GARANTÍA DE COMPROMISO MUNICIPAL

Transcripción

1 CODIFICACIÓN DE EXPEDIENTES COMO GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD: UN COMPROMISO MUNICIPAL

2 M MARCO LEGAL: : Los datos recabados han de cumplir con el principio de calidad que exige la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, por ello han de ser adecuados a la finalidad de ayudar a las personas, garantiza su bienestar y los derechos que les asisten, pertinentes para la actividad que se vaya a realizar y no excesivos para los objetivos que perseguimos. Todos los datos recogidos por los Servicios Sociales son incorporados a la Historia Social que como establece el artículo 3.1 del Código Deontológico de la profesión de Diplomado en Trabajo Social es un instrumento documental en el que se registran exhaustivamente los datos personales, sanitarios, de vivienda, económicos, laborales, educativos y cualesquiera otros significativos de la situación socio-familiar de un usuario, así como la demanda, el diagnóstico y la subsiguiente intervención en la evolución de su situación personal.

3 El Ayuntamiento de Torrejón de Ardoz tiene entre sus competencias, como ya se ha expuesto, la prestación de Servicios Sociales de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 y 26 de la Ley 7/1985, Reguladora de las Bases de Régimen Local. Por ello, en el ejercicio de esta competencia debe recabar datos para fijar objetivos, realizar planes de trabajo, acuerdos con los usuarios con calendarios periodos y procesos de intervención.

4 : LA NORMATIVA EN LA QUE SE AMPARA ESTE PROYECTO ES LA QUE A CONTINUACIÓN SE DETALLA Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de , de protección de datos de carácter personal. Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid. Recomendación1/2005, de 5 de agosto, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre Archivo, Uso y Custodia de la Documentación que compone la Historia Social no informatizada por parte de los Centros Públicos de Servicios Sociales de la Comunidad de Madrid (aprobada por Resolución del Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid con fecha ). Recomendación 1/2008, de 14 de abril, de la Agencia de Protección de Datos de la Recomendación 1/2008, de 14 de abril, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre el Tratamiento de datos personales en los Servicios Sociales de la Administración de la Comunidad de Madrid y en los Servicios Sociales de los Entes Locales de la Comunidad de Madrid

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6 CARPETA ROSA * El personal administrativo en el momento de apertura del expediente (carpeta Azul) será el encargado de conformar la carpeta ROSA, en ellas se incluirán los documentos siguientes: ó DNI/NIE/Pasaporte ó Empadronamiento ó Libro de familia y/o Libro de familia numerosa ó Solicitud de primera cita donde el ciudadano facilita y autoriza el tratamiento de sus datos personales y se le informa de que sus datos de carácter personal serán incorporados en un fichero propiedad del Ayuntamiento, y que ha sido registrado en la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, con la finalidad de tramitar y gestionar su solicitud, así como mantenerle informado sobre las actividades que puedan resultar de su interés. Los ciudadanos podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, dirigiéndose por escrito a nuestra Concejalía. (ver anexos 2) ó El/la Trabajador/a Social al que se le ha asignado el caso será el encargado/a de seguir conformando el expediente.

7 CARPETA VERDE A continuación de la carpeta Rosa, se pondrá la carpeta VERDE, la cual contiene cinco subcarpetas NARANJAS con el fin de poder clasificar la documentación en: Carpeta 01. contendrá los documentos relativos a la Intervención Social como la Historia Social, Ficha Social, Informes Propios, Hojas de Seguimientos ) Carpeta 02. Se clasificará toda la documentación relativa al Instituto Madrileño del Menor y la Familia (resoluciones, acuerdos, petición de informes, notificaciones ). Carpeta 03. Se archivaran todas las citaciones del centro al titular y beneficiarios del expediente que se hagan por escrito. Carpeta 04. Incluirá todas las notificaciones e informes externos, es decir, informes o documentos recibidos por otras instituciones sean sociales, jurídicos, policiales, médicos, siempre que no estén asociados claramente a una prestación. Carpeta 05. Se archivará toda la documentación relativa a la Comisión de Apoyo Familiar y del Grupo de Trabajo de Menores y Familia (Actas, Acuerdos, compromisos )

8 CARPETAS AMARILLAS Y SUS ANEXAS BLANCAS Detrás de la carpeta Verde se colocaran las Carpetas AMARILLAS y anexas a estas las carpetas BLANCAS correspondientes. Ambas carpetas pertenecen a las prestaciones/recursos que se gestionan en el Centro de Servicios Sociales y llevarán una codificación para asegurar la confidencialidad de los datos. Las carpetas AMARILLAS contendrán: La solicitud de los ciudadanos, Informe propuesta del técnico dando respuesta a esa solicitud en caso de ser una prestación municipal Resolución Carta de concesión o denegación en los casos que corresponda. En las carpetas BLANCAS, con la misma codificación que en las amarillas, se incorporará toda la documentación especifica que aporte el ciudadano para tramitar lo solicitado. Por tanto, toda carpeta amarilla irá seguida de su correspondiente blanca donde se recoge la documentación de la prestación.

9 CODIFICACIÓN EXPEDIENTES Número expediente/ número miembro de la unidad familiar/número de la prestación/ número de orden en el año/ año al que corresponde la prestación: 857/03/105/04/2010 Vendría a ser ayuda para una Escuela infantil del mes de abril de 2010 para el expediente 857

10 CARPETA GRIS Por último se colocará una carpeta GRIS donde se archiva toda la documentación duplicada o que va siendo renovada.

11 A MODO DE OBJETIVO O RAZÓN DE SER Esta codificación en carpetas de colores y numérica tiene como fin que los expedientes sean escaneados, de tal manera que se ha procedido a realizar un programa informático, al cual tendrán acceso los profesionales con una contraseña. Con este programa informático se pretende reducir al máximo el soporte papel y de esta forma el acceso a dicha información por personas no interesadas en el expediente ni en su tramitación ni en su custodia, además facilitara el acceso a los mismos al personal autorizado.

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13 Muchas gracias y a seguir avanzando todos por la mejora, calidad y calidez de los SERVICIOS SOCIALES PÚBLICOS

14 ENTRADA A SERVICIOS SOCIALES EXPEDIENTE DOCUMENTACIÓN GENERAL INFORMES TÉCNICOS PRESTACIONES DOCUMENTACIÓN RENOVADA 01-DOCUMENTOS INTERVENCIÓN 02-IMMF DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA DE LA PRESTACIÓN 03-CITACIONES 04-NOTIFICACIONES E INFORMES 05- CAF GTMF