INTRUCTIVO PARA EL USO DEL MÓDULO DE PERMISOS

Transcripción

1 INTRUCTIVO PARA EL USO DEL MÓDULO DE PERMISOS

2 INTRODUCCIÓN El módulo de vacaciones del Sistema Informático Integrado de Talento Humano es una herramienta que permitirá el registro, modificación, aprobación y autorización de la planificación anual de vacaciones, por cada servidor; partiendo de un saldo inicial y un saldo disponible de vacaciones resultante del descuento automático de permisos imputables a vacaciones; además su uso será obligatorio para el registro de la solicitud y aprobación de permisos los imputables a vacaciones. El presente instructivo detalla el procedimiento que deberán seguir todos los servidores para registrar en el Sistema Informático de Talento Humano una solicitud de permisos con cargo a vacaciones. Y el procedimiento que deberá seguir el delegado asignado para aprobar y autorizar los permisos solicitados. 2

3 CONTENIDO 1. SOLICITUD DE PERMISOS IMPUTABLES A VACACIONES REGISTRO DE SOLICITUD DE PERMISOS SOLICITUD DE PERMISO POR HORAS SOLICITUD DE PERMISO POR DÍAS.5 2. VISOR DE PERMISOS 6 3. ELIMINACIÓN DE PERMISOS 8 3

4 DEFINICIÓN DE ROLES DE ACTOR ACT 01 Servidor de la institución Acciones 1. Solicitud de permiso por horas 2. Solicitud de permiso por días ACT 02 Responsable de la Unidad Administrativa Acciones 1. Visor de permisos 2. Modificar cronogramas 1. SOLICITUD DE PERMISOS IMPUTABLES A VACACIONES 1.1 REGISTRO DE SOLICITUD DE PERMISOS Todos los servidores de la institución que requieran permisos con cargo a vacaciones deberán ingresar por la opción Permisos y seleccionar Solicitud del submenú de opciones SOLICITUD DE PERMISO POR HORAS En la pantalla de permisos se recuperarán los datos del servidor y se deberá registrar la información referente al permiso. Para permisos por horas deberá seleccionar el respectivo tipo de permiso 1. 4

5 Cuando se ha seleccionado un tipo de permiso por horas 1, se habilitarán campos para registro de: el tiempo de duración del lunch, fecha en que se solicita el permiso y las horas de inicio y finalización del permiso 2. El sistema no considerará el tiempo del almuerzo como parte del tiempo de permiso que se descontará de las vacaciones. Luego se deberá seleccionar en la asignación 3 ; el nombre del delegado asignado para la aprobación del permiso y finalmente deberá hacer clic sobre el botón Guardar SOLICITUD DE PERMISO POR DÍAS Cuando se ha seleccionado el tipo de permiso por días 1, únicamente se habilitarán los campos para el registro de las fechas de inicio y fin del permiso 2, deberá seleccionar el nombre del delegado asignado 3 y hacer clic sobre el botón Guardar 4. 5

6 Una vez que se ha seleccionado el botón guardar se mostrará en pantalla el mensaje que indica que el permiso solicitado ha sido ingresado, y será enviado al visor de permisos del delegado asignado para la aprobación. 2. VISOR DE PERMISOS (jefe inmediato o delegado) El servidor facultado con la atribución de delegado para la aprobación de permisos deberá ingresar mediante la opción Permisos y seleccionar del submenú la opción Visor, para recuperar la pantalla que contiene los permisos solicitados que están pendientes de ser atendidos. El delegado deberá hacer clic sobre la etiqueta Seleccionar, para registrar el resultado del requerimiento. Se habilitará una ventana emergente que muestra en pantalla los datos del servidor solicitante y los datos del permiso; el delegado contará con dos botones de opción para que pueda registrar la aprobación o negación del permiso solicitado. 6

7 Cuando el delegado haya seleccionado la opción aprobado 1 se habilitará el campo para la selección del nombre del delegado asignado 2 que es el responsable de autorizar el permiso (esto se aplica cuando existe un delegado con la atribución de aprobar y otro delegado con la atribución de autorizar los permisos). Finalmente se deberá hacer clic sobre el botón Aprobar y se mostrará en pantalla el mensaje de confirmación de la acción. 7

8 3. ELIMINACIÓN DE PERMISOS Los servidores podrán solicitar la anulación de un permiso imputable a vacaciones que fue aprobado previamente por el jefe inmediato; pero que finalmente no fue utilizado por el servidor por cualquier motivo. Para el efecto deberán ingresar mediante la opción Eliminar que está disponible dentro del submenú Permisos del módulo vacaciones. Al acceder a la pantalla Eliminar permisos imputables a vacaciones ; recuperará la información del servidor y los datos del permiso en estado de Aprobado. Para realizar la eliminación deberá hacer clic sobre el icono respectivo. El sistema le solicitará confirmar la acción de eliminar el permiso Una vez que ha seleccionado Si al requerimiento de confirmación, el permiso es eliminado y el tiempo restituido al saldo del servidor. 8