SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCION DEL PLAN ANTICORRUPCCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

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1 Pagina: 1 SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCION DEL PLAN ANTICORRUPCCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO ENTIDAD: ALCALDIA MUNICIPAL LA UNION VALLE AÑO: 2,014 ESTRATEGIA, MECANISMO, MEDIDA ETC. ACTIVIDADES PUBLICACION ACTIVIDADES REALIZADAS ene-31 abr-30 ago-31 dic-31 RESPONSABLE OBSERVACIONES Publicación del Plan anticorrupción y estrategia de atención al ciudadano El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la Vigencia 2,014 fue publicado en el sitio web oficial del ente con extemporaneidad. Secretaria de Planeación y O.P. El Plan anticorrupción y Estrategia de Atención al Ciudadano vigencia contiene los cuatro aspectos básicos del documento: estrategias antitrámite, rendición de cuentas, mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y mapa de riesgos de corrupción. Se recomienda para la vigencia 2,015 publicar oportunamente en el sitio web oficial del ente el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Para lo cual deberá realizarse una adecuada planeación con el fin de retroalimentarse de los dueños de los procesos y realizar ajustes al documento.

2 Pagina: 2 1. Identificar los riesgos por procesos. Se elaboró el mapa de riesgos de corrupción de la entidad, la cual hace parte del Plan anticorrupción y estrategia de atención al ciudadano. Secretarias de Despacho bajo la coordinación de la Secretaría de Planeación y O.P. Se sugiere realizar un ajuste al mapa de riesgos de corrupción diseñado, tomando en cuenta que se incluyen en un mayor porcentaje riesgos de gestión. Es importante hacer mención de los riesgos que se puedan presentar en el área financiera, dado que allí se desarrollan procesos que se encuentran más expuestos a este tipo de riesgos. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION 2.Identificacion de los riesgos por procesos Actualmente la Oficina de Control Interno se encuentra adelantando seguimiento y ajustes al Mapa de Riesgos por procesos. Oficina de Control Interno. 3. Socialización de la matriz de riesgos de corrupción. No se ha realizado la socialización del Mapa de Riesgos Anticorrupción. Secretaria de Planeación y O.P. Se recomienda realizar cuanto antes la socialización del Mapa de Riesgos Anticorrupción.

3 Pagina: 3 3. Tomar medidas para minimizar los riesgos identificados. En el mapa de riesgos Anticorrupción se definen los controles para cada uno de ellos. Es necesario pues, que una vez se socialice esta herramienta, sea implementada y evaluada de manera que se defina la efectividad de los mismos Secretarías de despacho y dueños de procesos. Adelantar las acciones pertinentes para minimizar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de los riesgos detectados y consignados en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. ESTRATEGIA ANTITRAMITES 1. Implementar en el sitio web algunos de los trámites con el fin de que la ciudadanía pueda realizarlos en forma virtual Hasta el momento no se tienen publicados en el sitio web los trámites y servicios que presta el ente. Administrador Sitio Web en coordinación con las diferentes Secretarias de Despacho. En la estrategia antitrámites deben desarrollarse las políticas antitrámites definidas a través del DAFP, en las cuales se deben identificar los trámites de la entidad, se debe priorizar aquellos a intervenir, y realizar la racionalidad de los mismos, de esta manera se estarían generando soportes que indiquen el cumplimiento de esta estrategia, la cual depende en gran medida del grado de implementación que presente la estrategia GEL en el Mpio. Se sugiere solicitar asesoría y acompañamiento a los directivos de la Estrategia GEL con el fin de realizar las acciones pertinentes para la publicación e implementación de los trámites y servicios en el sitio web.

4 Pagina: 4 2. Implementar programas de capacitación para todos los funcionarios de la entidad que incluya prestación de servicio al cliente, ética y conducta del buen servidor, lineamientos de buen gobierno, marco de acción de la función pública. Hasta el momento no se ha diseñado el Plan de Capacitación para la vigencia 2,014. Por tanto no se han incluido en este lineamientos para la prestación del servicio al cliente, la ética y el buen gobierno. Oficina de Talento Humano. Gestora de Ética. Se sugiere diseñar cuanto antes, bajo los parámetros establecidos por el DAFP y además teniendo en cuenta lo lineamientos para la prestación del servicio al cliente, la ética y el buen gobierno el Plan de Capacitación para la vigencia 2,04, 3. Mejorar los procesos internos de comunicación. La comunicación entre la Alta Dirección y los demás servidores fluye a través de oficios, carteleras, circulares, el sitio web y los correos institucionales. Alta Dirección. Se recomienda diseñar el Plan de Comunicaciones para la vigencia 2,014 en cual deben incluirse los lineamientos tanto internos como externos para especificar los canales de comunicación en ambos sentidos. 4.Implementar mecanismos que permitan a la comunidad conocer la información requerida en el momento de realizar una solicitud. El ente cuenta con la Ventanilla Única la cual tiene por objeto permitir que el ciudadano pueda ser atendido, pueda instaurar su queja, petición o Reclamo y pueda ser informado sobre los trámites y servicios que presta la entidad. Del mismo modo se cuenta con un sitio web en el cual es publicada permanentemente información de interés a la comunidad. Secretaria Gobierno Desarrollo Institucional. Administrador sitio web. de y Si bien es cierto que el sitio web dispone de un canal para que los ciudadanos presenten sus PQR s, es necesario establecer los lineamientos para que se dé adecuado tramite y de igual forma sea posible evidenciar la respuesta dada de manera rápida y efectiva.

5 Pagina: 5 1. Se prevé realizar dos jornadas de rendición de cuentas en el transcurso de la vigencia. Hasta el momento no se ha realizado ninguna jornada de rendición de cuentas en la presente vigencia. Alta Dirección. Se prevé realizar la primer jornada de rendición de cuentas en el mes de julio. Se sugiere que se diseñe el procedimiento correspondiente a la realización de la rendición de cuentas, de manera que este se normalice y se incluya en el manual de procesos y procedimientos de la entidad. ESTRATEGIA DE RENDICION DE CUENTAS 2. Publicar la rendición de cuentas anual en la página web de la entidad. Como se ha venido realizando, una vez efectuada la rendición de cuentas se procedera a publicar en el sitio web la información correspondiente. Administrador Sitio Web. Se recomienda incluir tal procedimiento en el Manual de Procesos y Procedimientos. 3. Enviar información correspondiente a la rendición anual, a la Contraloría Departamental del Valle Una vez realizadas las jornadas de rendición de cuentas se enviará a la CDV los soportes correspondientes (video, lista de asistencia, copia de las invitaciones, fotografías, encuesta) Secretarias de Planeación y O.P. y Gbno y Dllo Institucional. Se debe mencionar que de acuerdo a la Resolución Reglamentaria No 08 de de la Contraloría Departamental del Valle, los entes territoriales ya no se encuentran obligados a reportar la información correspondiente a la rendición de una vigencia a dicho ente de control, ya que este procedimiento es revisado dentro de los procesos de auditoria que estos realizan. Por lo anterior, se sugiere realizar los ajustes correspondientes.

6 Pagina: 6 MENCANISMO PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO 1. La Ventanilla Única como receptora de la documentación, remite a cada dependencia las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, según sea el caso y se encarga de realizar un control a las mismas (Sistema de Alerta implementado a partir de enero de 2,013), de manera que sean contestadas en los términos establecidos por ley. La correspondencia tanto interna como externa de la Alcaldía Municipal es manejada a través de la Ventanilla Única, la cual lleva formatos en los cuales consigna la información que recibe y entrega de cada una de las dependencias, con el fin de tener un autocontrol del procedimiento desarrollado. De igual forma, se evidencia el funcionamiento del Sistema de alerta, lo que permite que las solicitudes, quejas y reclamos puedan tramitarse en los tiempos definidos por norma. Ventanilla Única. Servidores en General. Se sugiere que la totalidad de oficinas que hacen parte de la alcaldía municipal, adopten el formato de control y seguimiento a las PQR s, de manera que se tenga un autocontrol por cada área de las mismas, y se dé cumplimiento a los plazos establecidos por Ley para su trámite. Es importante, que se estudie la posibilidad de conformar la OFICINA DE QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS. que de acuerdo a la norma es la encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. 2. En los casos que se identifique queja contra funcionarios de la Administración Municipal, por la supuesta comisión de conductas constitutivas de faltas disciplinarias, la Secretaria de Desarrollo Institucional ejercerá sus funciones de Control Interno Disciplinario para su correspondiente estudio. En lo corrido de la vigencia 2,014 no se ha iniciado investigación disciplinaria contra ningún funcionario. Secretaria Gobierno Desarrollo Institucional. de y Las funciones de control interno disciplinario están bajo la responsabilidad de la Secretaría de Gobierno y Desarrollo Institucional.

7 Pagina: 7 3. implementación de buzones de sugerencias. No se cuenta con buzón de sugerencias. Secretaria Gobierno Desarrollo Institucional. de y Es importante dentro de la estrategia de atención al ciudadano medir el grado de satisfacción del mismo, por lo menos una vez por vigencia. Se sugiere no solo implementar el buzón de sugerencias sino también realizar revisión periódica a este, dejando como evidencia el acta correspondiente. 4. Seguimiento y Evaluación a las PQR s Dando cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011; la oficina de control interno, cada seis meses realiza un informe de seguimiento a las PQR, el cual es remitido al representante legal Oficina de Control Interno. Se prevé en el mes de agosto realizar por parte de la OCI el primer informe de PQR s de la vigencia 2, Gestión de servicio al ciudadano. Las diferentes dependencias han venido atendiendo y dando tramite a las solicitudes de la comunidad. Servidores General. en OTRAS: 2. Fortalecimiento canales de atención al ciudadano. En el Sitio Web del municipio de La Unión, se cuenta con un link de PQR s, que el ciudadano puede utilizar diariamente para manifestar sus quejas, peticiones y solicitudes. Administrador Sitio Web. Si bien es cierto que el sitio web dispone de un canal para que los ciudadanos presenten sus PQR s, es necesario establecer los lineamientos para que se dé adecuado tramite y de igual forma sea posible evidenciar la respuesta dada de manera rápida y efectiva.

8 Pagina: 8 3. Publicación de la contratación. Dando cumplimiento a la norma, se publican en la página del SECOP, los documentos que forman parte de las etapas de la contratación que se lleva a cabo en la entidad, de manera que el ciudadano tenga conocimiento de los procesos que se adelantan generando transparencia. Oficina Jurídica. CONSOLIDACION DEL DOCUMENTO SEGUIMIENTO DE LA ESTRATEGIA CARGO: NOMBRE: FIRMA: ASESORA DE CONTROL INTERNO: NORMBRE: FIRMA: Lina Piedad Gordillo Quintero.