Software de Gestión. La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial

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1 La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial 28 Estrategia Financiera Nº 281 Marzo 2011 l

2 [ Es más fácil de lo que parece y, además, ahorra tiempo y dinero. La tributación por Internet aporta numerosas ventajas que se multiplican con el uso de los modernos sistemas de gestión ERP, claves para el adecuado cumplimiento de las nuevas normativas, como el Modelo 340 Ignacio Pomar Gomá Director general de DATISA La Unión Europea define la Administración digital como la aplicación en las Administraciones Públicas de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, del cambio organizacional y de las nuevas habilidades, para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, reforzando el soporte a las políticas de estos organismos. Traducida al lenguaje del día a día, esta frase quiere decir más o menos que la eadministración viene a facilitar las interacciones de los ciudadanos y de las empresas con los organismos públicos, para que las mismas se lleven a cabo de una manera más simple y segura. En los últimos años, nuestro país ha hecho un esfuerzo importantísimo en este aspecto, efectuando un cambio a la española para escalar varios puestos en los rankings europeos y mundiales. Y este esfuerzo ha beneficiado no sólo a los organismos públicos y a su gestión, sino también y sobre todo, a los ciudadanos y a las empresas españolas. Según datos proporcionados recientemente por la Fundación Telefónica y extraídos de un informe de la ONU, en el año 2010 nuestro país alcanzó el 9º puesto a nivel mundial (y el 5º en Europa) en el nivel de implantación de la eadministración, subiendo 11 puestos hacia arriba, desde su posicionamiento en el año 2008, y situándose por delante de países más desarrollados económicamente, como Francia, Japón o Alemania. Según la misma fuente, un 67,8% de las empresas de más de diez empleados, y conectadas a la Red, ya interactúan con la eadministración, un porcentaje que en las compañías de más de 250 empleados alcanza el 97,4%. Asimismo, un 54,1% de las empresas españolas utilizan firma digital, lo que supone más del doble que la media de la Unión Europea. LA AEAT, EN EL TIMÓN Estamos hablando, por tanto, de unos niveles muy altos en el desarrollo de la eadministración. Y la Agencia Tributaria ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto, facilitando la tributación por Internet a través de sus múltiples programas de ayuda. La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías. Marchamos lenta e inexorablemente hacia una tributación 100% telemática, que, al principio, fue obligatoria solo para las grandes compañías y que, desde el año 2008, también se hizo extensible a todos los colectivos de contribuyentes con forma de sociedad anónima o limitada, en cumplimiento de la Orden EHA/3435/2007, aprobada el 23 de noviembre de Hoy, todavía quedan algunos colectivos, como las cooperativas o las sociedades laborales, etcétera que no están obligadas a tributar por Internet, pero que sin lugar a dudas se irán incorporando paulatinamente a este modelo, hasta la plena implantación de la tributación telemática, con Internet como el principal canal de comunicación. Hasta hace poco, esta evolución se había llevado a cabo únicamente en el ámbito de la Administración Central. Últimamente, sin embargo, a la misma se han empezado a sumar las comunidades autónomas con regímenes recaudatorios especiales. A modo de ejemplo, desde el pasado 1 de enero las empresas canarias también pueden realizar vía Internet la presentación del modelo 411, referente a la devolución del Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) y a su pago a través Ficha Técnica AUTOR: Pomar Gomá, Ignacio. TÍTULO: La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial FUENTE: Estrategia Financiera, nº 281. Marzo RESUMEN: España ha hecho un esfuerzo importantísimo en materia de eadministración, en el que la Agencia Tributaria está llevando la delantera. La misma aporta a las empresas ventajas importantísimas en la eliminación de errores y en el ahorro de tiempo y esfuerzo, pero cuando estas ventajas realmente se multiplican es con el uso de los modernos sistemas de gestión ERP. No todos los ERP cubren la tributación telemática y, entre los que la contemplan, no todos son iguales. Eso sí, automatizar la tributación por Internet será cada vez más importante, sobre todo con la próxima entrada en vigor de nuevas normativas como el modelo 340. DESCRIPTORES: Sofware de gestión, fiscalidad, Internet, nuevas tecnologías. CONSULTE Más artículos de este autor en la web Nº 281 Marzo 2011 Estrategia Financiera l 29

3 La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial La seguridad es uno de los aspectos en los que más se ha avanzado: la tributación telemática es tanto o más segura que el anterior procedimiento manual de una pasarela de pago, en caso de que salga positivo. Las empresas de esta comunidad, de este modo, ya podrán presentar por la Red las declaraciones correspondientes al último período del año En la actualidad, las empresas y la Agencia Tributaria (AEAT) se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones ya pueden y deben presentarse a través de la Red. UN POCO DE HISTORIA Si hoy alguna compañía tuviera que realizar el pago de impuestos a la antigua, sin duda tendría que hacer un esfuerzo para recordar los pasos a seguir. Aunque la implantación obligatoria de la tributación telemática no haya hecho mucha gracia en el sector, la verdad es que la mayoría de las organizaciones se han adaptado rápidamente: una muestra clara de los beneficios que ha supuesto dicha imposición. Hoy nadie se acuerda de las colas en el banco, el último día de pago (apurando al máximo para que el importe no se nos descuente ni un día antes de lo necesario), la obligación de ir a Hacienda para adquirir los impresos correspondientes (de los cuales tampoco se podría hacer acopio, por su frecuente revisión) o el estrés del último momento, en caso de cualquier error. Una primera simplificación en este proceso vino a través del llamado Convenio del Papel en Blanco, suscrito entre Hacienda y algunos proveedores de soluciones de gestión, para que sus programas pudieran imprimir directamente los impresos, evitando el desplazamiento hasta las oficinas de la AEAT. La creación del código NRC para la presentación de las declaraciones a través de Internet supuso la implantación de un sistema de tributación mucho más sencillo, cómodo y rápido, aunque la necesidad de efectuar previamente el pago en la entidad bancaria, para obtenerlo e introducir el código en la declaración, todavía suponía la necesidad de acudir físicamente al banco. A continuación, dicho sistema también fue simplificado con la posibilidad de domiciliar el pago, con la condición de que la declaración se efectuara cinco días antes de que expirase el plazo legal y su cargo se realizara para que su cobro se efectuase automáticamente al finalizar este plazo. Esto, aún y cuando se adelante la declaración, supone una mejora muy importante, sobre todo en la carga de trabajo de los asesores. La domiciliación también evita el estrés para las empresas que declaran de manera autónoma, aunque sigue siendo recomendable que estas compañías verifiquen, al término del plazo, si el proceso se ha efectuado correctamente, o si ha surgido cualquier error, recargos, etcétera. Otra pequeña simplificación en la tributación con NRC ha sido el establecimiento de una pasarela de pago y, también, la posibilidad de que la empresa efectúe el pago domiciliado con tarjeta de crédito. Curiosamente, se trataba de un procedimiento del que, hasta hace poco, podían beneficiarse sólo las empresas de pequeña dimensión y que, desde el 1 de enero de este año, también se aplica a las grandes compañías. Fruto de esta evolución, con la tributación telemática hoy todo son ventajas: no se necesitan desplazamientos para adquirir los impresos ni para efectuar los pagos a la entidad bancaria, la empresa no está sujeta a los horarios del banco o de la Administración, el plazo se prolonga hasta las 24 horas del día de pago y las últimas declaraciones se pueden consultar por Internet, etcétera. Hablamos, por tanto, de una mayor comodidad y rapidez en los trámites, pero también hay otro factor que se olvida con frecuencia: la seguridad y fiabilidad de la información. MÁS FÁCIL DE LO QUE PARECE Todas aquellas pymes que todavía no se hayan puesto al día en materia de eadministración deben saber que la tributación de impuestos a través de Internet es una tarea mucho más sencilla de lo que puede parecer a priori. Sólo se necesita: Disponer de conexión a Internet y de un navegador (Explorer, Netscape, Crome, Mozilla Firefox ). Disponer de un certificado de usuario facilitado por la AEAT, aunque éste no es necesario para autoliquidaciones de aduanas e impuestos especiales o si la empresa está inscrita en el Registro de Grandes Empresas. El miedo a la seguridad, en este tipo de procesos, es infundado. Este ha sido uno de los aspectos en los que más se ha avanzado en los últimos años, a nivel general, y el procedimiento de tributación telemática, al igual que otras muchas operaciones por Internet, es tanto o más seguro que el anterior procedimiento manual. Después de todas estas facilidades por parte de la Administración y de las entidades bancarias, el siguiente paso lógico para facilitar la tributación por Internet era sin duda que este proceso se integrara en los sistemas de gestión empresarial y que se pudiera 30 l Estrategia Financiera Nº 281 Marzo 2011

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5 La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial realizar de forma automática a través de los mismos. A partir de este momento, en las herramientas de gestión más populares se han ido incorporando toda una serie de automatismos, pensados para facilitar estos procesos. De este modo, con una herramienta ERP con funcionalidades para la tributación por Internet, las declaraciones se obtienen automáticamente a partir de la información introducida para las tareas de gestión, sin la necesidad de ningún trabajo adicional (en el caso de las autoliquidaciones, por ejemplo, el sistema ERP captura automáticamente los datos de contabilidad y de las facturas o del origen que proceda). Estos sistemas de gestión son capaces de generar los ficheros automáticamente y estos ficheros de declaración se pueden importar en la web de la Agencia Tributaria, realizando previamente un chequeo de la declaración con un programa facilitado por la propia AEAT. Una vez importados los datos desde el sistema ERP, la declaración se puede realizar en este mismo momento. Las soluciones ERP también facilitan la gestión de las declaraciones con varias funciones que incluyen la verificación de concordancia entre la información contable y los valores acumulados de las facturas, la conciliación para detectar las causas de posibles incidencias, el calendario de presentaciones, etcétera, y también proporcionan la simulación previa para las previsiones de pago. Al declarar con la ayuda de un ERP, también se pueden generar automáticamente los correspondientes asientos de liquidación y los asientos de pago, para facilitar la gestión posterior. Las declaraciones realizadas, por otro lado, se registran en un histórico dentro del programa de gestión, que permite cualquier comprobación en cualquier momento, el chequeo de las autoliquidaciones periódicas, la captura de datos para las declaraciones anuales o la extracción de información para otros procesos de control (como la obtención del importe pagado, las bases y cuotas de inversiones, etcétera). Las capacidades para la tributación por Internet en los modernos sistemas ERP han tenido una calurosa bienvenida por todas las empresas que presentan sus declaraciones de manera directa, ya que les ahorran muchos esfuerzos y quebraderos de cabeza, además de posibles penalizaciones. Para llevar a cabo este proceso con un sistema de gestión, las compañías, sin embargo, siguen necesitando un certificado de usuario que muchas empresas todavía no han obtenido de la AEAT. Según datos extraoficiales, más del 60% de las empresas españolas todavía no disponen de este certificado digital para presentar sus declaraciones a través de Internet y supuestamente delegan esta labor en las gestorías especializadas, que operan a través de certificados colectivos. Aunque la obtención de este certificado podría resultar un tanto compleja para una compañía no acostumbrada a efectuar estos trámites, el esfuerzo desde luego vale la pena, ya que, una vez conseguido y si no se deja caducar, el mismo tendrá una validez del apoderado de la empresa. Pero incluso para las compañías que prefieren operar a través de un asesor, el uso de un programa ERP con capacidades para la tributación por Internet 32 l Estrategia Financiera Nº 281 Marzo 2011

6 La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial sigue aportando beneficios importantes en todas las tareas de comprobación para cuadrar los datos de distintas fuentes y para todo el control posterior de los valores tributados, a través de históricos, mejorando los tiempos y la fiabilidad de los procesos. En la actualidad, la mayoría de los programas de gestión ERP, para grandes compañías o para pymes, cuentan con capacidades para la tributación por Internet. Esto, sin embargo, no quiere decir que todos tengan las mismas prestaciones. Hubo en el mercado varios proveedores pioneros que suscribieron primero los contratos de colaboración con la AEAT para incorporar a sus programas los automatismos necesarios para la tributación por Internet. Aunque con el tiempo estas capacidades se han ido extendiendo a la mayoría de los programas, hay que destacar también que, en este aspecto concreto, los programas de gestión españoles aventajan a la mayoría de los grandes ERP multinacionales porque, dada su cercanía, han entendido y resuelto mejor las necesidades en este aspecto que es diferencial para cada país. REQUISITOS CLAVE EN LA GESTIÓN DE LAS FACTURAS En la elección de un programa ERP que satisfaga estas tareas se tienen que tener en cuenta varios elementos, como las capacidades de la herramienta para la fácil obtención de las declaraciones, la seguridad y fiabilidad en la obtención y el manejo de la información, las facilidades para la realización de múltiples chequeos y comprobaciones y, en general, el nivel de automatización de todos los procesos ligados a la tributación por Internet. Además de todos estos, existe un punto crítico para la selección, que es la adecuada gestión de las fechas de expedición y recepción de las facturas, que tiene una gran importancia en la tributación telemática y que, sin embargo, muchos programas de gestión todavía no resuelven de manera satisfactoria. El adecuado tratamiento de las fechas de recepción y de expedición es especialmente importante en la gestión de las facturas recibidas. La recepción de algunas facturas con posterioridad a la preparación de las liquidaciones periódicas, que es bastante habitual, implica la necesidad de un control exhaustivo entre la fecha de realización del asiento contable, la fecha de expedición de la factura y la fecha de su liquidación, donde toda esta información debe estar contrastada. Por ejemplo, en la presentación del modelo 347, las declaraciones deben ir forzosamente con la fecha de expedición de facturas, que no siempre coincide con las deducciones que se hayan practicado en las autoliquidaciones del ejercicio. De este modo, es importante que el programa seleccionado sea capaz de gestionar esta dualidad entre las fechas de expedición y recepción de las facturas de forma sencilla, eficaz y transparente, para que el usuario no se tenga que preocupar de esta cuestión. El modelo 340, uno de los principales cambios en tributación telemática, tendrá un impacto muy importante en los sistema de gestión empresarial EL MODELO 340, BARRERA PARA EL FRAUDE Las carencias de un ERP en este aspecto pueden causar problemas serios a las empresas y, en algunos casos, incluso sanciones. Se trata de una cuestión especialmente importante en la generación del Modelo 340, cuya presentación obligatoria por todas las empresas, según está previsto, entrará en vigor el próximo año El modelo 340 se introdujo, con la aprobación el pasado 26 de diciembre de 2008, del RD 2126/2008, que establecía la obligatoriedad para las empresas de presentar mensual o trimestralmente por Internet los datos de sus Libros de Registro de Facturas Expedidas y de Facturas Recibidas. En un primer momento, se estipuló que la presentación del nuevo modelo sería obligatoria, durante el año 2009, para todas las empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA o IGIC y, a partir del año 2010, para la totalidad de las organizaciones. Con el objetivo de informar a la AEAT de las compras y ventas a nivel de factura en períodos mensuales o trimestrales, el nuevo modelo 340 de este modo sustituiría al modelo 347, en el que la declaración se producía de manera anual y por volumen de cliente y proveedor, sin aportar información de manera detallada. El modelo 340 ha representado uno de los principales cambios en materia de tributación telemática y tendrá un impacto muy importante en los sistemas de información empresarial. El crecimiento exponencial en el volumen de información a gestionar podría representar un serio problema para la Administración y para muchas de las compañías rezagadas en materia tecnológicas, proporcionar toda la información solicitada también podría suponer un serio problema. Por ello, y tras varios planteamientos para su implantación escalonada, la entrada en vigor de la norma para todas las empresas se vio aplazada del año 2010 al año Además, se creó REDEME o Registro para la Devolución Mensual del IVA/IGIC, en el que hoy puede inscribirse cualquier empresa, con la condición de presentar mensualmente las autoliquidaciones de IVA o IGIC, a la par que el nuevo modelo 340. A pesar de su complejidad tecnológica y el volumen de datos a tratar, la implantación masiva de la Nº 281 Marzo 2011 Estrategia Financiera l 33

7 La tributación por Internet y su impacto en los sistemas de gestión empresarial norma 340 significaría una importante reducción del fraude. En este sentido, el aplazamiento de su entrada en vigor ha sido una mala noticia para todo el mercado. Las devoluciones del IVA mensuales o trimestrales, que se generalizarían con la puesta en marcha de la norma, también podrían suponer una mayor liquidez para las empresas e incluso la disminución de sus necesidades de financiación en determinados proyectos. Eso sí, el Modelo 340 exigirá la actualización de las herramientas informáticas usadas por las empresas. Si hasta ahora, y en ocasiones, la información necesaria para las autoliquidaciones se podría preparar incluso con una hoja de cálculo, aunque este no fuera el medio más recomendable, con la nueva norma sería prácticamente imposible suministrar a tiempo toda la información detallada de las facturas, sin el apoyo de un programa de gestión de calidad. En cuanto a la actualización de los programas ERP y a los continuos cambios en la tributación, una queja habitual de las empresas es que las versiones de sus programas para los cálculos actualizados se reciben en el último momento, para entregar las declaraciones casi in extremis. Hay que tener en cuenta que se trata de unos plazos marcados por la propia Administración y ciertamente ajustados, debido a la complejidad de la materia, a las necesarias validaciones legales y, una vez aprobados, a la necesidad de realizar y ajustar los desarrollos requeridos en los programas de gestión. La experiencia, acumulada en la colaboración entre la AEAT y los proveedores de programas ERP, la voluntad de servicio mostrada por Hacienda (que adelanta puntualmente los borradores de actualizaciones) y la constante vigilancia de estos fabricantes han hecho que en los últimos años esta dinámica funcione de forma razonable, aunque nos quede todavía mucho por mejorar. Paralelamente, la AEAT parece haber seguido trabajando para mejorar sus herramientas de tributación, evolucionando los interfaces, las posibilidades de búsquedas y la usabilidad de sus webs y formularios, y ampliando las capacidades de sus programas para que los mismos puedan utilizarse en equipos con distintos sistemas operativos, aún y cuando se trate de plataformas con un número de usuarios muy limitado para la tributación por Internet. NOVEDADES DEL PROGRAMA 2011 Entre las novedades destacables de cara a la tributación telemática en el año 2011, destacan la regulación de las devoluciones a no residentes, que afectará no sólo a los particulares, sino también a las empresas; la ampliación del número de autoliquidaciones que se podrían llevar a cabo por domiciliación bancaria; y la novedad de que este procedimiento ahora también se pueda aplicar por las grandes compañías, que ya mencionamos en este artículo. A estos, se suman otra serie de cambios de menor importancia que, no obstante, exigirán la correspondiente adaptación por parte de los programas de gestión. Otra modificación a destacar, desde la perspectiva de las TIC, ha sido el anuncio de que el año 2011 será el último en el que se podrán presentar declaraciones a través de EDITRAN. Se trata de un sistema robusto aunque poco extendido en la tributación telemática española (sólo en empresas muy grandes), que, sin embargo, ha tenido que cederle paso a Internet como el único canal para la comunicación con la AEAT y para la eadministración en general. Otra de las grandes novedades de la AEAT para el año 2011 ha sido la puesta en marcha de las notificaciones telemáticas. Se trata de una cuestión de gran importancia para la gestión administrativa de las empresas. AUTOMATISMOS DE LOS ERP DE CARA AL REGISTRO MERCANTIL La tributación por Internet no es el único ámbito de procesos cuya tramitación facilitan los modernos sistemas ERP. Otra área donde estas herramientas resultan especialmente útiles es en la presentación de los Libros al Registro Mercantil, procedimiento en el que todavía existe la posibilidad de la presentación en papel, en el llamado formato digital y/o por Internet. Aunque en este caso el procedimiento para la presentación vía web resulte menos logrado que el utilizado por la AEAT, sobre todo por la complejidad en la obtención del certificado de usuario, la sola presentación de los Libros en fichero digital ya supone una facilidad añadida importante para la empresa. La generación de este fichero, al igual que en las declaraciones a la AEAT, se realiza por los sistemas de gestión ERP de forma totalmente automática. En definitiva, y aunque sea a regañadientes, estamos avanzando hacia una Administración totalmente telemática, y cuanto antes entiendan las empresas esta realidad, antes tendrán la capacidad de prepararse y aprovecharla. Sin distraerse de lo que es el foco de nuestro negocio, no debemos olvidar que los beneficios se incrementan, no sólo mejorando las ventas y la producción, sino también reduciendo los costes. Y los costes administrativos en una compañía poco automatizada no son para nada insignificantes. El principal beneficio de las herramientas de gestión, en la tributación por Internet, es el ahorro del tiempo en la búsqueda, introducción y comprobación de la información, al igual que en la eliminación de los errores. Y hoy, en todos los ámbitos y sectores, y en todos los lenguajes, el ahorro de tiempo significa dinero. COMENTEESTEARTÍCULO En 34 l Estrategia Financiera Nº 281 Marzo 2011

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