[01/02/2012] Características de la Oficina Virtual

Transcripción

1 [01/02/2012] Características de la Oficina Virtual En el presente documento se comenta en detalle las características de la Oficina Virtual implementada en la plataforma de emprendimiento Emprentic

2 ÍNDICE 1. INTRODCUCCIÓN Pág ACCEDIENDO A LA PLATAFORMA EMPRENTIC Pág DENTRO DE EMPRENTIC. A TRABAJAR! Pág FOROS Pág CORREO INTERNO Pág DOCUMENTOS Pág AYUDA Pág GESTIÓN WEB Y OFICINA VIRTUAL Pág. 9 y CHATBOT (ROBOT VIRTUAL DE AYUDA) Pág SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL CONCURSO Pág RECEPCIÓN DE INSCRIPCIONES ON LINE Pág CONTROL DE PROYECTOS Pág PROFESORES Pág ALUMNOS Pág TUTORES Pág. 17 Página 1

3 1 INTRODUCCIÓN Herramienta TIC Oficina Virtual Núcleo del Proyecto Tal y como se ha descrito en la formulación del proyecto, Emprentic cuenta con una herramienta colaborativa para que los alumnos que componen los diferentes proyectos puedan desarrollar sus trabajo en un entorno online y puedan disponer de una página web básica a través de la cual mostrar los servicios ofrecidos por su propuesta empresarial. Tal y como se ha descrito anteriormente, Emprentic contará con dos vertientes online Una web pública con contenidos de carácter general del concurso y la plataforma, así como información útil para emprendedores. Una intranet donde los alumnos, profesores y tutores dispondrán de una serie de herramientas colaborativas a través de las cuales desarrollarán sus proyectos y podrán comunicarse. Es en esta última, donde Emprentic aporta mayor valor añadido a la ejecución de los proyectos pues actúa como Oficina Virtual a las herramientas existentes en el mundo de empresa real con la posibilidad de tener presencia web e interactuar con posibles y futuros clientes. A continuación se detallan las principales funcionalidades, no obstante, todas ellas se pueden comprobar online accediendo a la siguiente dirección y con los siguientes datos de acceso: usuario: rgutierrezr pasword: raq2012 Página 2

4 2 ACCEDIENDO A LA PLATAFORMA EMPRENTIC Cada componente de los distintos grupos dispone de un acceso personal a la plataforma. El citado acceso le permitirá exclusivamente interactuar con los compañeros de su grupo y el profesor responsable del proyecto. El acceso se realiza a través de la página y se compone de un usuario y contraseña tal y como se muestra a continuación. Página 3

5 3 DENTRO DE EMPRENTIC. A TRABAJAR! Una vez se han introducido los datos de acceso el alumno visualiza su entorno principal de trabajo como se puede ver en la siguiente pantalla, donde podrá acceder a los foros creados por su equipo, a su correo personal, a documentos de ayuda, a gestionar la web de su proyecto o preguntar dudas al ChatbotEmprentic. Página 4

6 3.1 FOROS Los foros en internet actualmente son una herramienta de intercambio de información y opinión muy utilizada. En la plataforma Emprentic, los alumnos y profesores disponen de esta herramienta la cual pueden gestionar por si mismos y crear tantos foros como estimen oportunos para debatir sobre las diferentes partes de su proyecto o debatir y argumentar distintos criterios. El principal objetivo de la herramientas Foros en Emprentic es que los alumnos se habitúen al uso standard de este medio de comunicación que posteriormente en el mercado real le servirá para localizar información valiosa de consumidores o crear debates sobre cuestiones en concreto. Los foros en internet se han convertido en una de las principales fuentes de información donde las marcas y empresas buscan la opinión de los consumidores con respecto a sus productos o servicios. Página 5

7 3.2 CORREO INTERNO Emprentic dispone de un sistema de correos electrónicos interno para que los alumnos pertenecientes al proyecto se puedan comunicar entre ellos y con su correspondiente profesor. El funcionamiento de la herramienta se detalla en el Manual para el alumno La herramienta contiene las utilidades básicas de cualquier sistema de gestión de correos electrónicos: o Generación de nuevos correos o Bandeja de entrada o Mensajes enviados o Elementos eliminados Página 6

8 3.3 DOCUMENTOS La plataforma Emprentic dispone de un sistema de gestión documental para que los alumnos clasifiquen y compartan todos aquello documentos que consideren oportunos para llevar a cabo su proyecto. La utilidad permite categorizar los diferentes documentos por secciones para su mejor localización posterior o para adaptarse a las distintas fases del proyecto. La utilidad permite añadir o eliminar los siguientes formatos de documentos o PDF files o.doc y.docx (ficheros de Microsoft Word) o.ppt y.pptx (ficheros de Microsoft Powerpoint) o.xls y xlsx (ficheros de Microsoft Excell) o Imágenes en los formatos standard Página 7

9 3.4 AYUDA En esta sección el alumno encontrará ayuda suministrada por los gestores del concurso Emprender desde la escuela. Estos documentos orientarán a los alumnos en varios sentidos, desde las bases del propio concurso, guía de uso de la plataforma o sugerencias acerca de la realización de planes de marketing. En esta sección, el alumno también dispone de acceso directo al ChatBot (asistente virtual), utilidad que se detalla en profundidad más adelante. Página 8

10 3.5 GESTIÓN WEB Y OFICINA VIRTUAL Desde la opción de Gestión Web los alumnos componentes del grupo tienen la posibilidad de desarrollar una página web básica de una manera intuitiva. Pudiendo agregar diferentes contenidos categorizados por secciones, ofrecer una descripción general del proyecto, un modo de contacto, un plano de situación y localización La citada web generará una URL que servirá para que pueda ser vista por cualquier usuario de internet. La herramienta de gestión web permite previsualizar el resultado pulsando en el botón Ver sitio tal y como se muestra en la siguiente pantalla. Página 9

11 Tal y como se ha indicado anteriormente, Emprentic permite la creación de una oficina virtual dentro de la página web de cada proyecto. La oficina virtual es personalizable en su aspecto para adecuarla al estilo de empresa que se quiere desarrollar y ofrece la posibilidad de: o Enlazar diferentes elementos con URL s o Configurar un chat on-line para atender a posibles visitantes de la web o Ofrecer diversos modos de contacto Página 10

12 3.6 CHATBOT (ROBOT VIRTUAL DE AYUDA) En la plataforma Emprentic se ha implementado un asistente virtual para los jóvenes emprendedores participantes en el concurso. El citado asistente virtual basado en técnicas de sistemas expertos puede establecer una conversación basada en preguntas y respuestas con el alumno, acerca del mundo del emprendedor y de la empresa. Si el BOT no tiene respuesta para la pregunta, esta quedará registrada para que posteriormente los gestores de Emprentic la solventen y pase a ser parte del conocimiento del BOT. CHATBOT es una herramienta en constante evolución pues se nutrirá de las inquietudes y preguntas que le realicen los alumnos para incrementar su base de conocimiento. En su primera fase el CHATBOT contendrá conocimientos básicos y necesarios en la formación de una empresa y del mundo del emprendimiento. CHATBOT es una parte importante dentro del E-coaching que recibirán los alumnos participantes por parte de la CECE, el IESE y la Consejería de Empleo y Mujer. Página 11

13 4 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL CONCURSO La plataforma Emprentic dispone de un sistema de gestión del concurso para los administradores del mismo. A través del citado sistema de gestión se controlan y supervisan todos los perfiles que intervienen a lo largo de la edición de un concurso: Recepción de inscripciones on line Proyectos participantes Profesores Alumnos Tutores que asesorarán a los diferentes grupos Jurado Valoraciones de los proyectos presentados Para acceder online a todo lo expuesto en los siguientes puntos se debe ingresar en usuario: admin pasword: ist2005 Página 12

14 4.1 RECEPCIÓN DE INSCRIPCIONES ON LINE Las inscripciones al concurso se realizarán cumplimentando el formulario on line disponible en las web pública de donde se solicitarán los datos necesarios para la participación en el mismo. Los citados formularios de inscripción aparecerán reflejados en la parte de administración y gestión de la plataforma Emprentic, donde los gestores del concurso podrán: Admitir o denegar las solicitudes recibidas Asignar tutores al proyecto Controlar la entrega de trabajos Controlar la comunicación con el tutor asignado Página 13

15 4.2 CONTROL DE PROYECTOS Desde la opción Proyectos se realiza el seguimiento de cada de uno de los proyectos admitidos en el concurso. Cada uno de ellos consta de los siguientes datos de control y seguimiento: Nº de identificación exclusivo (ID) Nombre del proyecto Profesor encargado del grupo Nº de usuarios y sus correspondientes identificaciones. Administrador del grupo Nombre del tutor asignado. Página 14

16 4.3 PROFESORES Los profesores serán los asesores principales en la gestión de cada grupo / proyecto y serán los únicos que podrán comunicarse con el tutor externo asignado, trasladando a este las consultas que los alumnos quieran realizar. Cada profesor puede tener asignados varios grupos. Los profesores disponen de un usuario y contraseña para acceder a la gestión de todos sus grupos. Página 15

17 4.4 ALUMNOS Los alumnos solo podrán pertenecer a un único grupo. Dispondrán de un acceso restringido con usuario y contraseña para acceder a la gestión de su proyecto así como a las herramientas colaborativas que le permitirán relacionarse con sus compañeros de grupo y/o profesor. Página 16

18 4.5 TUTORES Los tutores serán personas ajenas al proyecto y son profesionales en activo. Deberán asesorar a nivel estratégico a los grupos que le han sido asignados y responder las consultas que estos les realicen. Cada tutor tendrá un acceso restringido que le dará acceso a las herramientas colaborativas que le permitirán comunicarse con cada grupo / proyecto. Así mismo podrán, una vez entregado el proyecto finalizado por parte de cada grupo, proceder a la valoración de los mismos en base a los criterios establecidos en las bases del concurso. Página 17