Procesador de Textos MS Word 2003

Transcripción

1 Procesador de Textos MS Word 2003 Índice: Definiciones previas... 2 Formato y estilos... 2 Aplicar estilos... 3 Crear, modificar y aplicar estilos... 4 Secciones de un documento... 4 Trabajar con Plantillas de documentos Barras de herramientas... 6 Barra de herramientas estándar... 6 Barra de Herramientas Formato... 7 Formatear el texto... 7 Utilización de Tablas... 7 Numeración de páginas Encabezado y Pie de Página Nota al pie de página Esquema numeración y viñetas Tabuladores Letra Capital Columnas de texto Formato de página Herramientas Gráficos Formato de imagen Barra de herramientas de dibujo Barra de herramientas de imagen Editor de ecuaciones Ortografía y Gramática Combinar correspondencia Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 1 de 20

2 Definiciones previas Caracteres de control. Son caracteres no imprimibles que utiliza Word para controlar el flujo del texto. Se visualizan mediante el icono Párrafo es un conjunto de caracteres cuya final viene marcado por un salto de línea. Salto de línea es un carácter invisible que se inserta al pulsar intro. Se visualiza mediante el icono Sección. Es un trozo del documento marcado entre dos saltos de sección. Salto de Página. Es un carácter de control que indica a Word que salte a otra página, se introduce con la combinación de teclas Ctrl + Intro Tabuladores. Se utilizan para separa palabras con una determinada medida. Zoom. Podemos ampliar y reducir la visualización mediante Ctrl + Rueda del ratón. Plantilla de documento, es un formato previo de documento en el que se basa Word para crear cada nuevo documento. Son ficheros con terminación.dot y la plantilla base se denomina normal.dot Formato y estilos El procesador de textos permite aplicar formatos predefinidos a nuestros documentos de acuerdo a los estilos que trae incorporado o que podemos crear. Un estilo es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto y listas de un documento para cambiar su aspecto rápidamente. En la opción de Menú -> Formato, podemos acceder al listado de estilos. Los más comunes son: Normal, Título 1, Título 2, Título 3. Para ver sus propiedades seleccionaremos el estilo y damos a Modificar donde se puede especificar todas las características del párrafo al que aplicamos el estilo. Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 2 de 20

3 Aplicar estilos Para crear un índice: Insertar-> referencia-> Índices y tablas Existen diferentes tipos de estilo: Estilo de párrafo: controla la apariencia de los párrafos mediante alineación de texto, tabulaciones, interlineado Estilo de carácter: afecta al texto seleccionado de un párrafo como la fuente y el tamaño del texto y el formato de letras en cursiva, negrita Estilo de tabla: estilo de las tablas en cuanto a bordes, sombreados, alineación y Fuentes. Estilo de lista: aplica una alineación, numeración o viñetas y fuentes similares a las listas. Se puede ver y volver a crear estilos desde el Panel de tareas-> Estilos y Formato. Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 3 de 20

4 Ejercicio: Crear un documento con nombre: Apellido1_Nombre-Practica1.doc con cinco páginas: En la primera habrá un titulo y un índice automático En cada una de las siguientes: Un titulo de segundo nivel con un párrafo en normal y dos títulos de tercer nivel con un párrafo normal cada uno Cada titulo de tercer nivel tendrá otro de cuarto nivel con un párrafo normal. Crear, modificar y aplicar estilos Para aplicar un estilo diferente al texto, se puede aplicar uno ya existente (estilo integrado), o bien, crear un estilo nuevo con las características que nosotros queramos. Al modificar un elemento del formato del estilo base, que es el estilo original de un documento, se modificaran también los estilos que estén utilizando ese estilo base. Además, Microsoft Word puede modificar automáticamente los estilos, ya que detecta los cambios en el formato del texto que contiene un estilo y, lo actualiza automáticamente. Además, se puede utilizar la Galería de estilos para ver el aspecto que tendría el documento completo si se le aplicara los estilos de otra y posteriormente aplicarlos directamente desde ahí. Secciones de un documento Word nos permite delimitar trozos del documento a los que se aplican formatos o características propias, como por ejemplo diferentes Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 4 de 20

5 encabezados. Internamente, lo que hace Word es insertar unos códigos no imprimibles que indican el comienzo y el final de las secciones; para visualizarles, tenemos que utilizar la opción de Mostrar u ocultar. Para introducir los saltos de sección, utilizamos la opción salto -> Menú Insertar Para marcar una sección normal, se insertan saltos Continuos. El Salto de página inserta un código que obliga a documento a pasar a nueva página. También se puede insertar con la combinación de teclas Ctrl + Intro" Los saltos Par e impar obligan a saltar a una numeración de páginas par o impar. Salto de columna se utiliza para pasar a una nueva columna. Salto continuo es para delimitar secciones. Para ello ponemos el cursor en el titulo de la primera sección y lo mismo para cerrarla. Para poder ver donde empieza y acaba una sección, tenemos que tener marcada la opción Mostrar u ocultar Trabajar con Plantillas de documentos. Cómo crear plantillas de documentos. General. Tenemos una plantilla documento en blanco normal y otra plantilla para hacer paginas web, que nos permite crear documentos en formato web Cartas y faxes. Disponemos de una serie de asistentes que nos permiten generar documentos previamente formateados para cartas, sobres y faxes. Combinar correspondencia. Nos permite elaborar correspondencia masiva de acuerdo a las plantillas existentes(se vera mas adelante como se combina correspondencia) Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 5 de 20

6 Informes. Contiene una seria de plantillas para elaborar trabajos o documentos Otros documentos podemos elaborar agendas, calendarios, curriculum vitae Las plantillas son archivos especiales cuya terminación es.dot Podemos generar nuestras propias plantillas a partir de un documento creado indicando en la opción guardar como el tipo plantilla de documento Normal.dot es la plantila por defecto de Word. Ejercicio: Crear una plantilla para ejercicios, denominada: ej-apellidonpmbre.dot que servirá de base para los documentos de ejercicios que hagamos. Barras de herramientas Word nos permite mostrar una serie de barras de herramientas que contienen botones de acceso directo para realizar acciones de forma más rápida. Normalmente estas barras se visualizan debajo del Menú principal. Podemos especificar las barras a mostrar desde la opción Ver- > Barras de Herramientas o pulsando botón secundario sobre las barras visualizadas. Por defecto, tenemos las Barras de Herramientas Estándar y Formato. Barra de herramientas estándar Ejercicio: Capturar y cortar los principales botones de cada barra herramientas Nueva Abrir Guardar Enviar por correo Imprimir Vista preliminar Ayuda Cortar Copiar Pegar Copiar formato Deshacer Rehacer Insertar hipervínculo Tablas y bordes Insertar tabla Insertar hoja Excell Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 6 de 20

7 Dibujo Mostrar o ocultar espacios Columnas Permiso Mapa del documento Zoom Lectura Ortografía y gramática Barra de Herramientas Formato Estilos y formato Estilo Fuente Tamaño fuente Negrita Cursiva Subrayado Alinear a la izda Centrar Justificar Interlineado Numeración Viñetas Reducir sangría Aumentar sangría Borde exterior Resaltar Color de fuente Alinear a la dcha Formatear el texto Utilización de Tablas Podemos introducir en nuestro documento tablas que permiten presentar los datos e imágenes de una forma más controlada. Tenemos la opción Tabla del menú principal Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 7 de 20

8 Este menú nos permite llevar a cabo todas las acciones necesarias para manejar tablas. Este menú nos permite: Dibujar tablas Insertar: nos da las opciones pertinentes para poder insertar nuevas tablas, filas, columnas y celdas Eliminar: para borrar tablas, filas, columnas y celdas Seleccionar: permite seleccionar tablas, columnas, filas y celdas. Combinar y dividir celdas: permite unir o dividir las celdas, de tal forma que podemos unir varias celdas en una, o una celda dividirla en más de una. Autoformato de tablas: permite aplicar un formato predefinido de tal forma que podemos presentar la tabla con un estilo ya elaborado por Word. Autoajustar: permite distribuir el alto y ancho de las filas y columnas de forma fija, uniforme o al contenido o ventana. Propiedades de la tabla: nos muestra un cuadro de diálogo que nos permite especificar las propiedades de la tabla, columna, fila o celda. Botón de inserción de Tabla Inserción de una tabla desde el botón de acceso directo. Teniendo visualizada la barra de herramientas Estándar, nos mostrará este botón de Insertar tabla, que al seleccionarlo, despliega un panel que permite dimensionar las filas y columnas de la tabla que deseamos insertar Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 8 de 20

9 Menú contextual de Tabla Menú contextual de Tablas. Se activa pulsando el botón secundario del ratón sobre una tabla Bordes y sombreado: permite especificar el tipo de líneas que pondremos en los bordes de la tabla, así como el sombreado de fondo. Dirección de texto: permite especificar si el texto irá en horizontal o en vertical. Alineación de celdas: permite especificar cómo se colocará el texto respecto a los bordes de la celda, tanto a la izda como a la dcha, arriba y abajo. Opciones del menú contextual Nos muestra una barra de herramientas para manejar las tablas Insertar. Nos da las opciones para poder insertar tablas columnas y celdas Eliminar. Permite eliminar filas, columnas y celdas Seleccionar. Permite seleccionar una tabla, columna, fila y celda Combinar y dividir celdas. Permite combinar o dividir las celdas de tal forma que podemos dividir varias celdas en una, o una celda dividirla en mas de una Autoformato de tablas: Permite aplicar un formatos predefinidos de tal forma que podemos presentar la tabla con un estilo ya elaborado por Word Autoajustar. Permite distribuir el ato y ancho de las filas y columnas de forma fija, uniforme o al contenido o ventana Propiedades de la tabla Nos muestra un cuadro de dialogo que nos permite especificar las propiedades de la tabla, columna, fila o celda Bordes y sombreado Permite especificar el tipo de líneas que pondremos en el borde de la tabla así como el sombreado de fondo Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 9 de 20

10 Teniendo visualizada la barra de herramientas estándar, nos mostrara este botón de insertar tablas, que al seleccionarlo despega un panel que permite dimensionar las filas y columnas de la tabla que deseamos insertar. Dirección del texto Permite especificar si el texto irá en horizontal o en vertical Alineación de celdas Permite especificar como se colocará el texto respecto a los bordes de la celda, tanto a la izquierda como a la derecha arriba y abajo. Numeración de páginas Mediante la opción Insertar -> Números de página Podemos indicar la posición, la alineación, y si queremos, que la primera página vaya numerada o no. Insertar-> Números de página-> Botón Formato Permite especificar el formato de numero y si la numeración de las páginas continuará consecutivamente con la numeración de la sección anterior o poder especificar si se inicia en un numero determinado Encabezado y Pie de Página Disponible en el menú Ver -> Encabezado y pie de página que permite visualizar las secciones donde colocaremos el encabezado y pie de las páginas. Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 10 de 20

11 Insertar número página Insertar número páginas Formato número páginas de de de Insertar hora Mostrar u ocultar texto del documento Cambiar entre encabezado y pie Vincular anterior al Inserta el número de página actual Inserta el número de páginas totales Se utiliza el mismo cuadro de diálogo que cuando se numeran las páginas pudiendo indicar el formato de número y por qué número comienza la paginación Podemos insertar la hora Mostrar u ocultar texto del documento Nos sitúa en el encabezado o en el pie de la página Cuando trabajamos con documentos que tienen varias secciones cada una de ellas puede tener su propio encabezad y pie de pagina. Si queremos que una sección arrastre los de la anterior, utilizaremos este botón Mostrar anterior Mostrar siguiente Insertar fecha el el Nos muestran el encabezado o pie de la sección anterior, o de la sección siguiente Podemos insertar la fecha Nota al pie de página Dentro del menú Insertar -> Referencia ->Nota al pie, que inserta en la posición del cursor una marca numerada que lleva la pie de página donde podemos colocar el texto que deseemos. Por ejemplo, es Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 11 de 20

12 habitual marcar con una nota al pie la procedencia de un texto transcrito de una web u otros documentos. Para eliminar una nota al pie, nos situamos en el número y lo eliminamos como un carácter normal. Esquema numeración y viñetas Esta opción aparece en el menú Formato y permite especificar: Tipo de viñeta, eligiendo diferentes guiones o caracteres Números: permite especificar el formato y tipo de numeración, pudiendo elegir letras o números romanos. También se puede indicar si deseamos que continúe con una numeración anterior o que se reinicie. Esquema numerado: permite indicar el formato de esquema que se aplicará Estilos de lista Tabuladores Permiten especificar los puntos de tabulación en el documento. Se pueden marcar directamente en la regla superior del documento ( si no la tenemos activa se muestra/oculta desde el menú ver regla). Para indicar los puntos de tabulación pinchamos sobre la regla, para eliminar las tabulaciones puestas se arrastran fuera de la regla. En el menú formato tenemos otra opción de tabulaciones que nos permite especificar mas detalles sobre las tabulaciones Los tabuladores pueden ser de alineación izquierda, centrada o derecha. Los tabuladores de alineación decimal se utilizan para tabular columnas con cantidades numéricas con parte decimal de tal forma que la columna se tabula respecto al punto decimal. Con la opción relleno podemos indicar que el espacio que queda tabulado se rellene de puntos o guiones Letra Capital Permite poner la primera letra de un párrafo como letra capital. En el menú formato letra capital nos muestra las siguientes opciones Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 12 de 20

13 En texto. Se sitúa como un carácter pero de mayor tamaño. En margen. Todo el texto se sitúa a su derecha Columnas de texto Mediante la opción del menú formato columnas podemos presentar una seccion, texto como columnas de estilo periodístico. Cuando utilizamos el formato columnas se establece un comienzo y final de seccion Podemos especificar cuantas columnas queremos. Se puede Aplicar a el texto seleccionado a una sección o a partir del punto en el que estamos. También se puede poner líneas de separación entre columnas Cuando necesitamos obligar el salto de columna se realiza mediante la opción salto del menú insertar Para hacer las columnas, seleccionamos el texto que deseamos presentar en columnas y abrimos el cuadro de dialogo de columnas, donde indicaremos como se presentan. Formato de página Menú Archivo -> Configuración de pagina Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 13 de 20

14 Márgenes. Podemos indicar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho. Además podemos indicar un margen de encuadernación. Podemos determinar si queremos la orientación de la página en vertical o horizontal. Papel. Seleccionamos el tipo de papel que queremos utilizar. Diseño. Podemos indicar si la primera página de un documento lleva encabezado y pie de página distinto al resto del documento. Además si las paginas pares o impares son distintas.podemos poner un borde de pagina o numerar las líneas del documento Herramientas Gráficos Existen 2 tipo básicos de gráficos para utilizar en nuestros documentos: Objetos de dibujo Imágenes. Desde la opción insertar- imagen Podemos incluir imágenes desde las opciones mostradas. Imágenes prediseñadas, Word nos proporciona un conjunto bastante amplio de imágenes agrupadas por temas. Con la opcion organizar clips podemos navegar por todas las colecciones de imágenes disponibles Desde archivo, nos permite seleccionar un archivo de imagen a insertar Escáner o cámara, teniendo conectada una cámara o un escáner nos permite adquirir una imagen e insertarla en el documento Nuevo dibujo, nos abre un recuadro para Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 14 de 20

15 dibujar dentro de él Autoformas. WordArt, permite presentar un texto de forma artística Grafico. Organigrama, trae prediseñado organigramas jerárquicos No olvidemos que también de puede insertar imágenes mediante la opcion copiar y pegar desde un programa de tratamiento de imágenes. Formato de imagen Una vez que tenemos las imágenes en nuestro documento podemos indicar un formato adecuado haciendo clic en el botón secundario sobre la imagen, dentro del cual la ficha diseño nos permite: En línea con el texto, coloca la imagen en el punto de inserción de una linea del texto Cuadrado, ajusta el texto alrededor del cuadro que bordea la imagen Estrecho, ajusta el texto alrededor del borde de la imagen Detrás del texto, deja la imagen por detrás del texto Delante del texto, pone la imagen por delante del texto Barra de herramientas de dibujo Desde esta barra de herramientas tenemos diferentes funciones, algunas ya explicadas. Además, disponemos de otras como: Insertar cuadro de texto: permite añadir un cuadro independiente donde colocar texto. Dicho cuadro se maneja como si fuese una imagen. Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 15 de 20

16 Líneas y flechas: podemos colocar líneas y flechas y especificar su color y su estilo Sombreado y 3D: especificar un tipo de sombra para un objeto o un efecto 3 dimensiones. Barra de herramientas de imagen Teniendo seleccionada una imagen, podemos desplegar la barra de herramientas de imagen. Podemos cambiar ciertas características de la imagen como: color, contraste, brillo, transparencia También podemos manipular el tamaño y orientación Editor de ecuaciones Mediante la opción Insertar -> Objeto seleccionamos la ficha Crear nuevo, Tipo de objeto, Microsoft Editor de Ecuaciones 3.0. Si no lo tenemos disponible es que no lo tenemos instalado y habría que añadirlo desde nuestro Cd de instalación o desde el panel de control en la opción Agregar o quitar programas. A veces es útil poner superíndices y subíndices ( Formato -> Fuente -> Superíndices ) para indicar potencias: Ej.: a 2 = x 2 + y 2 Ortografía y Gramática De forma predeterminada, Word nos va indicando posibles errores ortográficos y gramaticales subrayando en rojo aquellas palabras que no encuentra en su diccionario. Pinchando con el botón secundario nos muestra las opciones disponibles. Podemos pasar la revisión ortográfica y gramatical de todo el documento en el Menú Herramientas -> Ortografía y gramática Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 16 de 20

17 Idioma del diccionario: es importante tener presenta qué idioma hemos definido para nuestro diccionario, por defecto, todos los documentos se crean de acuerdo se crean de acuerdo a la elección del idioma definido en la plantilla base. Para elegir el idioma de un documento vamos a Menú-> Herramientas->Idioma-> Definir Idioma. Cuando estamos pasando la corrección también se puede elegir el diccionario base que queremos utilizar Omitir una vez: pasa sin hacer cambios a la siguiente corrección Omitir todas: ignorará todas las apariciones de esa palabra en el documento Agregar al diccionario: indicamos a Word que añada esa palabra al diccionario. Se debe utilizar con cuidado puesto que si es una palabra que contiene un error, Word la añadirá la diccionario y cuando la vuelva a encontrar, la considerará como válida. Cambiar: cambia la palabra detectada por una de las sugerencias. Cambiar todas: cambiará en todo el documento la palabra indicada por la sugerencia elegida. Existe la opción de autocorrección en el menú Herramientas. Sinónimos Seleccionamos la palabra y en el menú Herramientas->Idioma- >Sinónimos se nos abrirá una ventana con los sinónimos de la palabra seleccionada. Combinar correspondencia Esta herramienta permite realizar un documento que es el producto de combinar un documento base con otro documento de datos, de tal Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 17 de 20

18 forma que obtenemos un documento final en el que se generan tantas copias del documento base personalizado con el documento de datos. El documento de datos consiste en una tabla organizada en filas (registro) y columnas (campo). Los campos no pueden tener el mismo nombre. Procedimiento: La opción más cómoda es utilizar el asistente para cartas y correspondencia. (Menú Herramientas-Cartas y Correspondencia- Combinar Correspondencia) Se van siguiendo los pasos que se piden, que básicamente consistene en: 1. Elaborar o elegir el tipo de documento base. Podemos realizarlo nosotros, o coger uno predeterminado, para ello: En la barra de herramientas de combinar correspondencia-> Abrir origen de datos (segundo icono), donde podemos elegir datos de otros programas, o crear una nueva tabla de datos. 3. Seleccionar la lista de datos, pudiendo utilizar una que existe o crear una nueva, en cuyo caso nos muestra la siguiente pantalla. Nos da una estructura de campos prediseñada, pero se puede personalizar añadiendo o eliminando campos. Introducimos los datosque necesitamos. Se guarda enana ubicación que luego recordemos. Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 18 de 20

19 4. Una vez que tenemos los datos, abrimos el origen de datos e insertamos los campos en el documento base, mediante el botón insertar campos combinados. Es conveniente colocarlos y formatearlos de forma adecuada para que luego se presenten de forma adecuada. 5. Podemos visualizar los resultados. Existe una barra de herramientas Combinar correspondencia, donde nos permite: Configurar el documento principal Abrir origen de datos Destinatarios de combinar correspondencia Insertar bloque de direcciones. Insertar línea de saludo Insertar campos combinados Insertar campos predefinidos de Word Navegar por las páginas con los datos combinados Movernos por los registros de datos Combinar en un nuevo documento Combinar al imprimir Para modificar la lista de datos, estando en un documento que no la use, visualizamos el origen de datos y utilizamos el botón Destinatarios de combinar correspondencia, nos mostrará la siguiente pantalla: Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 19 de 20

20 Pudiendo elegir la opción de Modificar. Ejercicio. Diseñar una carta de presentación de una empresa ficticia, lo más completa posible y elaborar un documento combinado con una tabla de datos. Tendremos un listado con cinco clientes y los siguientes datos: Nombre Dirección Ciudad Provincia Código postal Realizar la fusión en un nuevo documento. Modificar los datos y añadir dos nuevos clientes. Fusionar de nuevo. Andrea Diego Curso 2014 / Fuente J. Saez Arenas (2011) / Pág. 20 de 20