Manual de Usuario Comprador

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1 Manual de Usuario Comprador Módulo Control y V B de Facturas 1

2 Índice Descripción General 3 Configuración 4 Atributo de Empresa 4 Roles de usuario 4 Funcionalidades 6 1. INGRESAR FACTURA Ingreso de Factura Ingreso de Factura sin Orden de Compra Asociación de Documentos Solicitar Nota de Corrección Ajustes Detalle de Ajuste Control de Solicitudes de Notas de Corrección Ingreso de Notas de Corrección (NC) Control de Documento Control de Facturas Control de Notas de Corrección Aprobación de Facturas Envío de facturas a aprobación Aprobar facturas Libro de Compra 39 Preguntas Frecuentes 41 Mensaje de Error 43 Glosario 43 2

3 Descripción General El módulo Control y VB de Facturas entrega un completo control en esta materia, puesto que le permite tener asociadas cada una de las facturas recibidas de proveedores con sus respectivas órdenes de compra y guías de despacho. Asimismo, le da la posibilidad de solicitar notas de crédito y devoluciones a los proveedores, que una vez aceptadas por estos, pasan al sistema como notas de corrección asociadas al documento tributario. Asimismo, otorga un mayor control de los compromisos de pago de la empresa, gracias a que somete a cada factura a un flujo de aprobación en línea, donde un ejecutivo idóneo da su aprobación teniendo a la vista toda la información asociada, evitando los traslados innecesarios de documentos, aumentando la velocidad del proceso y disminuyendo los errores de pago a proveedores. Beneficios: Ordena y sistematiza la recepción de documentos tributarios (impresos y electrónicos). Agiliza la validación de facturas al contar con las órdenes de compra, guías de despacho recibidas y facturas en el sistema. Permite dar seguimiento a las solicitudes de notas de crédito y de devolución enviadas a proveedores. Tener a mano toda la información asociada de órdenes de compra, guías de despacho, facturas y notas de corrección para no pagar de más. Tener una gestión de pago a proveedores más eficiente, al informarles en línea de las fechas de pago. 3

4 Configuración 1. Atributo de Empresa El Módulo de Control FACTURACIÓN y VB de Facturas es un rol de empresa que se asigna, desbloqueando la opción Factura Simple, que permite que se activen roles de usuarios asociados a las funciones Visto Bueno de Facturas. Además las Empresas pueden tener una clasificación de contabilización de documento: 1.- Rígida: Son aquellas que contabilizan sus Solicitudes de Notas de Corrección, Notas de Corrección recibidas y Ajustes siempre a una misma cuenta definida por la empresa, y asociada a códigos de productos específicos ó no contabilizan los ítems mencionados. Estas definiciones no pueden ser modificadas por los usuarios. 2.- Flexible: Son aquellas que contabilizan sus Solicitudes de Notas de Corrección, Notas de Corrección recibidas y Ajustes, para tener el detalle de contabilización de cada uno de los documentos mencionados. 2. Roles de usuario 1) Facturación - Ingreso de Factura Permite el ingreso de documentos tributarios al sistema. 2) Facturación - Asociar Documentos Usuario con acceso a asociar facturas con sus documentos de respaldo. 3) Facturación Cancelar Factura Permite que el usuario cancele facturas ya ingresadas. 4) Facturación Control de Documentos Tributarios Posibilita la consulta de documentos tributarios. 4

5 5) Facturación - Ingreso Nota de Corrección Usuario con facultar para generar y enviar a proveedor solicitudes de notas de corrección. 6) Facturación - Editar Documento Tributario Permite al usuario editar facturas en estado guardado para finalizar su ingreso. 7) Facturación Aprobador de facturas Permite al usuario aprobar las facturas enviadas. 8) Facturación Libro de Compras Permite al usuario el tener acceso a todos los documentos tributarios ingresados tanto, facturas, notas de crédito, notas de débito y notas administrativas entregando una completa información tanto de fechas, montos, impuestos asociados, etc. 5

6 Funcionalidades 1. INGRESAR FACTURA 1.1. Ingreso de Factura La funcionalidad de Ingresar Facturas permite al usuario cargar en el sistema los documentos tributarios generados a partir de las órdenes de compra enviadas a sus proveedores y además de facturas recibidas sin Órdenes de Compras. Para realizar esta operación el usuario debe tener el rol Facturación Ingreso de Factura Para iniciar el ingreso de factura, entre a la opción Ingresar Factura del menú de Factura. Figura 1. Ingresar Factura 6

7 Se encontrará con una página, en la que debe determinar los siguientes datos: Código del Centro de Gestión: Se digita el listado del centro de gestión que corresponda al documento que se está ingresando (campo no Obligatorio). Centro Gestión: Listado de Obras, esta opción permite seleccionar el centro de gestión al cual corresponde el documento que se está ingresando. Razón Social: Listado de razones sociales de la empresa. Seleccione a la que le facturaron. Factura: Impresa o electrónica. Pinche la correspondiente. Tipo de Factura: Listado con los tipos de facturas: Afecta, exenta, afectaexenta, de compra afecta y de compra exenta. Número de Factura: Número identificatorio de la factura impresa o electrónica. Icono ocupado para el ingreso de facturas sin Orden de Compra. Folio Único: Campo libre que está disponible para ingresar registro único de documentos recibidos en la empresa (Facturas, Notas de Crédito y Debito). Fecha de Emisión: Información impresa en el documento. Fecha de Recepción: Campo pre-definido a la fecha del día en que se está ingresando la factura al sistema menos uno, debido que generalmente son ingresadas al siguiente día de recibidas. Fecha Estimada Vencimiento (IVA): Campo que se llenara automáticamente a partir del ingreso de la fecha de emisión, e indica hasta que fecha tiene el documento factura para NO perder el IVA, esta fecha se saca de los períodos contables que tiene una duración de 90 días con cierre los días 12. Fecha Estimada de Pago: Campo que se configurará por empresa y que reflejará según la forma de pago de la empresa, esta fecha se calcula a partir de la fecha de recepción del documento. En las empresas que este campo no esté configurado, aparecerá en blanco y podrá digitarla en el formato dd-mmaa o seleccionarla pinchando el ícono. Importar documentos: Permite adjuntar la factura previamente digitalizada, como apoyo a los aprobadores de facturas, para que las mismas puedan ser visibles evitando el envío de documentos a obras. 7

8 Información Asociada a la Factura: Campo para colocar el número de guía de despacho asociadas a la factura, así como número de Orden de Compra. De esta forma, permite que los usuarios encargados de asociar el documento tributario tengan acceso a la información sin visualizar la factura. Datos Proveedor Vendedor: Búsqueda rápida de la empresa proveedora, que permite cargar los datos del proveedor digitando el RUT directamente y luego haciendo clic en la. En caso que desconozca el RUT debe acceder a la lupa con el campo en blanco para proceder a la búsqueda. Datos Proveedor Facturador: Siempre el sistema mostrará como proveedor facturador al proveedor vendedor, pero para empresas que manejan más de una razón social (proveedor), se habilita este nuevo campo para ingresar un segundo RUT Facturador que corresponde al dato del proveedor que factura. Por defecto en ambos campos se cargará la información del Proveedor Vendedor y Proveedor Facturador realizando búsqueda rápida de proveedor digitando el RUT directamente y luego haciendo clic en la. En caso que desconozca el RUT debe acceder a la lupa con el campo en blanco para proceder a la búsqueda. Figura 2. Ingreso de otros impuestos 8

9 Una vez que termine de ingresar todos los datos de la página, presione el botón Aceptar. 1.2 Ingreso de Factura sin Orden de Compra La funcionalidad de Ingresar Facturas sin OC, permite al usuario cargar en el sistema los documentos tributarios generados a partir de compras sin respaldos de OC o por servicios prestados. Para realizar esta operación el usuario debe tener el rol Facturación Ingreso de Factura. Para el ingreso de este tipo de documento tributario se llenan los mismos campos descritos anteriormente, pero con las siguientes diferencias: Estas facturas pueden ser enviadas a aprobación sin ningún documento de respaldo asociado (documentos de recepción y ordenes de compra). La factura debe ser contabilizada al momento de realizar el ingreso. Esta información de la contabilización no podrá ser modificada por el aprobador ni por ningún otro usuario. Para ingresar una factura sin OC, lo primero que debe hacer es entrar a la página de Ingreso de Facturas. En ella encontrará el icono (ingreso de factura sin OC) al lado del campo para digitar el número del documento tributario (figura 3). Al hacer clic en el icono se abre una ventana, en ella debe seleccionar la opción Factura sin Orden de Compra, a parte el sistema le permite ingresar un comentario que puede ser visualizado por todos los usuarios que tengan acceso a consultar la Factura. (Figura 4). 9

10 Figura 3. Ingreso de Facturas sin OC Figura 4. Ventana de selección factura sin OC Tras completar el resto de los datos de la factura en el encabezado de la página, debe contabilizar el documento, es decir, asignar una cuenta contable a la factura para su contabilización. Esta cuenta para empresas con configuración rígida es asignada por defecto y para empresas con configuración flexible debe ser 10

11 seleccionada por los usuarios; este campo se habilita al seleccionar Factura sin OC. Para ello, en el sector central de la página debe realizar la distribución de cuentas de costo (figura 5): Se busca el código de cuenta correspondiente presionando el icono. Se selecciona la cuenta de costo y se cierra la ventana desplegada para realizar la operación. Se ingresa el monto correspondiente a la cuenta de costo. Se añade la contabilización presionando el botón Agregar. Figura 5. Contabilización de la factura sin OC Con todos los datos ingresados y la contabilización terminada, presione el botón Verificar con el que cae en una pantalla que contiene todos los datos del documento ingresados al sistema. Tras revisar que todo haya sido ingresado correctamente, presione Enviar para que pase al flujo de aprobación. 11

12 Con ello, la factura queda lista para ser asociada a sus documentos de transportes o recepción (guías de despacho y orden de compra). Si la factura no es asociada de forma inmediata queda en el estado Ingresada No Asociada. 1.3 Asociación de Documentos A la página de Asociación de Facturas se puede ingresar de dos maneras: 1) En caso de que tenga el rol Facturación Asociar Facturas, al presionar el botón Aceptar en la página de Ingreso de Factura el sistema lo conducirá a la funcionalidad para asociar facturas. 2) Si es de aquellos usuarios que no ingresan facturas sino que solamente las asocian, es decir tiene los roles Factura Asociar Facturas y Factura Control Documento Tributario, debe ingresar presionando la opción Control de Documentos. Ingresará a una página en la que se listan todas las facturas ingresadas en el sistema. Para asociar una, en estado no asociada pinche la (lupa) ubicada en la columna de opciones (figura 6). Figura 6. Control de Documentos Una vez dentro de la página Información de la Factura, presione el botón Asociar Documentos de Recepción (figura 7). 12

13 Figura 7. Información de la Factura Ingresará a una página (figura 8), en cuyo encabezado aparecen el centro de gestión al cual se facturó, la información asociada a la factura y los datos del proveedor. Asimismo, contiene campos para buscar los documentos a asociar: Número de Documento de Transporte: Guía o factura con la que se realizó el ingreso del material Número de Orden de Compra: Orden de Compra con la que se solicitó el producto al proveedor Número de Nota de Recepción: Folio que determina el sistema para cada ingreso de materiales al sistema. Para realizar la búsqueda de documentos, ingrese los números de los documentos a asociar y luego presionar el botón Buscar. El sistema permite la búsqueda de documentos en diferentes monedas y permite búsquedas múltiples de hasta tres documentos. Para ello, tiene que digitar los números separados por una coma y un espacio. Una vez arrojados los resultados, seleccione los documentos (en la columna Selecc. ) y pinche el botón Asociar. 13

14 Figura 8. Asociación de documentos a la factura En la pestaña que indica Documento Asociados el sistema muestra la información asociada a la factura, montos de la factura, saldo por asociar (1, figura 9) y un resumen con los documentos asociados a la factura (2, figura 9). Cada documento tiene un vínculo para revisar su detalle. Cuando al documento lo sucede la R significa que la guía de recepción esta anulada. Si cometió un error en la asociación y desea eliminar algún documento, pinche el ícono ubicado en la columna de opciones. Figura 9. Documentos asociados a la factura 14

15 Para finalizar la asociación, presione el botón Aceptar, ubicado en el sector inferior de la página. 1.4 Solicitar Nota de Corrección La Nota de Corrección es aquel documento, Nota de Crédito, Nota de Débito o Nota Administrativa que se solicita al proveedor cuando existen diferencias entre el saldo facturado y el saldo asociado. Para iniciar la solicitud debe presionar el botón Solicitar Nota de Corrección dentro de la página Información de la Factura (figura 10). Figura 10. Información de la Factura La solicitud se realiza llenando los siguientes campos (1, figura 11): Tipo de Documento: Nota de Crédito, Nota de Débito, Nota Administrativa, Todos los Documentos. Monto: Cantidad de dinero involucrada. Documentos afectados: Se refiere a guías de despacho asociadas a la factura ingresada. 15

16 Órdenes de Compra afectados: Se refiere a Órdenes de Compra asociadas a la factura ingresada. Motivo: Campo que permite ingresar los motivos de la solicitud dado que este documento quedará disponible en formato PDF para ser impreso y enviárselo de forma inmediata al proveedor relacionado. Figura 11. Solicitud de Nota de Corrección Una vez ingresados todos estos datos, presione el botón Enviar a Proveedor. Automáticamente, la nota de corrección pasará al sector inferior de la página (2, figura 11) y quedará disponible con las siguientes tres opciones: - Imprimir: Abre la carta en formato PDF para enviársela al proveedor (figura 12) - Editar: Devuelve la NC al sector superior de la página para modificar sus datos. - Eliminar: Eliminarla en caso que halla sido mal emitida. 16

17 Figura 12. Carta de solicitud de Nota de Corrección Una vez terminado el ingreso de la solicitud de Nota de Corrección debe hacer clic en Volver. El sistema mostrará la pantalla resumen (figura 13) en la que se indica que la factura tiene una solicitud de corrección y el monto de la misma. Figura 13. Información de la factura con solicitud de NC 17

18 1.5 Ajustes Los Ajustes son aquellos montos que no corresponden ni a nota de crédito ni débito, y que se producen por pequeñas diferencia entre el monto comprado y el monto facturado, u otros motivos como diferencias entre las cantidades compradas y el despacho. Por ser montos pequeños no ameritan la generación de una Nota de Corrección, pero se deben ingresar porque de otra manera la factura no queda completamente asociada y cuadrada. Para realizar un ajuste, se debe presionar el botón Ajuste, en la página de Información de la Factura y el sistema realizará de manera automática el ajuste por el monto por asociar en positivo o negativo según corresponda, con el fin de dejar el saldo por asociar en cero. Figura 14. Información de la Factura 18

19 1.6 Detalle de Ajuste: De la opción Ajuste hay definiciones diferentes según la forma de operar la Empresa: -Empresas Rígidas: El cargo de las Notas de Corrección solicitadas y de los Ajustes realizados irán siempre a la cuenta definida y predeterminada por la empresa. -Empresas Flexibles: El cargo de las Notas de Corrección solicitadas y de los Ajustes serán definidos por la empresa, asociados a recursos específicos. Para definir el detalle de contabilización del Ajuste y las Solicitudes de Notas de Crédito en Empresas con contabilización Flexible, el usuario debe editar el monto cargado por defecto; y hacer la contabilización seleccionando el recurso, o cuenta de costo, según opere la empresa (figura 15), y posteriormente hacer clic en Agregar. Esta contabilización será validada por el sistema antes de enviar el documento a aprobación, exigiendo que tanto las Notas de Corrección como los Ajustes tengan asignados recursos, cuentas contables o cuentas de costos. Figura 15. Contabilización de Ajuste y Solicitudes de Notas de Corrección. Para las Empresas con contabilización Rígida, ésta se predetermina en Configuración, donde se define (en caso que la empresa lo solicite) un recurso, una cuenta de costo y/o una partida para asociar tanto a las Solicitudes de Notas de Crédito como a los Ajustes. Con esto el usuario sólo tiene que solicitar el Ajuste y el sistema contabilizará a los campos previamente configurados. 19

20 2. Control de Solicitudes de Notas de Corrección (NC) La forma de hacer seguimiento a las solicitudes enviadas a los proveedores es a través de la funcionalidad Control de Solicitudes de Notas de Corrección. A ésta se accede a través de la opción Solicitudes de Notas de Corrección del menú Facturación. En esta página se pueden realizar las búsquedas por: Centros de Gestión: Permite buscar las solicitudes de Notas de Corrección en todos los centros de gestión. Número de Factura: Campo para ingresar el número identificador de la factura. Tipo de Nota de Corrección: Listado con los tipos de NC solicitadas (Nota de Crédito, Nota de Débito, Nota Administrativa, Todos los Documentos). Fecha de Envío de Solicitud: Período en el que fue enviada la solicitud al proveedor o ingresada al sistema. Proveedor: Empresa a la cual se envió la solicitud de NC. Nota de Corrección Pendiente: Se refiere a si la Nota de Corrección solicitada aun está pendiente de recibir el documento Nota de Crédito, Débito o Administrativa según corresponda, por defecto el sistema siempre mostrará SI, es decir, las Solicitudes que están pendiente de recibir la Nota de Corrección. Estado de la Nota de Corrección: Este estado está relacionado con el proveedor, porque los documentos solicitados pueden ser revisados por el proveedor siempre que este sea Integrado. Los estados pueden ser: Enviadas, No Revisadas, Revisadas, Aceptada y No Aceptada. Una vez ingresados todos los datos en los filtros de búsqueda, se presiona el botón Buscar. El sistema va a mostrar en forma decreciente todas las solicitudes, por lo que encontrará primero las más antiguas y al final las más nuevas. Desde esta pantalla podrá abrir desde el ícono la carta de solicitud dirigida al proveedor, la cual puede ser impresa y enviada a los proveedores No Integrados. Los integrados podrán consultar esta carta en línea. Además podrá revisar la factura que generó la Solicitud desde el link a la misma. 20

21 Si el documento solicitado fue recibido e ingresado al sistema, se mostrará la Nota de Corrección ingresa con su monto y la fecha en que se ingresó al sistema (figura 16). Figura 16. Control de solicitudes de NC Asimismo, podrá consultar el detalle de la factura pinchando el número de la factura asociada a la nota de corrección y hacerle el seguimiento que corresponde a la SNC realizada. 21

22 3. Ingreso de Notas de Corrección (NC) Una vez que la solicitud de NC ha sido aceptada por el proveedor, éste le envía al comprador una Nota de Corrección en papel que debe ingresar al sistema. Para ello, se ingresa a la opción Ingreso de Notas de Corrección del menú Facturación. En la página de Ingreso de Notas de Corrección (figura 17), debe definir: Código del Centro de Gestión: Se digita el listado del centro de gestión que corresponda al documento que se está ingresando (campo no Obligatorio) Centro Gestión: Listado de Obras, esta opción permite seleccionar el centro de gestión al cual corresponde el documento que se está ingresando. Razón Social a la que corresponde el documento emitido Nota de Corrección (impresa o electrónica) Tipo de Nota de Corrección: Afecta, Exenta, Afecta Exenta, Compra Afecta, Compra Exenta. Este campo debe coincidir con el tipo de factura que la generó. Es decir, no puede ingresar una Nota de Crédito exenta para una factura afecta. Tipo: - Nota de Crédito: Aquella que se solicita al proveedor cuando el monto de la factura es superior al monto asociado, por lo que éste está cobrando más de lo despachado. - Nota de Débito: Aquella que se solicita al proveedor cuando el monto de la factura es inferior al monto asociado, por lo que éste esta cobrando menos de lo despachado. - Nota Administrativa: Cuando es necesario solicitar la modificación de algún dato erróneo. Número de Nota de Corrección: Número del documento (impreso o electrónico) enviado por el proveedor. Folio Único: Campo libre que está disponible para ingresar registro único de documentos recibidos en la empresa (Facturas, Notas de Crédito y Debito) Fecha de Emisión: Fecha de emisión del documento a ingresar. Viene impreso. Fecha de Recepción: Campo pre-definido por el sistema y corresponde a la fecha del día menos 1 (uno). 22

23 Información Asociada: Campo para especificar el número de la factura asociada a la Nota que se está ingresando. Proveedor: Búsqueda rápida de la empresa proveedora, que permite cargar los datos del proveedor digitando el RUT directamente y luego haciendo clic en la. En caso que desconozca el RUT debe acceder a la lupa con el campo en blanco para proceder a la búsqueda. Montos del Documento: Monto Afecto Monto Exento Sub Total IVA Otros Impuestos: Para ingresarlos presione el ícono (para ver el detalle del ingreso, consulte ingreso de otros impuestos en el capítulo Ingresar Facturas, página 7) Figura 17. Ingreso de Notas de Corrección 23

24 Una vez definidos todos los parámetros e ingresados los datos, se deben pinchar el botón Aceptar. Ingresará a una pantalla con todos los datos generales de la nota de corrección y en la que debe presionar el botón Asociar Documentos, para iniciar la vinculación de la NC a su respectiva factura (figura 18). Figura 18. Pantalla Paso 2 ingreso de nota de corrección La asociación de documentos a la NC tiene la misma lógica que la utilizada para vincular documentos a la factura. Tiene que seleccionar los documentos del listado entregado por el sistema y presionar el botón Asociar. En caso de encontrarse con un listado muy extenso se recomienda acotar la búsqueda usando los buscadores del encabezado de la página. 24

25 Figura 19. Asociar documentos a la NC El sistema pasa a una pantalla que muestra los documentos asociados y la posibilidad de corregir el monto ingresado. Por defecto el sistema me muestra el mismo monto que falta por asociar, pero puede variarlo de acuerdo a la realidad del documento, dado que pudieran existir pequeñas diferencias (figura 20). Figura 20. Corrección de montos de NC Una vez asociado el documento y corregido el monto, el sistema muestra una pantalla resumen del ingreso de la Nota de Corrección (figura 22) en la que se muestra el estado de la factura asociada a la Nota de Corrección ingresada, los montos totales de la SNC (solicitud de nota de corrección) vs NC (nota de recepción) y cuanto falta por parte del proveedor de enviar en NC. 25

26 Figura 21. Verificación de Nota de Corrección Las Notas de Corrección también son contabilizadas bajo el mismo concepto de empresa rígida y flexible. Para las que están configuradas como rígidas, la contabilización de la Nota de Corrección va a ir por defecto a la cuenta contable que la empresa designe; y para las flexibles el usuario contabilizara según sea el caso el monto de la Nota de Corrección en las cuentas que correspondan (figura 22). Figura 22. Contabilización Notas de Corrección 26

27 4. Control de Documentos Esta funcionalidad permite consultar el estado de los documentos tributarios ingresados al sistema: Facturas y Notas de Corrección. Ingrese mediante la opción Control de Documentos del menú de Facturación. 4.1 Control de Facturas Por defecto, el sistema lo arrojará a la página de Control de Facturas, que contiene un listado de todas las facturas ingresadas en el centro de gestión (figura 23). Figura 23. Control de Facturas El listado de facturas contiene la siguiente información por documento (2, figura 23): Número de Factura: Número de identificación de la factura. Impreso en el documento enviado por el proveedor. Folio Documento: Correlativo del comprobante de ingreso de la factura al sistema. Folio Único: Campo libre que está disponible para ingresar registro único de documentos recibidos en la empresa (Facturas, Notas de Crédito y Debito). Tipo Factura: Indica si corresponde a Factura normal o factura electrónica. 27

28 Proveedor Facturador: Nombre del proveedor que factura. Rut Facturador: Rut del proveedor que factura. Centro de Gestión: Obra a la cual se facturó. Fecha de Recepción: Día en que la factura fue recibida en el centro de gestión. Fecha de Emisión: Fecha en la que el proveedor emitió la factura. Fecha Estimada de Pago: Día estimado en el que se pagará el documento tributario. Fecha de Recepción: Día en que la factura fue recibida en el centro de gestión. Monto Total: Valor total involucrado en la factura. Estado del Documento (factura): Guardada, Cancelada, Ingresada, En Espera de Aprobación, Aprobada Parcialmente, Aprobada y Rechazada. Todos los estados relacionados con aprobación de documento está habilitado para aquellas empresas con Control y Visto Bueno de Facturas o Facturación Full. Estado de Asociación: No Asociada, Parcialmente Asociada, Totalmente Asociada. Estado de Pago: Indica el estado en de la factura referente al pago de esta, (Sin Pago, Parcialmente Pagada y Pagada). Opciones: o Ver documento: Permite ver el detalle del documento para asociar, ingresar ajustes o revisar los documentos asociados. o Cancelar Factura: Permite cancelar la factura liberando el número de documento para que pueda ser utilizado nuevamente. o Historial de Facturación: Muestra el registro de los usuarios que han intervenido en el proceso de la factura con las fechas. o Editar Factura: Permite cambiar todos los datos del encabezado de la factura, mientras esta no haya salido al flujo de aprobaciones. o Eliminar Factura: Permite eliminar o borrar una factura. Disponible sólo para facturas en estado guardado. o Imprimir Factura: Permite imprimir documento de aprobación de factura o Revertir Estado de Factura: Permite revertir el estado de la factura de totalmente aprobada a ingresada. 28

29 Puede acceder más rápido a la factura que desea consultar, usando los filtros del encabezado de la página para acotar la búsqueda (1, figura 23). Estos son: Centro de Gestión Razones Sociales de Compra Folio Comprobante de Ingreso Número Documento Folio Único Tipo Factura Tipo Documento Fecha de Recepción Fecha de Emisión Fecha de Pago Proveedor RUT Estado de Asociación Estado de Documento Estado Pago 4.2 Control de Notas de Corrección La página de Control de Notas de Corrección lista todas las NC (notas de corrección) de manera decreciente, es decir, ubicando en primer lugar a las ingresadas recientemente al sistema. Figura 24. Control de Notas de Corrección 29

30 El listado de NC (2, figura 24) proporciona la siguiente información por documento: Número de Documento: Número de identificación de la NC. Impreso en el documento enviado por el proveedor. Folio Documento: Correlativo del comprobante de ingreso de la NC al sistema. Folio Único: Campo libre que está disponible para ingresar registro único de documentos recibidos en la empresa (Facturas, Notas de Crédito y Debito). Tipo Documento: Nota de Debito, Crédito y Administrativa. Proveedor Facturador: Empresa a la cual se compró el producto. Rut Facturador: Rol Único Tributario del proveedor. Facturas Asociadas a NC: Muestra las facturas asociadas a la NC. Centro de Gestión: Obra a la cual se facturó y envió la NC. Fecha Sistema: Día en que la NC fue ingresada al sistema de Iconstruye. Fecha de Emisión: Fecha en la que el proveedor emitió la NC. Fecha Recepción: Fecha en que se recepciono la factura en el la empresa. Monto Total: Valor total involucrado en la factura. Estado (del documento): Guardada, Cancelada, Ingresada, Parcialmente Asociada, Totalmente Asociada. Estado Asociación: Opciones: o Ver líneas: Permite ver el detalle del documento para asociar, ingresar ajustes revisar los documentos asociados. o Historial de Facturación: Muestra el registro de los usuarios que han intervenido en el proceso de la factura con las fechas. o Documentos adjuntos: Le permite ver los documentos adjuntos en la NC. Puede acceder más rápido a la Nota de Corrección que desea consultar, usando los filtros del encabezado de la página puede acotar la búsqueda (1, figura 24). Estos son: Centro de Gestión Razones Sociales de Compra Folio Comprobante de Ingreso Número Documento 30

31 Folio Único Tipo Nota de Corrección Fecha de Recepción Fecha de Emisión Fecha de Pago Proveedor RUT Estado Documento 31

32 5. Aprobación de Facturas La aprobación de facturas es una herramienta que permite que una vez asociados los documentos tributarios a los de recepción, sean enviados a un flujo de aprobaciones para que los profesionales correspondientes den el visto bueno a la misma sin necesidad de tener documentación en papel en la Oficina Central y las obras Envío de facturas a aprobación Una vez que la factura está parcial o totalmente asociada, en la opción de Control de Documento se puede revisar que la factura tenga todos los documentos asociados, tanto de recepción como de corrección, para ser enviada a aprobación. Como se aprecia en la figura 25, en el detalle de la factura aparecen todos los datos de la factura, los números y montos de los documentos asociados, y el flujo de aprobación o workflow. Para que el documento ingrese a aprobación, primero debe estar cuadrada la factura y luego el usuario debe presionar el botón Enviar. Figura 25. Control de Notas de Corrección 32

33 5.2. Aprobar facturas El aprobador tendría acceso a la opción Aprobar Facturas, en esta pantalla (figura 26) el aprobador va a visualizar todas las facturas pendientes de aprobación. En el encabezado, la página tiene diferentes motores de búsqueda: Folio Documento Número de Documento Centros de Gestión Proveedor Monto de la factura Figura 26. Facturas pendientes de aprobación El listado de facturas a aprobar proporciona la siguiente información: Número de Factura: Número identificatorio de la factura impresa o electrónica. Número de Folio de Factura: Correlativo de comprobante de ingreso de la factura al sistema Tipo Documento: Fecha de envío a aprobación: Fecha en que enviaron la factura al primer aprobador. Fecha Estimada Pago: Fecha ingresada en el sistema para el pago de la factura Proveedor: Empresa a la cual se le compró el producto Centro de Gestión: Obra a la que corresponde la factura por aprobar. Monto Neto: Valor neto de la factura Total Impuestos: Valor en impuestos desglosado en la factura. 33

34 Total Factura: Valor total que es la suma del valor neto + valor impuestos. Monto Recibido: Valor en $ equivalente a los documentos de recepción asociados a la factura. Monto Solicitudes de NC: Valor en $ de las solicitudes de Notas de Crédito asociadas a la factura. Montos Solicitudes de ND: Valor en $ de las solicitudes de Notas de Débito asociadas a la factura. Monto Ajuste: Valor en $ que descuadran las facturas vs las recepciones y que no requieren la emisión de una nota de corrección. Monto a Aprobar: Valor en $ que efectivamente se va a aprobar del monto total de la factura. Opciones: o Ver líneas: Permite ver el detalle del documento a aprobar, permitiéndole al aprobador en esta opción aprobar o rechazar la factura. Adicionalmente, el aprobador podrá revisar el archivo en formato PDF de la Orden de Compra asociada al documento en aprobación. o Historial de Facturación: Muestra el registro de los usuarios que han intervenido en el proceso de la factura desde el ingresó de la factura hasta la aprobación final. Semaforización: o : Cuando el monto neto de la factura coincide con el monto recibido y el saldo por asociar es cero, la factura esta completamente cuadrada. o o : Cuando el monto neto de la factura no coincide con el monto recibido y el saldo por asociar corresponde a la solicitud de Notas de Corrección (Crédito ó Débito) ó cuando a la factura está asociada una Nota de Corrección ingresada y asociada a la factura. : Cuando el monto neto de la factura no coincide con el monto recibido y el saldo por asociar está cargado a ajustes, con solicitudes de notas de corrección o sin ellas. 34

35 Existen dos formas de aprobar documentos tributarios: Masiva: Haciendo clic en Seleccionar Todas y presionando el botón Aprobar, teniendo en cuenta que en buzón de aprobaciones aparece el detalle de la factura. Individual: Ingresando al detalle de la factura a través de la opción de la lupa y presionando los botones Aprobar o Rechazar, ubicado en el interior de la página (figura 27). Figura 27. Aprobación de facturas Al aprobar facturas, el aprobador podrá adjuntar archivos al flujo y clasificarlos como públicos o privados (figura 28): Archivo público: podrá ser visualizado por cualquier usuario que consulta la factura. Archivo privado: solo el siguiente aprobador del flujo podrá visualizarlo. Figura 28. Aprobación de facturas 35

36 Además, podrá chequear los datos de las cuentas de costo y los presupuestos asociados a ellas (figura 29): Figura 29. Aprobación de facturas Al final del flujo de aprobación existe la opción de Modificar Flujo para añadir aprobadores. Con un clic en dicho botón, se abre una ventana con las opciones de Agregar aprobador antes y Agregar aprobador después. Al pinchar cada una de éstas, encontrará el listado de todos los usuarios que tienen el rol de aprobador, permitiendo invitar incluso a aquellos usuarios que ya han pasado por el flujo de aprobaciones, lo que permite que den su conformidad en documentos que se les excedió el tiempo de aprobación. Se selecciona uno y se agrega al flujo (figura 30) Figura 29. Agregar aprobador al flujo determinado 36

37 En la medida en que el usuario vaya realizando las aprobaciones o rechazos de la factura, el sistema lo llevará nuevamente al buzón de aprobaciones mostrándole el resto de las facturas que tiene pendiente de su aprobación. 37

38 6. LIBRO DE COMPRAS El libro de compras es un registro de control exigido por ley con el objeto de mantener un control de los contribuyentes sujetos a IVA y otros impuestos. En este libro se muestran todos los documentos ingresados, sean Facturas o Notas de Créditos y/o Débito, las fechas definida por el usuario de Ingreso, Emisión y Vencimiento, Razón Social y Rut del Proveedor, Centro de Gestión u obra de cada documento, y estado de ese documento, y los montos tanto afectos, exentos, IVA y otros impuestos y el total de la factura (figura 30). Figura 30. Libro de compras El libro de compras muestra la siguiente información: Documento: Tipo de documento ingresado, Factura, Nota de Crédito, Débito, etc. Nº de Documento: Número de la factura, nota de crédito, debito, etc. Tipo de Emisión: Si el documento es impreso ó electrónico. Tipo de Documento: Si las facturas o notas de corrección son afecta, exenta, afecta-exenta, de compra afecta o de compra exenta. Folio del Documento: Registro interno que genera el sistema al realizar el ingreso del documento. 38

39 Fecha de emisión: Fecha en que se emitió el documento. Fecha de ingreso: Fecha en que se ingresó al sistema. Fecha Estimada Pago: Fecha ingresada al sistema estimada para el pago de la factura. Proveedor: Empresa a la cual se le compró el producto. Rut: Rol Único Tributario del proveedor. Centro de Gestión: Obra a la cual que corresponde el documento ingresado. Estado Ingreso: Estado en el que se encuentra el documento, puede ser ingresado, asociado (parcial o totalmente) y aprobado (en espera de aprobación o totalmente aprobada). Monto afecto: Monto de facturas afectas. Monto exento: Monto de facturas exentas. IVA Recuperable: IVA de facturas afectas. IVA No Recuperable: IVA de facturas afectas pero vencidas, que tienen mas de 60 días por lo que pierden el IVA. IVA Retenido: IVA que corresponde a facturas de compra afecta. Otros impuestos: Impuestos como ILA, Diesel Específico y otros que vienen desglosados en las facturas y que no corresponden a IVA. Total factura: Es la sumatoria tanto del monto de la factura, más el IVA y los otros impuestos. El sistema permite consultar periodos determinados de tiempo, para lo que el usuario debe usar los filtros de búsqueda ubicados en el encabezado de la página. Estos son: Razón Social Centro de Gestión Fecha de Emisión Fecha de Ingreso Proveedor RUT Proveedor Tipo Estado Documento Documento 39

40 Tipo Emisión Tipo Documento La información que muestra el Libro de Compras es exportable a Excel, lo que permite trabajar sus datos, generar reportes e exportarla al sistema contable de la empresa. Para acceder a este tipo de archivo se debe presionar el botón Excel ubicado al final de la página (figura 31). Figura 31. Libro de Compra en Excel 40

41 Preguntas Frecuentes 1.- El valor del IVA se calcula de forma automática? No, el sistema valida el valor colocado, pero el monto del IVA debe agregarlo el usuario según la descripción que trae la factura. 2.- Puede ingresarse una factura de una obra a otra? No. Las facturas se ingresan por Centros de Gestión 3.- Una factura puede estar asociada a diferentes Órdenes de Compra? Sí, siempre que las órdenes de compra sean del mismo Centro de Gestión. 4.- Se pueden aprobar varias facturas de forma simultánea? Sí. Los aprobadores tienen la opción de seleccionar de forma simultánea varias facturas y aprobarlas todas de un sólo clic. 5.- Las facturas pueden eliminarse? Las facturas que están en estado Guardado pueden ser eliminadas, pero una vez que la factura queda en estado Ingresada, sólo puede ser cancelada, quedando libre el N (número) de documento para poder ser ocupado en el ingreso posterior. 6.- Las solicitudes de Notas de Corrección son recibidas por el proveedor de forma instantánea cuando son emitidas? Sí. Las Solicitudes de Notas de Corrección a Proveedores Integrados son recibidas por el proveedor de forma instantánea, permitiendo la comunicación en línea compradorvendedor. Para los Proveedores No Integrados las solicitudes tienen que ser impresas y enviadas por fax. 41

42 7.- Las facturas pueden modificarse una vez ingresadas? Existe un rol de usuario que permite editar las facturas una vez ingresadas. Ese rol es el de Editar Documentos Tributarios, pero debe tenerlo un sólo usuario en la empresa, para evitar que las facturas una vez ingresadas y asociadas puedan ser modificadas. 8.- Qué sucede cuando las facturas son emitidas en una moneda diferente al peso chileno? El sistema tiene la opción de definir la moneda a la que corresponde la factura ingresando el cambio del día para determinar si hay diferencia por tipo de cambio. 9. En que formato debo guardar las planillas que se bajan en control de pago? El formato que se debe usar es Libro de Microsoft Excel. 10. Qué significa bajar una planilla? En Iconstruye en varios de sus módulos sobre todo en el control de pagos hay planillas Excel que para poder ser usadas deben Bajarse esto quiere decir que se guardan de un archivo de Internet al disco duro en la carpeta que lo determinen. 11. Qué es Empresa Rígida? Aquellas que contabilizan sus Solicitudes de Notas de Corrección, Notas de Corrección recibidas y Ajustes a cuentas predefinidas y siempre las mismas. 12. Qué es Empresa Flexible? Aquellas que su contabilización dependen del material o insumo y que van a cuentas contables distintas según sea el caso. 13. Qué es Ajuste? Es el proceso que cierra el Ingreso de la Factura y que permite que la factura pueda ser enviada a Aprobación, porque deja el saldo por asociar en monto Cero cargando las diferencias a Ajustes. 42

43 Mensajes de Error La fecha de pago debe ser mayor al día en que se está ingresando la factura La fecha de vencimiento debe ser mayor a la fecha de ingreso de factura El monto del IVA no corresponde al monto afecto del documento, el monto correcto es: VALOR NÚMERICO calculado por el sistema. Cuando la factura que se ingresa es en otra moneda, debe ingresarse valor del tipo de cambio. Las facturas Exentas no tienen IVA ni monto Afecto. La factura de compra Exenta no lleva monto Afecto o IVA. Glosario Afecta: Documento Tributario sujeto a impuesto. Exenta: Documento tributario no afecto a impuesto. De Compra: Que tiene IVA retenido NC: Nota de Corrección IVA: Impuesto al valor agregado. SNC: Solicitud de Nota de Corrección ya sea Nota de Crédito, Nota de Débito y Nota Administrativa. AJUSTE: Llevar el saldo por asociar a valor cero. Contabilización: Cuenta Contable a la que va a ir asignado el monto de la Solicitud de Nota de Corrección y el Monto del Ajuste. 43

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