CODIGO FECHA DE EMISIÓN NUMERO DE REVISION

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1 CODIGO FECHA DE EMISIÓN NUMERO DE REVISION FO-02-CO SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN ECONÓMICA CENTROAMERICANA SIECA Concurso Términos de Referencia CONTRATACIÓN AGENCIA DE VIAJES PERIODO DEL 1 DE AGOSTO AL 31 DE DICIEMRE 2015 ANTECEDENTES 1. La Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA,) es el órgano técnico y administrativo del proceso de Integración Económica Centroamericana, tiene personalidad jurídica de derecho internacional y funciona como enlace de las acciones de las otras Secretarías del Subsistema Económico, definido todo ello en el Artículo 28 del Protocolo de Tegucigalpa. 2. Fuentes de Financiamiento: La Secretaria de Integración Económica Centroamericana (SIECA) para su funcionamiento operativo, depende principalmente de las aportaciones que da cada uno de los Países miembros, seis países en total, este aporte es anual y por país. La SIECA realiza su presupuesto en base a estos ingresos. JUSTIFICACIÓN Con la finalidad de alcanzar los objetivos plasmados en el Plan Estratégico de la Secretaría, en cuanto a transparencia en rendición de cuentas e impacto económico se refiere, así como a las buenas prácticas en los procesos administrativos y financieros en la ejecución de su presupuesto, se hace necesario evaluar la contratación de una Agencia de Viajes que se haga cargo de búsqueda de mejores ofertas de boletos aéreos para las misiones oficiales de los funcionarios de SIECA. OBJETIVOS DE LA LICITACION Contratación de los servicios de una agencia de viajes para la organización y logística de viajes aéreos necesarios para el cumplimiento de misiones oficiales de los funcionarios de la SIECA. Dicha gestión comprende boletos aéreos, alojamientos u otros servicios logísticos relacionados con las misiones. ALCANCE: a. Reserva y emisión de boletos aéreos. Las gestiones de reserva, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de los boletos que resulten DFO 1

2 necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que por razones del servicio realice el personal de la SIECA y de los proyectos. Será excepción de boleto clase turista los de las autoridades superiores de la SIECA, quienes optarán por boletos Yankee. b. Cualquier servicio que tenga relación con la gestión de viajes. c. Valores agregados para los funcionarios de alto nivel (salones VIP, ascensos, pasó preferencial, etc.) VOLUMEN DE FACTURACIÓN: El volumen de facturación estimado para el período del contrato, por todos los conceptos puede ascender hasta US$105, REGIMEN DE PAGOS: Se requiere tener un crédito de treinta (30) días calendario vencidos, previa presentación de las correspondientes facturas debidamente detalladas y respaldadas. Deberá detallarse el precio de los servicios de intermediación o comisiones, planteada como una única cifra, tomando en consideración que los precios ofertados son fijos. Los precios deberán ser detallados en dólares de los Estados Unidos de América, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado IVA. FACTURACIÓN: Quincelamente se deberá entrega un hoja de datos con toda la facturación correspondiente, en la factura deberá indicar: NIT Nombre de SIECA / Nombre del proyecto Dirección de SIECA Descripción del país a donde se viajó y el nombre del personal que viajó. La aerolinea deberá facturar a nombre de SIECA el valor de los boletos y la Agencia de Viajes facturará a nombre de SIECA el valor de la intermediación. ÁMBITO GEOGRÁFICO El ámbito de actuación de la SIECA y sus proyectos visitan más frecuentemente los siguientes países: México, Guatemala, Belice, Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, República Dominicana, Estados Unidos (Washington y Florida), Colombia, Brasil, Chile, algunos países de la Unión Europea relacionados con las actividades de SIECA y sus proyectos. EJECUTIVO DE CUENTA: La Empresa adjudicada deberá nombrar un responsable del servicio que será el interlocutor entre el responsable de los servicios de la SIECA y el personal de la Empresa adjudicada, con la capacidad para: 2

3 Organizar y poner en práctica las instrucciones recibidas de la SIECA. Realizar las propuestas pertinentes según los requerimientos de viajes de la SIECA. La agencia de viajes es responsable de la disciplina de su personal, haciéndose solidaria de los daños y perjuicios que éste pueda ocasionar en la ejecución de los Términos de Referencia (TDR s). SOLICITUD DE SERVICIOS: La empresa adjudicataria deberá gestionar y contratar todos los servicios para el correcto desarrollo del viaje, para cuyos efectos se seguirá el siguiente procedimiento: SIECA solicitará al adjudicatario la contratación de los servicios requeridos entregando a la agencia el programa del desarrollo del viaje, número de personas y fechas. Tras recibir la solicitud de necesidades, la empresa adjudicataria remitirá a la SIECA un presupuesto del programa de viaje, con los mejores precios del mercado en el momento. SIECA aprobará el presupuesto del programa o solicitará los cambios que considere oportunos, siendo la decisión final en cuanto al programa de la SIECA. Una vez aprobado el servicio por el personal de SIECA, la agencia de viajes gestionará los servicios necesarios del programa final con todos los datos precisos para el correcto desarrollo del viaje y emitirá los documentos relacionados con el viaje, los que deberán ser entregados en las oficinas de la SIECA, mediante correo electrónico o bien en los lugares acordados, HORARIO DE PRESTACION DEL SERVICIO: La empresa adjudicataria atenderá y realizará el servicio de reserva, confirmación y emisión de los documentos que justifican los servicios prestados, en el siguiente horario: lunes a jueves de 09:00 a 13:00 horas y de 14:00 a 17:00 horas, viernes de 09:00 a 13:00 horas y de 14:00 a 16:30 horas. Deberán proporcionar un número telefónico para contactarles en fines de semana si fuera necesario alguna comunicación con la agencia de viajes, así mismo deberá apoyar en horas no hábiles para resolver algún problema. PERFIL DE LA EMPRESA El perfil de la Agencia de Viajes que le asignen el contrato de compra de boletos áereos, deberá reunir entre otras, las siguientes características: Estar constituida legalmente Amplia experiencia en negociación de precios con líneas aéreas Preferiblemente tener relación o alianzas estratégicas con agencias similares en la región centroamericana. Detallar la siguiente información corporativa: Año de constitución País de constitución 3

4 Detalle de las actividades corporativas relacionadas con los servicios requeridos en la presente oferta de servicios. Descripción de la Unidad encargada de la ejecución del contrato. Detallar experiencia en proyectos o instituciones similares. Detalle de los recursos de personal y de infraestructura disponible para la ejecución del proyecto. REQUISITOS LEGALES: En caso de adjudicación de la Consultoria presentar los siguientes requisitos legales: Fotocopia autenticada del testimonio de la escritura constitutiva de la persona jurídica o sociedad, incluyendo las modificaciones (si fuere el caso). Fotocopia autenticada de la patente de sociedad y de empresa según aplique. Fotocopia autenticada del RTU de reciente actualización. Fotocopia autenticada del DPI del Representante de la Empresa adjudicada que firmará el Contrato. Todas las Autenticas deberán ser recientes (de fecha posterior a la adjudicación y previo a la suscripción del contrato. REQUERIMIENTOS ADICIONALES El adjudicatario deberá presentar una tabla de tarifas internacionales para ser aplicada por la SIECA (tendencias estacionales, estadísticas, etc.). Dar capacitaciones al personal de SIECA que estará utilizando el sistema de reservación de los pasajes. PLAZO Y PRESENTACIÓN DE OFERTAS Las ofertas tendrán validez de 90 días luego de la fecha límite de presentación. Deben dirigir carta de remisión, acompañada de un (1) original y dos (2) copias de la Oferta Económica, indicando claramente de Propuesta Original, Copia de la Propuesta, en caso de discrepancias entre ambas, prevalecerá el ejemplar marcado como Original, a más tardar el marte 21 de julio del presente año a las 17:00. PRESENTACION E IDENTIFICACION DE LAS PROPUESTAS: Entregar la propuesta en un sobre exterior cerrado que contendrá los sobres debidamente identificados, según el siguiente detalle: Sobre exterior deberá indicar: Departamento de Compras y Adquisiciones 4ª. Avenida 10-25, Zona 14, Edificio SIECA Referencia: Contratación de Agencia de Viajes período del 1 de agosto al 31 de diciembre

5 Los sobres interiores deberán estar sellados e indicar el nombre y dirección del Oferente. Los sobres interiores deberán estar claramente identificados como Propuesta Económica, Original y Copia. Incluir en el sobre de la Propuesta Técnica Original y Copia carta de presentación de la propuesta. CONSULTAS Las consultas deberán realizarse a la siguiente dirección: y se harán del conocimiento al resto de empresas concursantes a fin de establecer equidad de condiciones, se estarán recibiendo preguntas hasta el viernes 24 de julio de COMITÉ EVALUADOR Para la evaluación de ofertas se conformará un Comité Evaluador de acuerdo a la Normativa Interna de SIECA. EVALUACIÓN Y COMPARACION DE LAS PROPUESTAS El procedimiento que se utilizará para la evaluación consta de dos etapas, la primera es la revisión de la parte administrativa - legal de la Agencia de Viajes, revisar el listado de clientes actuales y solicitar referencias. Solamente las propuestas económicas que superen los 60 puntos de la califación de un total de 100 puntos correspondientes a la evaluación de la parte administrativa legal y revisión de referencias, serán abiertas. Criterios de evaluación técnica: ID Criterios de Valoración de las Cotizaciones presentadas Valoración Ponderada 1 Experiencia 30 2 Tiempo de Crédito otorgado 25 3 Presentación de metodología de trabajo 5 4 Tarifas de intermediación 25 5 Valores agregados 15 Total 100 Valoración otorgada por evaluador (a) Criterios de evaluación económica: Para la evaluación económica se tomarán en cuenta ofertas que hayan obtenido una calificación apropiada en la Evaluación Administrativa Legal y revisión de referencias. Si hubiera una discrepancia entre lo consignado en letras y en números, prevalecerá el monto consignado en letras. Se adjuricará 25 puntos a la oferta que tenga menor precio, y puntos proporcionalmente inversos a las otras ofertas recibidas. Se adjudicará la contratación al oferente que haya obtenido el puntaje combinado más alto. 5

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