Manual de Organización y Funciones Tipo de Documento: Manual

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1 Propietario: G.A AM-GA-C-M-Ol Versión: 02 Página: 1 de 95 VERSION FECHA PUNTOS MODIFICADOS 02 16/10/2013 Se ha cambiado el Organigrama General de Activos Mineros SAC. Fecha: Elaborado Fecha: Revisado

2 Versión: 02 Página: 2 de ASPECTOS GENERALES Objetivos: El presente de la Empresa Activos Mineros S.A.C. AMSAC tiene los siguientes objetivos: Establecer los objetivos generales y funciones específicas de las dependencias que integran la estructura orgánica de Activos Mineros S.A.C. Proporcionar información a cada una de las dependencias de la empresa sobre la organización de Activos Mineros S.A.C., para una mejor coordinación y desempeño de sus funciones. Precisar la ubicación de cada una de las dependencias dentro de la estructura orgánica general de la empresa, así como su nivel jerárquico y dependencia funcional y administrativa. Mostrar a las unidades organizacionales la razón de ser de su creación. Contenido: En el Manual, se presenta la estructura general orgánica de Activos Mineros S.A.C., y de cada una de sus Áreas, así como sus funciones específicas, líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación, en tal sentido el presente manual complementa las disposiciones establecidas en la Ley General de Sociedades y el Estatuto Social vigente de la Empresa. Las actualizaciones del, estará a cargo de la Gerencia General, que propondrá y aprobará los cambios y modificaciones que estime conveniente, a su iniciativa o a solicitud del órgano involucrado.

3 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 3 de 95 Organización, Dirección y Administración: La organización, dirección y administración de Activos Mineros S.A.e. compete a la Junta de Accionistas, al Directorio y a la Gerencia General en los términos que específica su Estatuto. Activos Mineros S.A.e., tiene como finalidad: Realizar las actividades de remediación ambiental minera, industriales y complementarias. Prestar toda clase de apoyo a Pro inversión o al ente que lo sustituya, en las actividades que resulten necesarias para la ejecución de los procesos de promoción de la inversión privada. Supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los inversionistas y administración de los activos y pasivos que le sean encargados por las entidades del Sector Energía y Minas, FONAFE y PROINVERSION. Recibir encargos de FONAFE, que correspondan a otras actividades del sector energía y minas, los que deben ser evaluados previamente para incorporarlos a la organización de Activos M ineros S.A.e.; a fin de asignar adecuadamente las funciones y responsabilidades, lograr los objetivos y metas de los nuevos encargos. Ejecutar la remediación de pasivos ambientales mineros inventariados y calificados como de alto riesgo para la salud y seguridad humana y para el medio ambiente, de acuerdo a la normativa vigente. Apoyar en la formalización de los mineros artesanales y mineros informales a través de la comercialización del oro y la remediación de los pasivos ambientales generados por la minería informal, de acuerdo al Decreto Supremo W EM. Base legal: Activos Mineros S.A.e. es una Empresa del Estado de derecho privado, íntegramente de propiedad del Estado, que se encuentra dentro del ámbito de la Ley del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado (FONAFE), Ley No y sus normas modificatorias, reglamentarias y complementarias

4 Versión: 02 Página: 4 de OBJETIVOS Y FUNCIOI\IES ESPEcíFICAS A. Alta Dirección La Alta Dirección está conformada por la Junta General de Accionistas, el Directorio y la Gerencia General. Las funciones de la Junta General de Accionistas y el Directorio se establecen en el Estatuto y el Reglamento de Organización y Funciones de la empresa. 1. Dirigir la empresa estableciendo las políticas y reglas generales sobre las actividades y tomando decisiones en los asuntos que le someta la Gerencia General y en aquellos que juzgue conveniente intervenir. 2. Aprobar, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Supremo Gobierno, los planes generales, los planes de inversión y proyectos de gastos e inversiones que le presente la Gerencia General u otros órganos de la empresa. 3. Deliberar y resolver acerca de los negocios propios de la Sociedad, sea mediante la emisión de reglamentos o directivas generales que estime pertinentes, sin perjuicio de aquello que pueda emitir la Gerencia General. 4. Presentar ante la Junta General de Accionistas los estados financieros del ejercicio anterior, de las cuentas generales y la propuesta de aplicación de utilidades. 5. Someter la Memoria Anual del Ejercicio a la Junta General de Accionistas para su aprobación. 6. Nombrar y remover al Gerente General y a los funcionarios de cargo ejecutivo según el Cuadro de Asignación y Funciones. 7. Aprobar el Plan Estratégico de la empresa de acuerdo a la normativa aplicable. 8. Aprobar el Proyecto de Plan Operativo y Presupuesto Anual de la empresa, así como el Convenio de Gestión que se firme con la Entidad rectora. 9. Aprobar el Reglamento de Organización y Funciones de la empresa. 10. Aprobar el Código de Buen Gobierno Corporativo de la empresa. 11. Aprobar la Estructura Orgánica de la empresa, en el marco de lo estipulado en el Estatuto Social. 12. Aprobar la Escala Jerárquica de Puestos y la Escala de Remuneraciones, así como el Cuadro de Asignación de Personal que proponga la Gerencia General, de acuerdo con las normas vigentes. 13. Autorizar la organización y el funcionamiento de nuevos órganos, fijando en cada caso sus competencias y facultades.

5 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 5 de Determinar, conforme a ley, los procedimientos para la enajenación de los bienes de la Sociedad que sean dados de baja o calificados como en desuso o inservibles para los fines sociales. 15. Autorizar la adquisición, enajenaclon y gravar los bienes inmuebles y muebles de la Sociedad, siempre que ello no supere el cincuenta por ciento (50%) del Capital Social cuando se realice en un solo acto. 16. Autorizar la adquisición de bienes inmuebles y muebles, estableciendo los niveles correspondientes para que esta facultad pueda ser ejercida por el Gerente General y demás personal designado para este efecto. 17. Aprobar la obtención de recursos o créditos de cualquier Entidad privada o pública, nacional o extranjera con sujeción a la normatividad vigente, de acuerdo a los montos que le sean fijados por la Junta General de Accionistas. 18. Aceptar donaciones para el cumplimiento de actividades o funciones institucionales, de acuerdo a las leyes vigentes. 19. Proponer a la Junta General de Accionistas el aumento o reducción del capital social, así como las modificaciones del Estatuto Social. 20. Conceder licencia a su Presidente, a los Directores y al Gerente General. 21. Autorizar los viajes al extranjero que tuvieran que realizar en misión oficial y aprobar los viajes al exterior en comisión de servicios que tengan que realizar su Presidente, Directores y los trabajadores de la empresa, con sujeción a la normatividad vigente. 22. Encomendar determinados asuntos a uno o más de sus Directores, sin perjuicio de los poderes que pueda conferir a cualquier persona. 23. Otorgar, modificar y revocar poderes. 24. Cumplir con las demás obligaciones que establecen las normas vigentes. La enumeración de las funciones y atribuciones que antecede es declarativa y no limitativa, quedando facultado el Directorio para efectuar o disponer la ejecución de todas las operaciones, actos o contratos que considere necesarios y convenientes para el logro de los fines empresariales, dentro de los límites establecidos por las disposiciones legales vigentes. El Directorio podrá delegar en el Gerente General, en otros trabajadores o en terceros las facultades que estime pertinentes, salvo aquellas reservadas exclusivamente a este órgano social, en virtud de las disposiciones vigentes o por haberlo así dispuesto la Junta General de Accionistas.

6 Versión: 02 Página: 6 de 95 Organigrama General de Activos Mineros S.A.C ACTIVOS MINEROS S.A.C Organigrama General OfiCINA o, CONT1'Dt INSrrrUCIOWd. G~R ENQA GE EAAl ClfIONA DE I'IJIHEA...IIENTO y MEJOI'lI. CON'll \la..

7 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 7 de 95 B. Gerencia General Organigrama de la Gerencia General GEREN CIA GENERAL ASIS T E Nl~ a: GFRENCA i<ii~ SUPERVISOR DE IMAG[N INSTrr LClONAl YPROMOCION AS ISTENTE ADMlSTRAllVO!.oI!~ ESPEOAl ISTA EN SEGURIDAD y SALUO E N B. TRABNO APOYOADMl N/ ST AAllVO ro 1. Gerente General IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Gerente General Gerencia General Directorio Oficina de Planea miento y Mejora Continua; Supervisor de Imagen Institucional y Promoción; Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo; Gerencia de Inversión Privada; Gerencia Legal; Gerencia de Administración y Finanzas y Gerente de Operaciones.

8 Versión: 02 Página: 8 de 95 Como órgano de Dirección, el Gerente General tiene como responsabilidad principal organizar, administrar, dirigir controlar y coordinar el funcionamiento económico y administrativo de Activos Mineros S.A.C, de acuerdo a la política institucional establecida por el Directorio. 1. Dirigir las operaciones de la empresa, organizar el régimen interno, efectuar los actos y contratos correspondientes a su objeto social, dictar las disposiciones que se requieran para el adecuado y óptimo funcionamiento que estuvieren dentro de sus facultades, o que le fueren delegadas por la Junta General de Accionistas o por el Directorio. 2. Cumplir y hacer cumplir los Acuerdos, las directivas y resoluciones de la Junta General de Accionistas y del Directorio, así como cualquier decisión que dichos órganos tomen. 3. Elaborar en coordinación con las distintas Gerencias el Plan Estratégico de la empresa y someterlo a la aprobación del Directorio. 4. Elaborar en coordinación con las distintas Gerencias el Plan Operativo y Presupuesto Anual, así como el Convenio de Gestión y elevarlo a la aprobación del Directorio. 5. Elaborar y someter a la aprobación del Directorio, el Reglamento de Organización y Funciones, Estructura Orgánica, Estructura de Remuneraciones y el Cuadro de Asignación de Personal de la empresa. 6. Aprobar el de la empresa. 7. Aprobar el Plan Anual de Contrataciones de la empresa. 8. Aprobar las Metas y Estrategias para la implementación del Código de Buen Gobierno Corporativo de la empresa. 9. Promover y dirigir los proyectos de mejora continua e innovación; a fin de lograr excelencia operacional en la prestación de los diversos servicios técnicos y administrativos. 10. Organizar y dirigir los servicios de la empresa de acuerdo a la estructura que proponga y que sea aprobada por el Directorio. 11. Ejecutar la política administrativa interna y los programas operativos de la empresa. 12.Supervisar y controlar el eficiente desarrollo de las actividades de la empresa directamente o mediante otros trabajadores. 13.Presentar al Directorio los Balances que éste determine realizar, el Balance Anual, la Memoria del Ejercicio y, en general, todos los documentos necesarios que a ése órgano deban someterse. 14.Mantener debidamente informado al Presidente del Directorio, y al Directorio en general, sobre la gestión de la empresa. ls.velar por el cumplimiento de las obligaciones legales, pago oportuno de los tributos y mantenimiento al día de los registros e información financiera de la empresa. 16.Hacer de conocimiento del Directorio los asuntos de competencia de ese órgano, observando que las propuestas estén acompañadas de los informes y dictámenes de los órganos competentes y/o asesores a quienes corresponde emitirlos. 17.Aprobar la realización de los gastos de administración que se requieran para el funcionamiento de la empresa, hasta el monto que establezca el Directorio. 18.Velar porque los activos de la empresa sean debidamente salvaguardados.

9 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 9 de Aprobar y suscribir los contratos que requiera el funcionamiento de la Sociedad, de acuerdo a las normas que al respecto establezca el Directorio, pactando los términos que resulten más convenientes para la Sociedad. 20.Autorizar la contratación de bienes, servicios y obras, estableciendo los niveles correspondientes para que esta facultad pueda ser ejercida por el Gerente Administración y Finanzas y demás personal designado para este efecto. 21.Ejecutar las facultades que la normativa de contrataciones del Estado le otorga al titular de la entidad, pudiendo delegar mediante resolución dichas facultades, salvo los casos en que la propia normativa lo prohíba. n.promover la mejora continua de los procesos contemplados en la (s) certificación (es) de los Sistemas de Gestión (ISO, OSHAS), relacionados con su área y su relación con los diversos procesos de la empresa. 23.Nombrar, promover, suspender, despedir, de acuerdo a las disposiciones vigentes, a los trabajadores, así como conceder licencia al personal en los casos que no estén reservados al Directorio. El ejercicio de esta última facultad podrá ser delegado o sustituida en el (los) trabajador (es) que designe. 24.Representar a la empresa ante toda clase de autoridades civiles, militares, políticas, tributarias, administrativas yen general de todo tipo, en toda la República o fuera de ella. 25.Representar a la empresa ante los juzgados y tribunales y todo órgano judicial y jurisdiccional de cualquier fuero, tanto en procesos contenciosos, como no contenciosos yen general, ejercer individualmente este poder ante todo tipo de procesos sin limitación alguna en toda la República o fuera de ella gozando de las facultades generales y especiales previstas en el Código Procesal Civil. 26.Ejercer los Poderes o Facultades que le sean expresamente conferidas. 27.Participar en las sesiones, en calidad de Secretario con voz pero sin voto, tomando notas de los acuerdos adoptados y pedidos formulados por los miembros del Directorio. 28.Elaborar los Acuerdos de Directorio. 29.Elaborar Proyectos de Actas de Sesión de Directorio. 30.Transcribir las Actas de Directorio en los libros correspondientes. 31.Emitir certificaciones de los Acuerdos adoptados en el Directorio. 32.Realizar el seguimiento al cumplimiento de los Acuerdos y Pedidos del Directorio. 33.Preparar los proyectos de las Actas de las Juntas de Accionistas. 34.Redactar las actas de las sesiones del Directorio, manteniendo actualizado el libro correspondiente y velando por su autenticidad. 35.Custodiar los Libros de Actas y la documentación de las sesiones de Directorio, así como el Libro de Actas de Junta General de Accionistas. 36.Otras funciones propias de su competencia que le asigne el Presidente de Directorio

10 Versión: 02 Página: 10 de 95 Relaciones internas con el Directorio y áreas orgánicas. Externas con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las autorizaciones y exigencias inherentes al cargo. 2. Asistente Administrativo IDENTIFICACION DEl PUESTO Área: Asistente Administrativo Gerencia General Gerente General Apoyo Administrativo Ejecutar acciones de apoyo administrativo y secretarial que conlleven un grado de responsabilidad y confiabilidad requeridos por la Gerencia General y que presten apoyo al Directorio y su Presidencia. 1. Recibir, clasificar, registrar y derivar la documentación de la Gerencia General, para su atención por las Gerencias correspondientes así como cautelar y mantener actualizado el archivo general y confidencial correspondiente. 2. Supervisar y coordinar las actividades que realice el responsable de Apoyo Administrativo. 3. Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. 4. Atender y efectuar las llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria del Gerente General, programando y coordinando las reuniones y citas respectivas. 5. Tomar dictados, redactar documentos varios de acuerdo a instrucciones, así como digitar los textos que le son encargados. 6. Efectuar el requerimiento y distribución de los útiles de oficina de la Gerencia General, efectuando el control de los mismos. 7. Controlar y custodiar los bienes y equipos de la Gerencia General. 8. Realizar otras funciones y atribuciones propias de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General. 9. Coordinar los viajes e itinerarios de trabajo del Gerente General. 10. Coordinar las reuniones del Gerente General, con autoridades de los diferentes sectores, así los como los Comités del Gerencia, asegurando el apoyo logístico necesario

11 Versión: 02 Página: 11 de 95 Relaciones internas con el Presidente del Directorio, Gerente General y áreas orgánicas. Externas con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las exigencias inherentes al cargo. 3. Asistente de Gerencia IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Asistente de Gerencia Gerencia General Gerente General N/A Ejecutar labores de asesoría en la Gerencia General que conlleven un grado de responsabilidad y confiabilidad requeridas por dicho órgano. 1. Emitir opiniones, proponer pautas o políticas sobre proyectos, estudios, investigaciones que le sean solicitados por la Gerencia General. 2. Proponer las disposiciones complementarias que requiera la Gerencia General, con relación a las instrucciones que emita el Directorio de AMSAC. 3. Coordinar los informes sobre la marcha económica y la administración a ser presentado por el Gerente General al Directorio. 4. Coordinar el cumplimiento de las Resoluciones de la Gerencia General. 5. Coordinar el seguimiento de las medidas correctivas recomendadas por el Órgano de Control Interno y/o Auditoría externa. 6. Efectuar el seguimiento a la implementación de los acuerdos y pedidos del Directorio que competen a la Gerencia General 7. Elaborar las Presentaciones del Gerente General al Directorio y otras entidades. 8. Realizar los encargos relacionados al puesto, que le pudiera asignar el Gerente General. Relaciones internas con el Gerente General y áreas orgánicas. Externas con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las exigencias inherentes al cargo.

12 Versión: 02 Página: 12 de Apoyo administrativo IDENTIFICACION DEL PUESTO Área : Apoyo administrativo Gerencia General Asistente Administrativo N/A Ejecutar acciones de apoyo administrativo en la Gerencia General que conlleven un grado de responsabilidad y confiabilidad requeridas por dicho órgano. 1. Apoyar en la preparación de las carpetas para las reuniones desarrolladas en la Gerencia General. 2. Atender a los asistentes a reuniones o visitas de la Gerencia General. 3. Apoyar en el archivo y control de doc.umentos emitidos y recibidos por la Gerencia General. 4. Controlar el consumo y el abastecimiento de insumos para la atención de reuniones y visitas de la Gerencia General. 5. Atender los pedidos de fotocopias, escaneos e impresiones de la gerencia general para archivo y distribución para las diferentes áreas de la empresa. 6. Otras funciones asignadas por la Gerencia. Relaciones internas con el Asistente Administrativo de la Gerencia General y otras áreas orgánicas. Externas con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las exigencias inherentes al cargo. 5. Supervisor de Imagen Institucional y Promoción IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Supervisor de Imagen Institucional y Promoción Supervisión de Imagen Institucional y Promoción Gerente General N/A Planear, dirigir y controlar las actividades que contribuyan al fortalecimiento de la imagen institucional y la promoción de la Empresa hacia la población nacional. Apoyar en el proceso

13 Versión: 02 Página: 13 de 95 de promoción de la inversión privada a la Agencia de Promoción de la Inversión Privada PROINVERSION, respecto de las concesiones mineras. 1. Dirigir y ejecutar actividades orientadas a mantener y proyectar la buena imagen de la Empresa interna (trabajadores) y externa (clientes, proveedores, etc.). 2. Proponer a la Gerencia General campañas, comunicados o similares para ofrecer información e imagen de la Empresa, de acuerdo a los fines que se pretendan alcanzar, verificando que se cumplan con las políticas establecidas. 3. Elaborar y ejecutar planes y estrategias de incidencia social política a nivel nacional, regional y local, de acuerdo a los lineamientos de la Agencia de Promoción de la Inversión Privada - PROINVERSION y el Ministerio de Energía y Minas. 4. Mantener excelentes relaciones con los medios de comunicación. 5. Atender a ejecutivos, clientes, comisiones y delegaciones que visiten la Empresa. 6. Diseñar y proponer una imagen de la Empresa acorde con las políticas de la empresa. 7. Proyectar la imagen de la Empresa a la sociedad a través de campañas en los medios de comunicación. 8. Elaborar y difundir documentos y publicaciones internas y/o externas. 9. Mantener una actitud vigilante sobre la difusión de la imagen de la empresa. 10. Preparar los mensajes a ser transmitidos y enviar a los medios. 11. Emitir informes solicitados por el Gerente General. Relaciones internas con los integrantes del área, así como las áreas operativas de la Empresa. Externas con las redacciones, mesas de información, reporteros y redactores de los medios de comunicación, manteniendo con ellos un canal eficiente y confiable. 6. Especialista de Seguridad y Salud en el Trabajo IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Especialista de Seguridad y Salud en el Trabajo Gerencia General Gerente General N/A Ejecutar los procesos de identificación y monitoreo de los factores de seguridad y salud ocupacional del personal de la Empresa, para prevenir los accidentes y las enfermedades

14 Propietario: G,A Versión: 02 Página: 14 de 95 ocupacionales conjuntamente con todas las Oficinas y Gerencias, a fin de garantizar la productividad de la empresa. 1. Dirigir y ejecutar actividades orientadas a mantener y proyectar la buena imagen de la Empresa interna (trabajadores) y externa (clientes, proveedores, etc.). 2. Identificar y analizar los riesgos de seguridad y ocupacionales a los que están expuestos los trabajadores de la empresa. 3. Ejecutar las acciones para la prevención y mitigación de accidentes que planifica el Supervisor. 4. Verificar el cumplimiento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y su reglamento en la Empresa así como en los contratistas, que prestan servicios. 5. Elaborar informes de seguridad y salud ocupacional. 6. Realizar las inspecciones Internas del área de Salud y Seguridad 7. Coordinar las capacitaciones y actividades de concientización para los trabajadores sobre la aplicación de medidas preventivas de salud y sus factores de riesgo. 8. Otras funciones asignadas por el Supervisor. Relación interna con todo el personal de la Empresa. Externa con todas las entidades vinculadas a la salud y seguridad laboral y organismos de Fiscalización, tales como el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, Ministerio de Salud.

15 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 15 de 95 C. Oficina de Control Institucional Organigrama de la Oficina de Control Institucional l c f E OElAQf' lona D~ CO;, TRQl INsrrrOCIONAt I AUDITORI AUDITOR I 1. Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional IDENTIFICACION DEL PUESTO Área : Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional Oficina de Control Institucional Contraloría General de la República ;Presidente de Directorio Auditor I y Auditor 11 Promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la empresa, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales, de acuerdo a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y las disposiciones legales referentes a la actividad empresarial del Estado.

16 Versión: 02 Página: 16 de Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la empresa sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control a que se refiere el artículo 7 de la Ley, así como el control externo a que se refiere el artículo 8 de la Ley, por encargo de la Contraloría General. 2. Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la empresa, así como a la gestión de la misma, de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. 3. Ejecutar las labores de control a los actos y operaciones de la empresa que disponga la Contraloría General. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular de la empresa y tengan el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. 4. Ejercer el control preventivo en la empresa dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la Contraloría General, con el propósito de contribuir a la mejora de la gestión, sin que ello comprometa el ejercicio del control posterior. 5. Remitir los Informes resultantes de sus labores de control tanto a la Contraloría General como al Titular de la empresa y del sector, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. 6. Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la empresa se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Titular de la empresa para que se adopten las medidas correctivas pertinentes. 7. Recibir y atender las denuncias que formulen los servidores, funcionarios públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la empresa, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito, conforme a las disposiciones emitidas sobre la materia. 8. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. 9. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la empresa como resultado de las labores de control, comprobando y calificando su materialización efectiva, conforme a las disposiciones de la materia. 10. Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecuclon de las labores de control en el ámbito de la entidad. Asimismo, el Jefe de la Oficina de Organo de Control Institucional y el personal de dicho Órgano colaborarán, por disposición de la Contraloría General, en otras labores de control, por razones operativas o de especialidad. 11. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. 12. Formular y proponer a la empresa, el presupuesto anual del OC! para su aprobación correspondiente. 13. Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimientos que le formule la Contraloría General.

17 Versión: 02 Página: 17 de Cautelar que la publicidad de los Informes resultantes de sus acciones de control se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. 15. Cautelar que cualquier modificación del Cuadro para Asignación de Personal, así como de la parte correspondiente del Reglamento de Organización y Funciones, relativos a la Jefatura de la Oficina de Órgano de Control Institucional se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. 16. Promover la capacitación permanente del personal que conforma el área, incluida la Jefatura, a través de la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General o de cualquier otra Institución universitaria o de nivel superior con reconocimiento oficial en temas vinculados con el control gubernamental, la Administración Pública y aquellas materias afines a la gestión de las organizaciones. 17. Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría General durante diez (10) años los informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a la actividad funcional de los OCI, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público. El Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional adoptará las medidas pertinentes para la cautela y custodia del acervo documental. 18. Cautelar que el personal del área dé cumplimiento a las normas y principios que rigen la conducta, impedimentos, incompatibilidades y prohibiciones de los funcionarios y servidores públicos, de acuerdo a las disposiciones de la materia. 19. Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades. 20. Promover la mejora continua de los procesos contemplados en la (s) certificación (es) de los Sistemas de Gestión (ISO, OSHAS), relacionados con su área y su relación con los diversos procesos de la empresa. 21. Otras que establezca la Contraloría General. Relaciones internas con la Presidencia del Directorio, Gerencia General, Gerencias y con todas las áreas internas en las materias propias de sus competencias funcionales. Externas con la Contraloría General de la República y con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las exigencias inherentes al cargo. 2. Auditor I IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Auditor I Oficina de Control Institucional Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional N/A

18 Versión: 02 Página: 18 de 95 Colaborar directamente con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional en la ejecución de las labores de control (Acciones y Actividades) consideradas en el Plan Anual de Control de Activos Mineros S.A.C. aprobado por la Contraloría General de la República y con los encargos de labores de control dados por la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 22 literal b) de la Ley W 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. 1. Es responsable de apoyar en la formulación del Plan Anual de Control del Órgano de Control Institucional de Activos Mineros S.A.C., para su aprobación por la Contraloría General de la República, para lo cual deberá realizar las siguientes funciones: a) Colaborar con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional en establecer la distribución de las horas/hombre disponibles, considerando las labores de control (acciones de control y actividades de control) y para la atención de los encargos de labores de control dispuestos por la Contraloría General de la República. b) Registrar en el Sistema de Control Gubernamental las labores de control programadas en el proyecto del Plan Anual de Control. c) Colaborar con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional con la formulación del informe resultante del Proyecto del Plan Anual de Control en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República. d) Registrar en el Sistema de Control Gubernamental el Formato: Información Básica de entidades sujetas al Sistema Nacional de Control. e) Adoptar las medidas de seguridad relacionadas a la información contenida en el Plan Anual de Control, siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido. 2. Es responsable de mantener actualizada la información en el Sistema de Control Gubernamental, para lo cual deberá realizar las siguientes funciones: a) Registrar el grado de avance de ejecución de las labores de control (acciones y actividades) reportados en los Formatos adjuntos a los informes de Cumplimiento del Plan Anual de Control correspondiente all, 11, 111 Y IV Trimestre. b) Registrar el seguimiento de la implementación de recomendaciones derivadas de las acciones de control y seguimiento de la situación de los procesos administrativos e inicio de acciones judiciales. c) Registrar los informes resultantes de las acciones de control del Órgano de Control Institucional. d) Registrar la relación de los funcionarios responsables de implementar las recomendaciones - Formato 4: "Acciones adoptadas por el Titular'.

19 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 19 de 95 e) Recepcionar vía web los informes resultantes de las auditorias efectuadas por las Sociedades de Auditoria designadas por la Contraloría General de la República, y registrar el seguimiento de las implementación de las recomendaciones contenidas en los informes de las SOAso 3. Es responsable de colaborar con ejercer el control preventivo, para lo cual deberá realizas las siguientes funciones. a) Participar en los casos que es acreditada por el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional, como Veedor en los procesos de selección que lleva a cabo la empresa. b) Promover la agenda de compromisos de la Jefatura del Órgano de Control Institucional, para su adecuado monitoreo. 4. Es responsable, conjuntamente con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional, de ejercer el control posterior, para lo cual deberá realizar las siguientes funciones: a) Colaborar con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional o el Auditor encargado, en la ejecución de la fase de planeamiento de los exámenes especiales y apoyar en la formulación del Memorando de Planificación y el Programa de Auditoria. b) Ejecutar los procedimientos del Programa de Auditoria que le sean asignados por el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional. c) Elaborar los papeles de trabajo que sustentan el desarrollo de los procedimientos de auditoría que le han sido asignados, conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental. d) Colaborar con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional o Auditor encargado en formular los proyectos de hallazgos de auditoría a ser presentados. e) Colaborar con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional o el Auditor encargado en la evaluación de las aclaraciones y/o comentarios a los hallazgos de auditoría cursados. f) Colaborar con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional o el Auditor encargado en la formulación del proyecto del informe resultante del examen especial (Acción de Control). g) Ejecutar las actividades de Control que le sean asignados por el Jefe de la Oficina de Órgano Control Institucional, consideradas en el Plan Anual de Control o las encargadas por la Contraloría General de la República. S. Es responsable de realizar gestiones administrativas de la Jefatura de la Oficina del Órgano de Control Institucional, para lo cual deberá realizar las siguientes funciones: a) Preparar documentos (cartas, oficios, memorandos) y presentarlos al Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional para su aprobación y luego ser distribuidos al interior y exterior de la empresa. b) Preparar bajo las indicaciones del Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional los requerimientos de Auditores y/o Especialistas que se integrarán a las comisiones

20 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 20 de 95 de auditoría que ejecutarán las labores de control (acciones y actividades) programadas en el Plan Anual de Controlo las encargadas por la Contraloría General de la República. c) Elaborar los requerimientos de útiles de oficina que se requieren para el desarrollo de las actividades de la Jefatura de la Oficina de Órgano de Control Institucional. d) Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría General de la República, durante diez (10) años, los informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a la actividad funcional del Jefe del Órgano de Control Institucional, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de Archivo vigentes para el sector público. El Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional adoptará las medidas pertinentes para la cautela y custodia del acervo documental. el Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades. Relaciones internas con la Jefatura de la Oficina de Órgano de Control Institucional y con todas las áreas internas en las materias propias de sus competencias funcionale~. Externas con la Contraloría General de la República y con todo tipo de entidades y organi~mos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las exigencias inherentes al cargo.

21 Versión : 02 Página: 21 de Auditor 11 IDENTIFICACION DEL PUESTO Auditor 11 Área : Ófrcina de Control Institucional Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional N/A Colaborar directamente con el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional en la ejecución de las labores de control (Acciones y Actividades) consideradas en el Plan Anual de Control de Activos Mineros S.A.C. aprobado por la Contraloría General de la República y con los encargos de labores de control dados por la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 22 literal b) de la Ley W 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. 1. Evaluar, emitir opinión legal y/o formular los informes que correspondan en atención a las consultas de índole legal, denuncias y solicitudes de información dirigidas al Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional, en especial las que provengan de la Contraloría General de la República. 2. Elaborar informes de carácter legal sobre contrataciones u otra materia afín a las actividades de Activos Mineros S.A.C., que le encargue el Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional 3. Absolver consultas de índole legal que pudieran efectuarse al OCI respecto a la interpretación de la normativa de control Gubernamental. 4. Ejecutar las Acciones y/o Actividades de Control que se le encargue y/o que sean encargadas por la Contraloría General de la República. 5. Formular el programa de procedimientos de las labores de Control a las cuáles haya sido asignado. 6. Participar en la Formulación los proyectos de hallazgos de auditoría a ser presentados. 7. Participar en la evaluación de las aclaraciones y/o comentarios a los hallazgos de auditoría cursados. 8. Participar en la formulación de los informes administrativos que hubieren lugar emergente de las labores de control. 9. Participar desde el punto de vista legal en los casos que correspondan en los informes especiales emergentes de las acciones de control, de conformidad a la normativa emitida por la Contraloría General de la República y demás normativa aplicable al caso. 10. Elaborar los papeles de trabajo que sustenten los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados en las labores de Control y a las cuales haya sido asignado,

22 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 22 de 95 debidamente referenciado, cumpliendo las exigencias de la normativa que regula el ejercicio de la Auditoría Gubernamental, para su revisión y aprobación por parte del Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional. 11. Participar como veedor en los procesos de selección y/o ejecución contractual, de acuerdo a lo dispuesto por la Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional. lz. Emitir Controles Preventivos, que ayuden a la Administración a tomar conocimiento y a cumplir con la Normativa emitida en el Diario Oficial El Peruano y que esté relacionado con las funciones de Activos Mineros S.A.e. 13. Proyectar consultas legales dirigidas a entidades conformantes de la Administración Pública en relación con las labores de la Oficina de Control Institucional 14. Participar, en cuanto sea necesario y requerido, en las coordinaciones y reuniones con funcionarios de la Contraloría General de la República correspondientes a los aspectos que atiende la Oficina de Control Institucional. Relaciones internas con la Jefe de la Oficina de Órgano de Control Institucional y con todas las áreas internas en las materias propias de sus competencias funcionales. Externas con la Contraloría General de la República y con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las exigencias inherentes al cargo.

23 Propietario: G.A Versión: 02 Fecha: Página: 23 de 95 D. Oficina de Planeamiento y Mejora Continua Organigrama de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua JEfE DE LA OfiCINA DE PlANEAMIENTO YMEJORA CONllNJA I t t t ESPECIALIST AEN <DNTROl DE ESPEClAlIST ADE CALIDAD Y ESPEClAlIST AEN EVAlUAOON DE GESnON MEJORA DE PRQCISOS PROYEGOS 1. Jefe de Oficina de Planea miento y Mejora Continua IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Jefe de Oficina de Planeamiento y Mejora Continua Oficina de Planea miento y Mejora Continua Gerente General Especialista de Control de Gestión; Especialista de Calidad y Mejora de Procesos y Especialista en Evaluación de Proyectos PIP Administrar, controlar, monitorear y proponer mejoras a las actividades vinculadas al Planeamiento Estratégico y Control de Gestión de la Empresa, desarrollar proyectos de modelamiento, implementación y mantenimiento de los Sistemas Integrados de Gestión como Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información y otras herramientas de mejora para los procesos de Activos Mineros S.A.e. Así mismo, conducir, coordinar, supervisar la aplicación del Sistema de Inversiones en los procesos de evaluación, programación y ejecución de los proyectos de inversión de la empresa.

24 Propietario: G.A Versión: 02 Página : 24 de Ejercer el seguimiento y control en el cumplimiento de las actividades definidas en el Plan Estratégico de la Empresa, alineado a los Indicadores del Plan Operativo, el Presupuesto Anual y el avance de la Ejecución de Proyectos Financiados con Fondos de Fideicomisos. 2. Revisión, actualización, implementación y control de los instrumentos de gestión, directivas, procedimientos y demás documentos necesarios para la mejora continua, con observancia de las normas internacionales. 3. Proponer en coordinación con las áreas involucradas la actualización permanente de los Instrumentos de Gestión de la empresa (Plan Estratégico, Plan Operativo, Informe de Gestión del Fideicomiso, Sistemas Integrados de Gestión, Políticas el Área, Sistema de Control Interno, Código de Buen Gobierno Corporativo y otros), asumiendo su implementación. 4. Procurar el funcionamiento satisfactorio de los Instrumentos de Gestión de la empresa. 5. Realizar la mejora continua de los procesos en concordancia con las normas y prácticas que hayan logrado mejoras sustantivas de procesos (Benchmarking). 6. Conducir el proceso de actualización, formulación y mejora de los todos los instrumentos de gestión administrativos de la Empresa (MAPRO, MOF, ROF, RIT, y otros), que constituyan referencia en el desarrollo de los sistemas de información. 7. Liderar el modela miento, implementación y mantenimiento de los sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, OSHAS E ISO 27001), Y otros que apliquen. 8. Realizar el seguimiento y control de Gestión de la empresa remitiendo informes periódicos de Gestión de los Fideicomisos, Plan Estratégico y Plan Operativo. 9. Evaluar y ejecutar las propuestas de diseño y/o mejoras de procesos certificados de la empresa; así como gestionar la implementación de las acciones y herramientas que permitan cumplir los objetivos de los sistemas Integrados de Gestión. 10. Coordinar las auditorías internas y externas de los sistemas Integrados de Gestión (SIG) en las oficinas administrativas y descentralizadas (SIG). 11. Coordinar las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas y externas de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG). 12. Elaborar y supervisar en coordinación con las diferentes áreas la implementación del Sistema de Control Interno y el Código de Buen Gobierno Corporativo. 13. Realizar el inventario de procesos. 14. Informar periódicamente a la Gerencia General los resultados de la gestión de la Oficina. 15. Promover la mejora continua de los procesos contemplados en la (s) certificación (es) de los Sistemas de Gestión (ISO, OSHAS), relacionados con su área y su relación con los diversos procesos de la empresa

25 Versión: 02 Fecha: 16/10/201 3 Página: 25 de Realizar toda función o encargo que le asigne la Gerencia General. Relaciones internas con el Gerente General, Gerentes, personal del área y áreas orgánicas. Externas con todo tipo de entidades y organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, en el marco de las autorizaciones y exigencias inherentes al cargo. 2. Especialista de Control de Gestión IDENTIFICACION DEL PUESTO Área: Especialista de Control de Gestión Oficina de Planea miento y Mejora Continua Jefe de Planeamiento y Mejora Continua N/A Preparar, procesar y realizar diagnósticos de procesos y procedimientos de la entidad; así como proponer indicadores de gestión, con el propósito de lograr y mantener un adecuado nivel de eficiencia operativa de las áreas de la entidad de acuerdo a los objetivos y metas de ésta. 1. Elaborar, actualizar y mejorar todos los instrumentos de gestión administrativos de la Empresa (MAPRO, MOF, ROF, RIT y otros), que constituyen referencia en el desarrollo de los sistemas de información. 2. Fomentar en todas las áreas buenas prácticas para la aplicación de los Instrumentos de gestión. 3. Recopilar, analizar y documentar la información obtenida del Plan Estratégico de la Empresa, preparando los informes periódicos sobre el cumplimiento de los indicadores de gestión del mismo. 4. Coordinar con todas las áreas la implementación de proyectos de mejora en base a la información obtenida del Manual de Procedimientos u otro documento de gestión. 5. Preparar informes trimestrales Consolidados de Gestión del Fideicomiso al Comité de Administración del Fidecomiso Ambiental y de los otros Fideicomisos que hubiera. 6. Mantener actualizado y documentado el mapeo de procesos de la entidad y de cada área. 7. Absolver consultas a usuarios acerca de los instrumentos de gestión y mejoras implementadas.

26 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 26 de Capacitar al personal en la metodología de mejora continua y los estándares a utilizar. 9. Analizar cualitativa y cuantitativamente los resultados de los procesos de la organización; proponiendo y elaborando criterios para alcanzar la optimización de la aplicación de los mismos. 10. Realizar seguimiento a las acciones de mejora implementadas. 11. Monitorear en forma permanente el cumplimiento del Plan Operativo e Indicadores de cada área, alineados al Plan Operativo e Indicadores de la empresa. 12. Apoyar en la ejecución de las auditorías de calidad ISO 9001:2008 Y otros que se implementen. 13. Realizar toda función o encargo que le asigne el Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua. Relaciones internas con la Jefatura de Planeamiento y Mejora Continua, y las diversas áreas de la empresa. Externas con entidades externas en lo que corresponda a sus funciones. 3. Especialista de Calidad y Mejora de Procesos IDENTIFICACION DEl PUESTO Área : Especialista de Calidad y Mejora de Procesos Oficina de Planea miento y Mejora Continua Jefe de Oficina de Planeamiento y Mejora Continua N/A Preparar y ejecutar diagnósticos para desarrollar proyectos de modelamiento, implementación y mantenimiento de los Sistemas Integrados de Gestión como Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información y otras herramientas de mejora para los procesos de Activos Mineros S.A.C., utilizando una metodología eficaz, con técnicas que faciliten y garanticen un modelo de Mejora Continua en todas las Áreas. 1. Realizar el modelamiento, implementación y mantenimiento de los sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, OSHAS E ISO 27001), Y otros que apliquen. 2. Ejecutar las propuestas de diseño y/o mejoras de procesos certificados de la empresa; así como gestionar la implementación de las acciones y herramientas que permitan cumplir los objetivos de los sistemas Integrados de Gestión.

27 Propietario: G.A Versión: 02 Página: 27 de Realizar las coordinaciones con las auditorías internas y externas de los sistemas Integrados de Gestión (SIG) en las oficinas administrativas y descentralizadas (SIG). 4. Realizar las coordinaciones para la implementación de las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas y externas de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG). 5. Controlar los indicadores de los sistemas Integrados de Gestión (SIG), orientados al cumplimiento de objetivos SIG. 6. Realizar las coordinaciones con la empresa Certificadora el proceso de certificación a las normas de gestión. 7. Apoyar en la organización de las capacitaciones del personal en modelamiento, implementación y mantenimiento de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG) yen la formación de Auditores Internos. 8. Apoyar a las áreas en la implementación y levantamiento de observaciones y/o no conformidades derivadas de las Auditorías internas y externas de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG). 9. Revisar y coordinar con las áreas involucradas los cambios en los procedimientos de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG). 10. Elaborar el Sistema de Gestión de Calidad en Seguridad y Salud en el trabajo. 11. Absolver consultas a los usuarios acerca de los procedimientos, cambios y mejoras implementadas. 12. Elaborar los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, registros y programas) necesarios y coordinar con las Áreas involucradas a fin de que se definan los documentos requeridos por el SIG como herramienta de mejora continua. 13. Realizar el seguimiento del cumplimento de lo establecido en los manuales, procedimientos, instructivos, registros y programas alineados al SIG. 14. Actualizar y difundir las Políticas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad Ocupacional, Salud Ocupacional, Seguridad de la Información, Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo y otros. 15. Realizar toda función o encargo que le asigne el Jefe de Planeamiento y Mejora Continua. 16. Facilitar la ejecución de proyectos de oportunidades de mejora, en base a las solicitudes de las áreas, cambios dentro de la organización, nuevas políticas de Gobierno y otros. Relaciones internas con la Jefatura de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, y las diversas áreas de la empresa. Externas con entidades externas en lo que corresponda a sus funciones.