Como funciona TACS. TACS Manual de Entrenamiento

Transcripción

1 TACS Manual de Entrenamiento Como funciona TACS Cada día, enviamos un archivo a Perot. Este archivo contiene un listado con todos los clientes que se han alojado en el Hotel el día anterior. Este archivo se carga en la página web de TACS para que pueda acceder y procesarlo. Hay dos páginas web: 1. Antes de que pueda efectuar su pago, debe acceder a esta página para revisar y procesar sus reservas (=transacciones) pendientes. Esto significa que puede controlar todos los datos del cliente para asegurarse que todo esté correcto y añadir si fuera necesario comentarios como; que acepta o no pagar la comisión, que el cliente fue un no show, que el cliente solo se alojó 2 noches en vez de 5 etc. Una vez que lo haya revisado, debe transmitir el archivo a TACS y podrá imprimir un informe con un sumario de todas las transacciones. Una vez enviado, será procesado inmediatamente por TACS. Al próximo día, TACS le enviará una factura por . La factura será la comisión de la Agencia de Viajes + US$ 0.50 (= 50 céntimos) por cada pago que TACS efectúa por Usted. Es muy importante que pague esta factura lo antes posible. Si no le paga a TACS, TACS no le pagará a la Agencia de Viajes. En cuánto antes pague la factura, lo antes recibirá su comisión la Agencia de Viajes! Usted efectua una transferencia bancaria a Perot a través de su banco habitual y Tacs pagará a todas las distintas Agencias de todo el mundo. TACS también informará a la Agencia si el cliente fue un no show o si hay cualquier otro comentario. Por motivos de estrategia de mercado y competitividad y siguiendo los estándares de la industria, deberá pagar las comisiones a las distintas Agencias al menos una vez en semana En esta página web, encontrará todos los datos de los pagos que ya fueron efectuados (p.ej. números de cheques y fechas de pago) a Agencias. El siguiente manual le muestra paso a paso como usar las 2 páginas web: GlobRes-TACS Training 23-Sep-07 Page 1

2 TACS Manual de Entrenamiento Sumario para revisar las Reservas Pasos Aprobar, transmitir e imprimir un Batch 1. Vaya a y acceda con su log in. 2. Haga click en el Batch tab, y seleccione Manual. (arriba a la derecha) Estará ahora en la pantalla del batch en el 1. Batch tab. 3. Haga click en Add Rows. (final de la página) 4. Haga click en Retrieve. (final de la página) 5. Haga click en Return With Selected Rows. (arriba de la página) 6. Revisar transacciones existentes: marque guest record y haga click en Stay. Para hacer modificaciones, siga las instrucciones en Opción 1 en las páginas siguientes. (Opcional) Añadir nuevas transacciones: Siga las instrucciones en Opción 2 en las páginas siguientes. No olvide añadir lo nuevo al pending batch!!! (Opcional) Añada un pago para su factura mensual de GlobRes en IATA/TIP Quick Search número A Siga las instrucciones en la Opción Envíe el archivo a TACS En la pantalla del Batch, haga click en el Tab 2. Validate/Transmit. Haga click en Validate & Transmit (final de la página) 8. Imprima el informe ***IMPORTANTE***: Cuando reciba la factura de Perot no incluirá datos de clientes. Por tanto, asegúrese de imprimir este informe y guárdelo hasta que reciba la factura. Posteriormente puede adjuntar el informe a la factura y pasarlo a su Departamento de contabilidad. En la pantalla del batch, haga click en el Tab 3. Batch Report. Seleccione 1.) BATCHXXXXXXXXX.htm del pop-up. Haga click en imprimir para inprimir el informe. Haga click en el tab 4. Transmittal Letter Haga click en Print Transmittal Letter. Haga click en Imprimir nuevamente. 9. Salga haciendo clic en en la esquina derecha de la pantalla. GlobRes-TACS Training 23-Sep-07 Page 2

3 Opción 1 Modificar transacciones existentes 1. Marque guest record y haga click en Stay. La siguiente pantalla aparece: 2. Haga los cambios necesarios en los datos del cliente (solo se pueden cambiar los campos amarillos). 1. Agent Haga click en Select Agent y use Search - (buscar) para encontrar las distintas Agencias. 2. Trans. Type Haga click en la flecha al final del recuadro y seleccione el tipo de transacción. OJO: Si modifica el tipo a Non-Commissionable o No-Show, debe cambiar el Commissionable Revenue a Cero. 3. Arrival and Departure Date Haga click en el recuadro y modifique la fecha de llegada o salida que corresponda. 4. Comm. Rate and Comm. Revenue Haga click en el recuadro e introduzca el valor correcto. OJO: En Commissionable Revenue, introduzca la suma o monto TOTAL pagada por el cliente. 3. Haga click en Update, Cancel o Delete para salir de la pantalla. Update Haga click en Update cuando haya completado los cambios. El Sistema se refrescará para mostrar los nuevos datos en la pantalla. Cancel Haga clic en cancel para salir sin hacer modificaciones. GlobRes-TACS Training 23-Sep-07 Page 3

4 Opción 2 Añadir nuevas transacciones Paso 1 Crear nuevos datos de clientes 1. Haga click en Stay arriba en la pantalla. 2. Seleccione Add. Aparecerá la siguiente pantalla: Paso 2 3. Opción 1: Introduzca el número IATA en el recuadro IATA/TIP Quick Search (arriba derecha) y haga click en Go. Opción 2: Haga click en Select Agent. Se abrirá una nueva ventana. Introduzca parte de la agencia y haga click en Search. Seleccione la Agencia correcta haciendo click sobre el nombre. 4. Introduzca la infomación del cliente: Last Name (Apellido), First Name (Nombre) Arrival and Departure Date (Fecha de llegada y salida) Comm. Rev. (suma total de la reserve) 5. Haga click en Add Stay. 6. Haga click en Add nuevamente. Añada los datos de cliente al Pending Batch 1. Seleccione Batch del menú principal arriba en la pantalla. 2. Seleccione Open en el menú del Batch. 3. Seleccione Pending Batch y Open. 4. Haga click en Add Rows. 5. Haga click en Retrieve. El sistema mostrará las transacciones en su archivo. Cada transacción es seleccionada por defecto. Para no seleccionarla haga click en lo marcado para borrarla. Podrá acceder a la página siguiente usando las flechas> y >> al principio de la página. 6. Haga click en Return With Selected Rows arriba en la página. GlobRes-TACS Training 23-Sep-07 Page 4

5 Opción3 Pague su factura mensual de GlobRes Paso 1 Crear un nuevo cliente 1. Haga click en Stay al principio de la página. 2. Seleccione Add. La próxima pantalla aparecerá: Paso 2 3. Introduzca el número GlobRes IATA/TIP Quick Search number A (arriba a la derecha) y haga click en Go. 4. Introduzca la información del cliente: Last Name (Apellido): Factura+ Número de factura Trans. Type: Fee Arrival Date (Fecha de llegada): Fecha inicial del período de facturación o pago anual (ej. Factura de las transacciones del mes de Diciembre 2010) Departure Date (Fecha de salida): Fecha final del período de facturación o pago anual Adj Amount: Suma o monto total de la factura de GlobRes (Si su moneda de TACS no está en EUR, entonces convierta la suma de EUR en su factura a su moneda correspondiente en TACS) 5. Haga click en Add Stay. 6. Haga click en Add nuevamente. Añadir el pago de la factura de GlobRes al Pending Batch 1. Seleccione Batch del menú principal arriba en la página. 2. Seleccione Open del menú del Batch. 3. Seleccione Pending Batch, luego Open. 4. Haga click en Add Rows. 5. Haga click en Retrieve. 6. Haga click en Return With Selected Rows arriba en la página. GlobRes-TACS Training 23-Sep-07 Page 5

6 Opcion4 Añadir un nuevo Agente 1. Haga click en el Agent tab al principio de la página. 2. Seleccione Add. 3. Introduzca los datos de la Agencia y haga click en Add. Revisar Pagos a Agencias Opcion1 Revisar por fecha de llegada y apellido 1. Vaya y acceda con su log in. 2. Haga click en Commission Report by Guest. 3. Introduzca Arrival Date / Fecha de llegada y Last Name/ Apellido y haga click en Go. 4. Todos los pagos estarán ahora alistados en la pantalla. Para una información más detallada sobre el número de cheque - Check Number o número de balance Statement Number, haga click en el link azul y se abrirá una nueva ventana con más información. 5. Haga una copia de la información en la pantalla y envíelo a la Agencia como justificante de pago. El Check Number es el número de cheque a través del cuál la Agencia recibirá el pago de su comisión. OJO: La suma o monto total en el cheque puede ser mayor que su comisión a la Agencia, ya que TACS puede pagar otras comisiones a otros Hoteles a través del mismo cheque. Opcion2 Revisar por número de Confirmación 1. Vaya a y acceda con su log in. 2. Haga click en Detail Report by Confirmation Number. 3. Introduzca el Confirmation Number (Nro. de confirmación) y haga click en Go. 4. Todos los pagos estarán alistados ahora en la pantalla. Para una información más detallada sobre el Check Number, haga clic en el link azul y se abrirá una nueva ventana con más información. 5. Haga una copia de la información en la pantalla y envíelo a la Agencia como justificante de pago. El Check Number es el número de cheque a través del cuál la Agencia recibirá su pago de comisión. OJO: La suma o monto total en el cheque puede ser mayor que su comisión a la Agencia, ya que TACS puede pagar otras comisiones de otros Hoteles a través del mismo cheque. GlobRes Consejo: Si recibe una reclamación de alguna Agencia referente a algún pago de comisión para alguna reserva que ha recibido a través de GlobRes, puede ahorrar mucho tiempo si refiere a la Agencia directamente al sistema indicándole que cumplimente el formulario de participación gratuita. De esta forma, la Agencia tendrá acceso a tacsnet.com y podrá llevar a cabo la búsqueda sobre cualquier comisión por su cuenta. Menos trabajo para Usted! GlobRes-TACS Training 23-Sep-07 Page 6