Introducción a la administración. Tema 5. Planeación. Objetivos de aprendizaje

Transcripción

1 Tema 5. Planeación Objetivos de aprendizaje Al finalizar el tema serás capaz de: Distinguir los diferentes tipos de planes. Explicar los diferentes pasos de la planeación. Distinguir los diferentes tipos de objetivos. Explicar el proceso de la planeación estratégica. Identificar la aplicación de la matriz FODA. D.R. Universidad TecMilenio 1

2 Introducción Una Coca Cola o una Pepsi? Imagen utilizada con fines educativos Imaginen una organización como PepsiCo inc., formada por Pepsi, Frito-Lay, Tropicana, Quaker Oats, Gamesa, Lady Baltimore, Sabritas y más, una empresa en donde su planeación forma parte de las prioridades de toda esta enorme organización. PepsiCo, tiene que tomar en cuenta a sus consumidores, competidores, países en donde se encuentra ubicado, análisis del mercado, situaciones socioeconómicas de las naciones y mucho más; todo esto es posible a través de lo que se denomina planeación estratégica. En este tema estudiaremos los puntos a considerar en toda planeación de cualquier organización, independientemente de su giro y de su razón social. Introducción Toda empresa debe contar con una planeación estratégica, en donde defina una serie de parámetros como: las entradas, el análisis de la industria, las características de los empleados con los que cuenta, las oportunidades y amenazas de su empresa, el tiempo que va a demorar el logro de los objetivos establecidos y un control para revisar frecuentemente hacia dónde se dirige. D.R. Universidad TecMilenio 2

3 Planeación El objetivo de la planeación es definir específicamente lo que la organización desea hacer y cómo lo desea hacer. La planeación consiste en saber dónde estamos y a dónde queremos ir. Planeación META OBJETIVO PLAN Fin específico en el corto plazo. Fin específico en el mediano o largo plazo. Un conjunto sistemático de acciones que ayudará a la organización a alcanzar sus metas y objetivos. D.R. Universidad TecMilenio 3

4 5.1 Tipos de planes Existen 8 tipos de planes que se deben de realizar en la etapa de planeación y son los siguientes: 1. Misión o propósito: La misión o propósito de una organización identifica el objetivo básico de la misma, la razón de existir del negocio y el objetivo para la cual fue hecha, nos debe contestar: Qué somos? Qué hacemos? A dónde vamos? 5.1 Tipos de planes 2. Objetivos o metas: Los objetivos o metas marcan las directrices hacia donde se dirige la organización. Los objetivos o metas se deben realizar de lo general a lo particular. Los objetivos de unidades superiores controlan a las unidades subordinadas y así sucesivamente, formando una jerarquía organizacional. Los objetivos siempre se deben de realizar a corto, mediano y largo plazo. D.R. Universidad TecMilenio 4

5 5.1 Tipos de planes 3. Estrategias: La estrategia se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. 5.1 Tipos de planes 4. Políticas: Las políticas limitan el área en donde deben tomarse las decisiones para asegurar que contribuyan al logro de los objetivos del negocio. Las políticas ayudan a solucionar diferencias internas antes de que se vuelvan verdaderos problemas, marcan una línea de acción específica y definen criterios de acción. D.R. Universidad TecMilenio 5

6 5.1 Tipos de planes 5. Procedimientos: Los procedimientos son acciones específicas que establecen una forma de acción necesaria y única para actividades futuras. 6. Reglas: 5.1 Tipos de planes La regla es una declaración que no permite desviaciones, define las formas de actuar específicas y necesarias para cualquier curso de acción. D.R. Universidad TecMilenio 6

7 7. Programas: 5.1 Tipos de planes Los programas son un conjunto de procedimientos, metas, políticas, tareas, planes a seguir y demás actividades para llevar a cabo un plan de acción determinado. Los programas regularmente van acompañados de un presupuesto asignado para su ejecución. 5.1 Tipos de planes 8. Presupuesto: El presupuesto es un informe de resultados esperados, el cual se expresa regularmente en términos numéricos. Un presupuesto siempre se presenta en términos medibles. D.R. Universidad TecMilenio 7

8 5.2 Pasos de la planeación La planeación se divide en 8 pasos que se describen a continuación: 1. Estar consciente de las oportunidades. La percepción de oportunidades se encuentra un paso adelante de la planeación, es su punto de partida. Todos los gerentes deben tener la sensibilidad y el conocimiento de su empresa, para poder conocer sus fuerzas y debilidades, y así poder visualizar sus oportunidades, logrando el éxito comercial. 5.2 Pasos de la planeación 2. Establecer objetivos. El siguiente paso de la planeación es el de establecer claramente los objetivos de toda la empresa y cada nivel de la organización. Los objetivos nos indican los resultados que espera la organización, e indican el rumbo final que se quiere y debe hacerse. D.R. Universidad TecMilenio 8

9 5.2 Pasos de la planeación 3. Desarrollar premisas. Una premisa es una suposición acerca del ambiente donde los planes van a desarrollarse, si los gerentes logran utilizar premisas de planeación consistentes, la planeación de la empresa será más coordinada. En esta etapa nos contestamos preguntas como: Qué volumen de ventas queremos? Qué precios establecemos? 5.2 Pasos de la planeación 4. Determinar cursos de alternativa. Este paso consiste en buscar y analizar todas las alternativas de acción que se tengan, especialmente las más sencillas y obvias. Existen un sinnúmero de alternativas para todos los planes y ninguna de ellas debe quedar fuera del análisis, ya que muchas veces las más obvias no son las más importantes. D.R. Universidad TecMilenio 9

10 5.2 Pasos de la planeación 5. Evaluar cursos de alternativa. El objetivo de evaluar las alternativas es decidir por las más redituables para el negocio. La evaluación llega a ser muy difícil en determinado momento, cuando las alternativas son tan numerosas, que su análisis se vuelve una tarea sumamente compleja. 5.2 Pasos de la planeación 6. Seleccionar un curso. En esta etapa es donde se debe tomar la decisión del rumbo a tomar. Aquí es donde el plan se decide, después del análisis de alternativas. La tarea de un gerente es escoger el mejor curso de acción para el negocio, aunque muchas ocasiones el camino pueden ser en dos a más rumbos, por así convenirle a la empresa. D.R. Universidad TecMilenio 10

11 5.2 Pasos de la planeación 7. Formular planes derivados. La planeación no es completa si no se elaboran los planes derivados del plan básico a seguir. 8. Cuantificar planes mediante presupuestos. Después de definidos los rumbos de acción y sus planes, lo siguiente es cuantificarlos y plasmarlos en un presupuesto, en algo cuantificable y medible. El presupuesto es una herramienta de control de la planeación. 5.3 Definición de objetivos Los objetivos deben ser verificables, o sea, que al final del periodo se pueda determinar si se cumplieron o no. Unos objetivos claros y verificables facilitan la medición de los resultados. Los objetivos pueden ser: A corto plazo (de un mes a un año máximo). A mediano plazo (de uno a tres años). A largo plazo (cinco años en adelante). D.R. Universidad TecMilenio 11

12 5.4 Proceso de planeación estratégica Insumos Personas Capital Habs. Técnicas y Admón. Análisis de la Industria Orientación Ejecutiva Valores Visión Perfil Empresarial Amenazas y Oportunidades Desarrollo de Estrategias Alternativas Evaluación y Decisión Estratégica Planeación a Mediano y Largo Plazo Instrumentación Dirección Control Metas de los Grupos Propósito Objetivos Estrategia Debilidades y Fortalezas Internas Reingeniería Organización Integración de Personal Prueba de Congruencia Planeación de Contingencia Insumos a la organización. Son las entradas a la organización como personas, capital, habilidades administrativas y técnicas, etc. Análisis de la industria. Una buena planeación estratégica debe incluir el análisis del mercado, de la competencia y sus posibilidades de desarrollo. Perfil de la empresa. Este es el punto de partida para determinar la posición que tiene y tendrá la organización dentro de determinada industria. D.R. Universidad TecMilenio 12

13 Orientación, valores y visión de los ejecutivos. Estos elementos conformarán el clima organizacional de la empresa y definirán la dirección de la misma. Misión (propósito), objetivos e intención estratégica. La misión marca los objetivos hacia donde se debe dirigir la organización. Ambiente externo presente y futuro. El ambiente externo debe ser analizado y evaluado con base en amenazas y oportunidades que ofrece la industria en la que nos encontramos, el análisis debe incluir aspectos sociales, económicos, legales, etc. Ambiente interno. El ambiente interno también debe ser evaluado constantemente, analizando sus fuerzas y debilidades en todas las áreas, básicamente las de recursos humanos, finanzas, ventas y relaciones con clientes. Desarrollo de estrategias alternativas. Considerando el ambiente interno y externo de la empresa, ésta debe de considerar siempre el desarrollo de estrategias alternativas de acción para lograr su éxito. Evaluación y elección de estrategias. Las decisiones estratégicas deben de analizarse con base en sus riesgos y la oportunidad al momento de tomar una decisión de realizarla. D.R. Universidad TecMilenio 13

14 Pruebas de congruencia y planeación de contingencias. Las pruebas de contingencia son necesarias para establecer escenarios posibles de recesiones, devaluaciones u otros aspectos económicos, tanto internos como externos. Planeación a mediano y corto plazo. La implementación de alguna estrategia requiere integrar personas para cubrir y mantener la estructura de la organización a futuro, también se deben de instalar sistemas de control efectivo para medir el desempeño, entre otras estrategias. 5.5 La matriz FODA Es una herramienta administrativa para facilitar la comparación de amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y debilidades internas de la organización. La matriz FODA sirve para analizar la situación competitiva de una empresa o hasta la de una nación. El modelo FODA por lo regular inicia con la evaluación de amenazas, debido a que las empresas siempre realizan la planeación estratégica en situaciones de crisis o de amenazas. D.R. Universidad TecMilenio 14

15 5.5 La matriz FODA La matriz FODA permite resolver dos preguntas: Qué tenemos? y En dónde estamos? Interior de la organización Fortalezas Los procesos técnicos y administrativos establecidos para alcanzar los objetivos de la organización. La experiencia del capital humano. Si cuenta con grandes recursos financieros. Las características especiales del bien o servicio que se vende. El servicio al cliente. Debilidades Problemas con el sistema de calidad. Capital de trabajo mal utilizado. Falta de capacitación a los empleados. Falta de planeación a largo plazo. Falta de diferenciación en el producto o bien ofrecido. D.R. Universidad TecMilenio 15

16 Entorno social Oportunidades Producto de primera necesidad. Atender mejor al cliente. Regulación a favor del proveedor nacional. Disminución de productos sustitutos. Amenazas Existencia de productos sustitutos. Una competencia agresiva. Cambios en la legislación del país. Acuerdos internacionales. Cierre La planeación estratégica de una empresa es un gran logro para su desarrollo, ya que definirá los lineamientos a seguir para alcanzar las metas; es el mapa de cómo debe operar. Consiste en definir las metas generales de una empresa a largo plazo y en determinar qué recursos se necesitarán para alcanzarlas. La evaluación de los factores externos, como las condiciones económicas, tecnológicas y sociales, es fundamental para planear buenas estrategias. Por ejemplo: el director general ejecutivo de la empresa Microsoft, Bill Gates, en un correo titulado La era del futuro, envió a cientos de administradores el curso que seguiría su compañía a largo plazo. En la actualidad Microsoft domina la industria de los programas de cómputo, este correo era una buena práctica que seguía la alta dirección, era una forma de informar a los empleados a dónde iban y qué rumbo seguirían. D.R. Universidad TecMilenio 16

17 Referencias bibliográficas Libro de texto: Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M., (2008). Administración una perspectiva global y empresarial (13ª Ed.). McGraw-Hill Interamericana. Capítulos 4 y 5. Libros de apoyo: Robbins, S. y Decenzo, D., (2002). Fundamentos de Administración (3ª Ed.). México: Pearson Educación. Capítulo 3 y 4. Hellriegel D., Jackson, S. y Slocum, J., (2002). Administración: un enfoque basado en competencias (9ª. Ed.). Thomson Editores. Capítulos 7, 8 y 9. Créditos Diseño de contenido: Lic. Estela de la Garza Flores, MA, MTE Coordinador académico del área: Lic. Estela de la Garza Flores, MA, MTE Edición de contenido: Lic. Myrna Guadalupe Ibarra Briceño Edición de texto: Lic. Francisco Javier Vernis Vega D.R. Universidad TecMilenio 17