Campaña Modelos 190/296

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1 Campaña 2012 Modelos 190/296 cailab

2 1 UTILIDADES DE LA PANTALLA DE GESTIÓN MASIVA (COMÚN 190/296) MODELO Como se calcula el modelo A Cálculo de declaraciones normales B Calculo de declaraciones complementarias y sustitutivas: Como se genera la impresión del modelo 190 (Método Post) Como se realizan los envíos telemáticos a la A.E.A.T A Envío del fichero telemático de una sola empresa: B Envío telemático de un lote de empresas C Visualización del acuse de recibo de los envíos Como se realiza el envío de comunicaciones por correo electrónico Como se obtiene el borrador de la declaración MODELO Como se calcula el modelo A Calculo de declaraciones normales B Cálculo de declaraciones complementarias y sustitutivas Como se genera la impresión del modelo 296 (Método Post) Como se realizan los envíos telemáticos a la A.E.A.T A Envío del fichero telemático de una sola empresa: B Envío telemático de un lote de empresas C Visualización del acuse de recibo de los envíos Como realizar el envío de comunicaciones por correo electrónico Como se obtiene el borrador de la declaración INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA DE INTERÉS Introducción de Facturas de Profesionales Como identificar los errores de Validación del fichero cai lab Página 2 de 34

3 1 Utilidades de la pantalla de gestión masiva (común 190/296) En la parte izquierda de la pantalla podrá encontrar varios tipos de filtros que le permitirán mostrar en pantalla todas aquellas empresas que cumplan los requisitos seleccionados. Estos filtros son: Ejercicio: se introducirá el ejercicio correspondiente al calculo que se vaya a realizar. El campo fecha presentación se cubre automáticamente. Por tipo de empresa: permite seleccionar si se visualizarán las personas jurídicas (cuyo CIF comience por la letra A ó B), el resto de empresas o bien todas. Por estado: permite filtrar las empresas en función de lo que aparece en la columna de "Estado" del listado de empresas. Por número de empresa: se visualizarán las empresas cuyo código esté comprendido en el rango de los introducidos en los campos Desde Hasta. Orden de Empresas: permite seleccionar si las empresas se mostrarán por orden alfabético o numérico. Recuerde: -Los filtros Tipo de empresa y Estado se activan automaticamente al seleccionar la opcion. -Los filtros de Ejercicio, número de empresa y orden de empresas se activan o desactivan a través de los botones y. cai lab Página 3 de 34

4 2 En la parte inferior izquierda de la pantalla se encuentra un contador de empresas que le permitirá hacer un control numérico del trabajo de cálculo e impresión. Total modelos del periodo: cuenta el número de empresas a las que les corresponde calcular el modelo para el ejercicio, modelo y periodo correspondiente. Total modelos calculados: del total de empresas, cuenta únicamente aquellas que tienen su estado como CALCULADO. Total modelos impresos y generados: del total de empresas cuenta únicamente aquellas que tienen su estado como IMPRESO (presentación en papel) o GENERADO (Envío Telemático). Total modelos filtrados: Cuenta el número de registros que aparecen en pantalla una vez aplicado uno o varios filtros. Total modelos seleccionados: Cuenta el número de registros que aparecen en pantalla y que tienen la marca de selección. En las columnas 2ª a 4ª se realizan los mismos controles pero únicamente de aquellas empresas que tienen alguna de las siguientes características y que se identifican mediante este código de colores: Empresas que en la opción Empresas Datos Generales Identificativos tienen introducida una Fecha de Fin de trabajos correspondiente al mismo ejercicio en que se calcula el modelo. Empresas que en la opción Empresas Datos Generales Identificativos tienen introducida una Fecha de Fin de Trabajos correspondiente a un ejercicio posterior a aquel en que se calcula el modelo. Empresas que en la opción Empresas Datos Generales Identificativos tienen introducida una Fecha de Inicio de Trabajos correspondiente al mismo ejercicio en que se calcula el modelo. 3 Barra de botones: a través de los botones de esta barra podrá llevar a cabo las siguientes acciones: : marcar como seleccionadas todas las empresas que aparecen en el árbol de empresas. : desmarcar todas las empresas que aparezcan marcadas como seleccionadas en el árbol de empresas : imprimir un listado con las empresas filtradas en el árbol de empresas. : localizar y enlazar el justificante de acuse de recibo de la AEAT de aquellas declaraciones telemáticas que hayan sido tramitadas marcando la opción envío inmediato a través de la oficina virtual de la AEAT : permite imprimir los justificantes enlazados. cai lab Página 4 de 34

5 : permite visualizar los justificantes enlazados 4 En la parte central de la pantalla aparecerán todas aquellas empresas que cumplan los criterios de los filtros aplicados. Además de los datos de identificación de la empresa se mostrará la siguiente información: Columna Perceptores : si se ha realizado el cálculo del modelo aparecerá el número total de perceptores correspondiente a empresa. Columna Percepciones : si se ha realizado el cálculo del modelo aparecerá el importe de percepciones correspondientes a cada empresa. Columna Ing. a cta. : si se ha realizado el cálculo del modelo aparecerá el importe de retenciones e ingresos a cuenta correspondientes a cada empresa. Columna Estado : en esta columna se reflejará el estado de cada empresa, pudiendo aparecer los siguientes: o En blanco: indica que el modelo todavía no ha sido calculado o Calculado: indica que el modelo ha sido calculado. o Revisado: este estado no es automático. El usuario podrá asignar este estado a una declaración que ya está calculada mediante el botón (al que se accede mediante el botón Modificar ), indicando con ello que ha sido revisado y está listo para su envío telemático o impresión. o Telemático: indica que el modelo ha sido calculado y Generado Telemáticamente. o Acusado: indica que el modelo ha sido calculado, generado telemáticamente y existe el acuse de recibo aceptando el envío. o Impreso: Indica que el modelo ha sido calculado e impreso en el modelo oficial. OBSERVACIONES Las empresas cuya Fecha Fin Trabajos sea inferior al ejercicio y período indicados no aparecerán en esta pantalla. cai lab Página 5 de 34

6 Las empresas cuya Fecha de Inicio de Trabajos sea posterior al ejercicio y periodo indicados no aparecerán en esta pantalla. Las empresas cuya Fecha Fin Trabajos coincida dentro del ejercicio y período indicado aparecerán filtradas en esta pantalla con color rojo. Las empresas cuya Fecha Fin Trabajos sea posterior al ejercicio y período indicado aparecerá filtradas en esta pantalla con color verde. Las empresas cuya Fecha de Inicio de Trabajos coincida dentro del ejercicio y periodo indicado aparecerán filtradas en la pantalla con color azul. 5 En la parte inferior de la pantalla aparece un grupo de seis botones desde los que: : visualizar y modificar los registros del modelo 190. Al pulsar este botón se puede modificar el estado de una declaración pulsando el botón, excepto en los siguientes casos: Si el estado es En blanco no se puede seleccionar ninguno de los demás estados, hasta que no se calcule la declaración. El estado Acusado no puede asignarse manualmente. Solo aparece cuando se ha realizado en envío : Calcular los Modelos de las empresas con marca de selección : Imprimir borradores de las empresas con marca de selección. : Enviar comunicaciones por correo electrónico a las empresas con marca de selección, pudiendo adjuntar el borrador del modelo y el acuse de recibo, si este se ha enlazado en la empresa. Esta opción permite también adjuntar un fichero seleccionado por el usuario que acompañe a los documentos referidos anteriormente (p. ejemplo: una carta explicativa, documento con anotaciones de interés para el cliente, etc.) : Imprimir los modelos oficiales que tengan módulo de impresión de la AEAT de las empresas con marca de selección cai lab Página 6 de 34

7 2 Modelo 190 : Generar ficheros para la presentación de declaraciones telemáticas de las empresas con marca de selección La aplicación cailab permite lleva a cabo la gestión del modelo 190 de Resumen Anual de Retenciones e Ingresos a Cuenta de la AEAT a nivel individual para cada empresa o de forma masiva para todas las empresas creadas en la aplicación desde las siguientes opciones de menú: De forma masiva: desde la opción IRPF Modelo 190 o a través del icono de acceso rápido. De forma individual desde la opción Empresas IRPF Modelo 190, seleccionando el icono Desde cada una de estas opciones se pueden llevar a cabo las siguientes acciones: Proceso Opción individual Opción masiva Cálculo de declaraciones normales SI SI Visualización y modificación del modelo calculado SI SI Obtención del modelo impreso SI SI Generación y envío del fichero telemático SI SI Visualización e impresión del acuse de recibo SI SI Impresión del borrador SI SI Envío por del borrador y del acuse de recibo SI SI Calculo de declaraciones complementarias y sustitutivas SI NO Eliminación del modelo calculado SI NO cai lab Página 7 de 34

8 2.1 Como se calcula el modelo 190 El cálculo normal de una declaración se llevará a cabo pulsando el botón desde cualquiera de estas dos opciones: De forma masiva: desde la opción IRPF Modelo 190 o a través del icono de acceso rápido. De forma individual desde la opción Empresas IRPF Modelo 1190 seleccionando el icono. 2.1.A Cálculo de declaraciones normales Calculo desde el masivo: En la opción IRPF Modelo 190 o a través del botón rápido cabo el cálculo del modelo 190 siguiendo estos pasos: se puede llevar a 1-pulsar el botón 2- una vez generado el modelo en la pantalla aparecerá indicado el número de perceptores, el total de percepciones, el total de retenciones e ingresos a cuenta efectuados y en la columna estado se indicara Generada. A través del botón se podrá visualizar y modificar los datos de la declaración calculada del mismo modo que en la opción de cálculo individual desde la empresa con la diferencia de que, en el masivo los registros del 190 no aparecen numerados. Al pulsar este botón también se muestra el botón, que permite modificar el estado de una o varias declaraciones, excepto en los siguientes casos: Si el estado es En blanco no se puede seleccionar ninguno de los demás estados, hasta que no se calcule la declaración. El estado Acusado no puede asignarse manualmente. Solo aparece cuando se ha realizado en envío Calculo individual desde cada empresa: En la opción Empresa IRPF Modelo 190 se puede llevar a cabo el cálculo del modelo 190 siguiendo estos pasos: 1-pulsar el botón cai lab Página 8 de 34

9 2-seleccionar el periodo que corresponda dentro de la ventana de cálculo y pulsar el botón procesar: Una vez calculada la declaración se creará un registro en la pantalla que indica que dicho cálculo se ha realizado: A través de los siguientes botones se podrán llevar a cabo las estas acciones: : permite eliminar la declaración sobre la que esté situado el cursor (la que está marcada en azul) :permite visualizar los datos de los registros que componen el modelo. Haciendo doble clic con el ratón sobre los registros se pueden visualizar los datos que los componen, e incluso algunos podrán modificarse manualmente, aunque esta modificación no es recomendable ya que los datos solo se varían a nivel de esta declaración, permaneciendo inalterados en la base de datos. cai lab Página 9 de 34

10 2.1.B Calculo de declaraciones complementarias y sustitutivas: Desde la opción de masivo: no existe esta opción en el masivo. Desde la opción individual: pulsando el botón El cálculo de declaraciones complementarias o sustitutivas de 190 se hace únicamente desde la opción individual en Empresas IRPF 190. Desde esta opción y tras pulsar el botón se abre la siguiente ventana: cai lab Página 10 de 34

11 Seleccionar la opción que corresponda: Complementaria Sustitutiva Introducir el nº de justificante de la declaración anterior Recuerde: -Complementaria: Se presentará declaración complementaria en el caso de que se envíen datos que no existían en la declaración presentada inicialmente (ejemplo: importes correspondientes a un profesional que no aparecía como perceptor en el 190 enviado con anterioridad). En este caso, después de haber calculado la declaración como complementaria se debe modificar el registro, eliminando el resto de perceptores de la declaración a través de la tecla SUPR. -Sustitutiva: Se presentará declaración sustitutiva en el caso de que se desee modificar algún dato o importe de un perceptor que ya figurase en la declaración inicial (por ejemplo: a un perceptor se le declaró que sus percepciones económicas eran anuales cuando realmente eran anuales). En este caso el cálculo realizado por la aplicación puede enviarse directamente sin realizar ninguna modificación. 2.2 Como se genera la impresión del modelo 190 (Método Post) Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde cualquiera de las dos opciones se generará el modelo 296 y se remitirá a la página web de la AEAT en donde se validará para detectar los posibles errores. En caso de que existan errores se mostrará una pantalla como la siguiente: cai lab Página 11 de 34

12 Se deberán corregir dichos errores y volver a remitir el modelo. Si no existe error, la declaración se acepta provisionalmente, a la espera de su posterior confirmación. Se obtendrá una página de respuesta del servidor con el justificante de presentación en formato PDF y en la pantalla de envío masivo de cailab aparecerá como estado de la declaración el de Impreso. Una vez obtenido el número de justificante de la declaración, la confirmación de la misma podrá efectuarse de cualquiera de estas dos maneras: De forma telemática, sin necesidad de impresión: Enviando el siguiente mensaje SMS a la Agencia Estatal de Administración Tributaria al número : Ejemplo MODELO Z NOTA: El contenido del mensaje SMS corresponde a la palabra MODELO, seguido del código del modelo, del nº de justificante y del NIF La Agencia Tributaria le devolverá un mensaje SMS, con remitente AEAT, confirmando la presentación efectuada junto con un código seguro de verificación (CSV) de 16 caracteres, que deberá ser conservado como justificante de dicha presentación. De no haberse efectuado correctamente la presentación de la declaración, la Agencia Tributaria enviará un mensaje SMS comunicando dicha circunstancia e indicando el error que se haya producido En papel, imprimiendo el "ejemplar para la Administración" del PDF obtenido mediante el servicio de impresión de la Agencia Tributaria. cai lab Página 12 de 34

13 La presentación en papel podrá efectuarse a través de los siguientes medios: En cualquiera de las entidades colaboradoras autorizadas situadas en territorio español (Bancos, Cajas de Ahorros o Cooperativas de Crédito) conjuntamente, en su caso, con el modelo de la declaración-documento de ingreso que tenga asociado, correspondiente al último periodo del año inmediato anterior, siempre que ésta última declaración resulte a ingresar y el ingreso se efectúe en la misma entidad. Para ello deberá utilizar el sobre de retorno que consta de una franja lateral en el anverso del mismo con la leyenda PROGRAMA DE AYUDA, en el cual se habrá introducido previamente el "ejemplar para la Administración". Deberá utilizar un sobre de retorno por cada declaración presentada. En la Delegación o Administración de la Agencia Tributaria, bien directamente o mediante envío por correo certificado. En este caso no será necesaria la utilización del sobre de retorno. 2.3 Como se realizan los envíos telemáticos a la A.E.A.T. Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde estas opciones se podrá indicar que se realice el «Envío inmediato a través de la Oficina virtual de la AEAT». En ese caso la aplicación realizará el siguiente proceso: Si sólo ha seleccionado una empresa: se creará el fichero dentro del directorio indicado y se conectará con la Oficina virtual de la AEAT para que, después de seleccionar la firma digital, pueda firmar y enviar la declaración. Si ha seleccionado varias empresas: se generarán todos los ficheros del lote en una carpeta creada dentro del directorio indicado e identificada con la fecha y hora de la generación. Igual que en el caso anterior, conectará con la Oficina virtual de la AEAT para, una vez seleccionada la firma digital, pueda firmar y enviar la declaración. En ambos casos se configurarán automáticamente los Directorios de respuestas, resumen y ficheros tratados que reciben los acuses de recibo. Estos acuses serán grabados en el directorio «...:\AEAT.CAI\CAILAB2012\0A\Aceptadas» dentro de la unidad donde está ubicada la carpeta CAI. Es aconsejable que no cambie ninguna de las rutas propuestas por defecto en la página de la Oficina virtual de la AEAT. Esto permitirá al programa controlar las declaraciones que se recibieron y las que se rechazaron por la Agencia. cai lab Página 13 de 34

14 2.3.A Envío del fichero telemático de una sola empresa: Una vez seleccionada la empresa pincharemos en el botón continuación aparecerá la pantalla Generación telemática de modelos.. A En dicha pantalla se deberá indicar la ruta donde se quiere guardar el fichero de la declaración (recuerde que los ficheros deben estar ubicados en :\aeat) y se puede marcar la opción Envío inmediato a través de la Oficina virtual de la AEAT, si se desea que la aplicación conecte directamente con la página de envío de la AEAT. Previa selección de la firma digital con la que se firmará la declaración, aparecerá en pantalla la página de la Oficina virtual de la AEAT: cai lab Página 14 de 34

15 En esta pantalla aparecerán configuradas las rutas: Del Directorio con declaraciones o Fichero multideclaración a enviar indicando el fichero que ha sido creado para la empresa seleccionada. 1 Los Directorios de respuestas, resumen y ficheros tratados. 2 No modifique ninguna de las rutas propuestas. Deberá indicar el Certificado X Sólo queda firmar y enviar la declaración. 2.3.B Envío telemático de un lote de empresas Una vez seleccionadas las empresas calculadas se pulsa en el botón. El proceso de generación y envío es idéntico al que se realiza con una sola empresa. La apariencia de la pantalla de la página oficial de la AEAT es la siguiente: cai lab Página 15 de 34

16 En esta pantalla aparecerán configuradas las rutas: Del Directorio con declaraciones o Fichero multideclaración a enviar : indicando el directorio indicado por el usuario en Ruta para grabar los ficheros completado por una carpeta con la fecha y hora de la generación del lote. 1 Los Directorios de respuestas, resumen y ficheros tratados. 2 No modifique ninguna de las rutas propuestas. Deberá indicar el Certificado X Sólo queda firmar y enviar la declaración. IMPORTANTE: La AEAT admite la presentación de modelos 190 negativos, es decir, en los que no se declare a ningún sujeto retenido. Se recomienda evitar la antigua práctica de presentar los modelos negativos en papel preimpreso ya que, en el caso de contribuyentes obligados a presentar declaraciones de forma telemática, podría suponerle una sanción de (modificación del art. 199 LGT por la Ley 7/2012, tipificando como nueva infracción la presentación de autoliquidaciones o declaraciones por medios distintos a los electrónicos, informáticos y telemáticos en los casos en que hubiera obligación de hacerlo por dichos medios), cai lab Página 16 de 34

17 2.3.C Visualización del acuse de recibo de los envíos Una vez realizados estos dos tipos de envío, la aplicación le permitirá visualizar los ficheros de acuse de recibo aceptando el envío emitidos por la AEAT en la opción IRPF Modelo 190, situándose sobre el registro de la empresa y pulsando el botón. Podrá diferenciar las empresas que tienen este fichero enlazado de las que no porque las primeras tienen, en la columna estado, el texto ACUSADO. La visualización del acuse solo es posible si este se encuentra grabado dentro del directorio \AEAT.CAI\CAILAB2012\0A\Aceptadas lo que sucederá tanto si el usuario ha realizado el envío marcando Envío inmediato a través de la Oficina virtual de la AEAT o si ha grabado los acuses de recibo emitidos por la AEAT en dicho directorio y pulsado el botón en la pantalla de gestión masiva. Para realizar la impresión de los acuses de recibo utilice el botón 2.4 Como se realiza el envío de comunicaciones por correo electrónico Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde estas opciones se podrán realizar envíos (individuales o masivos) de comunicaciones por correo electrónico con la posibilidad de adjuntar el borrador de la declaración y el acuse de recibo del envío de 190 siempre que la empresa lo tenga enlazado. Para el envío será necesario tener indicada la dirección de correo electrónico del cliente en Empresas DATOS GENERALES DATOS IDENTIFICATIVOS. Los borradores que se adjunten en los correos enviados irán en formato PDF y se guardará una copia de los mismos en la carpeta CAI\LABORAL\MODELO190\2012\BORRADORES. Esta opción permite también adjuntar un fichero seleccionado por el usuario que acompañe a los documentos referidos anteriormente (p. ejemplo: una carta explicativa, documento con anotaciones de interés para el cliente, etc.) 2.5 Como se obtiene el borrador de la declaración Desde la opción de masivo: pulsando el botón cai lab Página 17 de 34

18 Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde ambas opciones se podrá obtener el borrador del modelo 190 de una o varias empresas cuya declaración haya sido calculada. El usuario podrá visualizar dicho borrador por pantalla o bien obtener su impresión. cai lab Página 18 de 34

19 3 Modelo 296 La aplicación cailab permite lleva a cabo la gestión del modelo 296 de Resumen Anual de Retenciones e Ingresos a Cuenta del Impuesto Sobre la Renta de los No Residentes a nivel individual para cada empresa o de forma masiva para todas las empresas creadas en la aplicación desde las siguientes opciones de menú: De forma masiva: desde la opción IRPF Modelo 296 o a través del icono de acceso rápido. De forma individual desde la opción Empresas IRPF Modelo 296, seleccionando el icono Desde cada una de estas opciones se pueden llevar a cabo las siguientes acciones: Proceso Opción individual Opción masiva Cálculo de declaraciones normales SI SI Visualización y modificación del modelo calculado SI SI Obtención del modelo impreso SI SI Generación y envío del fichero telemático SI SI Visualización e impresión del acuse de recibo SI SI Impresión del borrador SI SI Envío por del borrador y del acuse de recibo SI SI Calculo de declaraciones complementarias y sustitutivas SI NO Eliminación del modelo calculado SI NO cai lab Página 19 de 34

20 3.1 Como se calcula el modelo 296 Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón 3.1.A Calculo de declaraciones normales Calculo desde el masivo: En la opción IRPF Modelo 296 o a través del botón rápido cabo el cálculo del modelo 296 siguiendo estos pasos: se puede llevar a 1-pulsar el botón 2- una vez generado el modelo en la pantalla aparecerá indicado el número de perceptores, el total de percepciones, el total de retenciones e ingresos a cuenta efectuados y en la columna estado se indicara Generada. A través del botón se podrá visualizar y modificar los datos de la declaración calculada del mismo modo que en la opción de cálculo individual desde la empresa. Al pulsar este botón también se muestra el botón, que permite modificar el estado de una o varias declaraciones, excepto en los siguientes casos: Si el estado es En blanco no se puede seleccionar ninguno de los demás estados, hasta que no se calcule la declaración. El estado Acusado no puede asignarse manualmente. Solo aparece cuando se ha realizado en envío Calculo individual desde cada empresa: En la opción Empresa IRPF Modelo 296 se puede llevar a cabo el cálculo del modelo 296 siguiendo estos pasos: 1-pulsar el botón 2-seleccionar el periodo que corresponda dentro de la ventana de cálculo y pulsar el botón aceptar: cai lab Página 20 de 34

21 Una vez calculada la declaración se creará un registro en la pantalla que indica que dicho cálculo se ha realizado: A través de los siguientes botones se podrán llevar a cabo las estas acciones: : permite eliminar la declaración sobre la que esté situado el cursor (la que está marcada en azul) : permite visualizar los datos de los registros que componen el modelo. Haciendo doble clic con el ratón sobre los registros se pueden visualizar los datos que los componen, e incluso algunos podrán modificarse manualmente, aunque esta modificación no es recomendable ya que los datos solo se varían a nivel de esta declaración, permaneciendo inalterados en la base de datos. cai lab Página 21 de 34

22 3.1.B Cálculo de declaraciones complementarias y sustitutivas Desde la opción de masivo: no existe esta opción en el masivo. Desde la opción individual: pulsando el botón El cálculo de declaraciones complementarias o sustitutivas de 296 se hace únicamente desde la opción individual en Empresas IRPF 296. Desde esta opción y tras pulsar el botón se abre la siguiente ventana: Seleccionar la opción que corresponda Introducir el nº de justificante de la declaración anterior Recuerde: -Complementaria: Se presentará declaración complementaria en el caso de que se envíen datos que no existían en la declaración presentada inicialmente (ejemplo: importes correspondientes a un profesional que no aparecía como perceptor en el 296 enviado con anterioridad). En este caso, después de haber calculado la declaración como complementaria se debe modificar el registro, eliminando el resto de perceptores de la declaración a través de la tecla SUPR. -Sustitutiva: Se presentará declaración sustitutiva en el caso de que se desee modificar algún dato o importe de un perceptor que ya figurase en la declaración inicial (por ejemplo: a un perceptor se le declaró que sus percepciones económicas eran anuales cuando realmente eran anuales). En este caso el cálculo realizado por la aplicación puede enviarse directamente sin realizar ninguna modificación. cai lab Página 22 de 34

23 3.2 Como se genera la impresión del modelo 296 (Método Post) Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde cualquiera de las dos opciones se generará el modelo 296 y se remitirá a la página web de la AEAT en donde se validará para detectar los posibles errores. En caso de que existan errores se mostrará una pantalla como la siguiente: Se deberán corregir dichos errores y volver a remitir el modelo. Si no existe error, la declaración se acepta provisionalmente, a la espera de su posterior confirmación. Se obtendrá una página de respuesta del servidor con el justificante de presentación en formato PDF y en la pantalla de envío masivo de cailab aparecerá como estado de la declaración el de Impreso. Una vez obtenido el número de justificante de la declaración, la confirmación de la misma podrá efectuarse de cualquiera de estas dos maneras: De forma telemática, sin necesidad de impresión: Enviando el siguiente mensaje SMS a la Agencia Estatal de Administración Tributaria al número : Ejemplo MODELO Z NOTA: El contenido del mensaje SMS corresponde a la palabra MODELO, seguido del código del modelo, del nº de justificante y del NIF La Agencia Tributaria le devolverá un mensaje SMS, con remitente AEAT, confirmando la presentación efectuada junto con un código seguro de verificación (CSV) de 16 caracteres, que deberá ser conservado como justificante de dicha presentación. De no haberse efectuado correctamente la presentación de la declaración, la Agencia Tributaria enviará un mensaje SMS comunicando dicha circunstancia e indicando el error que se haya producido cai lab Página 23 de 34

24 En papel, imprimiendo el "ejemplar para la Administración" del PDF obtenido mediante el servicio de impresión de la Agencia Tributaria. La presentación en papel podrá efectuarse a través de los siguientes medios: En cualquiera de las entidades colaboradoras autorizadas situadas en territorio español (Bancos, Cajas de Ahorros o Cooperativas de Crédito) conjuntamente, en su caso, con el modelo de la declaración-documento de ingreso que tenga asociado, correspondiente al último periodo del año inmediato anterior, siempre que ésta última declaración resulte a ingresar y el ingreso se efectúe en la misma entidad. Para ello deberá utilizar el sobre de retorno que consta de una franja lateral en el anverso del mismo con la leyenda PROGRAMA DE AYUDA, en el cual se habrá introducido previamente el "ejemplar para la Administración". Deberá utilizar un sobre de retorno por cada declaración presentada. En la Delegación o Administración de la Agencia Tributaria, bien directamente o mediante envío por correo certificado. En este caso no será necesaria la utilización del sobre de retorno. 3.3 Como se realizan los envíos telemáticos a la A.E.A.T. Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde estas opciones se podrá indicar que se realice el «Envío inmediato a través de la Oficina virtual de la AEAT». En ese caso la aplicación realizará el siguiente proceso: Si sólo ha seleccionado una empresa: se creará el fichero dentro del directorio indicado y se conectará con la Oficina virtual de la AEAT para que, después de seleccionar la firma digital, pueda firmar y enviar la declaración. Si ha seleccionado varias empresas: se generarán todos los ficheros del lote en una carpeta creada dentro del directorio indicado e identificada con la fecha y hora de la generación. Igual que en el caso anterior, conectará con la Oficina virtual de la AEAT para, una vez seleccionada la firma digital, pueda firmar y enviar la declaración. En ambos casos se configurarán automáticamente los Directorios de respuestas, resumen y ficheros tratados que reciben los acuses de recibo. Estos acuses serán grabados en el directorio «...:\AEAT.CAI\CAILAB2012\0A\Aceptadas» dentro de la unidad donde está ubicada la carpeta CAI. Es aconsejable que no debe cambiarse ninguna de las rutas propuestas por defecto en la página de la Oficina virtual de la cai lab Página 24 de 34

25 AEAT. Esto permitirá al programa controlar las declaraciones que se recibieron y las que se rechazaron por la Agencia. 3.3.A Envío del fichero telemático de una sola empresa: Una vez seleccionada la empresa pincharemos en el botón. A continuación aparecerá la pantalla Generación telemática de modelos. En dicha pantalla se deberá indicar la ruta donde queremos que se guarde el fichero de la declaración (recuerde que los ficheros deben estar ubicados en :\aeat) y marcaremos la opción Envío inmediato a través de la Oficina virtual de la AEAT Previa selección de la firma digital con la que se firmará la declaración, aparecerá en pantalla la página de la Oficina virtual de la AEAT: cai lab Página 25 de 34

26 1 3 2 En esta pantalla aparecerán configuradas las rutas: Del Directorio con declaraciones o Fichero multideclaración a enviar indicando el fichero que ha sido creado para la empresa seleccionada. 1 Los Directorios de respuestas, resumen y ficheros tratados. 2 No modifique ninguna de las rutas propuestas. Deberá indicar el Certificado X Sólo queda firmar y enviar la declaración. 3.3.B Envío telemático de un lote de empresas Una vez seleccionadas las empresas calculadas se pulsa en el botón. El proceso de generación y envío es idéntico al que se realiza con una sola empresa. La apariencia de la pantalla de la página oficial de la AEAT es la siguiente: cai lab Página 26 de 34

27 1 3 2 En esta pantalla aparecerán configuradas las rutas: Del Directorio con declaraciones o Fichero multideclaración a enviar : indicando el directorio indicado por el usuario en Ruta para grabar los ficheros completado por una carpeta con la fecha y hora de la generación del lote. 1 Los Directorios de respuestas, resumen y ficheros tratados. 2 No modifique ninguna de las rutas propuestas. Deberá indicar el Certificado X Sólo queda firmar y enviar la declaración. IMPORTANTE: La AEAT admite la presentación de modelos 296 negativos, es decir, en los que no se declare a ningún sujeto retenido. Se recomienda evitar la antigua práctica de presentar los modelos negativos en papel preimpreso ya que, en el caso de contribuyentes obligados a presentar declaraciones de forma telemática, podría suponerle una sanción de (modificación del art. 199 LGT por la Ley 7/2012, tipificando como nueva infracción la presentación de autoliquidaciones o declaraciones por medios cai lab Página 27 de 34

28 distintos a los electrónicos, informáticos y telemáticos en los casos en que hubiera obligación de hacerlo por dichos medios), 3.3.C. Visualización del acuse de recibo de los envíos Una vez realizados estos dos tipos de envío, la aplicación le permitirá visualizar los ficheros de acuse de recibo aceptando el envío emitidos por la AEAT en la opción IRPF Modelo 296, situándose sobre el registro de la empresa y pulsando el botón. Podrá diferenciar las empresas que tienen este fichero enlazado de las que no porque las primeras tienen, en la columna estado, el texto ACUSADO. La visualización del acuse solo es posible si este se encuentra grabado dentro del directorio \AEAT.CAI\CAILAB2012\0A\Aceptadas lo que sucederá tanto si el usuario ha realizado el envío marcando Envío inmediato a través de la Oficina virtual de la AEAT o si ha grabado los acuses de recibo emitidos por la AEAT en dicho directorio y pulsado el botón en la pantalla de gestión masiva. Para realizar la impresión de los acuses de recibo utilice el botón 3.4 Como realizar el envío de comunicaciones por correo electrónico Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón seleccionando la opción Desde estas opciones se podrá realizar envíos para una o varias empresas de comunicaciones por correo electrónico con la posibilidad de adjuntar el borrador de la declaración y el acuse de recibo del envío telemático, siempre que la empresa lo tenga enlazado. Para el envío será necesario tener indicada la dirección de correo electrónico del cliente en Empresas DATOS GENERALES DATOS IDENTIFICATIVOS. Los borradores que se adjunten en los correos enviados irán en formato PDF y se guardará una copia de los mismos en la carpeta CAI\LABORAL\MODELO296\2012\BORRADORES. Esta opción permite también adjuntar un fichero seleccionado por el usuario que acompañe a los documentos referidos anteriormente (p. ejemplo: una carta explicativa, documento con anotaciones de interés para el cliente, etc.) y 3.5 Como se obtiene el borrador de la declaración cai lab Página 28 de 34

29 Desde la opción de masivo: pulsando el botón Desde la opción individual: pulsando el botón y seleccionando la opción Desde ambas opciones se podrá obtener el borrador del modelo 296 de una o varias empresas cuya declaración haya sido calculada. El usuario podrá visualizar dicho borrador por pantalla o bien obtener su impresión. cai lab Página 29 de 34

30 4 Información Complementaria de Interés 4.1 Introducción de Facturas de Profesionales Introducción de forma manual: Para informar los datos de IRPF de los profesionales se debe ir a la opción IRPF Otros Perceptores IRPF y Seg. Social. En dicha pantalla se deberán indicar los siguientes datos: Empresa: en la que se desean incluir los datos del Profesional NIF: del profesional que se desea informar (en el caso de que la aplicación ya tenga mecanizado dicho NIF en la opción Maestros Maestro de NIF los datos Apellido1, Apellido2 Y Nombre, aparecerán automáticamente en la pantalla. Porcentaje IRPF: Indicar el % de IRPF que se desea proponer siempre que se mecaniza una factura de este profesional, en el caso de dejar este campo vacío se deberá indicar el % en cada una de las facturas que se mecanicen. Clave y Subclave: que se desea proponer al mecanizar las facturas del profesional. Domicilio: En la pestaña domicilio se deberá indicar el domicilio del perceptor, ya que en el caso de no existir en la aplicación el perceptor como trabajador será de esta pestaña de la que se tome el código de la provincia para el Modelo 190. Una vez estén indicados estos datos se deberán relacionar las facturas de los profesionales en el apartado Acumulados IRPF y Seguridad Social, recuerde que en el detalle de estos registros podrá especificar una Clave y Subclave diferente para cada uno de ellos independientemente de la indicada en los datos Generales del Perceptor, así como el número de factura. Si el usuario tiene las aplicaciones CAICONTA y CAIFIS podrá realizar la importación automática de los datos de profesionales introducidos en ambas aplicaciones a través de la opción IRPF Importación de datos para modelo 110/111/190. Importación desde las aplicaciones caiconta y caifis : Si el usuario tiene las aplicaciones caiconta y caifis podrá realizar la importación automática de los datos de profesionales introducidos en ambas aplicaciones a través de la opción IRPF Importación de datos para modelo 110/111/190. Como paso previo a la importación de datos se debe realizar el enlace correcto entre todas las aplicaciones: 1. El enlace entre todas las aplicaciones se hace de forma automática, a través de las rutas introducidas en el archivo PROGRAMA.INI situado dentro de la carpeta CAI. cai lab Página 30 de 34

31 2. Seleccionar la empresa de caifis o caiconta que corresponda con la de cailab la que se quieren importar. Este proceso se lleva a cabo en la opción Empresas Datos Generales enlaces, pulsando el icono contiguo al campo empresa en el panel Enlace CAICONTA o Enlace CAIFIS, según corresponda. Una vez enlazadas las aplicaciones, la importación de datos se lleva a cabo desde la opción IRPF Importación Datos para 110/111/190, desde la que se podrán llevar a cabo estos procesos: : pulsando este icono se activa el panel desde el que el usuario podrá solicitar la importación de las facturas existentes en la aplicación caiconta correspondientes al periodo que se indique y de las empresas que el usuario seleccione. : pulsando este icono se activa el panel desde el que el usuario podrá solicitar la importación de las facturas existentes en la aplicación caifis correspondientes al periodo que se indique y de las empresas que el usuario seleccione. Si la ruta que se muestra en el panel Base de Datos de Fiscal no se correspondiera con la última existente para la aplicación caifis el usuario podrá seleccionarla a través del botón. Si fuera necesario introducir una ruta correspondiente a un ejercicio anterior al actual, el usuario podrá seleccionarla pulsando el botón. Los datos importados se incorporarán a la opción IRPF a Otros Perceptores de IRPF Y Seguridad Social. Si el profesional ya existiera en la aplicación cailab, se respetarán sus datos identificativos, incorporando una nueva línea con los datos económicos importados de la aplicación que corresponda. Si el profesional no existiera en la aplicación cailab, se creará con los datos importados. Los datos importados se introducen de manera similar a como lo haría el usuario manualmente, con la diferencia de que al final del registro, en el campo, se indicará si el dato viene importado de la aplicación caiconta ( C ) o caifis ( F ). cai lab Página 31 de 34

32 4.2 Como identificar los errores de Validación del fichero. Al generar la declaración, tanto del modelo 190 como del modelo 296, se procederá a la validación de los datos del fichero que se va a generar. Si en el proceso de validación se detectan errores, estos se abrirá una ventana en la que aparece la relación de errores encontrados. Para identificar a quién afectan los errores detectados se debe interpretar el mensaje de errores de la siguiente manera: 1. Tener en cuenta el tipo de registro que se indica: o Registro tipo 1: el registro tipo 1 siempre es la empresa. o Registro tipo 2: el registro tipo 2 es un perceptor. 2. El texto de error indica claramente el dato que se está validando como erróneo. 3. El número de registro: este número se refiere al orden en que está colocado el registro de perceptor que contiene el error dentro del modelo de la declaración. Para localizar cada registro ha de tenerse en cuenta que el registro nº 1 es siempre el de la empresa, por lo que el primer perceptor de la relación es el registro nº 2. Ejemplo de interpretación de errores: Al validar el modelo 190 de una empresa se muestra la siguiente ventana: Interpretación de errores: La empresa (registro 1) tiene error porque no se ha introducido el nombre de persona de contacto en la opción Empresas Fiscales El perceptor con nº de registro 3 (es decir, el 2º trabajador que aparece en el modelo 190) no tiene la fecha de nacimiento en Trabajadores Generales Datos Personales. RECUERDE En la pantalla en la que aparecen descritos los errores el usuario dispone del botón de interpretar estos errores. en el que se recuerda la manera Desde la opción de «Presentación telemática», si marca la opción «No validar» podrá generar igualmente el fichero, acelerando su obtención y posponiendo su validación al momento del envío desde la Oficina virtual de la AEAT cai lab Página 32 de 34

33 AVISO IMPORTANTE: La principal ventaja del método POST es que, al no usar Java, mejorará la rapidez en la generación de los modelos oficiales; como contrapunto su funcionamiento dependerá del correcto funcionamiento de la página Web de la AEAT y, en el caso de validación para su envío telemático, de la correcta configuración de Internet Explorer del equipo desde donde quiera validarse/obtenerse la declaración. En Internet Explorer versión 8 y superior si, al elegir como forma de presentación la telemática, aparece el siguiente aviso: Deberá optar por: Generar el fichero sin validar. En este caso debe recordar que la validación del fichero no se realizará hasta el momento en que firme su envío desde la página Web de la A.E.A.T.; por ello, si opta por generar el fichero sin validar, le aconsejamos que realice el envío de las declaraciones una a una, absteniéndose de realizar envíos por lotes, especialmente si éstos se posponen a los últimos días del periodo de presentación voluntario. Configurar su Internet Explorer (aunque su explorador predeterminado por defecto no sea Internet Explorer) siguiendo las siguientes instrucciones: Vaya a la opción de menú Herramientas Opciones de Internet pestaña: Opciones avanzadas, dentro de Internet Explorer. En el apartado Seguridad (último en la lista) compruebe que aparecen desmarcada la opción: - Comprobar la revocación de certificados del servidor (en caso de tener que desmarcar deberá reiniciar el equipo). cai lab Página 33 de 34

34 Esta configuración le asegura un fichero validado conforme a los requisitos de la página de la A.E.A.T. incluso antes de firmar y enviar el fichero a través de su Sede electrónica. cai lab Página 34 de 34

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