SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 DOCENTES TIEMPO COMPLETO Y MEDIO TIEMPO Proceso: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAY/2011 Versión Inicial Director de Talento Humano Ajustes en responsabilidades de los cargos, /AGO/2013 eliminación de tarea relacionada con formato de novedades el cual no se aplica dentro del parte de la Coordinación de y precisión en relación con los aportes patronales ( parafiscales y seguridad social) y Puntos Críticos de Control. procedimiento, inclusión de tarea relacionada con Coordinadora de la autorización del pago en el portal del banco por /OCT/ /MAR/2014 Reasignación de responsabilidades en la tarea 4. Realizar pago de la nómina debido a recomendación de la Revisoría Fiscal en la que se plantea el cargue de la nómina en plataforma del banco lo realice la y lo aprueba la Coordinadora de, de igual forma en la tarea 6.9 Realizar autorización de pago, ya que el banco solamente permite una firma y no dos como estaba planteado inicialmente para este tipo de dispersión Ajuste en la denominación del cargo de Auxiliar de Talento Humano por Auxiliar Administrativo Coordinadora de

2 1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir en la Universidad de San Buenaventura Seccional Cali, para liquidar mensualmente la de los empleados administrativos, Docentes tiempo completo y Docentes medio tiempo. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la liquidación y pago de las obligaciones por concepto de salarios, Seguridad Social, Parafiscales y Prestaciones Sociales (Provisión prima de servicios, cesantías, intereses de cesantía y vacaciones) a todos los trabajadores del área administrativa docentes tiempo completo y docentes medio tiempo de la Universidad de San Buenaventura Seccional Cali. 3. DEFINICIONES ARCHIVO PLANO. Archivo tipo texto con especificaciones requeridas para poder ingresar una información determinada en un sistema específico. ICEBERG. Herramienta informática (software) mediante el cual se gestiona toda la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. INTERFACE CONTABLE. Archivo plano con especificaciones definidas que contiene la información presupuestal y contable de la nómina. NÓMINA. Relación ordenada de todos los empleados donde se anota lo devengado menos las deducciones para su correcto pago. NOVEDAD DE NÓMINA. Es el reporte periódico de las diferentes situaciones administrativas que tienen efecto en la liquidación y pago de nómina. Director de Talento Humano. 4. LÍDER DE Página 1 de 6

3 5. DESCRIPCIÓN DEL Inicio 1.1 Recibir la información de la nómina docente aprobada para el semestre 1.2 Recibir las novedades de nómina reportadas desde las diferentes unidades de la Universidad 1. Preparar y liquidar la nómina del personal administrativo y docente medio tiempo y tiempo completo 1.3 Registrar a través del módulo de nómina del stema de ICEBERG todas las novedades debidamente soportadas y autorizadas de los empleados administrativos, tiempo completo y medio tiempo (PCC) 1.4 Enviar los soportes de las novedades de nómina registradas en el sistema y nómina docente aprobada a la Coordinación de Auxiliar Administrativo 1.5 Correr opción de liquidar la nómina en el stema ICEBERG, teniendo en cuenta las novedades del mes para el calendario establecido. Coordinador y/o 2. Revisar resultados del procedimiento de liquidación de nómina. 2.1 Generar e imprimir reportes de horas extras, recargos, descuentos y netos a pagar a través del módulo USB Cali del stema ICEBERG. Para luego convertirse a Excel para su revisión 2.2 Verificar si existen inconsistencias en el cálculo para pagos y descuentos (PCC) 2.3 Realizar ajustes correspondientes de acuerdo con las inconsistencias encontradas, y tener en cuenta las novedades extemporáneas nómina Página 2 de 6 1

4 1 3. Imprimir soporte planilla de nómina. 4. Realizar pago de la nómina. 3.1 Generar e imprimir reportes de Horas extras y Recargos nocturnos, a través del módulo USB Cali del stema ICEBERG. 3.2 Generar e Imprimir planillas de descuentos, y netos a pagar, a través del módulo USB Cali del stema ICEBERG. 3.3 Generar e Imprimir listado de pagos por consignación, a través del módulo mina del stema ICEBERG. 3.4 Elaborar carta de soporte de nómina. 4.1 Diligenciar el FORMATO DE SOLICITUD DE PAGO DE OBLIGACIÓN SIN FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Código PA.02.GF.F01 para los empleados que no tienen cuenta para consignación de nómina. 4.2 Generar archivo de relación de pagos por a través del sistema ICEBERG. 4.3 Cargar el archivo plano en el formato del banco dispuesto para pagos (DISFON) 4.4 Cargar el archivo plano generado en la plataforma del banco. 4.5 Verificar que el valor a pagar y el número de empleados estén correctos. 4.6 Realizar los ajustes Página 3 de 6 2

5 2 4. Realizar pago de la nómina. 5. Reportar nómina definitiva. 6. Revisar aportes de seguridad social y parafiscales para pago por planilla unificada. 4.7 Realizar primera autorización de pago a través de la aplicación del banco (Primera Firma) 4.8 Entregar cartas y soportes de nómina a tesorería para realizar segunda autorización para el pago (Segunda Firma). 4.9 Realizar autorización de pago de nómina a través del procedimiento PAGO DE OBLIGACIONES Código PA.02.GF.P Verificar si se presentaron inconsistencias en el cálculo de los patronales (PCC). 5.2 Realizar los ajustes 5.3 Liquidar la nómina definitiva a través del módulo de nómina del sistema ICEBERG. 5.4 Correr opción de acumular la nómina a través del módulo del sistema ICEBERG. 5.5 Entregar copia de los informe de resumen de nómina, aportes de seguridad social y parafiscales a contabilidad para Interface contable. 5.6 Archivar la nómina impresa con los reportes de novedades. 6.1 Verificar si la base de liquidación de aportes de seguridad social y parafiscales corresponden a los valores causados en la nómina del mes. 6.2 Realizar los ajustes Tesorería Página 4 de 6 3

6 3 6.3 Verificar si la información del reporte generado por el sistema para pago de autoliquidación de aportes es correcta (PCC) 6.4 Realizar los ajustes 6.5 Generar archivo plano de relación de pago de aportes 6. Revisar aportes patronales para pago por planilla unificada. 6.6 Cargar archivo plano de liquidación de aportes a la plataforma tecnológica definida para el pago 6.7 Verificar que la información cargada en la plataforma corresponda con la información del archivo acumulado del mes, generado a través del Módulo Planilla Unificada del stema ICEBERG. 6.8 Realizar los ajustes 6.9 Enviar a la Coordinación de Tesorería documentos soportes para efectuar la transacción respectiva de pago de aportes Realizar autorización de pago a través del procedimiento de PAGO DE OBLIGACIONES Código PA.02.GF.P04 Tesorería 6.11 Imprimir las planillas de soporte del pago de la seguridad social y parafiscales Página 5 de 6 4

7 4 6. Revisar aportes patronales para pago por planilla unificada. 7. Realizar seguimiento al procedimiento de Compensación Personal Administrativo, docente tiempo completo y medio tiempo Enviar por copia de las planillas de pago de seguridad social y parafiscales al Departamento de Talento Humano y a Contabilidad Archivar copia impresa de las planillas de pago de seguridad social y parafiscales 7.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento. 7.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento. 8. Realizar ajustes al procedimiento 8.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento. 8.2 Realizar ajustes al procedimiento. Director de Talento Humano Fin Elaboró: Rosalba Cajamarca Flor Cargo: Coordinadora de Fecha: 11/MAR/2014 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 13/MAR/2014 Firma: Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora Talento Humano Fecha: 17/MAR/2014 Firma: Página 6 de 6