Manual práctico de la Oficina Virtual

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1 Manual práctico de la Oficina Virtual

2 Índice de contenido 1. Descripción del sistema Objeto Funcionalidad Operativa del sistema Acceso a la oficina virtual Acceso con certificado digital Tramitar procedimiento Acceso sin certificado digital de 22

3 1. Descripción 1.1 del sistema Objeto El objetivo del presente documento es exponer los conceptos básicos necesarios, para operar y utilizar fácilmente la oficina virtual del Ayuntamiento de Lugo. 1.2 Funcionalidad Desde la Oficina Virtual la ciudadanía podrá realizar la cumplimentación, firma y posterior registro telemático de los trámites administrativos publicados en esta por parte del Ayuntamiento de Lugo. 3 de 22

4 2. Operativa del sistema En este apartado se describirá la forma en la que se debe actuar para la correcta utilización de la aplicación. 2.1 Acceso a la Oficina Virtual La ciudadanía puede acceder a la oficina virtual sin ningún tipo de restricción, si bien, es conveniente que disponga de un Certificado Digital expedido por la FNMT o de un DNIe ya que sin él las opciones disponibles dentro de la aplicación estarán limitadas. La ciudadanía puede acceder a la oficina virtual mediante el acceso a un procedimiento determinado configurado por el Ayuntamiento de Lugo, dicho procedimiento puede ser seleccionado en la zona de servicios o en el catálogo de trámites del portal Lugo.es El a través de la zona de servicios: Carpeta Ciudadana, sería de la siguiente manera: 4 de 22

5 Una vez llegados a esta pantalla, el siguiente paso, sería seleccionar uno de los trámites que aparecen. Llegados a los detalles de cada procedimiento, se verá una descripción y la posibilidad de acceder a la oficina virtual con o sin certificado electrónico. * Si se selecciona Tramitar sin certificado digital, saltar a página de 22

6 3. Acceso con certificado digital. Si hemos seleccionado Tramitar con certificado digital, nos aparecerá una pantalla cuya finalidad es comprobar que nuestro equipo cumple los requisitos necesarios para poder tramitar desde internet y comprobar que nuestro certificado es correcto. Una vez, validadas las características de nuestro equipo, pincharemos en Acceder al sistema para que la aplicación valide, una vez seleccionado, nuestro certificado digital. Si nuestro certificado digital es correcto, accederemos a la aplicación de la oficina virtual, que nos permitirá tramitar el procedimiento seleccionado con el Ayuntamiento de Lugo. 6 de 22

7 3.1 Tramitar procedimiento. Una vez validado el certificado digital, veremos una pantalla desde la cual podremos: Iniciar el procedimiento seleccionado ( el nombre del procedimiento, aparecerá en la parte central superior ). Adjuntar información si fuese necesaria para registrar el procedimiento ( esta información aparece reflejada el la descripción del procedimiento). Añadir a una tercera persona o interesada a dicho procedimiento. La pantalla a la que nos referimos es la siguiente: 7 de 22

8 Para iniciar el procedimiento, debemos de pinchar en el botón Una vez iniciado el trámite, nos aparece una nueva pantalla con el formulario que debemos cubrir para poder presentar el trámite. Dicho documento, puede ser completado e impreso o descargado en formato pdf para ser cubierto de forma manual y presentado de forma presencial en la oficina correspondiente. Como vemos, algunos datos, ya aparecen cubiertos, dado que son recogidos de forma automática del certificado electrónico. Los datos con * son datos obligatorios. 8 de 22

9 Una vez completado el formulario de la solicitud, debemos de guardarlo, para ello, pincharemos en el botón Una vez guardado el formulario, veremos una pantalla en la que se nos indicará que dicho formulario ha sido almacenado en la base de datos del Ayuntamiento de Lugo de forma correcta. Además, como vemos en la imagen superior, se nos permitirá a través de un enlace volver al trámite para completar su registro en el sistema de tramitación electrónica. Si pinchamos en Volver al trámite, veremos una pantalla, muy similar a la que la aplicación nos mostraba para iniciar el trámite o procedimiento. Sin embargo, la funcionalidad en este caso cambia, y lo que nos va a permitir es: Iniciar el proceso de firma digital. Proceso obligatorio para poder registrar de forma telemática el procedimiento. Editar el contenido de la solicitud. Para ello, se nos volverá a mostrar el formulario que rellenamos anteriormente, pero en esta ocasión con los datos que habíamos cubierto en el paso anterior. Adjuntar documentación ( Opcional ). Si fuese necesario para poder llevar a cabo la tramitación del procedimiento. Habilitar la firma de una tercera persona. ( Opcional) Podemos ver dichas opciones en la siguiente imagen: 9 de 22

10 Una vez iniciado el proceso de firma, pinchando en el botón la aplicación nos pedirá que seleccionemos nuestro certificado digital para realizar la firma del documento/solicitud. Este paso es obligatorio y puede tardar unos segundos, dado que la aplicación ha de convertir el formulario a un documento en formato pdf e incluir en el la firma con los datos recogidos de su certificado. En la siguiente imagen se muestra dicho paso: 10 de 22

11 Este proceso de firma, además de validar su certificado, se encargara de validar el formulario cubierto con anterioridad. Si en dicho formulario, aparecen datos erróneos, no se realizará la firma y veremos una pantalla como la siguiente: Si nos aparece esta pantalla, deberemos pinchar en Volver al trámite, lo que nos devolverá a la pantalla de iniciar firma. Si no aparece esta imagen, saltar a página de 22

12 Una vez en esta pantalla, debemos de pinchar en Editar para completar o corregir el formulario de la solicitud. Este enlace nos llevará de nuevo al formulario que cubrimos al iniciar el procedimiento, pero en este caso con los campos cubiertos con los datos introducidos al completar el formulario. Ahora debemos de localizar el campo que nos daba el error, en nuestro caso el código postal y rellenarlo de forma correcta. Por último debemos de guardar de nuevo el formulario, esto nos llevará de nuevo a la pantalla de iniciar firma, pantalla que podemos ver en la imagen superior. 12 de 22

13 Una vez solucionado el problema con los campos del formulario, debemos de volver a pinchar en y volver a seleccionar nuestro certificado digital para realizar la firma. Si la firma se realiza de forma correcta, veremos la siguiente imagen: La pantalla superior nos indica que el proceso de firma ha sido realizado con éxito, si ahora pinchamos en Volver al trámite nos aparecerán varias opciones. Primero vamos a ver la captura de la pantalla que nos aparece en al oficina virtual, y luego comentaremos dichas opciones. 13 de 22

14 Las opciones que nos aparecen son las siguientes: Presentar. Si seleccionamos esta opción, se realizará el registro de nuestra solicitud en el registro telemático del Ayuntamiento de Lugo. Firmado. Datos de los firmantes. Esta opción nos permite visualizar los datos de los firmantes, así como el id de la firma realizada con el certificado digital. Visualizar. Aquí podremos visualizar y descargar el documento pdf generado con nuestra solicitud, ya firmado. Eliminar. Esta opción borra nuestra solicitud. Si seleccionamos la opción de presentar, pinchando en se iniciará el registro de nuestra solicitud. Una vez finalizado el proceso, la aplicación de la oficina virtual, nos mostrará la siguiente pantalla: 14 de 22

15 En esta pantalla, se nos da la opción de visualizar el documento, en formato pdf, firmado y con el código del registro telemático correspondiente, así como la fecha en la que se realizo dicho registro. Esta información, también la podemos ver directamente en la pantalla que nos muestra la oficina virtual. Además nos permitirá realizar: Acceder a los datos de la presentación que acabamos de realizar. Iniciar un nuevo trámite. Esta opción nos llevará a un listado de los procedimientos disponibles en el catálogo de tramitación electrónica del Ayuntamiento de Lugo. Ir a presentaciones realizadas. En esta opción se nos listarán todos los procedimientos que tengamos registrados a través de la oficina virtual. En este caso, vamos a seleccionar Ir a presentaciones realizadas, lo que nos llevará a una pantalla similar a esta, dependiendo del número de trámites que tengamos presentados. Si ahora seleccionamos un de los trámites presentados, para seleccionarlo, simplemente debemos de pinchar encima del nombre, se nos mostrará una pantalla con los datos de dicho procedimiento. 15 de 22

16 Una vez presentado el trámite o procedimiento, podremos comprobar el estado de la tramitación desde nuestra carpeta privada, en la carpeta ciudadana, para mas información acudir al manual de la carpeta ciudadana. 16 de 22

17 4. Acceso sin certificado digital Si selecciona la opción de Tramitar sin certificado digital, las opciones que nos permite la oficina virtual del Ayuntamiento de Lugo se ven reducidas, aún así, la ciudadanía tendrá varias opciones: o Descargar los formularios establecidos por el Organismo, para rellenarlos en papel y presentar en el registro físico: o Rellenar los formularios desde la aplicación, imprimirlos y entregarlos físicamente en el registro del Organismo. o Rellenar los formularios desde la aplicación para posteriormente acceder al acceso con certificado para la firma y presentación de los mismos. Para acceder a esta opción solo es necesario conocer el número NIF, esta opción NO permite presentar el procedimiento, solo permite cubrir el formulario de solicitud. Para realizar la presentación es necesario hacerlo de forma presencial, u obtener un certificado digital para poder continuar con el registro del procedimiento. 17 de 22

18 Una vez accedemos a la oficina virtual sin certificado digital, la pantalla que se nos mostrará será la siguiente: Esta pantalla, nos indicará el procedimiento al que hemos accedido y nos dará la posibilidad de iniciar dicho trámite pinchando en o descargar la solicitud, para ello seleccionaremos Descargar solicitud en PDF, de esta manera descargaremos la solicitud para cubrirla manualmente. Si iniciamos el trámite, la oficina virtual nos conducirá a una nueva pantalla, donde podremos cubrir el formulario de solicitud. 18 de 22

19 Una vez cubierto el formulario de solicitud, debemos de seleccionar de esta forma, la oficina virtual, comprobará los datos incluidos en el formulario y de estar incorrectos, mostrará el siguiente error y remarcará en el formulario los campos mal introducidos. 19 de 22

20 Si por el contrario, hemos cubierto correctamente los campos del formulario, se nos mostrará en pantalla una confirmación de que la solicitud se ha guardado de forma correcta. Una vez cubierto y guardado el formulario de solicitud, seleccionaremos Volver al trámite, este paso nos llevará a una pantalla que nos permitirá varias opciones. 20 de 22

21 Finalizar. Esta opción nos permite dar por finalizado el procedimiento para poder descargarlo luego con los datos cubiertos. Editar. Nos devuelve al formulario de la solicitud, dándonos la posibilidad de modificar los datos anteriormente introducidos. Eliminar. Borra la solicitud de la base de datos del Ayuntamiento de Lugo. Descargar Solicitud en PDF. Descargaremos la solicitud, pero sin los campos cubiertos. Si finalizamos dicho procedimiento, se nos mostrará la solicitud con los campos cubiertos y se nos dará la posibilidad de descargarla a nuestro equipo o imprimirla. 21 de 22

22 Cabe recordar, que todas las solicitudes no presentadas, se guardarán durante 15 días en la opción Borrador de la oficina virtual. 22 de 22

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