UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

Transcripción

1 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 1 de 9 1. OBJETIVO Establecer buenas prácticas de gestión del 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde la conformación del hasta la generación de actas mensuales de reunión. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver matriz de requisitos legales 5. DEFINICIONES Acoso Laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo establece la Ley 1010 de Maltrato Laboral: todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la liberación física o sexual y los bienes de quien se desempeña como empleado o trabajador. Persecución laboral: toda conducta cuyas características de reiteración o evidente arbitrariedad permitan inferir el propósito de inducir la renuncia del empleado o trabajador. Discriminación laboral: todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación social o que carezca de toda razonabilidad desde el punto de vista laboral. Desprotección laboral: toda conducta que tiende a poner en riesgo la integridad y la seguridad del trabajador mediante órdenes o asignación de funciones sin el cumplimiento de los requisitos mínimos de protección y seguridad para el trabajador.

2 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 2 de 9 6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Elaboración y remisión solicitud La Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo elaborará la solicitud de convocatoria a elección de trabajadores para representar el estamento ante el Laboral de la Universidad Surcolombiana, la cual es remitida a la oficina de Talento Humano. Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo Oficio, comunicación, correo electrónico institucional 2. Elaboración y expedición de resolución. El Rector y Secretaria General elaborarán la Resolución por la cual se convoca a elección de trabajadores para representar el estamento ante el Laboral de la Universidad Surcolombiana, en la cual se establecen entre otros aspectos, el cronograma para el proceso de elección. Suscripción del citado acto administrativo por parte del Rector y Secretario General Rectoría Secretaria General Acta administrativo Una vez expedida la resolución de convocatoria, se ordena su publicación por parte de Talento Humano. 3. Publicación y divulgación convocatoria. Así mismo, la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo realiza su divulgación a través de los correos electrónicos institucionales y en las respectivas carteleras, indicando los plazos y lugar para que las personas interesadas en ser representantes de los trabajadores ante el Laboral de la Universidad Surcolombiana se inscriben en formula Jefe de la oficina de Talento humano Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo Oficio, comunicación, correos electrónicos institucionales, carteleras y anexos, siendo único requisito el de ser empleado público o trabajador oficial de la Institución.

3 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 3 de 9 NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Inscripción, La oficina de Talento Humano es la dependencia encargada de llevar a verificación de cabo la inscripción de las personas interesadas en ser representantes de requisitos, solicitudes los trabajadores ante el convivencia Laboral de la Universidad y reclamaciones, Surcolombiana en formula de principal y suplente; así mismo, verificar el Oficina de Talento 4. resolución a las cumplimiento de los requisitos exigidos, resolver las solicitudes y Humano solicitudes y reclamaciones interpuestas contra la decisión de rechazo de fórmulas reclamaciones y inscritas y resolución a las mismas y expedir el listado definitivo de listado definitivo de fórmulas inscritas. fórmulas inscritas. 5. Elección. El Comité Electoral organizará la jornada de elección en el lugar y la fecha indicada en el cronograma establecido en la resolución de convocatoria Comité Electoral Formularios, actas, solicitudes, comunicaciones, correos electrónicos institucionales, carteleras y portal institucional. Actas de inicio y cierre. 6. Escrutinio. Efectuadas las elecciones, el Comité Electoral junto con los jurados efectuarán el escrutinio, eligiendo las cuatro fórmulas que hayan logrado más votos e informarán los resultados al Rector a través de un Acta de Escrutinio. Comité Electoral Jurados EV-SST-FO-02 ACTA DE APERTURA ELECCION DE LOS CANDIDATOS DEL COMITE 7. Presentación de solicitudes y reclamaciones contra el Acta de Escrutinio. Recepción de solicitudes y reclamaciones contra el Acta de Escrutinio, por parte del Comité Electoral. Comité Electoral Documentos relacionados. 8. Respuestas a las solicitudes y reclamaciones contra el Acta de Escrutinio. El Comité Electoral procederá a resolver las solicitudes y las reclamaciones contra el Acta de Escrutinio dentro del plazo establecido. Las decisiones estarán contenidas en el Acta por la cual se resuelven las reclamaciones contra el Acta de Escrutinio, la cual será publicada en el portal institucional y será comunicada a los recurrentes. Comité Electoral Acta que resuelve solicitudes y reclamaciones. 9. Elaboración y expedición de resolución de La oficina de Talento Humano elaborará la resolución de homologación de resultados de la jornada electoral con fundamento en el Acta de Oficina de Talento Humano Resolución y comunicación.

4 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 4 de 9 NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO homologación de escrutinio remitida por el Comité Electoral. resultados y Suscripción del citado acto administrativo por parte del Rector y publicación. Secretario General y remisión del mismo a la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo. 10. Elaboración y expedición de resolución de designación. La Secretaría General elaborará la resolución de designación de los dos representantes con sus respectivos suplentes por parte del empleador y su representación tendrá una vigencia de dos años. Suscripción del citado acto administrativo por parte del Rector y Secretario General y remisión del mismo a la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo. Rector Secretario General Resolución y comunicación. 11. Instalación Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a la instalación formal del Comité, y de dicha instalación se dejará constancia en un acta. De igual manera, en este acto se absolverán los siguientes puntos: 1. Nombramiento del presidente del Comité. 2. Nombramiento del secretario del comité. 3. Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad y reserva. 4. Definición de fechas de reuniones según la periodicidad prevista. 5. Aprobación del reglamento de funcionamiento del Comité. 6. Los demás temas que los miembros quieran tratar. Laboral Acta de Instalación Parágrafo: De la instalación del be informarse a toda la comunidad laboral 12. Capacitación El Comité fijará fecha para realizar una capacitación conjunta de todos sus miembros en los aspectos más relevantes de la Ley 1010 de Y cada vez que al Comité se integre un nuevo miembro, éste deberá recibir dicha capacitación, para asegurar su idóneo desempeño dentro del órgano. También se realizar actividades de capacitación para sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo. Laboral Acta con temas de capacitación

5 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 5 de 9 NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 13. Convocatoria de Reuniones 14. Reuniones Ordinarias Reuniones extraordinarias Generación y archivo de Actas Corresponde al Presidente del Comité citar los miembros del Laboral a las reuniones ordinarias y extraordinarias. Las celebradas mediante convocatoria previa, trimestral, conforme a lo dispuesto por el artículo 3 de la resolución 1356 de 2012; El comité se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y sesionara con la mitad más uno de sus integrantes. Cuando los miembros del Comité consideren que deben reunirse en fechas adicionales a las ordinarias o cuando se presente casos que requieran de su inmediata intervención, y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes. Al final de cada sesión del Laboral se debe generar un acta que contenga la siguiente información: - Fecha de reunión - Hora de iniciación - Lugar de reunión - Relación de miembros participantes e invitados - Orden del Día - Lectura del acta anterior - Descripción de los aspectos relevantes tratados según el orden del día. (Desarrollo de la Reunión) - Plan de acción de los compromisos adoptados Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial que será de libre consulta para los miembros del Comité. El archivo de las actas está a cargo del Secretario del Laboral. Presidente Presidente Integrante Comité de Presidente del Laboral Correos electrónicos Correos electrónicos Correos electrónicos Acta de reunión

6 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 6 de 9 7. OBSERVACIONES El proceso de conformación del Laboral debe iniciarse dos meses antes de la finalización del Laboral vigente. El comité estará conformado en forma bipartita por cuatro (4) titulares con sus respectivos suplentes. Dos representes de los trabajadores elegidos por elección popular y votación abierta y dos representantes del empleador elegidos por el señor rector mediante resolución. La universidad podrá voluntariamente integrar comités de convivencia laboral adicionales, de acuerdo a su organización interna, por regiones geográficas o municipios. El Laboral no podrá conformarse con servidores públicos o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación. Los integrantes del preferiblemente contaran con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así ismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos. El período del Comité será de 2 años, contados a partir de la fecha de su instalación, Los representantes de los trabajadores o del patrono pueden ser reelegidos de manera consecutiva. Se debe mantener disponibles y debidamente actualizados los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Laboral. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 1 EV-CAL-FO-17del 08 de enero de Creación de Documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DIANA PATRICIA SANCHEZ LOSADA Coordinadora Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo EQUIPO DE CALIDAD Asesores de Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC

7 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 7 de 9 ANEXO 1. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL El Laboral tendrá únicamente las siguientes funciones: 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. 5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes de los involucrados en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente. 8. Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control. 9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas. 10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada. La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana

8 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 8 de 9 ANEXO 2. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL El Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones: 1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. 2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz. 3. Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité. 4. Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité. Parágrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del presidente, el Comité proveerá su reemplazo. ANEXO 3. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL El Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones: 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. 3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. 4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia. 5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información. 6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité. 7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada. 8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. 9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada. Parágrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del secretario, el Comité proveerá su reemplazo. La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana

9 CÓDIGO EV-SST-PR-02 VERSIÓN 1 VIGENCIA 2016 PÁGINA 9 de 9 ANEXO 4 CARTA MODELO PROMOCIÓN DE CANDITATOS PARA COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL Neiva, XX de XXXX de 20XX PARA: DE: EMPLEADOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA TRABAJADORES OFICIALES COORDINADOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ASUNTO: Elección de candidatos en representación de los trabajadores para la conformación del Laboral con vigencia del año (20xx) al año ( 20XX). La Universidad Surcolombiana dando cumplimiento a la legislación laboral relacionada con la conformación del Laboral, convoca a la inscripción de los dos (2) candidatos con sus respectivos suplentes en representación de los trabajadores. La hoja de inscripción de candidatos o plancha debe reclamarse en la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo hasta el día y deberá ser diligenciada y entregada nuevamente como fecha límite el día Las planchas presentadas estarán en cartelera para conocimiento de todos los empleados por (máximo dos días hábiles). La votación de las diferentes planchas que se presenten se realizará el día (máximo 4 días de entregadas las hojas de inscripción) en (lugar de votación: la portería, la entrada al restaurante, la entrada al vestuario, la entrada al salón de producción o área de servicio) a las (00:00 horas). El conteo de votos se realizará el día ( ) a las (00:00 horas) en presencia de un representante de cada una de las planchas presentadas y el jurado de votación. Elegidos los representantes y sus respectivos suplentes se programará una primera reunión para determinar las funciones del comité y el plan de trabajo. Cordialmente Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana