para poder agregar recibos. Tiene un botón de Agregar Ficha en la que nos permite colocar información de los depósitos de los bancos para tener un control. En el siguiente apartado se definirá más este botón. Figura 5: Tesorería

6 5 AGREGAR NUEVA FICHA En esta apartado se pueden escribir la ficha, el banco y la fecha en la que se realizó el depósito del dinero, todos estos datos son para el tema de contabilidad y saber en qué banco esta ese dinero y poder hacer cuadres. Para poder tener acceso a la pantalla tienes que seleccionar uno o varios movimientos y luego presionar el botón de Agregar Ficha. Ya cuando la pantalla está abierta se llenan los datos y presionamos el botón de Aceptar para guardar la información ingresada. Figura 6: Ficha Luego de guardar la información se cierra la pantalla y la información se ve reflejada en esos movimientos. Esta opción solo funciona para Recibos pagados y Abonos realizados. En un reembolso no es posible dar esa información.

7 6 PAGO A PROVEEDORES En este módulo se realizan los pagos de los proveedores, en la pantalla principal (Figura 17) podemos ver todos los pagos realizados haciendo un filtro por fecha y/o por proveedor, por N Pago, N Folio. NUEVO PAGO A PROVEEDORES Figura 7: Pago Proveedores En esta sección podemos crear un nuevo pago a proveedor, siempre al generarla esta se encontrara en el estado de pendiente como se muestra en la Figura 18. Figura 8: Recibo

8 7 Datos de la Pantalla: Proveedor: Esta es seleccionado por el usuario a la cual va a estar dirigido el pago.} Fecha: Esta es el día que va a realizar dicho pago. Se visualizan 5 botones los cuales se mencionaran a continuación: Añadir Facturas: De acuerdo al proveedor que se seleccionó, le muestra las facturas pendientes a pagar. Como esta en la Figura 19. Figura 9: Facturas Proveedor Dentro de esta pantalla en el campo de Agregar seleccionamos las facturas a agregar al pago, después de seleccionar presionamos el botón de Agregar, o podemos presionar el botón Cancelar y salir de esta ventana. Agregar Notas de Crédito: Con este botón podemos visualizar una pantalla como la figura 20 en el cual nos permitirá agregar notas de Crédito, que se hayan creado mediante la sección de Garantías o podemos realizar una Nota. Figura 10: Notas de Crédito

9 8 Si la nota ya está creada, se tiene que seleccionar en la columna Agregar y luego presionar el botón de Agregar, pero si es necesario crear una nota de crédito, presionar el botón de Nuevo y nos desplegara una ventana como lo muestra la Figura 21. Figura 11: Notas de Crédito Dentro de esta pantalla se describe el los datos de la nota de crédito, como son: Fecha de Emisión: Es la fecha en la que el proveedor la emitió Fecha Aplicada: Fecha en la que se está aplicando la nota de crédito en el pago. Folio Proveedor: Es el número de referencia dado por el proveedor. Numero Factura: Es el número de la nota de crédito emitido por el proveedor. Total: Esta cantidad ya debe de contener el IVA. Si se presiona el botón Editar nos desplegará la misma ventana que la Figura 21, permitiendo editar algunos campos. Si se requiere eliminar una nota de crédito, selecciona la nota de crédito dentro de la Figura 20 y luego presiona el botón de Eliminar Agregar Pago: Al presionar este botón nos mostrará una pantalla como la Figura 22 en las que nos permitirá definir la forma de pago y el importe a abonar y para finalizar presionamos Aceptar. Figura 12: Pagos

10 9 Si el abono cubre el total de la factura, se activara el botón de Aplicar Pago, al hacer clic se da por entendido que la(s) factura(s) han sido liquidadas cambiando su status a Pagado, se realiza una validación verificando que las facturas que se encuentran dentro de la nota tengan el mismo importe en la factura y no hayan sido modificadas. Eliminar: Sirve para excluir una factura del pago. Imprimir: Exporta la información general de las facturas a un archivo de Excel. Al cambiar de estado Pagado, la pantalla se bloquea y se habilita un botón de Cancelar el Pago, al presionar ese botón nos pone la nota de pago como pendientes y las facturas se cambian el estado a Programar Pago. PAGO DE SERVICIOS En esta sección se pueden aplicar pagos a los diferentes proveedores de servicios previamente dados de alta. En la Figura 13, nos muestra datos generales de los pagos realizados mediante los filtros seleccionados, como son los rangos de Fecha y/o Proveedor, o mediante el N de Factura. Figura 13: Pago Servicios NUEVO PAGO DE SERVICIOS En esta opción se genera un pago de servicios, mostrándonos una pantalla como la figura 14, en la cual definimos los siguientes campos: Número de Factura: Este campo corresponde al número de la factura otorgada por el proveedor. Proveedor: Es a quien va dirigido el pago. Fecha Emisión: Día en la que se emitió la factura del proveedor. Fecha de Vencimiento: Fecha límite para realizar el pago correspondiente. Comentarios: Información adicional respecto al pago.

11 10 Figura 14: Pago Al marcar la casilla de Pagado se mostrará la opción Fecha de pago donde podremos seleccionar el día en el que fue realizado el pago al proveedor de servicio, también seleccionaremos el Banco, Forma de Pago y la Ficha de Pago, estos datos no son obligatorios, sin embargo nos pone los valores que tenemos pues como predeterminados. Tal como se muestra en la Figura 15. Figura 15: Pago Servicios En la parte inferior tenemos la información del importe de pago. Al llenar el campo Total, el sistema automáticamente nos calculará los datos Importe e IVA 16.0%. También tenemos para escribir si en algún caso se requiere lo retenido del pago. Estos datos son llenados por el usuario, que al final nos da un Total a Pagar.

12 11 TRASFERENCIAS BANCARIAS Esta sección está diseñada para poder informar al sistema cuando se realiza un intercambio entre bancos. Esto es importante ponerlo ya que contabilidad al hacer el conteo debe tener esos cambios en sus respectivos bancos. En la pantalla principal como en todas tenemos la información de los movimientos que hemos realizado de manera general. Tal como muestra la Figura 16. Figura 16: Trasferencia entre bancos NUEVO O EDITAR UNA TRANFERENCIA Al presionar el botón de nuevo nos mostrara una pantalla como la Figura 17, en la que se tiene que escribir una cierta información solicitada, en cambio sí es Editar nos mostrara la información de la transferencia, si la opción de aplicado no está seleccionada da la opción de modificar, y volver a guardar dicha transferencia. Figura 17: Nueva Transferencia Los campos que se requieren llenar son el Núm. Ficha dada en el banco, la Fecha de la transferencia, comentarios (opcional), Origen de que banco salió el dinero y Destino a que banco se ingresó dicho dinero, el importe de lo transferido. Si esta transferencia ya fue echa se palomea la opción de Aplicado y no se puede modificar.